信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

孫 茜

（650205 云南煤礦安全技術(shù)中心 云南 昆明）

對于企業(yè)而言，文書檔案記錄著企業(yè)經(jīng)營的重要信息，其管理工作至關(guān)重要。目前，企業(yè)辦公室面對著龐大的檔案信息，在傳統(tǒng)的管理方法下，存在成本高、效率低的問題。因此，有關(guān)單位要在統(tǒng)計(jì)工作中引入信息化技術(shù)手段，對檔案信息進(jìn)行收集、甄別、整合、分類，儲存、提取，提高檔案的保存價值與利用率，為企業(yè)的經(jīng)營提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)社會的發(fā)展[1]。

一、信息化文書檔案管理的重要意義

檔案管理工作絕非兒戲，它與企業(yè)的正常運(yùn)行息息相關(guān)。檔案管理因?yàn)槠渚哂斜Ｃ苄裕坏┬孤斐刹豢晒懒康膿p失，信息化文書檔案管理可以有效提高檔案的保密性。從宏觀角度上講，信息化文書檔案管理對于維護(hù)企業(yè)正常運(yùn)行，構(gòu)建和諧社會有著重要的意義；從微觀上講，它可以起到提高文書檔案管理效率、加深對檔案的認(rèn)識、推動檔案管理的發(fā)展等作用。

1.提高檔案管理效率

通過信息化技術(shù)，可以對收集到的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)地甄別、整合以及歸類，如此一來可以使檔案管理工作更加精細(xì)化，減少了失誤，而且由于統(tǒng)計(jì)信息的存在，使得檔案管理工作有所參考，有利于檔案管理工作的分工，不僅提高了管理效率，還提高了檔案管理的質(zhì)量。

2.加深對檔案的認(rèn)識

改革開放以后，由于社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息資料呈現(xiàn)指數(shù)式增長。在目前的檔案管理工作中通常會面對數(shù)量龐大、關(guān)系復(fù)雜的信息資料，很多工作人員對此類檔案信息的認(rèn)識不足，使得檔案管理難以順利進(jìn)行。而信息化文書檔案管理則可以將復(fù)雜的海量信息以數(shù)字、表格等形式表現(xiàn)出來，讓此類信息變得一目了然，很大程度上加深了檔案管理人員對檔案信息的認(rèn)識，有利于及時發(fā)現(xiàn)并解決管理中存在的問題。

3.推動檔案管理的發(fā)展

傳統(tǒng)的檔案管理模式存在制度僵化、效率低下、成本高昂的缺點(diǎn)，已經(jīng)很難滿足新時期的檔案管理需求。而且檔案信息的收集、甄別、整合、歸類、儲存都是相對乏味單調(diào)的工作，加大了失誤的風(fēng)險。通過信息化檔案管理工作可以對文書檔案進(jìn)行規(guī)劃，保護(hù)檔案的安全價值。

二、信息化文書檔案管理中的現(xiàn)存問題

1.工作態(tài)度

企業(yè)辦公室文書檔案管理工作主要為企業(yè)的經(jīng)營服務(wù)，但是，現(xiàn)階段很多檔案管理人員沒有在心中樹立服務(wù)意識，具體表現(xiàn)在服務(wù)態(tài)度傲慢、被動服務(wù)、消極服務(wù)，此外，還表現(xiàn)在：玩忽職守，致使檔案信息丟失、重要文件遭到竊取。

2.文書檔案管理制度不完善

目前，企業(yè)檔案管理中存在制度不完善，操作不規(guī)范的問題。具體來說：沒有利用信息化技術(shù)的便捷對檔案信息實(shí)時更新，使得檔案信息存在錯誤或者滯后現(xiàn)象；由于管理制度不嚴(yán)格，在檔案的查閱復(fù)印時，缺少嚴(yán)格的審批手續(xù)，并備案，造成檔案的泄密；部分企業(yè)辦公室以為信息技術(shù)無法弄虛作假，安全性高而掉以輕心，沒有設(shè)計(jì)縝密的監(jiān)督防護(hù)機(jī)制，使得檔案管理的信息系統(tǒng)無法得到監(jiān)督和保護(hù)。

