做好市政工程檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

文/王 梅

市政工程在建設(shè)全周期內(nèi)會(huì)產(chǎn)生勘測(cè)設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、工程施工等多方面文件資料，會(huì)涉及土建、安裝、電力等多專業(yè)。不僅有文字檔案類的紙質(zhì)載體，還有3D模型、樣品等實(shí)物載體，近年還多了聲音、影像類的多媒體載體。從實(shí)際情況來看，市政工程檔案管理工作存在諸多亟待解決的問題。

眾所周知，市政工程是城市建設(shè)的基礎(chǔ)部分，并且是極為重要的組成部分。通常，市政工程檔案在施工活動(dòng)開始之前，就已經(jīng)開始產(chǎn)生并且持續(xù)累積?？梢哉f，市政工程檔案是工程建設(shè)全過程的最原始、最真實(shí)的記錄，是進(jìn)行維修、改擴(kuò)建的依據(jù)。但從實(shí)際情況來看，大多數(shù)市政工程檔案管理工作仍存在諸多亟待解決的問題。

一、市政工程檔案特點(diǎn)

市政工程檔案的專業(yè)性、綜合性是其他檔案管理所不具備的。

形成時(shí)間長(zhǎng)、數(shù)量多。建設(shè)一個(gè)市政工程項(xiàng)目，從調(diào)研與評(píng)估起，包括決策與立項(xiàng)、勘測(cè)與設(shè)計(jì)、施工與竣工等環(huán)節(jié)，直到試運(yùn)行為止，時(shí)間跨度少則一年，多則3年5年。在此期間，所有能夠反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件數(shù)量之多，也非一般類目檔案可比。

涉及單位多、種類全。一項(xiàng)市政工程的檔案絕不僅僅是設(shè)計(jì)單位、施工單位或驗(yàn)收部門一家的材料。自立項(xiàng)起，審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像都能夠用于指導(dǎo)城市建設(shè)與維護(hù)，都可有效預(yù)防、減少和解決城市運(yùn)行過程中的問題，都應(yīng)該歸檔以備利用。在此過程中的任一參建單位疏忽，未能及時(shí)歸檔全部資料，就會(huì)影響市政檔案材料的完整性。

檔案門類多、載體雜。市政工程在建設(shè)全周期內(nèi)會(huì)產(chǎn)生勘測(cè)設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、工程施工等多方面文件資料，會(huì)涉及土建、安裝、電力等多專業(yè)。不僅有文字檔案類的紙質(zhì)載體，還有3D模型、樣品等實(shí)物載體，近年還多了聲音、影像類的多媒體載體。

二、影響市政工程檔案管理現(xiàn)實(shí)問題

1.檔案管理意識(shí)淡薄，歸檔檔案質(zhì)量差。為盡快完成項(xiàng)目，建設(shè)市政工程的相關(guān)單位，尤其是這些單位的領(lǐng)導(dǎo)，往往更注重工程建設(shè)的推進(jìn)速度，不重視對(duì)施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況全部進(jìn)行核實(shí)、審查或會(huì)審，只是等到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，草草收集一些資料，只是出于應(yīng)付歸檔需要才對(duì)文件進(jìn)行整理、組卷、排列、編目和裝訂，這就會(huì)造成資料成套性差，準(zhǔn)確性、完整性不夠。

2.偏重傳統(tǒng)檔案管理方式，忽視信息化需求。信息化建設(shè)是當(dāng)前和今后市政工程檔案管理不可缺少的重要部分。但目前的實(shí)際情況是，參建單位對(duì)相關(guān)資料歸檔時(shí)，只以紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案為主，對(duì)電子文件歸檔的必要性認(rèn)識(shí)不夠，沒有收集和保存電子文件。

3.檔案利用意識(shí)差，檔案利用率低。通常，歸檔的市政工程資料只是存放在檔案室，有關(guān)部門在遇到問題時(shí)，根本想不到可以利用檔案來解決。而檔案部門也不重視對(duì)這部分檔案的開發(fā)利用和數(shù)字化，不能通過對(duì)項(xiàng)目檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)資源開發(fā)與共享。

三、市政工程檔案管理問題的解決思路

1.全員加強(qiáng)檔案意識(shí)。多方式、多角度加大市政檔案管理作用的宣傳，從而引起領(lǐng)導(dǎo)、管理人員和檔案員的重視。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，管理人員重視并納入工作職責(zé)之內(nèi)，檔案員重視并保質(zhì)保量完成工作要求，才能確保市政工程檔案的質(zhì)量。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理。必須在市政工程建設(shè)初期制定檔案管理辦法，建立檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，完善檔案管理部門及檔案人員工作職責(zé)制度，明確職責(zé)范圍、歸檔內(nèi)容、移交流程等關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。

3.確保同步推進(jìn)，確保檔案質(zhì)量?？朔姓こ瘫旧淼膹?fù)雜性，詳細(xì)記錄并收集市政工程建設(shè)全過程中的相關(guān)資料，注意資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。必要時(shí)可提前介入工作，并保證檔案管理與工程建設(shè)進(jìn)度同步，使檔案管理工作滲透于市政工程建設(shè)的各個(gè)階段、各個(gè)環(huán)節(jié)。

4.選強(qiáng)配齊檔案人員。市政工程建設(shè)全過程中，檔案員應(yīng)積極參加工程建設(shè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，也要了解工程建設(shè)程序和專業(yè)知識(shí)，主動(dòng)收集、整理、更新建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中所形成的各類資料，確保檔案資料的有效性、完整性、權(quán)威性，使市政工程檔案管理工作規(guī)范、有序、優(yōu)質(zhì)地完成。