高校系部辦公室的作用和發(fā)展趨勢

畢艷茹

[摘要]系部辦公室是基層管理系統(tǒng)的銜接環(huán)節(jié)，對高校教學管理具有協(xié)調(diào)、組織、調(diào)查、監(jiān)督、決策參謀等作用。隨著高校教育改革的深化及普及，系部辦公室難以避免的需要結(jié)合高校教育改革的發(fā)展趨勢而自改、優(yōu)化。文中重點探討高校系部辦公室在信息時代的發(fā)展趨勢及改革路徑，以此來反思系部辦公室改革中存在的問題。

[關鍵詞]高校系部；辦公室；信息化

系部辦公室是高校教學科研服務得以有效執(zhí)行的基層機構(gòu)及之一，其具有聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)、傳遞信息、溝通系領導和教研室等作用，屬于系統(tǒng)化的辦公機構(gòu)。作為高校一現(xiàn)對外窗口，系部辦公室在為各個部門提供服務和幫助的過程中需要與高校教學改革同步發(fā)展。近些年來二級管理制度在高校教改中的深入應用為系部辦公室工作提出了新的挑戰(zhàn)。也正因為如此，在當前形式下研究和探討高校系部辦公室的作用及發(fā)展趨勢，才更具有價值及實踐指導作用。

一、誘發(fā)系部辦公室工作整改的因素

（一）基于教學改革的壓力

高校內(nèi)部結(jié)構(gòu)關系伴隨高校教育改革的不斷發(fā)展和推進而日漸出現(xiàn)新的變化。如高校內(nèi)部部門分工更為細致，權(quán)責分配更為明晰等。與此同時，高校教育投資和辦學體制的調(diào)整和變化，如招生就業(yè)規(guī)模的日漸擴大和后勤社會化等，又進一步為高校系辦公室工作帶來了新的挑戰(zhàn)。以此為基礎，當前高校系辦公室需要強化與后勤不同部門之間的聯(lián)系與溝通，以保障現(xiàn)有各項規(guī)章制度的順利實施，比如為保障學生用餐秩序、食物營養(yǎng)和用餐衛(wèi)生等，系部辦公室需要強化與餐廳管理人員的溝通與交流，為強化宿舍管理，辦公室需要和宿舍管理人員協(xié)調(diào)學生的作息紀律與時間等。另一層面，系辦公室為提升教學管理成效，還需要加強與生生、師生之間的溝通，并協(xié)調(diào)生生、師生之間的關系。以上各項要求勢必為系部辦公室工作增加了新內(nèi)容，尤其是在招生規(guī)模日漸擴大的前提下，系辦公室的工作壓力日漸增大。

（二）基于高校擴招力度加大的挑戰(zhàn)

經(jīng)濟的高速發(fā)展及社會對人才需求的多樣化調(diào)整，進一步促進了高校的擴招及教學目標的轉(zhuǎn)移。在精英式教學向大眾式教學的方向轉(zhuǎn)化的過程中，地方經(jīng)濟發(fā)展要求下的地方高校在需要保障教育公平性的同時，還需要為促動地方經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展提供專業(yè)輔助。系辦公室作為高校教學科研服務的基層機構(gòu)，高校一線對外窗口，必須要承擔起以上各項權(quán)責變化所帶來的壓力和挑戰(zhàn)。需要注意的是，高校擴招力度日漸加大的前提下，一些比較具有統(tǒng)一性的問題，比如高校因大規(guī)模的擴招，而降低了招收門檻，相應的招收進來的學生有可能存在整體素質(zhì)偏低的問題。擬保障原有教學競爭實力，高校就需要調(diào)整授課方式，那么相應的系辦公室在協(xié)調(diào)生生、師生之間的關系，輔助高校大學生就業(yè)和提升學習成效等層面的工作要求勢必又被復雜化。

二、高校系部辦公室管理工作的整改方式及途徑

（一）以合作為基，協(xié)調(diào)人員比率明確崗位職責分配

以高校辦學規(guī)模、結(jié)構(gòu)、形式、層次變化特征和實際情況為先導，以科學化、系統(tǒng)化為改革方向，高校系辦公室需要在明確自身所存在的問題以及自選的工作整改要求等的前提下，逐步強化系辦公室人員團隊的協(xié)作觀念和整體意識，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，結(jié)合實際情況調(diào)整人員分工和工作側(cè)重點。由于高校系辦公室工作具有整體性、鮮明性、系統(tǒng)性的特征，每項工作和每個環(huán)節(jié)都對高校管理工作具有無可預估的影響。因此調(diào)整和優(yōu)化高校系辦公室的管理工作，并提升系辦公室工作效率就需要將所有工作人員的工作內(nèi)容，納入到統(tǒng)一性的工作體系里，另一方面，合理設置崗位及崗位要求，協(xié)調(diào)人員比例，明確工作職責，保障工作公平性，進而最大限度地激發(fā)工作人員積極性和創(chuàng)造性，降低工作強度不均、職責不明、互相推諉等問題出現(xiàn)的可能性。

