商務(wù)日語函電寫作中的問題及對策探討

（樂山師范學(xué)院）

在商務(wù)工作方面較為常用的信函主要包括：詢問函、請求函、回復(fù)函、聯(lián)系函、商洽函以及告知函等等。在眾多的信函中所包括的主要元素是要做到精確、簡潔、禮貌、具體以及體諒等。然而，對于商務(wù)日語信函的寫作不僅僅要包含以上幾項要求以外，還要全面的注重日本這一國家的國情、以及其生活習(xí)慣與商業(yè)思維方式等等。因此，對有關(guān)于商務(wù)日語函電的寫作等方面也提出了更加嚴(yán)格、更加規(guī)范化的要求。本篇文章主要針對商務(wù)日語函電中所要運(yùn)用的詞匯、語句、語篇等眾多的語言表達(dá)方式，來分析并總結(jié)有關(guān)于商務(wù)日語函電文體的基本寫作特征。

一、商務(wù)日語函電的文體特征

(一)詞匯特征

對于商務(wù)日語函的寫作其文體的不同所運(yùn)用的詞語也存在一定的差異性，但其要運(yùn)用的詞語必須要能夠顯著的體現(xiàn)出文體所要表達(dá)的色彩。以下將主要從專業(yè)術(shù)語、鄭重語以及縮略語等方面展開敘述。

1.專業(yè)術(shù)語

商務(wù)日語函電的主要運(yùn)用場合為外貿(mào)實務(wù)活動中其所運(yùn)用的信函，主要是與外貿(mào)實務(wù)相結(jié)合的一種綜合性的文體。考慮到其運(yùn)用的場合，因此在這一寫作過程中所運(yùn)用的詞匯必須是與外貿(mào)實務(wù)緊密關(guān)聯(lián)的專業(yè)性的術(shù)語。且所運(yùn)用的這些專業(yè)術(shù)語在普通的信函中是不常見或者看不到的。例如：「荷為替手形」、「取り消し不能信用狀」等等在商務(wù)日語函電中就是常用的外貿(mào)專業(yè)性術(shù)語。因此，要想全面的掌握商務(wù)日語函電的寫作，首先要對其常用的專業(yè)術(shù)語所代表的意思有精確的理解。

2.縮略詞

在商務(wù)工作中運(yùn)用商務(wù)日語函電的主要對象為眾多的中日商務(wù)領(lǐng)域當(dāng)中的不同層次的專業(yè)性人士，這些人士深諳商務(wù)工作中效率至上、時間就是金錢。因此在展開具體的商務(wù)工作中為了提高商務(wù)工作效率，在展開商務(wù)日語函電的使用中，往往為了提升效率在使用專業(yè)術(shù)語上運(yùn)用縮略詞，因此，只有本專業(yè)的人士才能識別這些詞匯。

例如：「D/P」和「D/A」就分別是「支払時書類渡し手形」和「引受時書類渡し手形」的縮略形式。這些常用的縮略詞已被商務(wù)領(lǐng)域中的專業(yè)人士廣泛的接受并運(yùn)用，這些縮略詞的出現(xiàn)不僅使商務(wù)日語函電的寫作更加的規(guī)范，也極大的提升了商務(wù)工作效率。

3.鄭重語

所運(yùn)用的商務(wù)日語函電都是以書面的形式傳送于商務(wù)交易活動中具有較強(qiáng)影響力的專業(yè)人士之間。因此商務(wù)日語函電的書寫一定要講究禮貌、正式且謹(jǐn)慎。大部分的商務(wù)日語函電中鄭重語的廣泛應(yīng)用就顯著的表明了這一要求。例如：「早急に」（すぐ）、「誠に」（本當(dāng)に）、本日（今日）、少少（ちよつと）、拝見（読む）、この度（今度）等。括號中存在的詞語過于口語化，缺乏商務(wù)日語函電所要求的禮貌與鄭重性，因此在商務(wù)日語函電的寫作中不可運(yùn)用。

(二)語句特征

1.復(fù)合句的出現(xiàn)率高

在商務(wù)日語函電中其結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜且所運(yùn)用的復(fù)合句較多，這些復(fù)合句的應(yīng)用不僅可使收件方明確事情的先后順序，還可使整個電函的行文更加的縝密，使行文更加具有邏輯性，從而使其更加的正式。

