印刷設(shè)備企業(yè)存貨管理的門道

趙艷豐

在我國印刷機(jī)械行業(yè)的公司報(bào)表中，存貨占有相當(dāng)大的比重（大概占流動(dòng)資產(chǎn)的50%以上），對于以生產(chǎn)制造為主營業(yè)務(wù)的印刷設(shè)備企業(yè)來說，存貨的重要性毋庸置疑。儲(chǔ)備一定量的存貨能使生產(chǎn)得到正常有序的進(jìn)行，能為企業(yè)的銷售提供較大的機(jī)動(dòng)靈活性。但是過量的存貨又會(huì)在流動(dòng)資金中占用比重大，增加企業(yè)的生產(chǎn)成本和管理費(fèi)用，降低利潤率，制約企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。本文以H公司為案例，來談?wù)動(dòng)∷⒃O(shè)備企業(yè)存貨管理的門道，指出其中的問題并提出改進(jìn)方案，希望給業(yè)內(nèi)人士帶來啟示。

存貨管理的問題匯總

1.存貨采購環(huán)節(jié)的問題

H印刷設(shè)備有限公司是一家專注于全自動(dòng)絲印機(jī)研發(fā)生產(chǎn)的民營企業(yè)，雖然成立時(shí)間并不長，但是憑借良好的廣告效應(yīng)，在業(yè)內(nèi)已經(jīng)小有名氣。H公司與供應(yīng)商的采購多以短期合作為主，在國內(nèi)還沒有形成穩(wěn)定的供應(yīng)商，也沒有建立一個(gè)完善的資料庫對供應(yīng)商的企業(yè)規(guī)模、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、客戶群、業(yè)績評價(jià)、生產(chǎn)能力、業(yè)務(wù)水平、質(zhì)量系統(tǒng)等信息進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，缺乏對同類型的供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)劣對比，所以難以選出最適合維持長期合作的供應(yīng)商。

另外，H公司在挑選合作供應(yīng)商時(shí)，更注重他們上報(bào)的最終價(jià)格，如果供應(yīng)商愿意接受較低的訂購價(jià)或者許諾提供相應(yīng)的價(jià)格折扣，那么公司與之簽訂供貨合同的可能性將大大提高。H公司管理層往往忽視對供應(yīng)商的業(yè)績評價(jià)，忽視其業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)是否完善、生產(chǎn)能力是否與之銷售目標(biāo)相協(xié)調(diào)，忽視供應(yīng)商的質(zhì)量、售后服務(wù)系統(tǒng)是否齊全。而正是因?yàn)檫@些因素通通欠考慮，H公司就經(jīng)常會(huì)碰到供應(yīng)商交付的產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量不合格，或交付時(shí)間存在滯后性等問題，這會(huì)大大制約企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營，造成重復(fù)采購，增加存貨成本。

2.存貨入庫環(huán)節(jié)的問題

①存貨的復(fù)核工作不到位

在H公司的物料采購、驗(yàn)收入庫的工作過程中，有極大可能出現(xiàn)訂單上和購貨發(fā)票上的存貨單價(jià)不一致的情況。在此環(huán)節(jié)中，倉儲(chǔ)員理應(yīng)核對存貨采購的單價(jià)、數(shù)量、金額與發(fā)票上記載是否一致，但實(shí)際操作中，倉儲(chǔ)員往往忘記核對存貨單價(jià)是否與發(fā)票上的一致。若訂單單價(jià)的輸入有誤并未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致發(fā)票結(jié)算不及時(shí)，則會(huì)形成暫估價(jià)，暫估價(jià)占比越大就會(huì)導(dǎo)致后期的變更數(shù)量越多、金額越大。這種復(fù)核工作的不到位，極大增加了相關(guān)部門的工作量。

另一方面，H公司的產(chǎn)品投訴率偏高，2017上半年就高達(dá)10起，較高的產(chǎn)品投訴率揭示了存貨質(zhì)檢復(fù)核工作的不到位。質(zhì)量糾紛案的不斷發(fā)生，讓H公司的管理層傷透腦筋，比如客戶投訴新購得的絲印機(jī)設(shè)備在正常運(yùn)行中存在異響的情況，經(jīng)多次咨詢后，問題卻仍未得到解決，這給企業(yè)帶來了嚴(yán)重的信譽(yù)危機(jī)。隨著大批潛在客戶的損失，將不利于企業(yè)存貨的銷售、降低存貨的周轉(zhuǎn)率。所以，是否注重產(chǎn)品的質(zhì)檢復(fù)核工作，關(guān)系著印刷設(shè)備企業(yè)的信譽(yù)。

②存貨入庫不及時(shí)