由于我國高校系辦公室的工作人員數(shù)量較少，但是工作量較大，事情繁瑣，無邊界性的工作內(nèi)容較多，因此建議從提升系辦公室工作人員的團隊協(xié)作能力入手，增強工作人員團隊的協(xié)作意識和團隊精神，使之均具備互補能力，做到工作分工，但可以相互協(xié)助，以便保證工作人員可以協(xié)調(diào)互助的共同完成遺留工作，最大限度的提升工作整體執(zhí)行效果。

（二）培養(yǎng)主動意識，提升工作人員綜合素質(zhì)

基于高校系辦公室的特殊地位和作用，在以本系部科研工作和教學工作作為服務核心的前提下，為保障最大化滿足領導和學生的服務要求，高校系辦公室的工作人員必須具有積極主動的服務意識，能主動承擔起高校系辦公室任務。比如以積極主動的走訪學生課堂和宿舍，到教學一線調(diào)查，親自監(jiān)督各項政策、制度、決議的執(zhí)行，隨時總結(jié)工作進度和工作情況，以書面的方式呈送給領導，以便為領導提供具有及時性、真實性的決策依據(jù)。

瑣碎的院系工作要求高校系辦公室的工作人員必須果斷干練、辦事嚴謹。高校系辦公室的工作人員日常面對的服務人群大都為本院系的教師和學生，除常態(tài)工作之外，也有可能遇到突發(fā)事件。如何快速高效的應對和解決此類事件，勢必以高校系辦公室的工作人員工作素養(yǎng)、辦事風格、工作經(jīng)驗及創(chuàng)新意識等為前提。尤其是處理瑣碎數(shù)據(jù)信息的工作中，高校系辦公室的工作人員更需要保持認真嚴謹?shù)膽B(tài)度。比如在一些報表的制定中，高校系辦公室的工作人員必須為盡量降低錯誤出現(xiàn)的幾率而反復核查。再比如一些總結(jié)和報告的措辭用于，高校系辦公室的工作人員必須要反復思考，保持語言嚴謹性和恰當妥帖。

在日常工作中，高校系辦公室的工作人員需要主動考慮工作發(fā)展方向及學生和領導需求，認真觀察、勤動手、動嘴、動腦，努力為學生的實際需求提供多樣化解決方案及建議。比如節(jié)日前夕，高校系辦公室的工作人員需要為學生申請節(jié)日活動場地，考試前夕為學生申請安靜的學習環(huán)境，就業(yè)前夕聯(lián)合企業(yè)爭取合作，為學生設立校園招聘會，提升其就業(yè)機會等。諸如以上的工作內(nèi)容僅為高校系辦公室的工作人員瑣碎而復雜的日常事務的一小部分，但是以培養(yǎng)高校系辦公室的工作人員積極主動服務意識為先導，以提升高校系辦公室的工作人員工作效率為輔助，通過培訓等手段來提升高校系辦公室的工作人員綜合素質(zhì)，卻是高校系辦公室面對各方面當前挑戰(zhàn)的重要之選。endprint

（三）凸顯激勵引導作用，引導工作人員自我學習

提升高校系辦公室的工作人員工作服務意識、綜合素質(zhì)和專業(yè)工作能力的同時，還需要使用各類激勵政策來督促高校系辦公室的工作人員繼續(xù)學習，不斷完善自身能力。高校系辦公室的工作人員日常工作中難免需要與教師和學生打交道，尤其是需要協(xié)調(diào)生生、師生關系的要求下，更需要提升自身語言表達能力。因此，建議高校系辦公室為工作人員提供各類講座、培訓，使之了解并明確自身工作領域中最新的方法手段和工作方向。

除競爭上崗和績效考核可作為高校系辦公室的工作人員工作積極性提升和自主學習意識培養(yǎng)的輔助措施外，必要的精神獎勵和物質(zhì)獎勵也可按照高校系辦公室的工作人員團隊的建設和完善而階段性的提供。比如院系工作總結(jié)大會上的口頭表彰，為高校系辦公室的工作人員量身打造職業(yè)生涯發(fā)展計劃，為培養(yǎng)高校系辦公室的工作人員信息技術的操作能力，而邀請計算機技術教師為高校系辦公室的工作人員普及計算機應用技術的應用方式及方法，為高校系辦公室信息軟件更新，提供操作方式的講解等。

