檔案管理軟件運(yùn)用中存在的問題及對(duì)策

文/周 靜

檔案管理軟件的產(chǎn)生與發(fā)展，不但使檔案管理工作更加便捷、高效、準(zhǔn)確地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展與生產(chǎn)經(jīng)營，并且推動(dòng)了檔案工作從收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)各個(gè)環(huán)節(jié)的改革，其利用效率的提高給整個(gè)檔案工作帶來了前所未有的變革。檔案管理軟件的運(yùn)用使檔案管理手段邁上了新的臺(tái)階，但也面臨新技術(shù)加速發(fā)展、軟件服務(wù)質(zhì)量參差不齊的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

筆者所在單位于2004年開始使用檔案管理軟件，該軟件為C/S客戶端模式，隨著OA系統(tǒng)在集團(tuán)公司的推廣使用，該軟件在2010年進(jìn)行了一次產(chǎn)品升級(jí)，升級(jí)后軟件采用C/S和B/S混合架構(gòu)，其中提供網(wǎng)上用戶利用的部分采用B/S方式實(shí)現(xiàn)；檔案業(yè)務(wù)部分通過C/S方式實(shí)現(xiàn)，具有更強(qiáng)的安全性和使用方便靈活性，可以提供更強(qiáng)大的對(duì)數(shù)據(jù)庫操作功能，主要針對(duì)檔案管理人員，同時(shí)檔案管理與查詢利用分權(quán)限加以控制利用。檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)與集團(tuán)公司OA辦公系統(tǒng)的無縫連接，實(shí)現(xiàn)辦結(jié)公文即時(shí)歸檔。

目前，集團(tuán)公司檔案管理軟件分為五個(gè)模塊：文件管理、收集整編、檔案管理、開發(fā)利用、系統(tǒng)維護(hù)。文件管理、收集整編模塊主要是兼職檔案人員使用，檔案管理及開發(fā)利用為檔案管理員使用，系統(tǒng)維護(hù)是系統(tǒng)管理員使用。由于該軟件升級(jí)后與win10系統(tǒng)不兼容等現(xiàn)象導(dǎo)致該軟件一直無法在全員中推廣普及，原有的檔案管理軟件已不能滿足集團(tuán)公司檔案信息化發(fā)展需要，嚴(yán)重制約檔案信息化發(fā)展，由于集團(tuán)公司信息化的發(fā)展速度加快，企業(yè)內(nèi)、外部環(huán)境急劇變化，企業(yè)檔案信息化管理工作出現(xiàn)一些新的發(fā)展趨勢(shì)，大集中、集約化管理模式，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)在檔案管理工作的應(yīng)用也成為未來檔案信息化發(fā)展的方向。因此，如何在新形勢(shì)下提高集團(tuán)公司檔案信息化工作是我們需要思考的問題。

一、檔案管理軟件在使用過程中存在的問題

1.使用范圍局限

集團(tuán)公司屬于國有大型施工企業(yè)，下設(shè)20多個(gè)子分公司，檔案管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”模式。各子分公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)本單位的各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。集團(tuán)公司本部于2004年使用檔案管理軟件，子分公司只有兩家單位購買檔案管理軟件，目前升級(jí)在使用的也只有一家公司。由于檔案管理軟件在使用過程中出現(xiàn)了與操作系統(tǒng)不兼容，功能不全，售后服務(wù)跟不上，長時(shí)間不能升級(jí)等一系列問題，導(dǎo)致子分公司檔案部門抵觸軟件使用，使整個(gè)集團(tuán)公司檔案信息化推進(jìn)緩慢，各子分檔案信息化發(fā)展自成一體,逐漸形成信息孤島,無形中造成集團(tuán)公司檔案信息資源整合、共享的信息壁壘。

