加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革檔案管理工作之我見

■李濤

2018年2月26日至28日，黨的十九屆三中全會審議通過了《中共中央關(guān)于深化黨和國家機(jī)構(gòu)改革的決定》和《深化黨和國家機(jī)構(gòu)改革方案》。3月17日上午，十三屆全國人大一次會議舉行第五次全體會議，表決通過了十三屆全國人大一次會議關(guān)于國務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案的決定，這就意味著新一輪的國家機(jī)構(gòu)改革大幕即將開啟。在舉世矚目的大變革中，檔案工作如何適應(yīng)改革的需要，有效地服務(wù)于黨和政府的中心工作，確保機(jī)構(gòu)改革檔案的完整性、安全性、規(guī)范性，確保撤、并、轉(zhuǎn)單位檔案不散、不亂、不丟、不壞，尖銳地?cái)[在了各級檔案部門面前。筆者不揣淺陋，就如何做好機(jī)構(gòu)改革中檔案管理工作提出一些膚淺看法。

一、加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革檔案管理工作的重要性

深化黨和國家機(jī)構(gòu)改革，是推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的一場深刻變革，意義重大。而此次機(jī)構(gòu)改革也被譽(yù)為“近40年來最有遠(yuǎn)見和魄力的方案”，是適應(yīng)新時(shí)代中國特色社會主義發(fā)展要求作出的重大制度安排，是“下決心解決多年想解決而沒有解決的問題”的充分體現(xiàn)，也是黨和政府直面當(dāng)前權(quán)利與利益的深刻調(diào)整，重塑新的利益格局的革命性舉措。從已公布的國務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案看，這次改革動作較大，涉及的單位和部門較多，檔案工作作為機(jī)關(guān)工作的組成部分，也必將受到影響。

習(xí)近平同志指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！睓n案作為各個(gè)單位歷史活動和過程的真實(shí)記錄，是備以查考的依據(jù)和憑證，是不可再生的寶貴資源。在機(jī)構(gòu)改革工作中，撤并單位人員思想波動大，加之改革方案一經(jīng)宣布，就要求人員盡快到位，往往無心考慮對原單位的善后工作。而檔案工作又是一項(xiàng)細(xì)致、繁雜的業(yè)務(wù)工作，而且是善后工作中的掃尾工作，如果沒有強(qiáng)有力的紀(jì)律和措施作保障，就難于確保檔案的收集齊全、規(guī)范整理、安全保管、順利移交和發(fā)揮作用。

各有關(guān)部門和單位必須從思想上高度重視，充分認(rèn)識加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革檔案管理工作的重要性，密切配合，確保檔案得到妥善處置，檔案工作得到進(jìn)一步加強(qiáng)。

二、機(jī)構(gòu)改革中檔案管理工作存在的問題

建國以來，黨和國家機(jī)構(gòu)從1982年開始，加上今年，總共是8次大的改革。從以往機(jī)構(gòu)改革中檔案工作存在的問題來看，主要有：

（一）檔案歸屬與流向渠道不夠通暢，全宗檔案管理混亂。在機(jī)構(gòu)改革中，有的機(jī)構(gòu)被撤銷，有的幾個(gè)部門或單位合并組成新的部門或單位，有的一個(gè)部門或單位的職能和內(nèi)部機(jī)構(gòu)分解到兩個(gè)以上部門或單位，有的單位性質(zhì)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，等等。由于組織機(jī)構(gòu)發(fā)生了增、改、合、撤等變動情況，若缺乏統(tǒng)籌組織管理，合理統(tǒng)籌規(guī)劃、設(shè)置檔案的歸屬和流向，極易造成全宗檔案管理混亂，相互扯皮，甚至發(fā)生歸屬爭議，給今后的查找利用造成困難，難以確保檔案的完整與安全。

（二）有的單位對檔案管理工作重視不夠，對檔案的整理、移交工作的難度和工作量估計(jì)不足，在人、財(cái)、物的保障上嚴(yán)重不足，致使檔案人員孤軍奮戰(zhàn)，檔案得不到及時(shí)的整理移交。

（三）檔案資料收集歸檔不夠齊全完整。有的單位由于日常管理不善，許多自身形成的，具有長期保存價(jià)值的檔案分散在個(gè)人手中，當(dāng)人員崗位發(fā)生變化時(shí)，造成檔案資料的收集難度大，不夠齊全完整。有的部門在日常工作中只注重收集文書檔案資料，對特殊載體檔案和業(yè)務(wù)檔案的收集整理不夠重視，以至于檔案門類不全，結(jié)構(gòu)單一，不能全面反映立檔單位的全貌。

（四）檔案整理鑒定不夠規(guī)范，達(dá)不到進(jìn)館質(zhì)量要求。有的單位由于檔案員更換頻繁，新接手的檔案員業(yè)務(wù)能力弱，對檔案歸檔范圍、保管期限劃分、分類整理等業(yè)務(wù)知識不熟悉、不掌握，致使一些不該歸檔的文件充斥在歸檔文件里，應(yīng)該永久保管的文件劃在定期里；有的檔號編制混亂，給檔案的有序保管帶來影響；有的沒有按照要求進(jìn)行數(shù)字化，或數(shù)字化質(zhì)量不高；還有的沒有編制檢索工具和全宗介紹，不利于今后的查閱檢索和科學(xué)管理。

