供電企業(yè)電子檔案集中管理模式研究

■陳榕

一、目前電子檔案管理的情況

檔案電子化將過往、簡(jiǎn)單的紙質(zhì)檔案納入到電子文本圖像影音等各種全新的主體中，不斷地呈現(xiàn)出更加形象、整體與生動(dòng)的形態(tài)，進(jìn)而在一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案管理方式以及措施的多元化。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的基礎(chǔ)上，我國(guó)各企業(yè)的生產(chǎn)和運(yùn)行方式開始向自動(dòng)化、智能化方向轉(zhuǎn)變。隨著信息時(shí)代的到來，電子檔案逐漸成為企業(yè)檔案的重要存在形式。對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，可以提高企業(yè)內(nèi)部檔案的管理水平，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)。雖然電子檔案屬于信息科技的產(chǎn)物，但是在供電企業(yè)的利用管理中還存在較多弊端：

（一）電子檔案的監(jiān)管不夠。企業(yè)通常都較為注重提升電力工程方面的創(chuàng)建，從而忽略了電子檔案的創(chuàng)建，多數(shù)工作人員認(rèn)為檔案工作不具有推動(dòng)企業(yè)進(jìn)步的作用，忽視了檔案監(jiān)管工作的重要性，并且?guī)觳貦n案資料的重視程度也較低，并沒有充分地認(rèn)識(shí)到檔案監(jiān)管電子化的關(guān)鍵性，抱殘守缺的檔案監(jiān)管理念還未進(jìn)行調(diào)節(jié)，致使電子化檔案監(jiān)管受到一定程度的影響。

（二）缺少標(biāo)準(zhǔn)化的流程與統(tǒng)一的規(guī)范。營(yíng)銷檔案材料采集與檔案歸入等各個(gè)方面的工作沒有按照統(tǒng)一的規(guī)范進(jìn)行實(shí)施，工作質(zhì)量往往是因工作人員的能力而有所差異。另外營(yíng)銷檔案材料牽涉到的單位較多、步驟流程多及信息流量較大等，對(duì)于大部分初始材料的儲(chǔ)存價(jià)值與時(shí)限沒有設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)范，從而使得一些具有價(jià)值的材料采集不完全，一些沒有價(jià)值的材料卻大批地儲(chǔ)存在庫房中，使得空間資源產(chǎn)生不必要的浪費(fèi)。特別在大營(yíng)銷體制創(chuàng)建完成后，針對(duì)之前儲(chǔ)存在電費(fèi)計(jì)算與高壓檢測(cè)等單位的檔案材料，怎樣歸納集中、存入檔案還沒有制定具體的標(biāo)準(zhǔn)，并且新舊接替時(shí)較易致使檔案材料流失。歸檔方式也還未實(shí)現(xiàn)同等性，依然存留著隨便性較大，整理方式不恰當(dāng)與調(diào)閱不便捷等弊端，特別是在人員變更之后，材料的采集工作脫節(jié)較為嚴(yán)重，存在檔案材料來源不清晰等問題。

（三）電子檔案監(jiān)管具有著安全隱患。由于電子檔案均是運(yùn)用數(shù)字設(shè)施產(chǎn)生的，一旦在某個(gè)操控步驟中員工操作不當(dāng)，則較易致使所有文檔均會(huì)出現(xiàn)不準(zhǔn)確性。而且電子檔案的數(shù)據(jù)容易丟失，拷貝較為簡(jiǎn)易，篡改也比較容易，致使電子檔案的安全性與嚴(yán)密性造成了較大的影響。其次，檔案管理缺少各個(gè)方面都具有一定能力的人才，無法較好地適應(yīng)檔案監(jiān)管具體的需要，致使在電子檔案形成到歸檔時(shí)，經(jīng)濟(jì)會(huì)受到較大的損失。

二、電子檔案集中管理方式

電子檔案是把紙質(zhì)檔案運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)措施轉(zhuǎn)變成電子文件格式保存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中。而電子檔案監(jiān)管中包括著電子文件收集、形成、歸入與監(jiān)管的整體管理方式。

（一）電子文件收集。電子文件的收集是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方法，運(yùn)用傳感設(shè)施把傳統(tǒng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案材料與當(dāng)前營(yíng)銷業(yè)務(wù)整理中的檔案材料進(jìn)行掃查，并且拍下圖像傳送至系統(tǒng)中，再依照模型轉(zhuǎn)變成電子文件格式。而在各個(gè)營(yíng)銷網(wǎng)點(diǎn)中，電子文件的收集可經(jīng)過大量掃描儀等設(shè)施實(shí)行電子檔案的掃查，再轉(zhuǎn)變成圖像的形式保存在系統(tǒng)中；運(yùn)用電子簽字方式收集客戶簽字，替換了傳統(tǒng)的紙質(zhì)工單簽字。另外在客戶現(xiàn)場(chǎng)，能夠運(yùn)用手機(jī)和照相機(jī)等設(shè)備進(jìn)行圖像拍攝，然后再傳輸至系統(tǒng)中。