2.利用功能單一

檔案管理核心環(huán)節(jié)是“收”“管”“用”，檔案管理軟件作為檔案管理現(xiàn)代化工具同時(shí)也體現(xiàn)出這三個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)。集團(tuán)公司各子分公司遍布全國各地，檔案原件使用量非常大，自2010年升級(jí)后，檔案管理軟件存在客戶端安裝過程中不能與win10系統(tǒng)兼容的現(xiàn)象，在安裝與打補(bǔ)丁過程中經(jīng)常出現(xiàn)軟件安裝后不能正常使用，雖然集團(tuán)公司組織了大量人力、物力對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行培訓(xùn)，但由于軟件自身存在的一些問題導(dǎo)致該軟件一直不能有效地推廣使用。起初集團(tuán)公司檔案科采取讓利用者在B/S端直接查閱借閱檔案，但是又沒有配套的借閱審批流程支持，導(dǎo)致利用者反饋該軟件登陸復(fù)雜，查詢不方便，借閱檔案手續(xù)繁瑣等一系列問題。特別是由于子分公司分散在全國各地，在投招標(biāo)的時(shí)候需要由檔案部門提供大量的原件，而檔案軟件顯示借閱信息不通暢，不能夠通過軟件及時(shí)了解到檔案借出與歸還信息，給檔案利用工作帶來很大的不便，目前檔案借閱功能一直處于閑置狀態(tài)。

3.統(tǒng)計(jì)功能閑置

檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案管理軟件中最基本的功能應(yīng)該是要滿足統(tǒng)計(jì)要求，但是由于該軟件借閱管理系統(tǒng)一直處于閑置狀態(tài)，導(dǎo)致系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)，統(tǒng)計(jì)功能也處于閑置狀態(tài)。集團(tuán)公司屬于央企駐地方企業(yè)，每年會(huì)向上級(jí)主管單位填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)，特別是新版統(tǒng)計(jì)年報(bào)中加強(qiáng)了電子檔案管理類別，細(xì)化到電子檔案?jìng)€(gè)數(shù)及電子檔案大小，由于該軟件在統(tǒng)計(jì)年報(bào)這個(gè)模塊中無法統(tǒng)計(jì)出這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，需要系統(tǒng)管理員登陸到檔案服務(wù)器的根目錄文中來手動(dòng)統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，無形中增加了檔案工作量。

二、檔案管理軟件使用現(xiàn)狀

目前集團(tuán)公司的檔案管理軟件基本上只有檔案主管部門的工作人員在使用，沒有達(dá)到全員普及使用，檔案管理軟件文件管理、借閱管理、利用統(tǒng)計(jì)等模塊功能不能正常使用，基本處于閑置狀態(tài)。子分公司檔案信息化工作也比較滯后，特別是集團(tuán)公司近年投招標(biāo)項(xiàng)目屢創(chuàng)新高，檔案原件利用率在直線上升，原件經(jīng)常會(huì)被多個(gè)公司在同一時(shí)間不同地區(qū)使用，如何加強(qiáng)檔案利用工作，且能快速準(zhǔn)確地提供檔案借閱歸還信息是我們面臨的新問題。針對(duì)目前檔案管理軟件在檔案管理中使用的現(xiàn)狀，集團(tuán)公司開始了大量調(diào)研工作，先后去了國家電網(wǎng)、中國鐵建、中廣核等中央企業(yè)進(jìn)行檔案信息化調(diào)研，了解目前較為先進(jìn)的國家電網(wǎng)檔案信息化建設(shè)“大檔案”工作模式，通過整合公司各單位的檔案資源，建立統(tǒng)一的制度規(guī)范，依托先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍，最終形成推動(dòng)公司檔案工作有序開展的運(yùn)作機(jī)制。

三、檔案管理軟件存在問題的解決方法

集團(tuán)公司根據(jù)多方考察調(diào)研及試用后，擬更換使用國內(nèi)知名檔案廠商推出的檔案管理軟件，該軟件采用純BS架構(gòu)，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)結(jié)構(gòu)新開發(fā)的最新產(chǎn)品，并且通過UE優(yōu)化設(shè)計(jì)，符合用戶的使用習(xí)慣，集團(tuán)公司擬建立一套大集中、多全宗管理模式的電子檔案管理系統(tǒng)信息平臺(tái)，滿足檔案業(yè)務(wù)的“收”、“管”、“存”、“用”，實(shí)現(xiàn)用電子檔案管理系統(tǒng)服務(wù)于檔案業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，優(yōu)化檔案管理工作結(jié)構(gòu)，服務(wù)廣大檔案利用者，提高檔案利用效率。

