市政工程檔案數(shù)字化管理的探索與對(duì)策

文/王 梅

隨著我國(guó)信息化的快速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作面臨新的技術(shù)環(huán)境。各單位通過(guò)局域網(wǎng)、遠(yuǎn)程互動(dòng)平臺(tái)在企業(yè)相關(guān)資料的數(shù)據(jù)化生成、流轉(zhuǎn)、利用、共享等方面均取得了不同程度的進(jìn)展。而檔案室作為各種信息資料歸集、編研、利用的部門，其管理手段、存儲(chǔ)介質(zhì)等各方面都不可能游離其外，也不應(yīng)該落后于日趨先進(jìn)的技術(shù)環(huán)境，必須要跟上時(shí)代和企業(yè)的發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)

隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，各類市政工程建設(shè)也在加速發(fā)展。市政工程作為政府為人民建設(shè)的公共基礎(chǔ)設(shè)施，涵蓋人們生活工作的方方面面，與人民生活息息相關(guān)，如道路、橋梁、地下管網(wǎng)、休閑廣場(chǎng)等等。作為市政工程建設(shè)單位，在信息化逐漸發(fā)達(dá)的今天，檔案管理工作越來(lái)越受到企業(yè)和社會(huì)各界的重視。

隨著我國(guó)信息化的快速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作面臨新的技術(shù)環(huán)境。各單位通過(guò)局域網(wǎng)、遠(yuǎn)程互動(dòng)平臺(tái)在企業(yè)相關(guān)資料的數(shù)據(jù)化生成、流轉(zhuǎn)、利用、共享等方面均取得了不同程度的進(jìn)展。而檔案室作為各種信息資料歸集、編研、利用的部門，其管理手段、存儲(chǔ)介質(zhì)等各方面都不可能游離其外，也不應(yīng)該落后于日趨先進(jìn)的技術(shù)環(huán)境，必須要跟上時(shí)代和企業(yè)的發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)。

寶雞市政工程有限公司是國(guó)家市政建設(shè)工程二級(jí)企業(yè)，有著五十多年市政工程施工歷史。具有市政公用工程施工總承包二級(jí)、橋梁工程專業(yè)承包二級(jí)、公路工程施工總承包三級(jí)資質(zhì)。作為寶雞市唯一一家以市政工程建設(shè)為主體的專業(yè)單位，幾十年來(lái)，承建過(guò)多項(xiàng)市級(jí)及周邊城市公路、橋梁、廣場(chǎng)等重點(diǎn)工程項(xiàng)目。如寶雞市陳倉(cāng)大道、市石壩河橋梁、市行政廣場(chǎng)、楊凌示范區(qū)城南路西延市政工程、咸陽(yáng)市迎賓大道、天水市經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)社棠區(qū)六號(hào)路工程等眾多市政工程建設(shè)任務(wù)。在工程建設(shè)中，大量的工程檔案源源不斷地涌進(jìn)企業(yè)檔案室，因此，管好用好工程檔案，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益促進(jìn)企業(yè)跨越發(fā)展具有十分重要的意義。

一、提高工程檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)。為了順應(yīng)信息化技術(shù)發(fā)展，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更準(zhǔn)確、更便捷的檔案服務(wù)和利用，進(jìn)一步加快企業(yè)發(fā)展步伐，充分實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享，進(jìn)行工程檔案數(shù)字化建設(shè)顯得尤為重要。

一是要轉(zhuǎn)變思想觀念，善于接受和學(xué)習(xí)新事物，做到與時(shí)俱進(jìn)。特別是企業(yè)的主管領(lǐng)導(dǎo)，要從思想上重視工程檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理工作，認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重大意義。檔案工作人員更要先人一步，及時(shí)學(xué)習(xí)和接受數(shù)字化管理模式，做到想在前、學(xué)在前、干在前，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。二是要加強(qiáng)檔案法規(guī)、條例等相關(guān)文件的學(xué)習(xí)和宣傳。企業(yè)檔案工作主管部門要加大宣傳力度，積極宣傳國(guó)家省市主管上級(jí)有關(guān)檔案管理方面，特別是工程檔案管理方面的新法規(guī)、新條例和新辦法，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員及時(shí)了解和掌握最新的知識(shí)和信息，深刻認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重大意義。檔案管理人員還要多向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，取得領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，推動(dòng)企業(yè)把檔案數(shù)字化管理作為發(fā)展的重要內(nèi)容抓緊抓好。三是要開(kāi)展形式多樣的數(shù)字化檔案管理工作。采取多種形式加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)及數(shù)字化檔案管理分類、鑒定、存儲(chǔ)、讀取等專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)。積極參加此方面的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，力求做到資料完善，歸檔合理，利用方便，保密到位。在日常工作中要發(fā)揮工作主動(dòng)性，善于運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)的技術(shù)手段主動(dòng)存儲(chǔ)有價(jià)值、能利用的信息，充分利用好各類信息資源。要逐步建立企業(yè)數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)工程檔案的資源共享，充分發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，提高檔案利用率和工作效率，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

