做好農(nóng)村改廁檔案整理的有效途徑

文/馬秀珍

為實(shí)現(xiàn)中央提出的“力爭到2030年，全國農(nóng)村居民都能用上無害化衛(wèi)生廁所的目標(biāo)”，大規(guī)模農(nóng)村改廁工作即將推開。檔案部門應(yīng)積極與有關(guān)部門聯(lián)系，建立各司其責(zé)的檔案管理體系，將改廁檔案管理納入改廁建設(shè)管理程序，與改廁工程建設(shè)同步進(jìn)行，規(guī)范農(nóng)村改廁檔案的收集、整理和保管，確保改廁檔案真實(shí)、完整與安全，真正把農(nóng)村改廁做成惠民實(shí)事

俗話說：“人生無小事，吃喝拉撒睡”，這是古人對人生理需求的經(jīng)典概括，“拉撒”看似“區(qū)區(qū)小事”，卻一日不可或缺。自遠(yuǎn)古到現(xiàn)代，廁所經(jīng)歷了從隨地便溺-茅坑茅廁-抽水馬桶的變遷，這一變遷也反映了人類社會(huì)和健康文明的發(fā)展進(jìn)步。農(nóng)村改廁經(jīng)過幾代人的努力，展現(xiàn)出了喜人的面貌，截至2018年底，全國農(nóng)村衛(wèi)生廁所普及率計(jì)劃將達(dá)到80.3%。然而在西部受自然條件限制，群眾生活習(xí)慣和認(rèn)識(shí)水平影響，經(jīng)濟(jì)、文化水平相對落后，衛(wèi)生廁所普及率遠(yuǎn)低于平均水平，筆者所在縣的農(nóng)村衛(wèi)生廁所覆蓋率不足25%。要實(shí)現(xiàn)中央提出的“力爭到2030年，全國農(nóng)村居民都能用上無害化衛(wèi)生廁所的目標(biāo)”，無異于進(jìn)行一場艱苦的“廁所革命”。大規(guī)模農(nóng)村改廁即將推開，為確保農(nóng)村改廁質(zhì)量，提升民眾生活品質(zhì)，要多管齊下致力改廁，既要重視改廁工程的建設(shè)、運(yùn)營管理與監(jiān)督，也要?jiǎng)?chuàng)新改廁檔案的管理模式。

一、明確責(zé)權(quán)利，建立各司其責(zé)的創(chuàng)新型檔案管理體系

改廁過程中收集到的資料，既有文字內(nèi)容，也有具體實(shí)物，還包括工作軌跡影像資料以及視頻、音頻、APP軟件等，是對新一輪轟轟烈烈“廁所革命”的歷史記錄，需要留存歷史，也需要展示歷史。要強(qiáng)化高層設(shè)計(jì)，明確農(nóng)村改廁、廁所運(yùn)營管理相關(guān)部門、鎮(zhèn)村兩級(jí)的權(quán)責(zé)利，劃分檔案局、改廁主管部門（衛(wèi)生健康、住建、農(nóng)業(yè)農(nóng)村等）和建設(shè)主體單位（鎮(zhèn)村兩級(jí)）在資料收集過程中的職責(zé)和任務(wù)。將改廁檔案收集、整理納入改廁建設(shè)管理程序，與改廁工程建設(shè)同步進(jìn)行，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制。各責(zé)任單位根據(jù)自身情況加強(qiáng)對檔案的管理，可以指定專門人員負(fù)責(zé)改廁檔案的管理，亦可聘請或抽調(diào)檔案專業(yè)人員定期不定期的實(shí)地操作或指導(dǎo)，這樣既合理利用有限的人力資源，同時(shí)也防止責(zé)任推諉。檔案人員要積極主動(dòng)對接、提前介入，在“改廁進(jìn)行時(shí)”實(shí)時(shí)收集，避免時(shí)過境遷憑記憶搜索，憑經(jīng)驗(yàn)組織材料，拼湊改廁檔案資料。加強(qiáng)改廁檔案的管理，對改廁施工活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)記載，實(shí)際上對相關(guān)單位、人員有了很大約束，使其心存危機(jī)感、畏懼感，減少和避免了“犯錯(cuò)”的機(jī)會(huì)，有利于規(guī)范施工、清廉施工。

二、更新觀念，前瞻思維，提升檔案管理質(zhì)量

農(nóng)村改廁項(xiàng)目實(shí)施多年來，領(lǐng)導(dǎo)層重視、緊盯改廁項(xiàng)目管理及運(yùn)行，但對于項(xiàng)目檔案管理幾乎不過問，睜一只眼閉一只眼，農(nóng)村改廁長期沒有專門的資料管理人員，這樣的狀態(tài)嚴(yán)重影響著改廁檔案管理的質(zhì)量，改廁檔案僅僅局限于“有沒有”的層面。從目前頂層釋放的信號(hào)來看，農(nóng)村改廁即將迎來大氣候，改廁檔案的管理要順應(yīng)新時(shí)勢，要有質(zhì)量管控意識(shí)，快速實(shí)現(xiàn)從“有沒有”到“好不好”的轉(zhuǎn)變。