例如：4月9日付けのオフアーシートを拝読し、早速ユーザーと検討しましたが、この値段が広州の同類製品より10%以上も高いので、當(dāng)方としてはどうしても受け入れられません。

因為在商務(wù)日語函電的書寫中運(yùn)用復(fù)合句可使行文更加的周密，因此被廣泛的運(yùn)用。然而，這并不意味著商務(wù)日語函電對于使用結(jié)構(gòu)簡單、簡潔明快的簡單句的排斥。事實上，商務(wù)日語函電的寫作主要是以復(fù)合句為主，以簡單句為輔展開寫作的一種較為特殊的文體。

2.省略句的使用

在商務(wù)日語函電寫作中，省略句可以說是一種具有顯著文體功能的句子類型。因為省略句的整體句式結(jié)構(gòu)較為緊密，所表現(xiàn)的意思較為突出，能強(qiáng)烈的表現(xiàn)出言簡意賅的效果。對于此類型函電的寫作，使用人為商務(wù)人士，其往往更加講究工作效率，因此，在寫作中往往會通過這一形式來吸引對方的關(guān)注，并引導(dǎo)其繼續(xù)下去。從這一點來說，商務(wù)日語函電與普通的信函存在著一定的差異。商務(wù)日語函電中包含著“件名”也就是函電的標(biāo)題，他直接決定著能否吸引對方的注意力。大部分的“件名”基本都為省略句的結(jié)構(gòu)，運(yùn)用的主要目的就是為了突出函電所包含的內(nèi)容，進(jìn)而吸引交易方的注意。因此，在大部分的商務(wù)日語函電中常常會看到此類型的“件名”：船積み通知 新製品ご紹介の件○○協(xié)定書について。

3.陳述句和祈使句的使用率高

不同的句式結(jié)構(gòu)有著不同的功能特點，基本的句式結(jié)構(gòu)可分為疑問句、省略句、感嘆句、陳述句、祈使句等等。在商務(wù)日語函電寫作的過程中選擇的句式結(jié)構(gòu)因文體的不同也會有所側(cè)重。因為大部分的商務(wù)日語函電的寫作目的都是為了陳述某一存在的事實與具體情況，以及對事件的個人看法，因此，在商務(wù)日語函電中基本上運(yùn)用最多的句型為陳述句。此外，商務(wù)日語函電大部分除了陳述一件事實以外還會提出請求或者要求，因此表示請求的祈使句的句型使用的頻率也相對較高。因為如果想要表示請求或者要求放入意愿，如果運(yùn)用陳述句往往會顯得沒有禮貌或者表述生硬且沒有足夠的說服力。在這種情況下選用祈使句往往會增強(qiáng)說服力且表示出委婉與客氣。例如：各條項をご確認(rèn)の上、署名捺印して中の一部をEMSでご返送お願います。なお、この度の商品は季節(jié)物ですので、早急にお手配の上、契約書に決められた品質(zhì)のものを、10月15日までに積み出されるようお願いします。

4.敬語語句使用較多

以上所提到的商務(wù)日語函電的形式基本上都是書面的形式，且是傳送于交易雙方之間極具影響力的專業(yè)人士之間的。因此，不僅僅要注重所選用的句式結(jié)構(gòu)與用詞，還要更加的注重語句的使用。例：皆様には、弊社へのご用命（注文）をいただければ幸いに存じます。何かお問い合わせがございましたら、いつでも弊社にご連絡(luò)くださいますようお願い申し上げます。

在商務(wù)日語函電中運(yùn)用敬語能夠很好的體現(xiàn)出寫信人對于收信人所要表達(dá)的敬意，有利于促進(jìn)交易雙方之間的良好的合作關(guān)系，為其展開交易營造良好友善的氛圍，為其商務(wù)活動的順利展開奠定堅實的基礎(chǔ)，這一點也是適合商務(wù)日語函電的寫作以及使用的目的。

（三）語篇特征

商務(wù)日語函電作為一種客戶之間業(yè)務(wù)聯(lián)系的一種公函，書寫格式一定要規(guī)范化與嚴(yán)謹(jǐn)化，內(nèi)容一定要簡潔明了。此外，函電在后續(xù)的商務(wù)往來中也具有至關(guān)重要的作用。正是由于所存在的這一系列的因素，商務(wù)日語函電的整篇結(jié)構(gòu)的銜接等也具有獨特之處。