二、加大工程檔案數(shù)字化管理的投入。要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，最基本的條件就是配套的軟、硬件設(shè)施。比如，在硬件方面要配備專用計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、光纖傳輸系統(tǒng)等各種能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的專用設(shè)備，這樣才能確保數(shù)字化管理順利開(kāi)展。在軟件方面，企業(yè)主管部門要和上級(jí)部門主動(dòng)加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，盡可能地統(tǒng)籌開(kāi)發(fā)能夠相互兼容的軟件系統(tǒng)或購(gòu)買使用同一軟件系統(tǒng)，力爭(zhēng)在組織管理、信息數(shù)據(jù)、保密等體系等方面保持一致，充分實(shí)現(xiàn)資源共享，不斷推進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化和先進(jìn)化。

三、抓好工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)是按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來(lái)組織、存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的建立在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上的倉(cāng)庫(kù)。簡(jiǎn)單說(shuō)就是電子化的文件柜，它具有較高的獨(dú)立性和易擴(kuò)展性，可為各種用戶共享。對(duì)于企業(yè)工程檔案數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)，首要任務(wù)就是由“物質(zhì)流”（紙質(zhì)檔案）向“電子流”（數(shù)字信息、電子檔案）的轉(zhuǎn)變，這就需要我們必須先要建立起檔案管理的信息平臺(tái)，將大量的檔案信息化、數(shù)字化，形成有效的數(shù)據(jù)庫(kù)。而檔案信息資源是數(shù)據(jù)庫(kù)的靈魂，對(duì)各種信息資源的處理建立數(shù)據(jù)庫(kù)的前提。現(xiàn)階段檔案管理信息化常用的主要有以下兩種方式：（1）原始資源→掃描→轉(zhuǎn)化為JPEG格式→加工軟件識(shí)別→校對(duì)；（2）原始資源→電子照片→轉(zhuǎn)化為JPEG格式→加工軟件識(shí)別→校對(duì)。建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的任務(wù)，是一個(gè)從無(wú)到有、從低到高、從單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過(guò)程，不可能一蹴而就。因此，企業(yè)要結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際及人員專業(yè)技能水平制定出切實(shí)可行的、科學(xué)的數(shù)字化檔案管理發(fā)展規(guī)劃。

四、做好工程資料的收集整理，確保全面準(zhǔn)確無(wú)誤。在工程檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，最根本、最基礎(chǔ)的問(wèn)題就是工程資料的收集和整理。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)主要從兩個(gè)方面進(jìn)行：一是由各項(xiàng)目部、相關(guān)科室根據(jù)國(guó)家省市及主管上級(jí)等有關(guān)規(guī)定，如國(guó)家檔案局、發(fā)改委、基本建設(shè)委員會(huì)、住建部等印發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》等文件要求，對(duì)應(yīng)歸檔的工程資料進(jìn)行鑒別和篩選，按規(guī)定的類別和問(wèn)題進(jìn)行有效分類和組卷，并對(duì)案卷進(jìn)行裝訂、編目等；二是對(duì)整理好的工程資料進(jìn)行歸類和移交，再由檔案室及時(shí)處理、分類。同時(shí)由檔案工作人員將有關(guān)資料進(jìn)行掃描、存儲(chǔ)、編制檔案號(hào)等，最終紙質(zhì)案卷、電子檔案同步走。

五、建章立制，保障工程數(shù)字化檔案管理的安全性。盡管不斷完善的技術(shù)手段可在一定程度上保護(hù)電子文件信息的安全，但網(wǎng)絡(luò)黑客的技術(shù)手段也在不斷加強(qiáng)。因此，保障電子文件信息安全最終將通過(guò)“技術(shù)+管理”來(lái)實(shí)現(xiàn)。一是要建立健全企業(yè)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的各項(xiàng)規(guī)章制度。對(duì)計(jì)算機(jī)操作人員和網(wǎng)絡(luò)工作人員職責(zé)需嚴(yán)格規(guī)范。加強(qiáng)對(duì)密碼、口令、授權(quán)的管理，重視軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理維護(hù)工作，禁止使用非法軟件。二是要建立電子文件全過(guò)程管理制度。電子文件信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，必須建立涉及全過(guò)程的一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度并完善監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格加以執(zhí)行。三是對(duì)檔案工作人員進(jìn)行安全教育，提高保密意識(shí)，進(jìn)行加密業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高操作技能，切實(shí)保障工程檔案信息資源的安全性。

六、加強(qiáng)數(shù)字化檔案人員的引進(jìn)和培養(yǎng)。企業(yè)要加大數(shù)字化檔案管理人才建設(shè)力度，要招聘、引進(jìn)、培養(yǎng)既懂檔案專業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。在職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘、福利待遇等方面給予他們與其它管理崗位平等的權(quán)利，充分調(diào)動(dòng)起檔案工作人員的積極性和創(chuàng)造性，進(jìn)一步順利實(shí)現(xiàn)企業(yè)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案管理的雙軌制。

綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷涌現(xiàn)和廣泛應(yīng)用，數(shù)字化信息和數(shù)據(jù)庫(kù)將滲透到我們生活的每一個(gè)領(lǐng)域。而工程檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理也必將是市政工程企業(yè)檔案管理工作的最終發(fā)展方向。面對(duì)困難與挑戰(zhàn)，檔案工作者一定要擼起袖子加油干，深化學(xué)習(xí)，提高本領(lǐng)，不斷探索數(shù)字化檔案管理的新方法和新舉措，積極借鑒先進(jìn)單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，推陳出新，以優(yōu)異的檔案管理工作為企業(yè)的可持續(xù)健康和諧發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)！