Excel函數(shù)在高校學籍電子注冊工作中的應用

姜一波

摘 要：教育部頒布實施的《高等學校學生學籍學歷電子注冊辦法》為高等學校招生行為監(jiān)督、學生管理、高等教育創(chuàng)新健康發(fā)展提供了保障，實現(xiàn)了對學生學籍學歷注冊工作的規(guī)范化、信息化管理，建立健全高等學校學生信息數(shù)據(jù)庫。如何在短時間內(nèi)將學生信息及時注冊且保證數(shù)據(jù)準確成為高校教務工作者的工作難點。文章主要對電子注冊工作中利用Excel函數(shù)進行信息處理，分析統(tǒng)計和數(shù)據(jù)提取等，減輕工作量的同時提高工作效率。

關鍵詞：電子注冊；函數(shù)；學籍學歷管理

教育部從2004年起對新生錄取名單進行核對到2007年頒發(fā)《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》，2014年發(fā)布《高等學校學生學籍學歷電子注冊辦法》，通過不斷探索和完善使得對高校電子注冊工作得到了全方位的規(guī)范化、信息化管理。電子注冊主要包括新生的學籍注冊、在校生的學年注冊以及畢業(yè)生學歷電子注冊3塊內(nèi)容[1]。

Excel是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分，可以進行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析和輔助決策操作，廣泛地應用于管理、統(tǒng)計財經(jīng)、金融等眾多領域。Excel也成為高校教務管理工作人員常用的軟件之一，在日常工作中教務管理人員會利用Excel進行各類報表的統(tǒng)計分析，利用自帶的函數(shù)提取信息等。筆者認為通過利用Excel可以高效準確完成電子注冊工作。

1 常用函數(shù)簡介

Excel是辦公室自動化中非常重要的一款軟件，Excel函數(shù)是Excel軟件中的內(nèi)置函數(shù)。Excel函數(shù)共包含11類，分別是數(shù)據(jù)庫函數(shù)、日期與時間函數(shù)、工程函數(shù)、財務函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、數(shù)學和三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、文本函數(shù)以及用戶自定義函數(shù)。本文主要通過IF和VLOOKUP兩個函數(shù)的使用進行說明。

1.1 IF函數(shù)

（1）主要功能：通過指定的條件來判斷其“真”“假”，根據(jù)邏輯計算的真假值，從而返回相應的內(nèi)容?？梢允褂煤瘮?shù)IF對數(shù)值和公式進行條件檢測。

（2）語法結構：IF（logical_test， value_if_true， value_if_false）。其中l(wèi)ogical_test表示計算結果為TRUE或FALSE的任意值或表達式；value_if_true logical_test為TRUE時返回的值；value_if_false logical_test為FALSE時返回的值。

1.2 VLOOKUP函數(shù)

（1）主要功能：按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對應的值。

（2）語法結構：VLOOKUP（lookup_value， table_array， col_index_num， range_lookup），其中l(wèi)ookup_value為需要在數(shù)據(jù)表第一列中進行查找的數(shù)值；table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的單元格范圍；col_index_num為table_array中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)列序號；range_lookup為邏輯值，為FALSE或0；若為精確匹配，則為TRUE或1，函數(shù)VLOOKUP將查找近似匹配值[2]。

2 Excel函數(shù)在高校電子注冊工作中的舉例應用

2.1 通過VLOOKUP函數(shù)提取學生學號、院系等信息進行學籍電子注冊

每年各省招生部門在完成新生錄取工作后，將錄取的全部新生數(shù)據(jù)上報教育部，由教育部通過中國高等教育學生信息網(wǎng)（簡稱“學信網(wǎng)”）公布各高校新生錄取名單，并規(guī)定高校在指定時間內(nèi)完成學籍電子注冊工作。注冊流程主要為下載“學信網(wǎng)”新生錄取數(shù)據(jù)并作為基準數(shù)據(jù)使用，9月份新生完成報到后，教務處進行新生的信息采集，其中包括學號、姓名、性別、出生年月、身份證號、院系、專業(yè)等信息，通過采集的數(shù)據(jù)與新生錄取數(shù)據(jù)進行關聯(lián)補充學籍電子注冊庫中的字段信息完成注冊。具體操作如下。

