淺談科技期刊編輯如何提高工作效率

李惠英，周 媛

(中國(guó)科學(xué)院武漢植物園 《植物科學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部，湖北 武漢 430074)

隨著期刊辦刊水平的提高，期刊年收稿量及發(fā)稿量也逐年增加。編輯在收到作者來(lái)稿后，參與了其中大部分的環(huán)節(jié)，需嚴(yán)格按照各環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成工作，以確保期刊的內(nèi)容質(zhì)量以及正常刊發(fā)。編輯的日常工作主要包括：稿件初審、送外審、復(fù)審和終審、編輯加工、校對(duì)、出版發(fā)行等。此外，編輯還需承擔(dān)版面費(fèi)收取，稿費(fèi)、審稿費(fèi)發(fā)放，以及各種報(bào)表填寫等編務(wù)方面的工作，以及定期參加各項(xiàng)專業(yè)相關(guān)的培訓(xùn)和會(huì)議，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升自身業(yè)務(wù)水平。期刊編輯的工作量不斷增加，面對(duì)這一形勢(shì)，編輯需要合理安排工作時(shí)間，有期刊編輯提出了“四象限時(shí)間管理法”[1]，可以較好地進(jìn)行時(shí)間管理。筆者所在的期刊《植物科學(xué)學(xué)報(bào)》(以下簡(jiǎn)稱“本刊”)，近年來(lái)的影響因子以及學(xué)科排名均有了比較明顯的提升[2-3]。但由于編輯部體量較小、人手不足，編輯往往需要身兼數(shù)職。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，提出在稿件初審、編輯加工和校對(duì)階段提高工作效率的幾條經(jīng)驗(yàn)，以期為科技期刊編輯優(yōu)質(zhì)、高效地完成各項(xiàng)編輯出版工作，縮短發(fā)表周期，促進(jìn)期刊發(fā)展提供參考。

1 提升稿件初審環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量與效率

稿件的初審是科技期刊編輯對(duì)來(lái)稿質(zhì)量進(jìn)行初步評(píng)價(jià)的環(huán)節(jié)。初審工作的質(zhì)量和效率直接影響后續(xù)外審、編輯加工和校對(duì)等環(huán)節(jié)的工作效率。稿件初審的工作要求主要有以下幾個(gè)方面。

1.1 嚴(yán)格防范學(xué)術(shù)不端行為

學(xué)術(shù)不端檢測(cè)是編輯部收到作者來(lái)稿以后首先需進(jìn)行的工作，可及時(shí)將存在學(xué)術(shù)不端行為的稿件排除到后續(xù)的編審流程中?？刹捎弥袊?guó)知網(wǎng)科研誠(chéng)信管理系統(tǒng)研究中心開(kāi)發(fā)的“科技期刊學(xué)術(shù)不端文獻(xiàn)檢測(cè)系統(tǒng)”，進(jìn)行論文文字復(fù)制比檢測(cè)，目前，本刊將重復(fù)率超過(guò)15%的稿件視為存在學(xué)術(shù)不端行為。檢測(cè)通過(guò)后，才開(kāi)始對(duì)稿件內(nèi)容進(jìn)行初審。

1.2 初步評(píng)價(jià)稿件學(xué)術(shù)質(zhì)量

初審過(guò)程中，編輯首先要審查稿件是否符合期刊的辦刊宗旨和欄目設(shè)置，對(duì)不符合要求的稿件，及時(shí)建議作者改投他刊；接著檢查稿件是否存在政治問(wèn)題，對(duì)存在政治問(wèn)題的稿件以及學(xué)術(shù)價(jià)值不高的論文給出退稿或退修的意見(jiàn)；無(wú)上述問(wèn)題的稿件再進(jìn)行下一步的學(xué)術(shù)質(zhì)量評(píng)價(jià)。

本刊發(fā)文屬于植物學(xué)基礎(chǔ)科學(xué)領(lǐng)域，出現(xiàn)較多的政治問(wèn)題主要是稿件中沒(méi)有規(guī)范使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)地圖，如：南海諸島、臺(tái)灣島以及釣魚島、赤尾嶼等容易出錯(cuò)的地方，以及出現(xiàn)十段線缺失或地圖比例變形等問(wèn)題，因此期刊編輯需要加強(qiáng)這方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，做到《中國(guó)地圖冊(cè)》等工具書不離手，時(shí)時(shí)查閱，保證遇到此類問(wèn)題時(shí)能夠迅速甄別，并督促作者按照國(guó)家自然資源部發(fā)布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)地圖(http://bzdt.ch.mnr.gov.cn)進(jìn)行修改。