1.語篇整體結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)

商務(wù)日語函電的整體結(jié)構(gòu)主要為發(fā)信編號→發(fā)信日期→收信人→發(fā)信人→標(biāo)題→起首語→寒暄語→正文→結(jié)束語等部分所構(gòu)成,就其整體結(jié)構(gòu)而言，既規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)又一目了然。在商務(wù)日語函電中所運(yùn)用的寒暄語具有固定的格式，因此，不需要在其上面下太多的功夫，因為它的寫作意圖僅僅是把某一事件或者寫信的意圖精確的告訴對方就可以了，因此，寒暄語的使用不需要過于講究。往往都會使用一些固定的、常見的寒暄語。例如：

（1）毎毎格別のお引き立てをいただき、ありがたくお禮申し上げます。

（2）貴社一段とご発展のこととお喜び申し上げます。

2.正文以結(jié)、起、承為原則

商務(wù)日語函電與普通信函的寫作順序也具有較大的差異，前者是將工作效率放在首位，而后者往往將目的放在末尾之處。例如：さて、さる平成0年0月0日に貴社にご依頼しました、弊社のぺラントの整備點検は、現(xiàn)在に至るまで、まだ履行がなされておりません。弊社としては、安全な環(huán)境下での企業(yè)活動を?qū)g施するために、ぺラントの整備點検は欠かせめものとなつております。したがいまして、契約に基づく速やかな履行の実施をお願い申し上げます。

上述這封函電就是在寫作的開頭直截了當(dāng)?shù)谋砻髁艘硎龅氖虑?，隨后表明了這件事情對于己方的重要并提出了要求，主要是按照結(jié)、起、承的順序書寫的。

3.接續(xù)詞的使用較少

在商務(wù)日語函電的書寫中，接續(xù)詞有著重要的銜接作用，然而，如果接續(xù)詞運(yùn)用的過多便會使語篇顯得冗長，復(fù)雜且缺乏簡潔性。因此，會直接或者間接的影響到閱讀人的工作效率，然而，商務(wù)日語函電為了節(jié)約閱讀時間提高效率，接續(xù)詞往往運(yùn)用的較少，且多為「さて」「しかしながら」「ので」「したがいまして」「なお」「ただし」等部分固定的接續(xù)詞。例如：さて、さる平成0年0月0日に貴社にご依頼しました、弊社のぺラントの整備點検は、現(xiàn)在に至るまで、まだ履行がなされておりません。弊社としては、安全な環(huán)境下での企業(yè)活動を?qū)g施するために、ぺラントの整備點検は欠かせめものとなつております。したがいまして、契約に基づく速やかな履行の実施をお願い申し上げます。

該函電中只出現(xiàn)了“さて、しかしながら、ために”三個接續(xù)詞。通過這部分接續(xù)詞的運(yùn)用可使整個函電更加的主次分鳴、條理清晰、更容易閱讀與理解。

二、商務(wù)日語函電寫作中容易出現(xiàn)的問題

（一）假名輸入錯誤

在展開相關(guān)的商務(wù)日語函電的寫作訓(xùn)練開始之前，首先要讓學(xué)生熟練的掌握日語的輸入法。與大部分日語課程中的寫作、精讀、泛讀以及翻譯等相關(guān)課程存在的最大的差別是，商務(wù)日語的寫作作業(yè)主要是依靠電腦來展開日語輸入的。對于大部分已經(jīng)完全習(xí)慣運(yùn)用筆書寫的學(xué)生而言，迅速的掌握一些片假名、平假名的輸入方式對于其整個學(xué)習(xí)商務(wù)日語函電的過程中，是存在的一個具有一定難度的難題。尤其是對于一些長音、撥音以及促音等方面的輸入錯誤，極有可能會對整個商務(wù)函電文件的理解造成一定的誤解，進(jìn)而產(chǎn)生一定的損失，因此，對于此部分內(nèi)容一定要多加學(xué)習(xí)，重點練習(xí)。