倉儲(chǔ)部在例行存貨盤點(diǎn)時(shí)，存在當(dāng)天有廢棄的物料在作業(yè)區(qū)卻未按期交付的情況，進(jìn)行詢問，工作人員解釋為等待第二天再收庫，如此就加大了盤點(diǎn)的工作量，增加了人工成本?？梢奌公司在入庫管理方面存在很大的漏洞，入庫管理的不及時(shí)毫無疑問會(huì)加大存貨的保管安全風(fēng)險(xiǎn)，加大存貨盤查的難度。

③存貨驗(yàn)收分工不明

在H公司內(nèi)部審計(jì)過程中，存在采購員與驗(yàn)收員包攬對方工作的情形，職責(zé)分工不明。在實(shí)際訪問中發(fā)現(xiàn)，因?yàn)轵?yàn)收員家庭住址距工廠較遠(yuǎn)，相當(dāng)一部分貨物是晚上到達(dá)，基于平時(shí)建立起的友好親密關(guān)系，驗(yàn)收員就會(huì)“拜托”采購員代為驗(yàn)收，采購物資經(jīng)采購員自己驗(yàn)收即可入庫。采購人員既參與采購又負(fù)責(zé)驗(yàn)收，未做到權(quán)責(zé)分離，極容易出現(xiàn)采購員以權(quán)謀私、質(zhì)量作假的風(fēng)險(xiǎn)。

3.存貨倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)的問題

H公司并沒有類似WMS之類的倉儲(chǔ)管理系統(tǒng)，倉庫的管理都是憑老員工的經(jīng)驗(yàn)，新員工需要3～6個(gè)月才能完全熟悉倉庫的存貨情況，所以整個(gè)倉庫的運(yùn)營效率特別低，經(jīng)常找不到生產(chǎn)材料和相關(guān)機(jī)械零件。

作為一家設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)，H公司儲(chǔ)貨倉庫多為普通通風(fēng)式倉庫，存貨擺放方式多為就地堆垛式。倉庫里有些材料是極易生銹的，尤其是在雨水豐富、濕度較高的春季、夏季，靠墻放置的物料和工量刃具都有一定的生銹跡象。所以在空氣濕度較大的季節(jié)特別需要注意存貨防潮，以防生銹。筆者實(shí)地考察還發(fā)現(xiàn)，有部分貨物的包裝紙盒易受潮、軟化，不能承力導(dǎo)致貨物倒塌的情況時(shí)有發(fā)生。與此同時(shí)，在公司生產(chǎn)的高峰階段，管理員基本要隔很久才會(huì)進(jìn)行盤點(diǎn)清查，這樣存貨自然不能得到很好的監(jiān)管，存在著產(chǎn)品性能和質(zhì)量方面的隱患。

另一方面，H公司的員工年流失率高達(dá)30%，每年有接近1/3的人員離職，這是令人不能接受的，在沒有倉儲(chǔ)信息系統(tǒng)的支持下，大量的新員工需要長達(dá)數(shù)月的時(shí)間進(jìn)行熟悉，且在熟悉的期間內(nèi)很多人因?yàn)闊o法適應(yīng)高壓的工作，往往又選擇離職，整體倉儲(chǔ)作業(yè)一直處于惡性循環(huán)中，致使存貨量居高不下。

4.存貨出庫環(huán)節(jié)的問題

①忽略市場風(fēng)險(xiǎn)

H公司常常由于忽略市場風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致銷售預(yù)測偏差，作出錯(cuò)誤地投資決策，導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)營受影響，存貨量也由于銷售預(yù)測的偏差而一直處于高位。印刷機(jī)械行業(yè)屬于比較成熟的行業(yè)，各大規(guī)模的生產(chǎn)企業(yè)不計(jì)其數(shù)，客戶的選擇對象很多，因而他們會(huì)對同類型產(chǎn)品比質(zhì)比價(jià)，以期花最少的錢得到最大的收益。因此，H公司必須敏銳地把控市場需求，作出精準(zhǔn)的需求預(yù)測，設(shè)計(jì)生產(chǎn)出符合客戶要求的產(chǎn)品，否則容易出現(xiàn)存貨囤積。

②缺乏對客戶資源的整合利用

隨著H公司規(guī)模的擴(kuò)大，客戶和供應(yīng)商也隨之增多，有來自國內(nèi)的，也有來自國外的，同一客戶還有可能是原材料的供應(yīng)商，這些情況都會(huì)導(dǎo)致客戶和供應(yīng)商的關(guān)系管理混亂。