1.實(shí)現(xiàn)子分公司檔案管理軟件全覆蓋

集團(tuán)公司統(tǒng)一組織建設(shè)覆蓋各子分公司、項(xiàng)目部集中部署統(tǒng)一檔案管理信息化平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)檔案集中存儲(chǔ)、綜合利用的檔案管理信息平臺(tái)。該平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)多全宗管理，覆蓋25個(gè)全宗單位，實(shí)現(xiàn)與辦公OA系統(tǒng)接口集成，實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)用戶同步、單點(diǎn)登陸，跨全宗借閱、移交功能，真正實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)公司檔案大集中管理，使集團(tuán)公司檔案信息化管理邁上一個(gè)新臺(tái)階。

2.實(shí)現(xiàn)檔案借閱信息同步

新型檔案管理軟件以知識(shí)服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，“以用戶為中心，以服務(wù)為指導(dǎo)理念”，根據(jù)用戶需求全面推進(jìn)檔案的借閱工作。其中，檔案推送功能突破了傳統(tǒng)檔案由被動(dòng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，通過檔案管理員把檔案信息直接推送給利用者的方式，在保障了檔案資源安全前提下，更及時(shí)有效地發(fā)揮了檔案信息資源的利用價(jià)值。以用戶為中心解決子分公司與集團(tuán)公司間跨全宗的檢索利用功能，實(shí)現(xiàn)檔案跨全宗、跨門類的借閱利用。檔案管理軟件與OA系統(tǒng)無縫集成，實(shí)現(xiàn)辦結(jié)公文實(shí)時(shí)自動(dòng)歸檔，與OA系統(tǒng)的審批流程集成，實(shí)現(xiàn)線上借閱申請(qǐng)、續(xù)借、逾期催還、逾期查詢、實(shí)時(shí)了解檔案借出、歸還、庫存信息，解決集團(tuán)公司、各子分公司、境外公司借閱檔案的狀態(tài)，使檔案借閱信息動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)更新，充分為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

3.實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)分析

支持對(duì)檔案在產(chǎn)生、管理、存儲(chǔ)、利用、鑒定、銷毀等生命周期中各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)分析，為提高各子分公司的檔案管理水平、挖掘檔案利用價(jià)值提供重要的參考信息。統(tǒng)計(jì)功能充分滿足檔案管理員了解檔案庫構(gòu)成情況，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分為按全宗統(tǒng)計(jì)和按檔案庫統(tǒng)計(jì)兩種基本方式。具體統(tǒng)計(jì)功能如下：

●檔案的歷史快照（項(xiàng)目、案卷、文件、電子文件）；

●歷年存量（項(xiàng)目、案卷、文件、電子文件）；

●歷年維護(hù)情況（增加、鑒定、銷毀）；

●歷年利用情況（瀏覽、下載、借閱、推送、賦權(quán)等）；

●歷年保管期限分布情況；

●提供餅圖、柱狀圖等形式的統(tǒng)計(jì)圖表；

強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)功能解決了日常檔案統(tǒng)計(jì)工作及檔案年報(bào)填報(bào)工作。

檔案管理軟件是集團(tuán)公司檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)必備的現(xiàn)代化管理工具，建立統(tǒng)一檔案信息化管理平臺(tái)逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲(chǔ)安全化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，是對(duì)集團(tuán)公司傳統(tǒng)檔案管理模式的一次革新。檔案工作者應(yīng)適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，努力掌握檔案管理軟件的使用方法，充分利用其功能，使集團(tuán)公司檔案工作不斷跨越和提高，為集團(tuán)公司經(jīng)營和管理提供有力的檔案信息服務(wù)支撐。