(二)格式不完整

一般較為完整的商務(wù)日語函電的文件主要包括発信番號(文件編號)、受信者名と発信者名(收信人和發(fā)信人)、件名(題目)、頭語(開頭語:敬啟、敬復(fù)、前略等)、本文(通知對方的內(nèi)容)、末文(結(jié)尾的寒暄語)、結(jié)び語(敬具、以上、草草等)、副文(附件:又具、再啟等)等相關(guān)內(nèi)容。文件編號、日期、與發(fā)信人既可以寫在文本的上方也可寫到文本的結(jié)尾之處。此外，其書寫的格式主要有橫格和豎格兩種。后者往往更多的用于注重禮節(jié)的社交性文件。例如:賀信和吊唁信等。文件的編號應(yīng)靠右書寫，主要是為了更方便的查找與留作證明。收信人基本都是靠文本的左側(cè)書寫，如果收信人為個人要在后邊加上「様」、「殿」等，如果收件人為公司或組織要加上「御中」。發(fā)信人如果有職位要寫出自己的職位，一般書寫位置靠右。此外，在書寫日語商務(wù)函電的正文時，基本上是每個段落的第一行要空一格，然而，受漢語書寫格式的影響，大部分學(xué)生在書寫時，往往會習(xí)慣性的空兩格。書寫商務(wù)日語函電的完整性既可表達(dá)自身的意愿與目的，也是對交易方的一種尊重，然而，大部分學(xué)生在書寫中往往忽略了寒暄語、結(jié)束語等一些禮節(jié)性的書寫內(nèi)容。

(三)內(nèi)容方面

1.用語不規(guī)范

在商務(wù)日語函電的書寫中多用專業(yè)術(shù)語與書面語，使函電更加的規(guī)范與嚴(yán)謹(jǐn)。尤其是對于寒暄語與結(jié)束與的使用都有固定的說法與結(jié)構(gòu)，寒暄語多用「平素は格別なお引き立てをいただき、厚くお禮を申し上げます(平日多蒙關(guān)照，表示衷心的感謝)」等表示感謝與祝愿的話語。結(jié)束語多用「今後ともご高配を賜りますよう宜しく申し上げます(今后也請多多關(guān)照)」等表示請求或者「まずは取り急ぎお詫びかたがたお知らせまで(此冒昧并向您致歉及通知)」等道歉或確定的內(nèi)容。

2.語言啰嗦

在善舞日語函電的寫作中所運(yùn)用的詞匯一定要可精確的表述出其寫作的目的，因此語言一定要簡潔明了。內(nèi)容較為冗長且重復(fù)是其寫作中必須禁忌的一點。且在寫作的過程中一定要避免對原因以及目的做更多的說明，且要盡量的使用簡短的句子。

3.忽視敬語的使用

盡管商務(wù)日語函電的寫作要求內(nèi)容要簡潔明了，但這以要求并不是代表簡潔就要簡短，其意思是保證函電所要表述的內(nèi)容完全的情況下盡可能的使用簡短的句子。如果在使用簡潔的句子時會使文本有失禮貌，那么首要的要選擇禮貌而非簡潔。然而，大部分的學(xué)生往往容易忽略了這一重要的因素，還可能在寫作中沒有運(yùn)用敬語的習(xí)慣，從而在展開日語函電的寫作中也往往容易忽略了這一重要的因素。例:時間がありませんので、できるだけ速く返事してください。(時間不多了，請抓緊回復(fù))本當(dāng)にすみませんが、今回ご注文した商品は著荷と同時に支お金を払うようお願いします。(不好意思，請在收到本次訂貨的同時付款)

以上兩句話無論從想要表述的意思上還是語法上都沒有錯誤，但并沒有運(yùn)用敬語，從而是語言不夠正式，缺乏對收信人的尊重，進(jìn)而影響兩者間的合作關(guān)系。上面兩句話可改為:日數(shù)がございませんので、至急ご検討の上ご返答賜りますようお願い申し上げます。誠に申し訳ございませんが、今回ご注文いただきました商品は著荷と同時に代金をお支払いいただきますようお願い申しあげます。