H公司并未對客戶資料，比如客戶的消費(fèi)習(xí)慣、銷售市場、資本能力等進(jìn)行分類歸納，缺乏整合利用的意識(shí)。若不能對這些資源進(jìn)行有效管理，就很難設(shè)計(jì)出滿足客戶需求的產(chǎn)品，由于產(chǎn)品賣不動(dòng)而導(dǎo)致呆滯存貨的大量累積，勢必占用企業(yè)資源。endprint

存貨管理的改進(jìn)方案

1.存貨采購環(huán)節(jié)的改進(jìn)方案

合格供應(yīng)商的選擇是企業(yè)存貨管理的基礎(chǔ)，筆者建議H公司對收集的供應(yīng)商信息進(jìn)行全面整合，具體包括供貨的驗(yàn)收合格率、價(jià)格、生產(chǎn)能力和技術(shù)、信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、準(zhǔn)時(shí)交貨率等因素，以確定候選合格供應(yīng)商，并且運(yùn)用科學(xué)的指標(biāo)體系，評選出最優(yōu)供應(yīng)商（如表1）。

H公司應(yīng)與評級優(yōu)選出來的供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，簽訂長期供貨協(xié)議。這樣做不僅有利于采購的及時(shí)性，避免缺貨成本的產(chǎn)生，保證生產(chǎn)的正常有序進(jìn)行，而且便于協(xié)商議價(jià)，獲取更低的采購價(jià)格，降低存貨成本。

2.存貨入庫環(huán)節(jié)的改進(jìn)方案

①加強(qiáng)存貨入庫復(fù)核工作

對于的訂單存貨單價(jià)與結(jié)算發(fā)票不一致的問題，多是由于倉儲(chǔ)員的人為因素造成的，建議H公司加強(qiáng)對倉儲(chǔ)員的培訓(xùn)力度，并且加大監(jiān)督力度，強(qiáng)化倉儲(chǔ)員對訂單單價(jià)的關(guān)注度，并監(jiān)督其執(zhí)行，減少結(jié)算價(jià)格與暫估價(jià)相悖離事件的發(fā)生概率。

②監(jiān)督廢物料的及時(shí)入庫

對于廢物料滯留生產(chǎn)車間的問題，H公司應(yīng)加強(qiáng)對廢料的管理，要求廢料每日需按時(shí)上交，堅(jiān)決杜絕當(dāng)日廢料留待次日處理的情況發(fā)生，把責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)車間主任的頭上，并加入其月底績效考核中。管理部門也要采取加強(qiáng)巡視車間的辦法，隨時(shí)掌握生產(chǎn)車間滯留物料的情況。

③存貨管理制度的執(zhí)行

依靠高層管理者的監(jiān)督力度和管理態(tài)度，H公司若能執(zhí)行嚴(yán)格的權(quán)責(zé)分離，將會(huì)大大減少員工之間串通舞弊的機(jī)會(huì)。企業(yè)還應(yīng)建立獎(jiǎng)懲制度，以期減少人為因素造成的存貨毀損，鼓勵(lì)大家按章辦事。

3.存貨倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)的改進(jìn)方案

印刷設(shè)備企業(yè)若想經(jīng)營得好，引入信息化管理至關(guān)重要。H公司必須改善目前信息化水平低、作業(yè)效率低的現(xiàn)狀，引入WMS倉儲(chǔ)信息管理系統(tǒng)，使得企業(yè)存貨量得到良好控制。筆者建議H公司招聘專業(yè)具有豐富經(jīng)驗(yàn)的倉儲(chǔ)管理專才，聘用業(yè)內(nèi)專業(yè)的管理咨詢公司進(jìn)行調(diào)研、規(guī)劃、改造和指導(dǎo)，以盡早實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的倉儲(chǔ)管理模式，提升企業(yè)競爭力。

H公司的存貨擺放實(shí)行的是就地堆垛式。就地堆垛式的存儲(chǔ)方式有以下幾方面的缺陷：第一是堆放在下層的存貨易受到上層存貨的擠壓，導(dǎo)致外觀或質(zhì)量受損；第二是不利于存貨先進(jìn)先出法的實(shí)施，越先入庫的存貨往往被擺放在越里層，隨著存貨越儲(chǔ)越多，如果想把最里層的存貨移出，將面臨著很大的工作量。筆者建議采用重型貨架，能有效解決這些問題。

面對部分材料易生銹的現(xiàn)狀，建議H公司對材料進(jìn)行涂防水漆處理，保持倉庫通風(fēng)性，在倉庫擺放吸水防潮的干燥劑，盡量降低倉庫的潮濕度。企業(yè)的倉儲(chǔ)管理員也應(yīng)該提高職業(yè)素養(yǎng)，對存貨進(jìn)行定期抽檢查驗(yàn)，杜絕不良品投入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。

