現(xiàn)代企業(yè)綜合管理工作實(shí)踐探討

（中國(guó)空空導(dǎo)彈研究院 河南洛陽(yáng) 471003）

現(xiàn)代企業(yè)中都設(shè)置有綜合管理崗位，崗位名稱因行業(yè)、單位規(guī)模、文化習(xí)慣傳承等不同而不同，但綜合管理崗位的共同點(diǎn)是一致的，都協(xié)調(diào)著企業(yè)內(nèi)外管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)，是平衡企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與企業(yè)之間，聯(lián)系各方工作的橋梁和紐帶，是現(xiàn)代企業(yè)的“中樞神經(jīng)”。綜合管理崗位工作由于任務(wù)來(lái)源多頭，牽扯面廣、時(shí)效性強(qiáng)而備受關(guān)注，綜合管理人員的工作效率直接影響企業(yè)的工作效率和外部形象。本文根據(jù)作者多年從事綜合管理的經(jīng)驗(yàn)，闡述綜合管理崗位對(duì)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的工作質(zhì)量促進(jìn)作用和工作效率改進(jìn)措施，希望本文的研究能為讀者提供有益參考。

一、明確企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，使工作人員責(zé)權(quán)分明

綜合管理工作涉及到企業(yè)內(nèi)外各個(gè)方面，因此必須明確崗位職責(zé)權(quán)限和任務(wù)目標(biāo)，才能突出綜合管理崗位的專業(yè)性、獨(dú)立性，又不失綜合性和服務(wù)性。

首先，綜合管理崗位要養(yǎng)成以崗位說(shuō)明書(shū)明確工作內(nèi)容和執(zhí)行工作的習(xí)慣，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況適當(dāng)調(diào)整下屬的工作任務(wù)和人事情況。對(duì)于臨時(shí)指派的工作任務(wù)，要在任務(wù)執(zhí)行前先經(jīng)過(guò)一番梳理，明確自身職權(quán)范圍，理順關(guān)系，提升工作的指向性。

其次，新的工作任務(wù)指令下發(fā)后，應(yīng)先接受執(zhí)行，及時(shí)匯報(bào)反饋結(jié)果。但也應(yīng)注意，如果這類職責(zé)之外的臨時(shí)性工作變成家常便飯，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，使領(lǐng)導(dǎo)明白此項(xiàng)工作已超載自己的職責(zé)權(quán)限，并向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)適于該臨時(shí)性工作的職責(zé)權(quán)限，以此避免因崗位職責(zé)不明而出現(xiàn)重疊、缺位、越俎代庖等問(wèn)題，影響到工作的質(zhì)量和效率。

二、根據(jù)工作任務(wù)要求，事先做好工作計(jì)劃管理

綜合管理工作看似繁雜瑣碎，但有一定的脈絡(luò)條理，應(yīng)認(rèn)真理清思路，從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度出發(fā)，根據(jù)企業(yè)中心工作統(tǒng)籌規(guī)劃，本著實(shí)事求是的原則制定具有可執(zhí)行性、工作指向明確的年度、月度和日計(jì)劃，以此保證各項(xiàng)工作能夠有條不紊地開(kāi)展。

1.制定年度計(jì)劃注意事項(xiàng)