第一，在充分調(diào)研、征詢意見的基礎(chǔ)上，遵循工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔原則，科學(xué)制定改廁檔案管理規(guī)則，確定農(nóng)村改廁檔案的歸檔范圍。明確前期立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)階段文件、施工階段文件、資金監(jiān)管文件以及質(zhì)量驗(yàn)收文件等歸類細(xì)目。在改廁過程中，對于創(chuàng)新生成的重要而未能列入歸檔文件范圍編目的，及時(shí)補(bǔ)充納入，確保檔案的真實(shí)性、完整性。

第二，規(guī)范農(nóng)村改廁檔案的收錄、整理。改廁過程中形成的不同載體檔案資料，要嚴(yán)格按照檔案的管理規(guī)則規(guī)范收錄、整理。改廁雖然是幾平方米的小工程，然“見微而知著”，小變化最終會(huì)演變?yōu)榇笞兓?，要緊盯項(xiàng)目審批、項(xiàng)目建設(shè)、資金使用等重要環(huán)節(jié)，牢牢抓住風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，注重抓好會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證票據(jù)等會(huì)計(jì)資料的立卷歸檔，嚴(yán)格遵照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

第三，規(guī)范農(nóng)村改廁檔案的保管。單位所產(chǎn)生的所有門類檔案的保管在單位的檔案室，由承擔(dān)改廁任務(wù)的科室按檔案相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行整理，為有利于工作延續(xù)性，暫時(shí)由其保管，但不得超過3年，期滿后編制農(nóng)村改廁檔案案卷目錄，按檔案室相關(guān)規(guī)定移交。如單位無專門的檔案室，由承擔(dān)改廁任務(wù)的科室整理后交單位文書部門妥善保管或移交縣檔案館。改廁檔案的保管要配置適宜安全保存檔案的專門場所，配備防盜、防火、防漬、防有害生物等的必要設(shè)施。

三、多管齊下，多元監(jiān)督，確保改廁檔案真實(shí)、安全

農(nóng)村改廁的物質(zhì)基礎(chǔ)是資金，未來3年大規(guī)模的改廁任務(wù)，各級(jí)政府、農(nóng)戶勢必投入大量資金，關(guān)注度不言而喻，檔案管理人員負(fù)責(zé)收錄項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)行過程中的檔案資料，包括資金文件、會(huì)計(jì)報(bào)告等重要會(huì)計(jì)檔案，其崗位的重要性凸現(xiàn)。要站位全局、立足長遠(yuǎn)，全流程、全覆蓋、全維度，關(guān)口前移落實(shí)監(jiān)督指導(dǎo)作用。將事后管理向事前籌劃、事中監(jiān)督、事后管理并重轉(zhuǎn)變，摒棄修修補(bǔ)補(bǔ)，從碎片化管理到體系化建設(shè)。

為確保檔案的安全，應(yīng)多做備份，電子檔案與紙質(zhì)檔案并行，電子檔案進(jìn)行多重密碼設(shè)置保護(hù)，也可以復(fù)制光盤等，提高其效率的同時(shí)也便于加強(qiáng)管理。組織農(nóng)村改廁資料互查互評，開展內(nèi)部監(jiān)督，為改廁資料管理人員提供深入學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，通過細(xì)致深入的自查、互查與重點(diǎn)檢查，查錯(cuò)糾弊，“互相挑刺”，強(qiáng)化實(shí)務(wù)操作能力。檔案專業(yè)機(jī)構(gòu)行使“依法治檔”行政執(zhí)法監(jiān)督權(quán)，重點(diǎn)檢查配備專兼職改廁檔案人員、各類檔案收集整理和安全保管等情況，增加執(zhí)法頻次，每季度或半年進(jìn)行執(zhí)法檢查，杜絕作弊造假。紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)構(gòu)全程實(shí)施監(jiān)察，通過談話詢問，讓咬耳朵扯袖子，紅紅臉出出汗成為常態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提醒、糾正，“靶向施治”，真正把農(nóng)村改廁做成惠民實(shí)事，使“以維護(hù)人民健康為中心”的大衛(wèi)生、大健康戰(zhàn)略落地有聲。

四、提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，且農(nóng)村改廁項(xiàng)目單一，改廁檔案管理操作性相對簡單，對于相關(guān)人員來說沒有工作壓力，這樣的狀況使檔案管理存在安全隱患，為確保檔案管理安全，保證項(xiàng)目不受負(fù)面干擾，辦好農(nóng)村改廁這項(xiàng)惠及民生的實(shí)事。要加強(qiáng)人員素質(zhì)教育，教育檔案管理人員端正自身的態(tài)度，正視檔案管理工作的嚴(yán)格性和必要性，做好相關(guān)檔案的記錄和更新、保存；教育其以身作則，嚴(yán)格要求自己，嚴(yán)格遵守檔案管理過程中的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)把檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，以確保重要檔案的安全完整性，并嚴(yán)格監(jiān)督檔案的各項(xiàng)保存。資料管理人員還應(yīng)具備新知識(shí)的快速吸收能力，要能熟練掌握和利用新技術(shù)，及時(shí)升級(jí)技能，汲取新知識(shí)，以勝任對不同載體檔案資料的整理和分析。同時(shí)，組織相關(guān)活動(dòng)，在工作中加以引導(dǎo)交流，提高其工作效率和職業(yè)道德素養(yǎng)，也可以提供繼續(xù)教育深造學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，激發(fā)檔案管理人員的崗位奉獻(xiàn)和奮斗精神。