四、商務(wù)日語函電寫作的方法和技巧

（一）開頭語和結(jié)束語的書寫技巧

商務(wù)日語函電發(fā)給商業(yè)合伙人的文書都有固定的格式，一般開頭語都為（拝啓/謹(jǐn)啓/拝復(fù)/急啓/前略等）、季節(jié)寒暄語（初春の候/晩秋の候/厳しい寒さが続いておりますが/今年もわずかとなりましたが等）、問候寒暄語（貴社ますますご清栄/ご発展/ご繁栄のこととお喜び申し上げます等）、感謝寒暄語（平素は格別のお引き立て/ご厚情を賜り/厚く御禮申し上げます等）、結(jié)束語（敬具/敬白等）。在進(jìn)行商務(wù)日語的寫作中往往都會使用Word文檔，在Word文檔中輸入開頭語“拝啓”或者“拝復(fù)”，然后按一下enter鍵，Word頁面便會自動在文檔的下一行跳出結(jié)束語“敬具”，與此同時，也會出現(xiàn)出日語問候語供我們選擇。此外，在寫作中還可根據(jù)當(dāng)時的季節(jié)類選擇與之相適應(yīng)的季節(jié)寒暄語，并根據(jù)自己公司與對方公司的實際情況來選擇問候與感謝相關(guān)的寒暄語。比如，如果在11月初要書寫一份商務(wù)日語函電，并發(fā)給經(jīng)常合作的商業(yè)伙伴可以選擇 “晩秋の候/貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます/平素は格別のご高配を賜り/厚く御禮申し上げます”等。

（二）正文內(nèi)容的書寫技巧

1.抓住“6W2H”

商務(wù)日語函電的內(nèi)容一定要精確無誤，因此，要僅僅的抓住“6W2H”，即“When（何時）”“Where（何地）”“Who（誰）”“Why（為什么）”“What（干什么）”“Who（對象）”“How much（價格）”“How many（數(shù)量）”，這 8 個要素。需要注意的是“How much/many”所表示的分別為期限、期間、數(shù)量等，在寫作中盡量的使用年、月、日等一些具體的數(shù)字來進(jìn)行表示，避免表述。比如說，“至急ご回答ください”最好寫成“今日中にご回答ください”，“若干名”最好寫成“2-3名”，“相當(dāng)時間かかります”最好寫成“三年ほどかかります”，“昨年並みの業(yè)績”最好寫成“昨年比 1%増”，“莫大な費(fèi)用”最好具體量化為“○○萬円”等。

2.書寫簡潔

書寫內(nèi)容要注意以下幾個層面：（1）重要的條例要單獨分條書寫，切忌使用長段落（2）盡可能的多使用一些簡短的句子，避免使用結(jié)構(gòu)復(fù)雜的長句（3）語言進(jìn)行表述存在一定困難的，可用圖表的形式進(jìn)行表述（4）盡可能的避免使用片假名、雙重否定等（5）根據(jù)文書的內(nèi)容，將文體統(tǒng)一為“です·ます體”或者“だ·である體”。（6）盡量不要使用“～と考えられる”“～と思われる”“～のではないだろうか”“～かもしれない”等模糊的說法。

3.凝練語言，表意清楚

要想使文本內(nèi)容簡潔，要注意縮略語以及規(guī)范用語的使用，避免使用容易引起誤解的表述，如「……かもしれない」、「……と見てよいだろう」、「……と言えるのではないだろうか」、「……然るべき措置を」等。

4.正確使用敬語，注重禮貌得體

在寫作中要注重敬語的使用，大方得體的敬語的使用有助于獲得對方的好感，為對方留下一個很好的印象進(jìn)而建立長久穩(wěn)定的合作關(guān)系。

結(jié)束語

總而言之，商務(wù)日語函電的寫作格式上一定要規(guī)范，內(nèi)容上一定要簡潔明了。其寫作格式是否正確以及內(nèi)容是否精確直接的影響著商務(wù)上的合作以及商務(wù)活動的順利展開與進(jìn)行，影響著公司的形象，進(jìn)而影響著自己的前途。因此，要不斷的學(xué)習(xí)與練習(xí)商務(wù)日語函電的寫作詞句以及結(jié)構(gòu)，熟練額掌握不同的專業(yè)術(shù)語所表述的意思以及不同的語句結(jié)構(gòu)的使用場合，加強(qiáng)自身的責(zé)任感，為更好的展開商務(wù)日語函電的寫作奠定堅實的基礎(chǔ)。