在制定年度工作計(jì)劃時(shí)，首先要明確綜合管理崗在企業(yè)內(nèi)部的服務(wù)保障性質(zhì)，因此制定的年度計(jì)劃要充分考慮各部門(mén)的中心任務(wù)，避免年度計(jì)劃與服務(wù)的部門(mén)中心任務(wù)相沖突。因此在制定綜合管理崗年度工作計(jì)劃時(shí)，可從以下幾點(diǎn)梳理自身負(fù)責(zé)的工作：1、通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的通知公告，梳理個(gè)人崗位職責(zé)歷年來(lái)的工作節(jié)點(diǎn)，明確自己負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容；2、在此基礎(chǔ)上，制定個(gè)人《年度職工績(jī)效計(jì)劃表》，明確本年度工作方向和工作內(nèi)容；3、解構(gòu)每一項(xiàng)負(fù)責(zé)工作，將相近、相同的工作內(nèi)容進(jìn)行合并或重新組合；4、可利用年終的一段時(shí)間，如11～12月單獨(dú)空出時(shí)間處理企業(yè)內(nèi)外事物，諸如企業(yè)評(píng)比、檢查、總結(jié)等；5、像環(huán)境職業(yè)安全健康/保密/培訓(xùn)等工作程序復(fù)雜且用時(shí)長(zhǎng)的工作內(nèi)容，可專門(mén)制定此項(xiàng)工作的工作計(jì)劃，明確各工作人員的職權(quán)、工作成本支出、工作流程。對(duì)于企業(yè)制度改進(jìn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、流程等實(shí)施方案的制定，必須要向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)權(quán)限且得到書(shū)面授權(quán)方可實(shí)行以上方案；而日常性事物只需按規(guī)定通知要求或向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告即可。

2.月度計(jì)劃管理

月度計(jì)劃是對(duì)年度計(jì)劃分階段、按次序的實(shí)行，因此要根據(jù)年度計(jì)劃的要求制定計(jì)劃。同樣在計(jì)劃制定時(shí)要充分認(rèn)識(shí)綜合管理崗企業(yè)綜合協(xié)調(diào)、參謀督辦、計(jì)劃組織的服務(wù)保障屬性。因此綜合管理崗的工作人員不僅要在月度計(jì)劃中制定自己的工作，同時(shí)還應(yīng)把配合其他部門(mén)或人員的內(nèi)容也納入到月度計(jì)劃中。為了確保計(jì)劃完成情況符合預(yù)期，可在每月5日對(duì)當(dāng)月各項(xiàng)工作進(jìn)行安排，25以后對(duì)月度工作完成情況進(jìn)行總結(jié)和檢查。

具體方法，可參考以下幾點(diǎn)：1、將上月未完成的任務(wù)，順沿到當(dāng)月繼續(xù)完成；2、基于整體工作安排的前提，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，根據(jù)工作重點(diǎn)、需求、進(jìn)度和事態(tài)發(fā)展的不同，調(diào)整服務(wù)的內(nèi)容和方式、對(duì)當(dāng)月的計(jì)劃進(jìn)行增減和調(diào)整，做到“審大小而圖之，酌緩急而布之、連上下而通之，衡內(nèi)外而施之”。

3.制定工作日程表，控制好日常工作安排

要發(fā)揮綜合管理的整體功能，就應(yīng)該權(quán)衡大事小事、急事緩事，抓大事不放，抓急事先辦；溝通上下左右，做到上情下達(dá)，內(nèi)外有別。有必要在上班前或上班后利用一段時(shí)間梳理當(dāng)天待辦工作事項(xiàng)，按照主次、緊急程度列出各工作內(nèi)容，并大致劃定完成這些內(nèi)容的完成時(shí)間。上班前后兩個(gè)小時(shí)是人體力腦力處于最佳狀態(tài)的時(shí)間，可將重要、緊急的事情安排在此時(shí)間段完成。上午10點(diǎn)、16點(diǎn)這兩個(gè)時(shí)間段是人很難集中注意力，可將日常事務(wù)性工作、簡(jiǎn)單工作安排在此時(shí)間段，如取送材料、蓋章、發(fā)傳真等；還可利用此時(shí)間段對(duì)前期的工作進(jìn)行回顧、整理、歸類和總結(jié)。

對(duì)于方案制定、文案策劃等重要卻不緊急的工作，如：編寫(xiě)制度、改進(jìn)項(xiàng)目、工作總結(jié)、報(bào)告等。每天思考一個(gè)主題，并且將文案內(nèi)容各要點(diǎn)記錄下來(lái)，經(jīng)過(guò)總結(jié)和整理后，集中進(jìn)行編寫(xiě)。

