房地產(chǎn)項(xiàng)目文件材料歸檔追蹤管理體系創(chuàng)建探索

文/許允萍

房地產(chǎn)項(xiàng)目時(shí)間跨度較大，業(yè)務(wù)涉及的對象較多，歸檔的范圍和內(nèi)容寬泛多樣。要做好項(xiàng)目文件材料的收集和歸檔管理工作，應(yīng)該建立項(xiàng)目文件材料歸檔追蹤管理體系，抓好各個(gè)環(huán)節(jié)的過程控制，規(guī)范項(xiàng)目各參建單位的檔案管理，全面提升項(xiàng)目文件材料歸檔工作質(zhì)量

檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的基礎(chǔ)性工作之一，項(xiàng)目檔案記錄和反映了項(xiàng)目醞釀、審批、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等建設(shè)環(huán)節(jié)的全過程。抓好項(xiàng)目檔案的過程管理，建立文件材料歸檔追蹤管理體系，確保項(xiàng)目歸檔文件材料的齊全完整和真實(shí)有效，是項(xiàng)目檔案工作的重中之重。

一、理順項(xiàng)目文件材料對應(yīng)關(guān)系及管理流程

在具體實(shí)踐過程中，把公司房地產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料按形成來源分為內(nèi)部和外部文件。外部單位形成的文件材料，根據(jù)其和公司內(nèi)部各部門的業(yè)務(wù)關(guān)系，對應(yīng)由公司內(nèi)部相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)相關(guān)參建單位開展文件材料收集和歸檔工作，并對歸檔文件材料的真實(shí)性、齊全性進(jìn)行審核把關(guān)。如：項(xiàng)目部負(fù)責(zé)對施工文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件，設(shè)計(jì)管理部負(fù)責(zé)對項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件，合同部負(fù)責(zé)對項(xiàng)目招投標(biāo)文件及合同，成本部負(fù)責(zé)對項(xiàng)目投資估算、概算、預(yù)算、結(jié)算、決算文件，投資發(fā)展部負(fù)責(zé)對項(xiàng)目的可研、土地征遷、項(xiàng)目前期文件等進(jìn)行指導(dǎo)、審核和把關(guān)。同時(shí)，檔案部門優(yōu)化并創(chuàng)建了項(xiàng)目文件材料管理流程，包括發(fā)文流程、收文流程和歸檔追蹤流程。要求項(xiàng)目建設(shè)過程中的每個(gè)單位或部門須遵循文件由誰發(fā)起、由誰負(fù)責(zé)歸檔的原則。

二、項(xiàng)目文件材料歸檔管理追蹤實(shí)施措施

1.優(yōu)化管理機(jī)制，嚴(yán)格歸檔責(zé)任

一是在項(xiàng)目前期，成立由總經(jīng)理專職負(fù)責(zé)、項(xiàng)目總經(jīng)理具體負(fù)責(zé)的資料領(lǐng)導(dǎo)小組，公司各部門負(fù)責(zé)人、專兼職檔案人員及各參建單位檔案員組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。二是把檔案的收集整理和歸檔納入公司各部門和參建單位的工作職責(zé)和績效考核。三是把文件資料的收集、整理和歸檔納入各參建單位的合同管理，檔案人員參與項(xiàng)目合同制定，在合同中對文件資料的歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔格式等都有明確規(guī)定，對參建單位工程資料質(zhì)保金按5%扣除，做到參建單位工程結(jié)算時(shí)必須有檔案人員簽字，方可辦理相關(guān)手續(xù)，有效地保證了檔案資料的完整。

2.完善管理制度，統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

公司組織檔案人員細(xì)化建設(shè)方、監(jiān)理方、參建方的各方職責(zé)和項(xiàng)目文件材料歸檔制度，編制了《項(xiàng)目文件歸檔范圍及保管期限》《檔號(hào)編制方案》《竣工驗(yàn)收文件歸檔整理細(xì)則》等管理制度，明確了各個(gè)階段產(chǎn)生的文件材料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、責(zé)任者、歸檔份數(shù)、歸檔格式等，細(xì)化了案卷題名、卷內(nèi)題名的撰寫、字體、字號(hào)、對齊格式等具體細(xì)節(jié)要求。

3.劃分歸檔范圍，明確歸檔原則

根據(jù)各部門工作職責(zé)和范圍，全面細(xì)化各部門產(chǎn)生的文件材料，確保歸檔文件材料不遺漏。同時(shí)要求任何一方不能代替對方歸檔，文件材料的歸檔工作只能根據(jù)“誰發(fā)起，誰負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行。

4.落實(shí)相關(guān)措施，強(qiáng)化一體化管理

從項(xiàng)目建設(shè)開始，制定項(xiàng)目檔案的管理目標(biāo)和項(xiàng)目檔案移交計(jì)劃。一是把文件資料的收集、整理和歸檔納入各參建單位的合同管理，在招標(biāo)文件和合同中，對文件資料的收集、歸檔要求都有明確規(guī)定，特別是監(jiān)理單位不但要做好自身文件材料的歸檔，還必須對各參建單位項(xiàng)目文件材料質(zhì)量和歸檔時(shí)間進(jìn)行監(jiān)督，并在監(jiān)理合同中注明，做到檔案不移交，工程不結(jié)算。二是把項(xiàng)目檔案管理納入了工程整體質(zhì)量管理，做好項(xiàng)目文件材料收集歸檔跟蹤、監(jiān)督和指導(dǎo)培訓(xùn)，項(xiàng)目開工進(jìn)行檔案交底。強(qiáng)化公司及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位檔案人員的培訓(xùn)指導(dǎo)，明確標(biāo)準(zhǔn)和要求。每月對參建單位和內(nèi)部各部門進(jìn)行資料專項(xiàng)檢查，并把檢查結(jié)果納入項(xiàng)目文件材料歸檔責(zé)任及參建單位的績效考核，獎(jiǎng)罰分明。三是嚴(yán)格落實(shí)“三參加”制度，專職檔案員全程參加有關(guān)會(huì)議，參加設(shè)備開箱驗(yàn)收，參加項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，收集項(xiàng)目原始檔案資料。四是嚴(yán)把竣工驗(yàn)收關(guān)，嚴(yán)格簽字付款程序。建立項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收機(jī)制及檢查機(jī)制。由項(xiàng)目資料領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案專家組成驗(yàn)收小組，在竣工驗(yàn)收前實(shí)行資料預(yù)驗(yàn)收，及時(shí)解決問題，資料不合格，不得進(jìn)行整個(gè)工程的竣工驗(yàn)收，有效地保證了項(xiàng)目建設(shè)檔案的質(zhì)量。