煤炭企業(yè)在托管運(yùn)營(yíng)模式下如何做好檔案管理工作

文/薛 瑞

企業(yè)托管經(jīng)營(yíng)指的是在一定契約規(guī)定的限制下，委托方將本企業(yè)的全部或者部分財(cái)產(chǎn)讓渡給受讓方，將財(cái)產(chǎn)處置權(quán)、經(jīng)營(yíng)權(quán)在一定期限和條件下轉(zhuǎn)移給他方的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)行為。煤炭企業(yè)托管經(jīng)營(yíng)是在利稅關(guān)系、采礦權(quán)、所有權(quán)都沒有發(fā)生變動(dòng)的情況下，國(guó)有大型煤炭企業(yè)在被委托的情況下實(shí)現(xiàn)委托方企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、建設(shè)、生產(chǎn)，在此情況下企業(yè)的生產(chǎn)管理、安全管理、技術(shù)管理都得到有效的提升。在托管經(jīng)營(yíng)模式下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)必定會(huì)形成重要的信息資源，其內(nèi)容主要由企業(yè)各項(xiàng)工作活動(dòng)組成，對(duì)于企業(yè)未來經(jīng)濟(jì)利益、文化傳承、合法權(quán)益、全面發(fā)展都有著至關(guān)重要的作用。但是，在托管經(jīng)營(yíng)模式下，一些煤炭企業(yè)檔案管理工作缺乏質(zhì)量監(jiān)督、缺乏相關(guān)法律法規(guī)、信息化建設(shè)不足、管理機(jī)制不夠完善，導(dǎo)致煤炭企業(yè)檔案管理存在著嚴(yán)重的問題。為此，需要探討托管模式下加強(qiáng)煤礦企業(yè)檔案管理的策略。

一、托管模式下煤礦企業(yè)檔案管理工作的重要性

作為煤炭企業(yè)發(fā)展中的重要信息資源，煤炭企業(yè)檔案涉及到企業(yè)各項(xiàng)工作活動(dòng)的流程和環(huán)節(jié)，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)文化傳承、分析發(fā)展趨勢(shì)、實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展的重要資料。在托管經(jīng)營(yíng)模式下，企業(yè)檔案記載著企業(yè)起步發(fā)展的歷史進(jìn)程，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展都有著十分重要的作用，委托方企業(yè)沒有切身經(jīng)歷企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況，為方便以后的企業(yè)運(yùn)營(yíng)以及及時(shí)了解企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況，必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，這對(duì)于雙方企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、發(fā)展等方面都有著重要的作用。

二、托管模式下加強(qiáng)煤礦企業(yè)檔案管理的策略

1.加強(qiáng)動(dòng)態(tài)信息的更新

在煤炭企業(yè)中，其中的干部職工隊(duì)伍、個(gè)人人事信息、崗位都容易發(fā)生變動(dòng)，這些信息的變動(dòng)都需要體現(xiàn)在人事檔案中。為此，在實(shí)際檔案管理工作中要加強(qiáng)動(dòng)態(tài)信息的更新，為委托方和被委托方提供動(dòng)態(tài)有效的信息數(shù)據(jù)。其一，要及時(shí)進(jìn)行人事信息的更新和記錄，建立全面的人事檔案；其二，及時(shí)歸檔人事檔案信息，當(dāng)檔案信息存在變動(dòng)情況時(shí)，如果沒有及時(shí)地對(duì)檔案和信息實(shí)施歸檔處理，很容易導(dǎo)致人事檔案信息發(fā)生混亂，對(duì)于以后開展檔案管理工作有著極大的不利；其三，要嚴(yán)格審核檔案信息，提升檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性。

2.完善相關(guān)法律法規(guī)

對(duì)于托管運(yùn)營(yíng)模式，其中涉及到多方面的利益和權(quán)利糾紛，一旦出現(xiàn)問題就會(huì)嚴(yán)重威脅著雙方的經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展，在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，工作人員要嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的合法有效進(jìn)行。雙方可以依據(jù)實(shí)際情況完善一定的條約條規(guī)，為雙方的權(quán)利和利益提供一定的法律法規(guī)保障，從而實(shí)現(xiàn)雙方共贏，促進(jìn)彼此的發(fā)展。

3.加強(qiáng)煤礦檔案信息化建設(shè)

隨著信息化設(shè)備的普及和應(yīng)用，以及檔案信息數(shù)量的增加，傳統(tǒng)檔案信息管理方式的弊端日益凸顯，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)下企業(yè)的發(fā)展。并且，合理應(yīng)用信息化設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案信息的管理還可以減輕檔案管理工作的負(fù)擔(dān)，優(yōu)化檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的及時(shí)性以及提升工作效率。為此，在托管經(jīng)營(yíng)模式下，檔案管理工作人員要加強(qiáng)煤礦檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的數(shù)字化，以便雙方隨時(shí)調(diào)動(dòng)檔案信息。

4.完善檔案管理機(jī)制

在檔案管理工作中，一套完善健全的管理規(guī)章制度體系是保證檔案管理制度嚴(yán)肅性和權(quán)威性的重要依據(jù)，在實(shí)際檔案管理工作中，煤炭企業(yè)要依據(jù)檔案管理工作規(guī)定和托管運(yùn)營(yíng)實(shí)際情況，進(jìn)行檔案文件材料歸檔范圍的制定，并要依據(jù)實(shí)際情況為檔案制定保管期限，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作處于有效的監(jiān)管之內(nèi)，確保檔案管理工作的完整性和準(zhǔn)確性。