三、推進(jìn)綜合管理工作規(guī)范化

綜合管理工作涉及到企業(yè)各部門(mén)、人為因素多，因而推進(jìn)規(guī)范化管理是搞好綜合管理工作的重要的基礎(chǔ)保障。

1.在開(kāi)展工作前，首先要明確工作的衡量的標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，管理制度是企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理的基礎(chǔ)，要避免企業(yè)因制度缺失而影響其發(fā)展。例如生產(chǎn)勞動(dòng)定額時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、單位管理文件等。

2.各項(xiàng)工作要按照制度的要求和流程嚴(yán)格執(zhí)行，若是制度觸及不到的工作內(nèi)容，并且在沒(méi)有工作標(biāo)準(zhǔn)的情況下，參考上級(jí)或其他企業(yè)對(duì)此項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)，并在采用參考標(biāo)準(zhǔn)前先請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。在工作中遇到的新管理項(xiàng)目，可借助互聯(lián)網(wǎng)、請(qǐng)教專家、自學(xué)等手段，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況有針對(duì)性地創(chuàng)新、學(xué)習(xí)和總結(jié)，以此提高新管理項(xiàng)目的工作質(zhì)量和效率。

3.將程序性的工作編成工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)工作的指導(dǎo)和經(jīng)驗(yàn)傳承。將反復(fù)使用的表格固化、將相同、相似的工作模塊化，也是提高管理效率的重要途徑。如作者所在的熱表分廠作為特殊工種的加工單位，由于加工方法較為獨(dú)特，所以確定工時(shí)定額存在困難，一直無(wú)正規(guī)的工時(shí)定額標(biāo)準(zhǔn)。在單位人力資源部組織下，作者結(jié)合各定額標(biāo)準(zhǔn)與本單位的實(shí)際加工情況，編制了《熱表分廠工時(shí)定額標(biāo)準(zhǔn)》，通過(guò)在運(yùn)行中的不斷地完善、改進(jìn)，實(shí)踐檢驗(yàn)反應(yīng)良好，得到了大家的一致好評(píng)。規(guī)范化管理可使綜合管理工作效率、工作質(zhì)量大幅提高。

四、加強(qiáng)創(chuàng)新，充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)

充分利用辦公自動(dòng)化的搜索引擎、信息共享、協(xié)同工作、流程化管理、表格化管理等先進(jìn)的信息處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高綜合管理的效率和質(zhì)量。

1.利用MES系統(tǒng)管理生產(chǎn)使管理者能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)把握加工變化，讓生產(chǎn)以及轉(zhuǎn)工環(huán)節(jié)變得透明。此外MES具有追溯根源的能力，可大大減少推諉扯皮的幾率，切實(shí)提高生產(chǎn)效率。

2.以單位推行AOS為契機(jī)，大力推進(jìn)AOS管理體系，明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程、制度、標(biāo)準(zhǔn)、績(jī)效指標(biāo)和方法論的一套制度化、規(guī)范化、程序化的管理體系，形成有效地可視化管理。建立分層例會(huì)管理制度、建立暢通的溝通途徑。

3.利用OA系統(tǒng)的日程安排對(duì)自己和別人需要同時(shí)完成的工作進(jìn)行安排和提醒。

4.利用通信系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)等加快信息傳遞和處理速度。

5.利用綜合辦公模塊實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、流程審批、簽批等行政事物的自動(dòng)化處理，促進(jìn)管理電子化、規(guī)范化。

6.利用標(biāo)準(zhǔn)化、文獻(xiàn)數(shù)字資源、最新公文、制度與流程、在線學(xué)習(xí)等進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，熟悉辦事程序，減少推諉扯皮的幾率。

7.利用PM、管理創(chuàng)新、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、常用信息等專欄專題進(jìn)行信息共享和協(xié)同處理。