新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路的探索

楊睿

檔案管理工作能夠促進行政事業(yè)單位的發(fā)展和進步。在新形勢下行政事業(yè)單位的檔案管理工作需要加快創(chuàng)新的步伐，形成與現(xiàn)代社會發(fā)展形式相適應的管理體系。本文主要介紹了新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路，希望可以推動我國行政事業(yè)單位的發(fā)展。

行政單位的檔案管理工作在我國市場經濟的發(fā)展下必須要轉變觀念和形式，才可以使當前行政單位檔案管理工作中存在的問題及時得以解決。行政單位檔案管理工作人員需要就檔案管理工作加以重視，積極吸收數字化檔案管理的方式，增強行政單位檔案管理的創(chuàng)新性，進而提高效率。

新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

目前行政事業(yè)單位的檔案管理工作存在多方面的問題，這些問題均對行政事業(yè)單位的工作效率有負面影響。比如檔案管理工作人員和相關部門領導對于檔案管理工作不夠重視。盡管在行政單位從人力物力等方面都對檔案管理投入了很多，但是由于缺乏監(jiān)督，行政單位的檔案管理工作質量始終無法提高。另外，由于存在部分行政單位為檔案管理創(chuàng)造的條件不夠好，也導致檔案管理缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性，一些甚至沒有專門的空間儲存檔案。管理人員本身又缺乏安全意識，檔案的毀損破壞性特別大。行政單位中的管理人員綜合素質不高，一方面缺乏技術技能，另外一方面則是缺乏職業(yè)道德精神，工作中不按照我國相關法律法規(guī)進行工作。他們除了肩負管理檔案的工作責任之外，還需要處理其他的相關事務，也會導致檔案管理工作無法正常開展?？傮w上行政單位的檔案管理工作就呈現(xiàn)出無秩序的狀態(tài)，一些檔案經常沒有及時整理歸類，或者不按時移交到相關部門。

新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路

完善行政事業(yè)單位檔案管理制度。行政事業(yè)單位的檔案管理具有一定的特點，完善檔案管理制度是一個最為基礎的方式。檔案管理的制度需要具備科學性和合理性，能夠滿足行政事業(yè)單位檔案管理的實際需要。另外要保證檔案管理工作具備實際應用價值，在實踐中可以真正起到作用。行政事業(yè)單位檔案管理制度也非常強調平等性。這樣可以解決檔案管理過程中的人際關系問題，使其始終符合制度規(guī)范的要求。檔案制度還要從獎懲這一內容進行完善。只有保證檔案管理制度具備以上幾個特點，才可以讓行政事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸適應現(xiàn)在發(fā)展迅速的社會。

提高檔案管理工作質量。行政事業(yè)單位檔案管理工作的質量提高需要從組織機構的角度出發(fā)，需要具體的管理人員將檔案管理工作納入到行政事業(yè)單位的事務中，并以此為依據建立起專門的檔案管理系統(tǒng)。這樣做的好處是可以針對檔案管理工作采取有效的監(jiān)督檢查措施，進而提高檔案管理工作的效率。行政事業(yè)單位檔案管理需要符合當前的發(fā)展情況，并以此為基礎建立起科學的管理工作水平考核制度。其中應當包括檔案管理的工作數量和質量兩方面的評價標準，增強考核制度的公平性。行政事業(yè)單位的領導部門可以采取動態(tài)化管理檔案的方式，即可以將檔案管理進行分級分類指導。檔案管理的標準和指標，需要嚴格依照我國的檔案管理機制進行。通過以上這些方法使檔案管理形成自上而下的形式，并制定有效的監(jiān)督措施，從根本上提高檔案管理的科學性和規(guī)范性。

應用數字化技術管理檔案。行政事業(yè)單位檔案管理數字化符合現(xiàn)代社會的發(fā)展要求。隨著科學技術的進步和發(fā)展，應用數字化技術管理檔案也成為了可能。行政事業(yè)單位的檔案管理完全可以借由單位的物資力量應用信息技術。數字化技術管理檔案需要從其檔案信息傳輸的時效性入手，應用數字化技術的時候要確保數據信息的傳輸能夠第一時間進行，同時還要具備高質量。數字化技術管理檔案還需要從相關設施設備進行完善，比如常見的計算機和掃描儀，要選擇符合國家質量標準的產品，而且要定期維修。通常情況下檔案管理資料都需要存儲在計算機中，一些文字、圖片以及音像視頻資料不僅要存儲在計算機上，還要保存紙質資料。計算機網絡技術應用在檔案管理上面，需要針對檔案信息進行分類。通常情況下，可以分為保密性質的檔案管理資料以及非保密性的檔案管理資料。兩者性質即決定了其可利用的范圍，前者需要在特定的情況下使用，而后者則可以公開使用，形成共享資源，為社會提供檔案信息服務。

提高檔案管理的安全性。行政事業(yè)單位的檔案資料關系到我國政治方面的內容，因此尤其強調檔案管理的安全性。我國針對檔案管理工作已經有了明確的文件，文件中也一再強調檔案管理的保密工作。針對行政事業(yè)單位檔案管理的庫房要求都特別高。但是由于實踐中很多行政單位不夠重視這一問題，造成了很多的損失。行政事業(yè)單位提高檔案管理的安全性需要從庫房的選擇開始，確定庫房的位置的時候要綜合各方面的情況，盡量避開辦公樓底層。檔案庫房的防盜工作要做好，可以設置監(jiān)控系統(tǒng)。行政事業(yè)單位檔案管理的辦公室和檔案庫房不要設置成一個房間，最好是將辦公室、檔案庫房和檔案閱覽室分開。行政事業(yè)單位同時要安排專門的工作人員從事檔案的保管工作，輔助檔案管理人員工作。并禁止與檔案管理無關的人員進入到檔案管理空間。行政事業(yè)單位檔案具有保管的期限，其影響著檔案的安全性?？梢园凑宅F(xiàn)實和歷史兩種情況區(qū)分檔案，一些屬于國家積累文化財富的檔案資料要與行政事業(yè)單位所需要的檔案資料區(qū)分開來。根據要求確保某一類檔案資料在要求的期限內不發(fā)生泄漏，為保障檔案信息的安全作出努力。

我國行政單位檔案管理目前還存在很多的不足，對于行政單位的發(fā)展形成了不利影響。社會功能和經濟功能無法最大程度的發(fā)揮，在當前迅速發(fā)展和進步的社會大背景之下，行政單位檔案管理人員也要不斷完善自身的綜合素質，采用創(chuàng)新檔案管理方法，提高管理效率和質量。

（工作單位：荊州市疾病預防控制中心）endprint