（二）電子文件生成。根據(jù)營(yíng)銷業(yè)務(wù)實(shí)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)收集，改進(jìn)電子文件有關(guān)的具體敘述，并且實(shí)行電子文件傳輸完好性與生成資料明細(xì)單的確定。1.電子文件規(guī)范。電子檔案文件一般以影像文件、文本文件和影像文件為主，依據(jù)電力營(yíng)銷業(yè)務(wù)具體的需要，電子文件規(guī)范應(yīng)該是影像文件保證幀數(shù)的順暢；文本文件保證文字的完整；聲頻文件保證音質(zhì)的清晰；盡力降低存儲(chǔ)大小，另外定名予以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。2.技術(shù)方法。一是圖像文本辨別方法。首先運(yùn)用掃描儀或者高拍儀等設(shè)施掃描工單上印制的字體與符號(hào)；再經(jīng)過測(cè)驗(yàn)明、暗形式確立起外形；然后再運(yùn)用字符辨別手段把外形譯解為計(jì)算機(jī)文字。就是針對(duì)文本材料應(yīng)用圖像文本辨別手段實(shí)行掃查，再將圖像文件實(shí)行具體的探析和整理，從而取得文字和報(bào)刊信息的流程。怎樣清除錯(cuò)誤或是運(yùn)用相關(guān)信息提升辨別的準(zhǔn)確率才是技術(shù)的主要所在，經(jīng)過辨別后的文本可自動(dòng)轉(zhuǎn)變成全文引得。二是圖像壓縮技術(shù)。把具備多余信息的圖像數(shù)據(jù)展開壓縮，進(jìn)而用更有效的格式展開存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)的傳送。圖像壓縮技術(shù)能夠分成有損壓縮以及無損壓縮。依據(jù)電力營(yíng)銷業(yè)務(wù)的特征與客戶營(yíng)銷檔案價(jià)值的主要作用，選擇無損壓縮的方法是不可置疑的。

（三）脫機(jī)歸檔。所謂脫機(jī)歸檔就是把電子檔案匯集下載至能夠脫機(jī)儲(chǔ)存的介質(zhì)上，并且往檔案單位交接。由于時(shí)間慢慢地積聚，營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案材料存儲(chǔ)量逐漸提高，占據(jù)檔案監(jiān)管服務(wù)器大部分容積，致使在檔案查閱過程中所花費(fèi)的時(shí)間變長(zhǎng)，而為了提升檔案應(yīng)用功效，則需要對(duì)具有較長(zhǎng)年份的檔案實(shí)行脫機(jī)歸檔。1.檔案交接。電子檔案可以利用網(wǎng)絡(luò)信息手段實(shí)行交接，而進(jìn)行交接的過程中還需要嚴(yán)格查驗(yàn)電子檔案材料的完好性與可行性，然后記錄下字符、檢查索取后復(fù)制到介質(zhì)；另外必須檢驗(yàn)載體的完整性且沒有損傷，需要時(shí)可以實(shí)行整體的檢驗(yàn)，保證測(cè)驗(yàn)不存在病毒，以及檔案內(nèi)容的正確完好性，在及格率到達(dá)百分百之后才可以實(shí)行檔案移交。一旦測(cè)驗(yàn)不及格的電子檔案資料，則重新回到前一個(gè)步驟。2.檔案判定。為保證脫機(jī)歸檔之后電子檔案的質(zhì)量，務(wù)必要針對(duì)檔案實(shí)行全面的判定，一般從檔案完好性、可行性、切實(shí)性幾個(gè)方面實(shí)行判定。第一，檔案材料的切實(shí)性：依據(jù)紙質(zhì)檔案材料，審核電子檔案材料內(nèi)容，保證電子檔案內(nèi)容切實(shí)性，確保其與紙質(zhì)檔案同等性。第二，檔案材料的完好性：檔案材料完好性的審核通常表現(xiàn)在電子文件有關(guān)的數(shù)目完整；每份電子文件內(nèi)容和構(gòu)造無殘缺；同有關(guān)的業(yè)務(wù)需求存在相配性。第三，檔案材料的可閱讀性：所指的是文件通過傳遞、轉(zhuǎn)移和壓縮等變動(dòng)之后依舊能夠進(jìn)行查閱，展現(xiàn)檔案材料內(nèi)容的切實(shí)性與完好性。另外電子文件可閱讀性為其存在與儲(chǔ)存價(jià)值的基本，如若文件無法有效地讀取，再高的價(jià)值也會(huì)喪失其具有的意義。