三、加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革檔案管理工作的措施

（一）統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識，把重視檔案管理工作貫穿機(jī)構(gòu)改革始終。在機(jī)構(gòu)改革中撤、并、轉(zhuǎn)的單位，首先要從思想上高度重視檔案管理和處置工作，加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入本單位改革工作方案，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作責(zé)任人，采取強(qiáng)有力的措施，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔和交接工作，確保檔案齊全完整安全。在機(jī)構(gòu)改革工作中，檔案工作有兩個(gè)突出特點(diǎn)：一是檔案形成分散，檔案收集困難。各單位在檔案收集上要有一定的強(qiáng)制措施。二是檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致、繁雜的工作，而且又是善后、掃尾工作，在改革中必須組織（留有）熟悉本單位工作又擅長檔案工作的精干人員做好檔案的整理、編目、移交工作，只有這樣，才能保證檔案的完整、規(guī)范。其次，檔案收集整理工作應(yīng)走在前。對本單位各種活動中形成的各種門類和載體的文件材料，在人員未分流以前及時(shí)進(jìn)行清理，收集齊全，由檔案人員或者專門組織人員按規(guī)范化要求進(jìn)行鑒定整理，及時(shí)移交檔案館或主管部門管理。任何單位和個(gè)人都不得私自帶走、留存、涂改、轉(zhuǎn)移、丟失和銷毀檔案，凡違反規(guī)定造成檔案損失的將嚴(yán)肅追究有關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

對于新組建的部門和機(jī)構(gòu)，應(yīng)及時(shí)建立檔案工作機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員及必要的檔案保管保護(hù)和利用設(shè)施設(shè)備，健全檔案管理制度，確保檔案管理有序進(jìn)行。

（二）檔案部門要提早行動，加強(qiáng)對機(jī)構(gòu)改革檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)管，確保檔案的完整與安全。一是提前召開會議或制發(fā)文件，從宏觀上對機(jī)構(gòu)改革檔案的管理工作進(jìn)行動員、部署，提出具體意見和要求，使檔案管理工作積極穩(wěn)妥、有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行。二是要加強(qiáng)與黨委政府相關(guān)部門的溝通與聯(lián)系，及時(shí)掌握機(jī)構(gòu)改革信息，根據(jù)機(jī)構(gòu)變動情況，分門別類統(tǒng)籌設(shè)置機(jī)構(gòu)改革單位檔案歸屬與流向，對機(jī)構(gòu)改革檔案的歸屬與流向，全宗號的設(shè)置提前作出明確具體的安排部署。如一個(gè)單位劃分為幾個(gè)單位檔案如何處理，幾個(gè)機(jī)構(gòu)合并組成新單位檔案如何處理，撤銷機(jī)構(gòu)檔案如何處理，機(jī)構(gòu)更名、職能轉(zhuǎn)軌單位檔案如何處理，干部、職工人事檔案如何處理等。三是認(rèn)真調(diào)查摸底，對機(jī)構(gòu)變動單位的檔案管理情況和檔案質(zhì)量進(jìn)行認(rèn)真分析與研究，并與撤并單位進(jìn)行溝通協(xié)商，合理安排布置檔案接收移交工作的時(shí)間表。

（三）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和接收部門要加強(qiáng)對機(jī)構(gòu)改革單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，對檔案整理、移交工作有明確的質(zhì)量要求。

檔案整理鑒定工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，就各單位來看，有的基礎(chǔ)工作較好，檔案整理移交會比較順利；而有的單位由于人員變動頻繁，檔案管理很不規(guī)范，積攢了多年的檔案都沒有整理，要在短期內(nèi)整理移交，可謂是時(shí)間緊，任務(wù)重。為此業(yè)務(wù)指導(dǎo)和接收部門應(yīng)相互配合，發(fā)揮各自優(yōu)勢，統(tǒng)一部署，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，采取召開座談會、業(yè)務(wù)培訓(xùn)會及深入現(xiàn)場指導(dǎo)等方式，加強(qiáng)改革單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)把進(jìn)館檔案質(zhì)量關(guān)。一是檔案要齊全完整。除文書檔案外，還應(yīng)包括照片檔案、聲像檔案、專業(yè)檔案、實(shí)物檔案等。檔案齊全完整的程度應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，盡最大可能進(jìn)行收集，缺損部分應(yīng)有詳細(xì)的說明。二是檔案整理應(yīng)符合進(jìn)館要求。各個(gè)門類檔案應(yīng)按國家和部門相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到分類合理，鑒定較為準(zhǔn)確，檔號編制規(guī)范有序，裝具有利于檔案長期保管，紙質(zhì)檔案與電子檔案同步移交，并且有完備的檢索，有完整的符合要求的全宗介紹和一些能夠反映立檔單位情況的編研材料，如大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等。

（四）在機(jī)構(gòu)改革中，要依法從嚴(yán)治檔。檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是社會各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源，在機(jī)構(gòu)改革中，檔案行政管理部門要加大執(zhí)法檢查的力度，對不按規(guī)定移交和處置檔案的，或因檔案管理不善而致使文件材料檔案丟失的、缺損和泄密的單位和個(gè)人，要嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法律、法規(guī)嚴(yán)肅處理。