如何保障檔案的完整與真實

胡小蘭

摘 要：當(dāng)前我國交通行業(yè)快速發(fā)展，導(dǎo)致交通建設(shè)工程檔案信息向著更多更復(fù)雜的方向發(fā)展。交通建設(shè)工程的實施、后勤管理以及運營都需要頻繁參考交通工程檔案，所以，為確保交通事業(yè)能夠順利發(fā)展，需要切實做好交通建設(shè)工程檔案的管理工作。本文針對當(dāng)前我國交通建設(shè)工程檔案管理所存在的問題進(jìn)行分析，尋找導(dǎo)致其問題出現(xiàn)的原因，并探討相關(guān)應(yīng)對措施以保障交通建設(shè)工程檔案的真實性與完整性。

關(guān)鍵詞：交通建設(shè)工程檔案；真實性；完整性

新形勢下做好交通建設(shè)工程檔案管理工作的重要性

檔案管理工作本身意義重大，在交通建設(shè)工程項目的建設(shè)前準(zhǔn)備、建設(shè)過程以及建設(shè)成果方面，交通建設(shè)工程檔案負(fù)責(zé)真實記錄其中的每一個環(huán)節(jié)，其所形成的檔案資料在未來的工程研究中是重要的參考依據(jù)，并且在交通建設(shè)工程完工之后，交通建設(shè)工程檔案會成為其維護(hù)和運行工程的重要依據(jù)。

此外一旦交通建設(shè)工程出現(xiàn)質(zhì)量問題，則可以根據(jù)相關(guān)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確確定應(yīng)當(dāng)承擔(dān)責(zé)任的一方，由此可見在交通建設(shè)工程項目中，檔案管理工作是非常重要的。

交通建設(shè)工程項目在檔案管理方面所存在的問題

交通建設(shè)工程檔案一般分為八個部分，第一部分，立項審批文件；第二部分，設(shè)計基礎(chǔ)文件；第三部分，設(shè)計文件；第四部分，管理文件（包括招投標(biāo)、合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可、紅線圖、海域使用證書和各單位來往文件等）；第五部分，施工文件；第六部分，監(jiān)理文件；第七部分，竣工文件；第八部分，科研項目文件。所以交通建設(shè)工程項目檔案基本包含整個交通建設(shè)工程所有相關(guān)資料，但是在實際的調(diào)查中卻發(fā)現(xiàn)，交通建設(shè)工程項目檔案管理存在檔案資料真實性不足、交通建設(shè)工程項目檔案和工程建設(shè)進(jìn)度之間不同步以及工程技術(shù)檔案歸檔和檔案管理之間規(guī)定不一致的問題。

交通建設(shè)工程項目檔案資料真實性不足

在開展交通建設(shè)工程項目施工過程中，部分參建的施工單位過度看重實體建設(shè)，對于工程檔案資料的編制和形成則明顯關(guān)注程度不足，其錯誤地認(rèn)為編制交通建設(shè)工程項目檔案資料只是為了應(yīng)對各方面的檢查，所以其記錄和資料普遍是臨時編制。盡管施工單位內(nèi)部基本都有負(fù)責(zé)編制檔案的人員，但是這些人員普遍不夠了解工程施工流程和現(xiàn)場情況，所以導(dǎo)致其所編寫出的檔案資料與實際情況存在較大出入。例如在收集測量相關(guān)數(shù)據(jù)資料的時候，無法確保所收集到的數(shù)據(jù)足夠準(zhǔn)確，對于檔案的編寫也過于流程化，并且經(jīng)常出現(xiàn)錯填或漏填開工報告附件和土方填筑資料相關(guān)數(shù)據(jù)的情況。

