建筑施工企業(yè)境外項(xiàng)目檔案管理對策

文/舒明磊

本文通過對中鐵一局集團(tuán)有限公司斐濟(jì)施工項(xiàng)目檔案情況的調(diào)研，分析境外項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及存在問題，為其他境外項(xiàng)目在完善檔案管理制度體系、培養(yǎng)檔案專業(yè)人才、設(shè)立文件中心等方面提供有益借鑒，以期提高境外項(xiàng)目檔案管理水平，有效發(fā)揮檔案價(jià)值，為企業(yè)跨境經(jīng)營發(fā)展服務(wù)

企業(yè)境外項(xiàng)目在施工過程中形成的檔案，真實(shí)記錄了施工原始信息，是企業(yè)檔案資源的重要組成部分，對企業(yè)發(fā)展具有重要的指導(dǎo)利用和借鑒參考價(jià)值。

中鐵一局集團(tuán)有限公司（以下簡稱公司）成立于1950年，是我國最早的國有大型施工企業(yè)，經(jīng)營業(yè)務(wù)已遍布全國各地，并拓展到巴基斯坦、新加坡、斐濟(jì)等二十多個(gè)國家，形成了九大國際經(jīng)營區(qū)域。中鐵一局境外業(yè)務(wù)起步較早，最早可追溯到1954年中國援建越南鐵路信號工程。自2009年成立海外事業(yè)部以來，已參建74個(gè)境外項(xiàng)目，但境外檔案一直處于粗放管理、放任自流的狀態(tài)。現(xiàn)實(shí)表明，由于檔案收集不完整，提供不了原始信息和憑證，不僅影響海外業(yè)務(wù)的拓展，也使企業(yè)在一些糾紛處理上受到巨大經(jīng)濟(jì)損失。

鑒于此，公司檔案科會(huì)同海外事業(yè)部成立了境外項(xiàng)目檔案管理研究小組，筆者為小組成員。希望通過對斐濟(jì)施工項(xiàng)目的調(diào)查研究，制定《斐濟(jì)項(xiàng)目檔案管理辦法》，并為每個(gè)項(xiàng)目量身定做出合適的歸檔范圍、保管期限、保管方式，使檔案制度切實(shí)可行，為公司境外市場開發(fā)奠定基礎(chǔ)。

斐濟(jì)共和國，是一個(gè)南太平洋島國。2008年，公司開始進(jìn)駐斐濟(jì)市場并成立斐濟(jì)公司，截止目前參建26個(gè)項(xiàng)目，涉及專業(yè)有公路、房建、市政管網(wǎng)、河道疏浚等。研究小組通過對在建、完工項(xiàng)目調(diào)研，制定出《斐濟(jì)項(xiàng)目檔案管理辦法》及項(xiàng)目檔案歸檔范圍和保管期限表。筆者以本公司斐濟(jì)項(xiàng)目為例，談?wù)勅绾巫龊煤Ｍ鈾n案管理工作。

一、斐濟(jì)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理制度不健全

我國的檔案法律法規(guī)中關(guān)于境外檔案的管理?xiàng)l款既不明確，其操作性也不夠強(qiáng)；而國內(nèi)各種類型檔案制度相對成熟、規(guī)范，但是又不能將國內(nèi)檔案制度套用境外項(xiàng)目。在斐濟(jì)公司的各項(xiàng)制度中，尚無關(guān)于文件管理或歸檔的相關(guān)規(guī)定或辦法，工作人員為方便工作套用公司科技檔案管理辦法。由于國別不同、投資主體不同、監(jiān)理不同，實(shí)際產(chǎn)生的資料與國內(nèi)差別較大。例如：國內(nèi)工程資料中記錄、檢驗(yàn)批占了較大數(shù)量，筆者在調(diào)研斐濟(jì)S3公路和管網(wǎng)項(xiàng)目時(shí)發(fā)現(xiàn)，其核心資料就是兩張表格：NOTICE TOCONTRACTOR和NOTICE TO THE ENGINEER，監(jiān)理和項(xiàng)目管理人員之間的往來通知單及回復(fù)，表格包含了所有的重要記錄數(shù)據(jù)及監(jiān)理簽字。

2.檔案人員問題

一是項(xiàng)目人員無檔案意識。從項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)到項(xiàng)目技術(shù)人員，整體存在重施工輕檔案現(xiàn)象。認(rèn)為施工單位只要把工程干好就行。從開始項(xiàng)目運(yùn)作，就沒有考慮檔案歸檔工作，沒有將檔案工作列入工作計(jì)劃和議事日程。殊不知，在后續(xù)的經(jīng)營開發(fā)、工程糾紛中，都離不開檔案的保駕護(hù)航。

二是檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高。駐外機(jī)構(gòu)大多從簡，工作人員身兼數(shù)職，項(xiàng)目上不可能設(shè)置專職檔案人員。項(xiàng)目檔案不僅有中文還有英文，不僅有紙質(zhì)還有電子、光盤形式的，這就要求檔案人員要懂英語、懂檔案、懂計(jì)算機(jī)知識，比國內(nèi)檔案人員要求還要高。