在進(jìn)行稿件學(xué)術(shù)質(zhì)量初審時(shí)，編輯首先應(yīng)快速對(duì)文章重點(diǎn)部分的內(nèi)容進(jìn)行通讀，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，例如：稿件研究背景的介紹是否充分；材料與方法和結(jié)果與分析部分的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)是否充分、詳實(shí)。討論部分體現(xiàn)了文章的學(xué)術(shù)水平，常出現(xiàn)的問(wèn)題是重復(fù)贅述研究結(jié)果，而沒(méi)有充分引用他人文獻(xiàn)，將自己的研究結(jié)果與他人研究結(jié)果的異同之處進(jìn)行比較和分析，因而討論不夠深刻，言之無(wú)物。編輯可以根據(jù)具體情況，給出具體修改意見(jiàn)，但要注意盡量不要讓自己長(zhǎng)時(shí)間陷入文章的細(xì)節(jié)修改中。

1.3 規(guī)范稿件寫作格式

一般在初審階段，編輯不會(huì)對(duì)作者的行文格式做出非常嚴(yán)格的要求。而是憑著編輯的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，按照期刊發(fā)表論文的格式要求，對(duì)稿件的格式進(jìn)行檢查。主要審查的方面包括：文章首頁(yè)的中英文標(biāo)題、作者姓名和單位、摘要等書寫是否規(guī)范；基金資助信息、作者基本信息、聯(lián)系方式等是否缺失；拉丁名、公式、正斜體書寫等是否規(guī)范。編輯部針對(duì)論文的寫作規(guī)范制定了內(nèi)容十分詳盡的格式模板，對(duì)文章的中英文題名、摘要、關(guān)鍵詞、基金、作者信息的寫法，單位、公式、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用，圖、表說(shuō)明等都分類提供了詳細(xì)的說(shuō)明，以便作者參照修改。

除了正文之外，還需要審查的是參考文獻(xiàn)的格式，這也是格式錯(cuò)誤出現(xiàn)頻率較高的部分。這部分經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題是，參考文獻(xiàn)較為陳舊，數(shù)量偏少或過(guò)多；參考文獻(xiàn)引用格式混亂；作者名缺失或英文文獻(xiàn)作者名縮寫錯(cuò)誤；卷、期號(hào)不全；書籍、會(huì)議論文、專利、電子文獻(xiàn)等引用格式不規(guī)范等問(wèn)題。一般有經(jīng)驗(yàn)的編輯能較快發(fā)現(xiàn)此類問(wèn)題，在此環(huán)節(jié)可以要求作者嚴(yán)格按照期刊投稿的格式模板，結(jié)合EndNote等文獻(xiàn)管理工具進(jìn)行初步修改，以減輕編輯的工作量。

1.4 加大初審?fù)诵薷寮谋壤?/h3>

由于本刊大部分稿件的作者是首次投稿的研究生或博士生，對(duì)科技論文如何撰寫經(jīng)驗(yàn)不足，也造成來(lái)稿格式不規(guī)范的問(wèn)題較為普遍，學(xué)術(shù)質(zhì)量也參差不齊。因此編輯完成稿件初審后，應(yīng)主動(dòng)與作者溝通，對(duì)稿件存在的問(wèn)題提出具體修改意見(jiàn)，引導(dǎo)作者認(rèn)識(shí)寫作中存在問(wèn)題，端正態(tài)度積極配合修改。對(duì)于經(jīng)過(guò)修改可以達(dá)到送審要求的稿件，進(jìn)行初審?fù)诵尢幚?；如果不能達(dá)到收稿要求，則進(jìn)行退稿處理。本刊編輯部自2015年起，加大了初審?fù)诵薷寮谋壤?，目前初審?fù)诵薷寮谋壤驹?0%左右[4]。據(jù)本刊編輯部統(tǒng)計(jì)，近5年來(lái)經(jīng)初審?fù)诵薏⒄J(rèn)真修改的稿件在外審環(huán)節(jié)的退稿率由2015年的42%降至目前的25%。因此加強(qiáng)初審環(huán)節(jié)的審稿力度對(duì)于提高稿件質(zhì)量，提升外審環(huán)節(jié)以及編輯加工階段的工作效率等效果較為明顯。

經(jīng)過(guò)初審?fù)诵揠A段認(rèn)真修后的文章，基本可以做到格式規(guī)范、語(yǔ)句通順、邏輯清晰，學(xué)術(shù)質(zhì)量方面也得到一定提高。因此，在初審階段，應(yīng)盡量解決稿件存在的格式不規(guī)范和學(xué)術(shù)質(zhì)量不高等問(wèn)題，以保證外審環(huán)節(jié)高效的審稿，并減輕后續(xù)編輯加工階段的壓力，提升工作效率。期刊編輯經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的訓(xùn)練，累積了一定的工作經(jīng)驗(yàn)，在初審階段只需要花費(fèi)較少的時(shí)間處理稿件，做到當(dāng)日來(lái)稿當(dāng)日處理。