交通建設(shè)工程項目檔案和工程建設(shè)進(jìn)度之間不同步

交通建設(shè)工程項目檔案和工程建設(shè)進(jìn)度之間沒有做到同步。在開展歸檔工作的過程中，側(cè)重考慮檔案的形成過程和歸檔工作的開展。例如在記錄塔標(biāo)施工的時候，沒有在施工的開始階段就把原始記錄填寫到表中，而是將這些數(shù)據(jù)隨意記錄，事后才統(tǒng)一整理表格內(nèi)容；沒有及時填寫測量放樣和實驗檢測資料，而是在事后進(jìn)行補(bǔ)充，這就很容易出現(xiàn)歸檔效率低下且工程建設(shè)進(jìn)度和工程項目檔案之間不同步的情況。

工程技術(shù)檔案歸檔和檔案管理之間規(guī)定不一致

在對交通建設(shè)工程檔案進(jìn)行立卷和歸檔的時候，由于檔案管理相關(guān)規(guī)定與工程技術(shù)檔案規(guī)定之間存在一定的出入，所以不同的人員對于檔案的理解程度不同，同時因為習(xí)慣問題，所以在歸檔和分類檔案的時候也會存在較大的出入。例如在進(jìn)行塔標(biāo)施工建設(shè)的立卷過程中，部分檔案管理人員會選擇以每一個塔標(biāo)作為基本歸檔單位，并且基于塔標(biāo)相關(guān)的基礎(chǔ)、塔體、裝飾、航標(biāo)設(shè)備以及附屬設(shè)施等作為分項進(jìn)行處理，此為縱向歸檔；還有一些檔案管理人員會將整個塔標(biāo)工程中所有的塔體作為一個單位、航標(biāo)設(shè)備作為另一個單位以此類推，此為橫向歸檔。

導(dǎo)致交通建設(shè)工程項目檔案管理出現(xiàn)問題的原因

導(dǎo)致交通建設(shè)工程項目檔案管理出現(xiàn)問題的因素有很多種，但是這些問題的存在，都會導(dǎo)致交通建設(shè)工程檔案的完整性和真實性受到影響。

缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識

交通建設(shè)項目管理部門在工程項目剛開始時就制定了諸如《竣工檔案編制實施細(xì)則》或《項目檔案管理辦法》等規(guī)章制度，但是依然存在檔案管理人員因為自身技術(shù)素養(yǎng)水平較低，未接受過專業(yè)的培訓(xùn)，因此對于相關(guān)規(guī)定認(rèn)識程度不足的情況，無法完整和系統(tǒng)地規(guī)劃設(shè)計項目檔案，導(dǎo)致其所編制的交通建設(shè)工程項目檔案與設(shè)定目標(biāo)之間存在較大差距。

相關(guān)的交通建設(shè)工程程序沒有嚴(yán)格執(zhí)行

交通建設(shè)項目管理部門在項目剛開始時，需要依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)制定規(guī)定和確定獎懲措施，如此才能夠?qū)崿F(xiàn)對交通建設(shè)工程項目檔案的規(guī)范化管理。但是在實際的工作過程中，部分施工單位為了能夠在規(guī)定時間內(nèi)完工，所以普遍對檔案管理工作不夠重視，這也是導(dǎo)致后期檔案管理難度上升，檔案的完整性與真實性受到影響的原因。

工程技術(shù)部門和檔案管理部門之間的規(guī)定存在出入

在技術(shù)檔案方面，工程技術(shù)部門有自身的管理辦法，而檔案管理部門的管理辦法與之存在差異，這也是導(dǎo)致檔案管理的真實性和完整性受到影響的主要因素之一。