三、集中管理的收益

電子檔案集中進(jìn)行管理主要是把電力用戶全部的經(jīng)營(yíng)銷售業(yè)務(wù)的檔案材料實(shí)行集中合并管理，本質(zhì)上就是電力用戶經(jīng)營(yíng)銷售檔案資料的整合體，也作為電力所有工作與檔案管理體系中一個(gè)程序的分支，負(fù)責(zé)整體經(jīng)營(yíng)銷售業(yè)務(wù)當(dāng)中檔案資料的存儲(chǔ)、管制與運(yùn)用工作。而電子檔案采取集中式的管理，一定程度上促進(jìn)了企業(yè)的供電企業(yè)監(jiān)管、經(jīng)營(yíng)銷售業(yè)務(wù)程序的改善等，給企業(yè)帶來了非常大的經(jīng)濟(jì)收益。

（一）完善檔案管理現(xiàn)存的弊端，建立起優(yōu)質(zhì)的企業(yè)形象。完善過往檔案監(jiān)管混雜的狀況，可以在一定程度上保障電力供電企業(yè)的可信度，能夠有效地推動(dòng)供電企業(yè)經(jīng)營(yíng)銷售工作。并且其管理的形式對(duì)所有電力企業(yè)以及有關(guān)的政府公眾事業(yè)檔案體系的創(chuàng)建起到了良好的模范作用，一定程度上增強(qiáng)了所有電力供電企業(yè)監(jiān)管的力度。

（二）轉(zhuǎn)變過往業(yè)務(wù)形式，達(dá)成異地業(yè)務(wù)辦理。電子化營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)達(dá)成檔案的查閱與調(diào)動(dòng)，有效改善了過往紙質(zhì)檔案受到時(shí)間與空間限制的弊端，使得客戶辦理業(yè)務(wù)不會(huì)再因?yàn)榈乩砦恢玫募s束而無法辦理，從而為同城異地辦理奠立深厚的基礎(chǔ)。

（三）硬件設(shè)施統(tǒng)一建立，節(jié)省成本與資源。采取集中式管理電子檔案之后，統(tǒng)一搭建電子檔案監(jiān)管體系，一定程度上節(jié)約了較多單位反復(fù)搭建的開支，有效防止了多數(shù)單位都要搭建與采購(gòu)檔案儲(chǔ)存有關(guān)設(shè)施資金的不必要耗費(fèi)。在達(dá)成檔案集中式之前必須在多數(shù)單位儲(chǔ)存的部分資料則不需印制多份。例如供電合約，之前務(wù)必要進(jìn)行審查、計(jì)算以及多個(gè)供電部門分別儲(chǔ)存，在建立完成之后僅需要一份資料就可以滿足相關(guān)的要求，從而能夠節(jié)省許多辦公資金的耗費(fèi)。

（四）沖破過往客戶填單的形式，提高客戶服務(wù)體驗(yàn)。采用全新的技術(shù)方法掃查客戶資料，客戶檔案資料電子化儲(chǔ)存在系統(tǒng)中，沖破了傳統(tǒng)通過客戶填單的服務(wù)形式。另外電子化營(yíng)銷檔案之后，客戶在辦理業(yè)務(wù)的過程中，通告單和相關(guān)的資料都能夠經(jīng)過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以文檔的形式發(fā)送至客戶，客戶簽字確定也由電子簽字達(dá)成，為客戶提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。

（五）降低檔案管理工作壓力，達(dá)成減員增效。電子化集中管理檔案，便于客戶檔案的及時(shí)查閱與調(diào)取，并且可以依據(jù)需求對(duì)檔案原始文件地點(diǎn)實(shí)行鎖定，從而迅速的提取原始文件。其次，把檔案管理者從過往繁亂混雜的檔案歸入、檔案調(diào)閱等工作中解脫出來，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理、數(shù)據(jù)探析與客戶服務(wù)的力度，提升企業(yè)在市場(chǎng)中的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

（六）標(biāo)準(zhǔn)化檔案監(jiān)管流程，達(dá)成閉環(huán)監(jiān)管。通常，轉(zhuǎn)變了過往營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱流程，創(chuàng)建了供電企業(yè)內(nèi)部調(diào)閱體制與供電企業(yè)歸入的工作流程，實(shí)現(xiàn)了檔案整體過程的閉環(huán)監(jiān)管和整體過程記錄監(jiān)督檔案管理，經(jīng)過擬定相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)建子檔案運(yùn)作的保證體制，從而使得電子檔案管理工作得到安全且有效的開展。

四、結(jié)語

信息時(shí)代也是知識(shí)爆炸時(shí)代，為人們的工作與生活提供了極大的便利。為了順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展潮流，企業(yè)必須要增強(qiáng)電子檔案管理數(shù)字化發(fā)展，通過有效應(yīng)用信息科學(xué)技術(shù)，提高電子檔案管理水平，從而確保企業(yè)檔案信息的安全性及實(shí)時(shí)性，推動(dòng)企業(yè)在信息時(shí)代的穩(wěn)定發(fā)展。