2 優(yōu)化期刊編輯加工的方法

編輯加工是指期刊對(duì)已錄用的稿件，按照編輯出版的要求進(jìn)行檢查、修改、加工、潤(rùn)色的環(huán)節(jié)。在編輯加工階段不能盲目追求速度，一定要在保證文章質(zhì)量的前提下提高工作效率，對(duì)于有疑問(wèn)的地方要主動(dòng)查閱資料進(jìn)行核實(shí)[5]。

2.1 擅用編校軟件，規(guī)范稿件格式

由于在初審階段，作者對(duì)期刊格式規(guī)范化方面的內(nèi)容，尤其是圖、表、公式、參考文獻(xiàn)等格式了解不深，修改后不能完全符合發(fā)表要求，而且在外審環(huán)節(jié)，還對(duì)稿件內(nèi)容、圖表等進(jìn)行了進(jìn)一步的修改。因此，在編輯加工階段編輯會(huì)提高修改標(biāo)準(zhǔn)，再次將格式模版發(fā)給作者進(jìn)行細(xì)致的格式修改和自查，并在文章首頁(yè)添加標(biāo)引信息。讓作者承擔(dān)簡(jiǎn)單、初級(jí)的編輯工作，以便編輯集中精力修改文章內(nèi)容，提高工作效率。

稿件的格式和編排，需參照各項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。如參考文獻(xiàn)需參照國(guó)家發(fā)布的《信息與文獻(xiàn)參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》；此外還需要對(duì)稿件中出現(xiàn)的數(shù)字、字母、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、公式、拉丁名等的寫法進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化；檢查各級(jí)標(biāo)題以及圖表是否按照文章內(nèi)容的順序排列等。參考文獻(xiàn)部分是編輯加工花費(fèi)時(shí)間較多的地方，需檢查參考文獻(xiàn)引用格式是否規(guī)范，是否和文章內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，并按順序編碼等[6]。除了EndNote等文獻(xiàn)管理工具以外，近幾年出現(xiàn)的善鋒軟件(http://www.sfsoftware.cn/)，可以針對(duì)各期刊編輯部參考文獻(xiàn)的格式要求進(jìn)行量身定制，在Word稿件中直接對(duì)參考文獻(xiàn)中的錯(cuò)誤自動(dòng)識(shí)別，輔助編輯提高參考文獻(xiàn)的修改效率。

2.2 強(qiáng)化文字功底，提升稿件內(nèi)容質(zhì)量

由于科技期刊編輯處理的稿件所涉及到的專業(yè)背景不同，很多時(shí)候還存在學(xué)科交叉的情況，這需要期刊編輯具有較寬的知識(shí)面，對(duì)于期刊涉及的學(xué)科范圍都要有一定的了解，在此基礎(chǔ)上，再按照編輯的專業(yè)背景，分配自身擅長(zhǎng)學(xué)科的文章進(jìn)行文字潤(rùn)色。經(jīng)過(guò)編輯加工后的文章能做到行文流暢、語(yǔ)言精練、邏輯性強(qiáng)，能準(zhǔn)確表達(dá)研究?jī)?nèi)容，具有一定學(xué)術(shù)水平等。期刊編輯必須經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)積累，不斷強(qiáng)化自身的文字功底，除了熟知領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)以外，還要注意實(shí)現(xiàn)稿件編輯的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，以全面、準(zhǔn)確地反映稿件內(nèi)容，提升稿件的內(nèi)容質(zhì)量[7-8]。

2.3 美化論文插圖，增強(qiáng)文章可讀性

科技期刊編輯在工作中經(jīng)常要對(duì)插圖進(jìn)行編輯加工。各類插圖是文章內(nèi)容的重要支撐，進(jìn)一步增強(qiáng)了文章的可讀性[9-10]。常見(jiàn)插圖類型主要有：實(shí)驗(yàn)過(guò)程中拍攝的照片、系統(tǒng)發(fā)育樹(shù)圖、基因表達(dá)譜圖、以及各種統(tǒng)計(jì)圖形等。因此編輯需要熟練掌握常規(guī)作圖軟件，如Photoshop、Origin等，能快速對(duì)常見(jiàn)圖片進(jìn)行修改，對(duì)于不能處理的圖片要求作者提供規(guī)范、簡(jiǎn)潔、美觀、分辨率高的原始圖片，修改后提供給編輯排版使用。