另一方面，為了減少員工離職，H公司需要全方位提升員工的歸屬感，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。企業(yè)應(yīng)每3個(gè)月進(jìn)行一次內(nèi)部知識(shí)培訓(xùn)，每半年組織一次外部培訓(xùn)，增進(jìn)員工之間的感情，提高員工的作業(yè)技能。還應(yīng)設(shè)立年度和季度員工獎(jiǎng)項(xiàng)，如新員工進(jìn)步獎(jiǎng)、最佳團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)、個(gè)人先進(jìn)獎(jiǎng)、優(yōu)秀主管獎(jiǎng)，每季度和年度末根據(jù)考評規(guī)則評選出各項(xiàng)獎(jiǎng)項(xiàng)，給予2000～5000元的獎(jiǎng)金。

H公司還應(yīng)每年根據(jù)內(nèi)部考核情況，對全年表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行內(nèi)部晉升，普通員工可晉升為資深員工，資深員工可晉升為主管，主管可晉升為副經(jīng)理等。這樣讓有能力有上進(jìn)心的員工得到發(fā)展，減少員工的流失。在決定招聘某一崗位時(shí)，首先考慮內(nèi)部員工的晉升，當(dāng)內(nèi)部員工無法達(dá)到任職要求時(shí)，才考慮外聘。

在高層經(jīng)理的KPI指標(biāo)考核內(nèi)，規(guī)定員工的流失率，讓管理者重視員工關(guān)系的管理，想辦法減少員工的流失，這樣管理者與員工間就有更多的溝通互動(dòng)，總結(jié)分析流失原因，找到恰當(dāng)?shù)慕鉀Q方案。員工流失的減少，必然會(huì)提升倉儲(chǔ)系統(tǒng)的作業(yè)效率，減少存貨的囤積。

4.存貨出庫環(huán)節(jié)的改進(jìn)方案

①加強(qiáng)市場分析

針對每年淡季和旺季的時(shí)間表，H公司應(yīng)及時(shí)調(diào)整物料采購計(jì)劃，在旺季里應(yīng)大批量訂貨以滿足生產(chǎn)需求，在其余的月份則安排小批量訂貨以免造成存貨過剩的風(fēng)險(xiǎn)。

H公司還需要建立與最終用戶的溝通渠道，定期收集和整理客戶的需求信息，對最終市場的需求狀況進(jìn)行分析和評價(jià)，同時(shí)積極了解同類型企業(yè)的市場狀況，以便進(jìn)一步修正客戶所提供的需求預(yù)測信息。

②重視定制銷售，開拓國際市場

在印刷機(jī)械行業(yè)產(chǎn)能過剩的大背景下，能最快最有效地降低企業(yè)存貨的手段就是積極響應(yīng)客戶需求。如果企業(yè)還是停留在舊時(shí)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)階段，不實(shí)行客戶定制，則注定會(huì)被市場淘汰。印刷設(shè)備企業(yè)若想提高市場占有率，其有效途徑在于采取區(qū)域銷售與分級分銷相結(jié)合的銷售模式。實(shí)際中，為了避免分銷商間的沖突，企業(yè)可以把分銷商的區(qū)域劃分、客戶來源、產(chǎn)品種類進(jìn)行明確化，采取區(qū)域經(jīng)理責(zé)任制，為客戶定制銷售打下基礎(chǔ)。

客戶定制銷售不但能提升銷售額，為存貨提供有效的銷售渠道，還能迅速反饋產(chǎn)品的使用情況及意見，有利于幫助企業(yè)緊隨客戶需求，花最短的時(shí)間，開發(fā)出更加適銷對路的產(chǎn)品，減少因產(chǎn)品設(shè)計(jì)不合理、過時(shí)落后而造成的存貨囤積量。

另外，印刷設(shè)備企業(yè)不應(yīng)只把眼光局限在國內(nèi)，畢竟銷售潛力有限，H公司應(yīng)把銷售目光擴(kuò)展到海外，積極地做出口外貿(mào)生意。企業(yè)應(yīng)加深與國際同行的交流合作，促進(jìn)國際上實(shí)力代理商的加盟，在重點(diǎn)市場尋找新的銷售熱點(diǎn)。在銷售模式方面，對于不發(fā)達(dá)國家，他們的銷售模式還不夠成熟，市場還沒能滿足形成代理制的條件，可以采取自銷模式。而對于發(fā)達(dá)國家來說，代理制已成為主流的銷售渠道，應(yīng)充分利用。總之，印刷設(shè)備企業(yè)若能全面有效地利用國際資源，把握國際銷售市場，將為減少存貨囤積帶來福音。endprint