提高交通建設(shè)工程項目檔案管理完整性和真實性的具體措施

完善檔案管理責(zé)任制度

在交通建設(shè)工程的初期階段，需要由業(yè)主、監(jiān)理單位、施工單位三者共制定檔案管理責(zé)任機(jī)制，并且要建立檔案管理機(jī)構(gòu)（即成立檔案檢查小組），負(fù)責(zé)制定項目檔案文件材料收集、整理、歸檔的工作要求，從而可以為檔案編制進(jìn)行指導(dǎo)。此外，還需要設(shè)立專門的檔案室及檔案管理人員，做好日常檔案管理工作，并且認(rèn)真落實相關(guān)的檔案管理制度，同時參與建設(shè)的相關(guān)部門也需要積極配合編制和管理工作。作為檔案管理人員，需要不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力，形成基本的檔案管理素養(yǎng)，合理編制臨時文件的管理制度，對于文件的收集、編制、整理以及立卷歸檔等各個環(huán)節(jié)都需要認(rèn)真負(fù)責(zé)，通過相關(guān)的制度及法規(guī)進(jìn)行約束，才能夠確保檔案的真實與完整。

要及時地建檔立卷，確保施工進(jìn)度與項目檔案之間同步

根據(jù)審批的程序和步驟，由檔案編制部門進(jìn)行分項列表和整理，并且按標(biāo)段中的分部分項工程形成預(yù)立案卷的目錄。作為檔案管理人員需要了解項目的進(jìn)展情況，項目環(huán)節(jié)完成之后就需要第一時間收集和保存數(shù)據(jù)資料，并將數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分類和歸檔。在立卷歸檔的過程中，需要始終堅持隨時收集、隨時歸檔的原則，如此才能夠確保形成的檔案內(nèi)容完整和真實，則在后續(xù)的工作交接上能夠更加順利和有序。作為監(jiān)理單位和建設(shè)單位要先會審檔案資料，并且所有的檔案材料審核通過后才能夠正式簽發(fā)交工證書。

對于檔案編制的檢查管理力度也要加強(qiáng)

可以采取動態(tài)管理的形式對項目開展中的不同階段進(jìn)行管理，采取定期或不定期的方式全部檢查原始資料，了解檔案資料的整理情況和電子文件的編制情況，并在此基礎(chǔ)上編制竣工文件。檔案所收集的文件必須屬于原始文件，并且要確保文件資料的真實、準(zhǔn)確和規(guī)范。同時還應(yīng)當(dāng)在項目管理條例中增加項目檔案管理相關(guān)內(nèi)容，要確保所編制的檔案數(shù)量和移交數(shù)量之間相同，如此有助于未來工程質(zhì)量維護(hù)工作的開展，同時還能夠減少因為移交檔案所可能出現(xiàn)的拖延情況。在完成工程交接后，就可以與參建單位共同開展完善檔案的工作，使得檔案更加完整。

構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

當(dāng)前處于信息化時代，交通建設(shè)項目工程對于信息技術(shù)的應(yīng)用也越來越多，在檔案管理方面，合理的應(yīng)用新技術(shù)能夠顯著降低人力、物力和財力的支出。同時能夠使檔案進(jìn)行集中管理與分類處理，并且對電子檔案記錄進(jìn)行篩查，及時發(fā)現(xiàn)其中所存在的真實性問題，同時也實現(xiàn)了對于電子文件和紙質(zhì)檔案資料的同步管理，為檔案的完整和真實性提供保障。

做好檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)工作

交通建設(shè)項目工程檔案文件的收集與管理需要由專業(yè)人員完成，所以相關(guān)部門除了需要保證足夠的檔案管理人員數(shù)量之外，還需要不斷提升管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，定期為其開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，同時要積極引導(dǎo)其創(chuàng)新研究，對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，不僅提升自身價值，也促進(jìn)檔案管理行業(yè)的發(fā)展。

結(jié)語

當(dāng)今社會相對于交通建設(shè)工程項目的檔案編制管理工作要求越來越高，為了能夠保證檔案的完整和真實，需要多方面共同努力，完善檔案管理責(zé)任制度、及時建檔立卷、保證施工進(jìn)度和項目檔案之間處于同步狀態(tài)，同時還需要加強(qiáng)對檔案編制的檢查管理，積極結(jié)合信息技術(shù)構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，并做好檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)工作。

（作者單位：廣東省江門航道事務(wù)中心江門航標(biāo)與測繪所）

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