3.檔案保管難度大

首先受環(huán)境因素影響。檔案規(guī)范要求庫房溫度應(yīng)控制在14-24℃，相對濕度在45-60%。斐濟(jì)為太平洋島國，屬熱帶海洋性氣候，常年受颶風(fēng)襲擊，年平均氣溫22-30℃，相對濕度83%。在這種環(huán)境下，對檔案保管庫房和裝具提出更高要求。

其次受安全因素影響，由于所在國法律的約束與管轄影響，大多數(shù)境外項(xiàng)目檔案不允許出境或因關(guān)稅過高，無法運(yùn)回國內(nèi)進(jìn)行實(shí)體檔案的整理、歸檔，致使檔案處于分散管理狀態(tài)，存在嚴(yán)重的安全隱患。

4.監(jiān)督指導(dǎo)不到位

國內(nèi)工程項(xiàng)目，公司檔案部門可深入一線進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。但是境外項(xiàng)目受距離、時(shí)差影響，檔案指導(dǎo)的力度往往鞭長莫及，使項(xiàng)目資料長期處于失控狀態(tài)；當(dāng)需要使用檔案的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)歸檔材料不完整、不規(guī)范，致使工程受到影響或經(jīng)濟(jì)受損。斐濟(jì)比國內(nèi)時(shí)差早4小時(shí)，正好是半個(gè)工作日，所有的工作往來都要安排在當(dāng)?shù)叵挛?4-18點(diǎn)之間，這就給工作帶來一定的障礙。

二、斐濟(jì)項(xiàng)目檔案管理對策

1.完善檔案管理制度

斐濟(jì)項(xiàng)目在檔案方面暴漏出的種種問題，源于沒有可依據(jù)的檔案管理制度。所以每個(gè)境外項(xiàng)目都應(yīng)建立適應(yīng)當(dāng)?shù)貒臋n案管理制度，依靠完善的制度約束不規(guī)范的管理模式，實(shí)現(xiàn)有章可循、按章辦事。公司應(yīng)完善整個(gè)境外檔案制度體系，除了具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)性的制度外，還應(yīng)制定相應(yīng)的管理辦法、考核機(jī)制，明確境外工程項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，資料員崗位職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化?！鹅碀?jì)項(xiàng)目檔案管理辦法》中包含收集范圍、保管期限、保管方式、整理方法等具有實(shí)操性的規(guī)定。目前，海外事業(yè)部正在制定檔案管理考核機(jī)制，將與領(lǐng)導(dǎo)兌現(xiàn)、員工獎(jiǎng)金掛鉤，希望通過機(jī)制來調(diào)動(dòng)員工的積極性。

2.提高人員素質(zhì)

由于境外項(xiàng)目檔案管理的特殊性，對檔案人員也提出了更高的要求。檔案人員不僅要具備檔案專業(yè)知識、當(dāng)?shù)貒Z言，還要了解當(dāng)?shù)貒虻貐^(qū)的法律。在項(xiàng)目成立之初，項(xiàng)目應(yīng)指定專（兼）職檔案員并進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；在施工過程中，公司及海外事業(yè)部也要給予更多指導(dǎo)，通過業(yè)務(wù)上的往來，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，還可以及時(shí)了解項(xiàng)目檔案的狀態(tài)。

3.設(shè)立境外文件管理中心

如將境外文件運(yùn)回國內(nèi)，由于路途遙遠(yuǎn)，不僅會(huì)耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力，也不能夠保證文件的安全。對此，通過設(shè)立境外文件管理中心可以達(dá)到對文件的有效管理。如部分重要文件運(yùn)回國內(nèi)，不便于境外公司的利用與查閱。事實(shí)證明，境外文件管理中心的設(shè)立既可保證文件的安全性與完整性，又可提高檔案的利用率。斐濟(jì)公司將原農(nóng)場改造為文件管理中心，從人員到設(shè)備一應(yīng)俱全，將所有完工項(xiàng)目檔案集中保管，這既方便利用，也保證了檔案的完整與安全。

4.建立檔案信息平臺

駐外機(jī)構(gòu)分布在世界各地，直接導(dǎo)致了公司管理對象分散化。在日常的工作中，駐外機(jī)構(gòu)需要來自公司總部及時(shí)有效的檔案信息支持，但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案并不能快速存取，無法滿足不同駐外機(jī)構(gòu)的需求。在現(xiàn)實(shí)的施工中，項(xiàng)目也會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工還可以解決庫房存儲(chǔ)的壓力。這就要求建立檔案信息系統(tǒng)，在保證系統(tǒng)安全的前提下，達(dá)到信息共享，提高檔案服務(wù)的時(shí)效性。同時(shí)，公司也可以掌握檔案歸檔情況，做到統(tǒng)一管理。