高校系辦公室的工作人員的自學能力培養(yǎng)，同樣需要高校為之提供機會和獎勵。盡管與其他專業(yè)的教師相比，高校系辦公室的工作人員的工作更為瑣碎，但是從其工作專業(yè)性層面而言，依然是需要自我學習來提升自身專業(yè)技能的。比如需要提升自身的做報表、總結(jié)、報告的能力，需要提升自身語言表達能力和知識儲備量等。諸如此類的要求，均是需要高校系辦公室的工作人員自行翻閱書籍來學習和努力的。

三、二級管理要求下高校系部辦公室管理工作的發(fā)展趨向

（一）以教研特色模式構(gòu)建為導向的決策權(quán)力應用趨向

提升系部二級管理的成效和效率，可從強化系部教學的決策權(quán)力人手，但是具體操作過程中需要以為系部一級管理層提供更多教育權(quán)力為前提。下方西部教學權(quán)力，以便于二級管理系統(tǒng)中工作人員可充分發(fā)揮自身的主觀能動性。受到專業(yè)化技術要求和管理手段的影響，系部一層研究教學問題更有利于充分發(fā)揮系部的教學特色，對提升系部應有的教學成效具有良好的輔助作用。伴隨系部權(quán)力下方，以權(quán)力客體作為權(quán)力主體轉(zhuǎn)化基礎的系部自我優(yōu)化，有可能因此而提升自身的主觀能動性。然而對于權(quán)力客體而言，其慣性接受指令的思維需要通過強化其權(quán)力應用能力而進行優(yōu)化，只有有效提升系部管理能力，才能最大化發(fā)揮出二級管理優(yōu)勢。

（二）以系部教學管理質(zhì)量提升為導向的管理考核趨向

系部辦公室的工作內(nèi)容中包含輔助系部教學管理工作。后者的有效運作是前者得以生存和持續(xù)發(fā)展的客觀前提。強化系部教學管理監(jiān)控，可問權(quán)力下放到一級層面，并推行教學考核掛了制度，并強化對系部權(quán)力應用的監(jiān)控，這需要成為高校內(nèi)部管理體系改革的基本途徑，并以此來保障系部權(quán)力可有效應用。強化系部權(quán)力監(jiān)控可從三個層面入手，其一為強化系部行政監(jiān)管及財務審計，其二是強化系部教學監(jiān)管，并為教學成績的提升提供具有必要性的考核制度，在輔助教學效率提升的前提下，逐步推行考核方案。其三是著手系部管理信息的透明化、公開化處理，以便強化對系部一層權(quán)力的監(jiān)管及隨時觀察系部辦公室工作優(yōu)化改革的成果、進程是否符合其工作內(nèi)容調(diào)整、定崗定薪的籌劃。目前高校管理層在輔助系部管理的要求下需要從宏觀層面做好調(diào)控工作，比如綜合協(xié)調(diào)并整合不同系部的教學資源，最大化提升資源利用率，為管理優(yōu)秀的系部制定獎勵制度，結(jié)合實際情況調(diào)整并處理工作成績不明顯的系部架構(gòu)及工作，從根本上提升系部一層管理成效。

（三）以信息化建設為佐推動系部辦公室與教學管理的融合發(fā)展

推進系部辦公室的績效考核和人才培養(yǎng)策略是強化系部辦公室工作成效提升的首要環(huán)節(jié)。在信息化管理的要求下，以高校系部辦公室的可持續(xù)性發(fā)展戰(zhàn)略的執(zhí)行為先導，建議針對系部教學管理要求進行對應的人才培養(yǎng)，并以此作為高校系部二級管理工作得以實施的前提。

因此，建議高校定期培訓系部管理人員，提升其教學管理能力，提升整個工作團隊教學管理水平。在必要的獎懲機制的作用下，為能力突出的工作人員提供一定的獎勵，也可以考慮將工作能力強的優(yōu)秀教師吸納成為系部教學管理骨干團隊中的成員。在信息化建設的大背景下，系部辦公室的基礎建設與軟件配套升級可同步進行。加大信息化基礎設施建設力度，保障高校系部二級管理工作中系部辦公室可以繼續(xù)沿用現(xiàn)代化信息技術手段著手管理。繼而使高校系部辦公室與系部二級管理工作得以有效融合起來，并借助現(xiàn)代化信息技術手段來輔助兩者搭建信息化管理平臺，不僅可以有效監(jiān)管系部辦公室工作和高校系部管理工作成效及進程，還可以及時處理系部辦公室與系部管理融合過程中存在的各類問題。endprint