鐵路企業(yè)合同管理工作中的常見問題及對策

黃 超

（110001 中國鐵路沈陽局集團(tuán)有限公司企業(yè)管理和法律事務(wù)處 遼寧 沈陽）

一、引言

在鐵路企業(yè)管理中，合同作為一種常見且重要的企業(yè)產(chǎn)物，在鐵路企業(yè)中發(fā)揮著非常重要的作用。各種合同不僅對鐵路企業(yè)參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過程進(jìn)行記錄，還有效的保障了鐵路企業(yè)的權(quán)益，對鐵路企業(yè)依法履行義務(wù)起著引導(dǎo)作用。但是在現(xiàn)實(shí)中，一些鐵路企業(yè)并不重視合同管理，導(dǎo)致在合同管理中存在著許多問題，使鐵路企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)受到了影響。

二、加強(qiáng)企業(yè)合同管理的重要性

合同管理的質(zhì)量對鐵路企業(yè)的發(fā)展有直接的影響，甚至對實(shí)現(xiàn)鐵路正常生產(chǎn)經(jīng)營起著決定性作用，因此鐵路企業(yè)有必要加強(qiáng)對合同的管理。首先，加強(qiáng)對合同的管理有助于完善企業(yè)的內(nèi)部管理。在進(jìn)行內(nèi)部管理時(shí)，合同管理是其中一個(gè)重要的組成部分，加強(qiáng)單位合同管理，有利于鐵路企業(yè)整體管理水平的提升，以及企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。其次，可以對生產(chǎn)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防范。企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的一個(gè)重要依據(jù)就是雙方的契約證明，契約證明也保障了鐵路企業(yè)自身的利益，只有將簽訂合同各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都做好，企業(yè)才能對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)避，并盡可能降低損失。再次，也可以使企業(yè)獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。通過規(guī)范合同管理，使鐵路企業(yè)在簽訂合同之前可以正確的判斷相關(guān)事項(xiàng)，從而制定出合理并與企業(yè)有利的條款，使鐵路企業(yè)的運(yùn)營成本降低。后期對合同進(jìn)行管理也可以促使企業(yè)對合同進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行，及時(shí)回收款項(xiàng)，使資金的占用量減少，使鐵路企業(yè)的綜合經(jīng)濟(jì)效益得到提高。

三、鐵路企業(yè)合同管理中存在的問題

1.合同管理制度不健全

許多企業(yè)并沒有健全的合同管理制度，使合同管理的效果受到了很大的影響，也給本單位的經(jīng)營管理造成了不必要的麻煩。對于簽訂、保管以及執(zhí)行合同等方面往往缺乏科學(xué)合理的管理制度，導(dǎo)致很難有效開展合同管理工作。在合同管理上，相關(guān)部門也存在一定的問題，如權(quán)責(zé)劃分不明確，使合同管理處于混亂階段。更有甚者，有的企業(yè)在對外開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)并不簽訂合同，如果遇到經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)難以使自身的權(quán)益受到法律的保護(hù)。

2.對合同管理重視不足

一方面，單位的合同管理被企業(yè)管理者當(dāng)作一種形式，只對合同的簽訂加以重視，卻不重視合同簽訂前的準(zhǔn)備工作以及簽訂后的管理工作，導(dǎo)致約束作用發(fā)揮不了更好的效果。另一方面，普遍對于合同管理沒有正確的認(rèn)識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到合同管理對鐵路企業(yè)發(fā)展和日常生產(chǎn)經(jīng)營的重要性，使合同的開發(fā)和利用得不到全面保障。

3.合同管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

合同管理人員缺乏專業(yè)的知識(shí)以及專業(yè)技能，在進(jìn)行合同管理時(shí)很難把握關(guān)鍵條款的內(nèi)涵，特別是違約責(zé)任和特殊數(shù)字處理相關(guān)聯(lián)的條款，這使鐵路企業(yè)在經(jīng)營管理中存在著諸多隱患。對于合同檔案的管理，管理人員也僅僅將其視為對合同進(jìn)行整理歸檔和保管，導(dǎo)致合同管理工作往往流于形式。

4.存在延時(shí)歸檔問題

在鐵路企業(yè)中，由于部分工程建設(shè)施工合同的內(nèi)容覆蓋了整個(gè)工程的初設(shè)、施工、竣工、驗(yàn)收等各個(gè)階段，因此造成合同的履行期限較長，合同歸檔時(shí)間跨度較長，出現(xiàn)了合同歸檔延期的問題。