3.信息技術(shù)方法落后

由于當(dāng)前的檔案信息數(shù)量越來越龐大、關(guān)系越來越復(fù)雜、形式更加多樣化，使得檔案信息統(tǒng)計(jì)的工作量持續(xù)增加，并且困難程度也有所加劇，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)很難完成當(dāng)前的檔案統(tǒng)計(jì)工作。信息化是現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢，在文書檔案管理中對信息化技術(shù)的利用嚴(yán)重不足，特別是現(xiàn)在很多文書檔案的內(nèi)容已經(jīng)由單一的文字轉(zhuǎn)變?yōu)榱藞D片、錄音、視頻等多種多樣的形式，使得檔案統(tǒng)計(jì)工作的難度大大增加。還有部分企業(yè)辦公室沿用落后的信息技術(shù)，使得檔案管理的效率低下，而且其安全性也難以得到保障，容易受到計(jì)算機(jī)病毒或黑客攻擊而引發(fā)信息丟失。

三、信息化文書檔案管理的改革和創(chuàng)新

1.提高人才素質(zhì)

信息化技術(shù)減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，因此，企業(yè)要更加注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，因?yàn)檗k公室檔案管理要和企業(yè)內(nèi)部各個部門的人員進(jìn)行合作，所以一定要樹立服務(wù)意識，并且強(qiáng)調(diào)職業(yè)道德，讓檔案管理發(fā)揮出應(yīng)用的價值。其次，培養(yǎng)信息化人才，加強(qiáng)信息化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用。

2.更新信息化技術(shù)

在文書檔案管理中升級落后的信息技術(shù)，建立電子檔案與相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案資料庫。首先，通過計(jì)算機(jī)來完成檔案信息的統(tǒng)計(jì)任務(wù)，不僅可以提高檔案統(tǒng)計(jì)的計(jì)算效率，還可以減少失誤。其次，利用軟件建立電子檔案，將聲音、圖片、視頻等多樣化的檔案信息一同收錄在案，確保檔案的真實(shí)性與完整性。再者，建立網(wǎng)絡(luò)檔案資料庫，將單位各個部門的檔案統(tǒng)一整合，輸入資料庫中，有利于檔案的歸類與搜索，減少了人為查閱檔案可能出現(xiàn)的丟失、泄漏以及紙張檔案容易發(fā)生蟲蛀的問題，而且讓檔案的統(tǒng)計(jì)管理突破了時空的限制，使得企業(yè)人員查閱檔案更加便捷。最后，建立嚴(yán)密的安全監(jiān)控系統(tǒng)，通過防火墻、訪問權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)密鑰等手段對檔案資料庫、計(jì)算機(jī)等文書檔案管理信息化工具進(jìn)行監(jiān)管，確保檔案的保密性，當(dāng)然也要對電子檔案進(jìn)行備份，并且定時對檔案信息更新檢查，防止檔案的丟失。

3.健全監(jiān)督機(jī)制

目前，企業(yè)檔案管理工作中普遍存在管理制度不完善，監(jiān)管機(jī)制不健全的問題。針對此類問題，應(yīng)該采取有效措施加以改善。第一，要督促企業(yè)的有關(guān)部門完善規(guī)章制度，從而保證工作人員在檔案管理工作中“有法可依”。第二，健全監(jiān)管機(jī)制。監(jiān)管機(jī)制可以分為監(jiān)督機(jī)制和管理機(jī)制。監(jiān)督部門負(fù)責(zé)監(jiān)察辦公室檔案管理的規(guī)章制度有沒有落實(shí)到位，有沒有嚴(yán)格執(zhí)行。管理部門則對監(jiān)督部門反應(yīng)的情況進(jìn)行查實(shí)核對，然后按照有關(guān)規(guī)定獎懲、通報。第三，職業(yè)素質(zhì)考核。建立嚴(yán)格完善的考核制度，公開、公正，對評分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行量身訂制，保證每位上崗人員的專業(yè)性。

四、結(jié)語

綜上所述，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，信息社會視角下的企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的核心是對信息進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，有利于及時發(fā)現(xiàn)信息中存在的缺漏與錯誤，提高管理效率，減少勞動成本，對于檔案事業(yè)的信息化發(fā)展起到促進(jìn)作用。在信息社會背景下，有關(guān)企業(yè)依然要不斷研發(fā)應(yīng)用先進(jìn)的信息化術(shù)，并且樹立以人為本的服務(wù)態(tài)度，以應(yīng)對復(fù)雜的企業(yè)文書檔案管理工作，同時加大推行信息化的管理模式力度，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

[1]陳黎.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,(1)：191,194.