3 嚴(yán)格執(zhí)行作者初校、責(zé)任編輯“三?！敝贫?/h2>

3.1 掌握編校出版理論知識(shí)和各類規(guī)范

期刊編輯完成編輯加工后，整理出相應(yīng)的電子文稿交付排版。排版后的稿件編輯部嚴(yán)格執(zhí)行作者初校、責(zé)任編輯三次校對(duì)以及主編通讀等流程。編輯需要精通校對(duì)理論和各類規(guī)范，在“一?！边^(guò)程中，主要針對(duì)稿件排版上的錯(cuò)誤，包括文字、數(shù)字、符號(hào)、標(biāo)點(diǎn)、圖表、量和單位以及格式等錯(cuò)誤以及原稿錯(cuò)漏和不妥之處進(jìn)行糾正?！岸！敝写_定“一?！毙３龅腻e(cuò)誤已改正，糾正版式錯(cuò)誤，并對(duì)文稿中的疑問(wèn)予以處理，填補(bǔ)遺缺、統(tǒng)一體例?！叭！敝袡z查“一校”、“二?！边z留的錯(cuò)誤，并確定校出的錯(cuò)誤已改正，對(duì)校樣進(jìn)行綜合檢查，清理差錯(cuò)，確定版面格式。每次校對(duì)過(guò)程均由不同的責(zé)任編輯進(jìn)行互校，且每個(gè)校次都要核對(duì)上一校次的校改是否正確、規(guī)范，校出的錯(cuò)誤是否已改正。經(jīng)過(guò)三次校對(duì)的稿件再交由本刊主編進(jìn)行通讀。而主編負(fù)責(zé)檢查稿件有無(wú)錯(cuò)字、漏字、表格與插圖是否合乎規(guī)范，字體、字號(hào)使用是否正確，物種中文名和拉丁名是否對(duì)應(yīng)，參考文獻(xiàn)是否準(zhǔn)確無(wú)誤等。主編簽字確認(rèn)后方可交付印刷。每次校樣上均標(biāo)明校次，以防差錯(cuò)。

3.2 不斷累積經(jīng)驗(yàn)，控制校對(duì)差錯(cuò)率

校對(duì)工作需要有一定的經(jīng)驗(yàn)累積，尤其是要有認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，要按流程逐字逐句進(jìn)行校對(duì)，不能急于追求工作效率。編輯在校對(duì)過(guò)程中還需要將出現(xiàn)的錯(cuò)誤記錄下來(lái)，時(shí)?！胺啞?、“復(fù)習(xí)”，并同經(jīng)驗(yàn)豐富的編輯進(jìn)行交流、學(xué)習(xí)，加深印象，以避免今后再次出現(xiàn)同樣的錯(cuò)誤，保證將稿件的差錯(cuò)率控制在國(guó)家規(guī)范以內(nèi)。

3.3 利用好合適的采編系統(tǒng)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及編校技術(shù)的進(jìn)步，期刊需要選擇一套優(yōu)質(zhì)、高效的采編系統(tǒng)。完善的采編系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)編輯加工、排版、校對(duì)的線上協(xié)作。目前，國(guó)內(nèi)較多的中文學(xué)術(shù)期刊采用的是北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的采編投審稿系統(tǒng)與紙質(zhì)版稿件編校相結(jié)合的傳統(tǒng)工作方法。據(jù)了解，中國(guó)科技類學(xué)術(shù)期刊國(guó)際傳播平臺(tái)(http://engine.scichina.com)是一個(gè)以科技學(xué)術(shù)期刊為主要傳播對(duì)象的出版平臺(tái)，該平臺(tái)具有符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的XML結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和網(wǎng)刊發(fā)布系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)稿件結(jié)構(gòu)化排版和在線校對(duì)等功能，還具有學(xué)術(shù)查重系統(tǒng)、審稿專家自動(dòng)推薦系統(tǒng)等模塊，功能較為強(qiáng)大，可以極大提高編輯部的工作效率。目前已有部分學(xué)術(shù)期刊采用了該系統(tǒng)。

編輯出版工作需要緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷摸索和創(chuàng)新出更適合自身的工作方法和辦刊模式。期刊編輯雖然工作量較大，但在保證高質(zhì)量完成本職工作的前提下，還需要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，時(shí)刻關(guān)注本專業(yè)領(lǐng)域的前沿和熱點(diǎn)，提高自身業(yè)務(wù)水平。積極參加中國(guó)科學(xué)院、國(guó)家新聞出版署、科學(xué)技術(shù)期刊編輯學(xué)會(huì)等舉辦的編輯業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以及相關(guān)專業(yè)的大型學(xué)術(shù)會(huì)議，了解學(xué)科領(lǐng)域的發(fā)展動(dòng)態(tài)。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)編輯相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，才能提高辦刊業(yè)務(wù)水平和工作效率，成長(zhǎng)為一名優(yōu)秀的科技期刊編輯。