5.合同檔案歸檔不完整

在鐵路企業(yè)中，一份大的總承包（EPC）項(xiàng)目合同中所包含的內(nèi)容都會(huì)比較復(fù)雜并且數(shù)量也非常多，在這種情況下就容易出現(xiàn)合同資料遺漏的問題。由于合同檔案的利用部門較少，基本上是歸檔部門在查閱，并且部分人員為方便查閱而一直將合同零散保管在自己手中，做不到合同的完整歸檔，造成了合同的不完整性。

四、加強(qiáng)對企業(yè)合同管理的策略

1.增強(qiáng)合同檔案管理意識(shí)

由于個(gè)別單位不重視合同管理，使合同管理的效用不能得到充分發(fā)揮，因此要加強(qiáng)對合同管理工作的重視。首先，要加強(qiáng)鐵路企業(yè)行政管理層對合同管理意識(shí)的教育。其次，要組織合同經(jīng)辦人員和合同管理人員加強(qiáng)對《合同法》和內(nèi)部合同管理制度的學(xué)習(xí)。再次，要根據(jù)真實(shí)的案例，使合同管理人員充分認(rèn)識(shí)到管理疏忽所造成問題的嚴(yán)重性，只有不斷增強(qiáng)法律意識(shí)，才能保障合同雙方的合法權(quán)益。

2.完善企業(yè)合同檔案管理制度

如果想把企業(yè)的合同管理工作做到位，就要針對相關(guān)環(huán)節(jié)制定制度予以保障，使企業(yè)在進(jìn)行合同檔案管理的同時(shí)要有理有據(jù)。在合同檔案管理制度中，要對簽訂合同各個(gè)階段的處理方法和注意的事項(xiàng)進(jìn)行明確羅列；合同檔案管理要分日期或分種類進(jìn)行存檔，并制作目錄臺(tái)賬，以便合同檔案的查閱和備案。而在實(shí)際的工作中，要以合同檔案管理的成效作為依據(jù)及時(shí)修訂相關(guān)的制度，使合同檔案管理更加完善，更有利于各項(xiàng)工作的開展。

3.加強(qiáng)企業(yè)合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

在合同的履行過程中有很多變數(shù)，因此，企業(yè)要加強(qiáng)對合同履行過程的管理，及時(shí)規(guī)避合同履行中存在的風(fēng)險(xiǎn)。一是要加強(qiáng)對合同管理的重視，對相關(guān)的管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，使合同管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)得到提高。二是及時(shí)進(jìn)行相關(guān)合同資料的收集及保存，使合同使用者能夠?qū)贤穆募s狀況進(jìn)行及時(shí)了解。三是當(dāng)合同需要變更時(shí)，合同管理人員要對變更的各項(xiàng)條款及時(shí)確認(rèn)、簽訂補(bǔ)充協(xié)議并按照合同管理制度進(jìn)行管理。特別是一些經(jīng)濟(jì)合同涉及到較大金額或重大事項(xiàng)時(shí)，企業(yè)更要增強(qiáng)合同的可控性，還要對與財(cái)務(wù)相關(guān)聯(lián)的風(fēng)險(xiǎn)管理加以重視，保證履行風(fēng)險(xiǎn)可控，選擇成本最低方案，使合同風(fēng)險(xiǎn)降到降低。四是根據(jù)鐵路企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際及時(shí)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。

4.合同檔案管理的其他策略

在合同檔案管理過程中，要建立完善的合同檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)設(shè)置自動(dòng)提示某個(gè)項(xiàng)目需要及時(shí)進(jìn)行合同歸檔；每年檔案管理部門需聯(lián)合合同歸檔部門對項(xiàng)目合同歸檔情況進(jìn)行核查和清理，防止合同檔案在經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員手中丟失，做到合同檔案及時(shí)歸檔。同時(shí)，如果是大規(guī)模的工程項(xiàng)目或者是總承包項(xiàng)目，需要為此設(shè)置專門的檔案歸檔人員進(jìn)行專職專用，在項(xiàng)目各個(gè)階段、領(lǐng)域收集該項(xiàng)目的相關(guān)資料和合同進(jìn)行檔案整理和歸檔工作。

五、結(jié)語

在企業(yè)經(jīng)營管理中合同的管理非常重要，影響著企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。只有對企業(yè)合同管理中存在的問題有明確的認(rèn)識(shí)才能采取針對性措施進(jìn)行改進(jìn)，促進(jìn)鐵路企業(yè)合同管理的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)了鐵路企業(yè)的發(fā)展。

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