在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下會計檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

文/張 萍

‘互聯(lián)網(wǎng)+’環(huán)境下會計檔案管理面臨規(guī)范難、保存難、查找難、共享難等巨大挑戰(zhàn)，為適應(yīng)新形勢新變化，應(yīng)從‘四化’入手深化會計檔案改革工作：即日常管理標(biāo)準(zhǔn)化、存儲介質(zhì)融合化、人員素質(zhì)綜合化和保管環(huán)境智能化”

近年來，黨中央、國務(wù)院積極推動“互聯(lián)網(wǎng)+”行動和“大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新”，針對互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃興起，新修訂的《會計檔案管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可實現(xiàn)電子化管理，“互聯(lián)網(wǎng)+會計檔案”已成為深化會計檔案改革工作的新目標(biāo)。如何將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和會計檔案工作相結(jié)合，更好地服務(wù)于各行各業(yè)，是當(dāng)前會計檔案工作不斷探索的努力方向。

針對互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，我國會計工作跟隨著國際電子商務(wù)發(fā)展的步伐前進(jìn)，它不受時間和地域限制的特性更有利于我國走出國門與國際接軌。從現(xiàn)狀分析，會計檔案工作要適應(yīng)新形勢新變化，更好地服務(wù)于各行各業(yè)，筆者認(rèn)為，可以從以下“四化”入手。

1.日常管理標(biāo)準(zhǔn)化

根據(jù)“單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年”的新規(guī)定，可進(jìn)行會計檔案管理的部門有單位財務(wù)部門、單位行政檔案部門和委托具有檔案管理資質(zhì)的第三方等。在這種情況下，要實現(xiàn)會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全，電子會計檔案的日常維護(hù)和交接，顯得尤為重要。如何使工作的各個環(huán)節(jié)萬無一失，就應(yīng)該嚴(yán)格按照會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行。明確應(yīng)歸檔材料范圍，做好歸檔資料合理分類、編目索引和歸檔立卷，并妥善保管，認(rèn)真負(fù)責(zé)開展部門之間的交接工作，有序開展檔案使用等。

2.存儲介質(zhì)融合化

當(dāng)前，會計檔案工作已經(jīng)由“雙套歸檔”（指文件歸檔后，紙質(zhì)文件與掃描格式文件二者的共存）向“雙軌制”（紙質(zhì)檔案與電子檔案二者共存）管理模式轉(zhuǎn)型?；ヂ?lián)網(wǎng)+會計檔案工作前提是會計業(yè)務(wù)的產(chǎn)生，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異的發(fā)展前景，紙質(zhì)內(nèi)容會越來越少，電子內(nèi)容會越來越豐富，繼而會出現(xiàn)沒有辦法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)的副本資料，如公文電子郵件、網(wǎng)頁等，只能保存電子檔案，“無紙化”必然成為未來現(xiàn)實。此外，電子檔案使會計人員的工作效率和網(wǎng)絡(luò)共享資源能力大大提升，其優(yōu)勢無法比擬。所以，在互聯(lián)網(wǎng)+時代，+就是跨界，就是變革，就是開放，就要進(jìn)行重塑融合。

3.人員素質(zhì)綜合化

新修訂的《會計檔案辦法》第十一條中提到：“出納人員不能兼管會計檔案”，由此可以看出，非經(jīng)辦會計主要業(yè)務(wù)的其他人員是管理會計檔案資格的主體，這就對從事會計檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平提出了較高的能力要求，不論是專職還是兼職的會計檔案管理人員，提升管理人員綜合素質(zhì)至關(guān)重要。所以，首先，要從建設(shè)一支高素質(zhì)的會計檔案管理隊伍入手，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)；其次，在日常管理工作中，定期對會計檔案管理人員開展繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，完善他們已有的理論體系，為實踐操作提供關(guān)鍵性的理論依據(jù)；最后，根據(jù)新時期新要求，會計檔案管理人員也必須具備較高的政治素養(yǎng)，正確樹立財務(wù)管理意識、檔案管理意識和安全意識，更好地投身到檔案管理工作中，為單位的會計管理工作提供有力保障。

4.保管環(huán)境智能化

會計檔案是檢查企事業(yè)單位過去經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)，也是國家檔案的重要組成部分。如何更好地開展檔案館（室）場所建設(shè)的目標(biāo)要求，更科學(xué)、高效地做好檔案室日常維護(hù)和管理工作，落實防護(hù)措施，辦公設(shè)備就要充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”智能化的管理系統(tǒng)，其中涉及智能密集架、恒溫恒濕設(shè)備、定位傳感器、空氣凈化消毒設(shè)備、紅外防盜設(shè)備、智能燈光照明設(shè)備、視頻監(jiān)控設(shè)備等集中一體化管理，各功能設(shè)備獨(dú)立運(yùn)行的同時，根據(jù)設(shè)定邏輯和特定要求聯(lián)動運(yùn)行，實現(xiàn)檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調(diào)節(jié)、檔案庫房空氣質(zhì)量的采集及凈化，有效地保證檔案的系統(tǒng)數(shù)據(jù)相互共享、既獨(dú)立運(yùn)行又互相協(xié)作聯(lián)動運(yùn)行讓檔案庫房環(huán)境更舒適、檔案存放更安全。