（1）對各二級學院上報的信息進行匯總合并生成完整的報到學生基本信息庫，包括字段信息ksh（考生號）、xh（學號）、xm（姓名）、xb（性別）、csrq（出生日期）、sfzh（身份證號）、zzmm（政治面貌）、mz（民族）、zymc（專業(yè)名稱）、yx（院系）等。

（2）通過“學信網(wǎng)”下載新生錄取數(shù)據(jù)，其中包括ksh（考生號）、xh（學號）、xm（姓名）、xb（性別）、csrq（出生日期）、sfzh（身份證號）、zzmm（政治面貌）、mz（民族）、yxdm（院校代碼）、yxmc（院校名稱）、zydm（專業(yè)代碼）、zymc（專業(yè)名稱）、cc（層次）、xz（學制）等字段信息。

（3）下載學籍電子注冊庫，其中包括ksh（考生號）、xh（學號）、xm（姓名）、xb（性別）、csrq（出生日期）、sfzh（身份證號）、zzmm（政治面貌）、mz（民族）、zydm（專業(yè)代碼）、zymc（專業(yè)名稱）、xhs（院系）、bh（班號）等字段信息。

可以利用Excel中的VLOOKUP函數(shù)快速解決上述問題。

如圖1—2所示，需要在錄取數(shù)據(jù)庫中提取報到入學學生的學號、院系、班級信息。在錄取數(shù)據(jù)庫中添加xh，xsh，bh 3列，將報到入學學生的信息復制到Sheet2表中并重命名為“錄取數(shù)據(jù)”，以考生號為唯一檢索條件進行查詢，在錄取數(shù)據(jù)庫表中xh字段首行單元格中插入VLOOKUP函數(shù)，編輯公式為：=VLOOKUP（A2，報到學生基本信息庫！$A$2：$H$1354，2，0），如圖3所示。利用自動填充完成所有數(shù)據(jù)的提取，用同樣的方法完成院系和班級信息的提取，“#N/A”為未報到學生，可以通過自動篩選功能將其全選刪除。將表格轉換為DBF格式并導入到注冊庫中上傳至“學信網(wǎng)”即完成新生學籍電子注冊工作。

2.2 利用IF函數(shù)進行數(shù)據(jù)比對

對于二級學院上報數(shù)據(jù)正確與否可以通過IF函數(shù)進行判斷。

具體操作為：在“報到學生基本信息庫”中同樣利用VLOOKUP函數(shù)來提取錄取庫中學生的信息，比如身份證號。在“報到學生基本信息庫”表中添加“數(shù)據(jù)提取”“比對”兩個字段。在單元格中插入IF函數(shù)，編輯公式為：=IF（C2=I2，“同”，“不同”），如圖4所示，以此類推可以比對其他信息。endprint

3 結語

完善的電子注冊制度可以有效保障國家學歷制度的嚴肅性，方便學校、畢業(yè)生以及用人單位網(wǎng)上查詢和驗證。電子注冊工作如果靠人工篩選、比對不僅花費時間長而且不能保證數(shù)據(jù)的準確性，利用Excel函數(shù)可以做到復雜工作簡單化，提高工作效率。Excel函數(shù)較多，人們在日常工作中可以有針對性地使用各種函數(shù)，能方便快捷地獲取所需數(shù)據(jù)，減少人為因素的誤差，達到事半功倍的效果。

[參考文獻]

[1]中華人民共和國教育部.高等學校學生學籍學歷電子注冊辦法[Z].教學〔2014〕11號，2014.

[2]牟雨婷.電子表格函數(shù)在高校學籍管理中的應用研究[J].中國教育信息化，2015（17）：50-52.

Abstract：College Student Electronic Registration Method， promulgated and implemented by the Ministry of Education， which provides guarantee for enrollment behavior supervision of colleges and universities， student management and the healthy development of higher education innovation， and realizes the standardization and information management of student academic information， establishes and improves student information database in colleges and universities. How to quickly register student information in a short period of time and ensure the accuracy of data is a difficult task for university faculty. This article mainly uses Excel function to carry out information processing， analysis and statistics and data extraction in electronic registratio， so as to reduce workload and improve work efficiency.

Key words：electronic registration； function； management of student academic informationendprint