事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探究

張朝敏

摘 要：創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家和民族興旺發(fā)達(dá)的動(dòng)力源頭，任何事物發(fā)展都必須依靠創(chuàng)新，事物發(fā)展如果缺乏創(chuàng)新，就好比是無(wú)源之水。因此，加快檔案管理創(chuàng)新不僅是事業(yè)單位謀求新發(fā)展的思路，也是事業(yè)單位緊跟時(shí)代步伐的突出表現(xiàn)。鑒于此，本文將從現(xiàn)階段檔案管理存在的弊端著手，在此基礎(chǔ)上就如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路進(jìn)行詳細(xì)闡述，為事業(yè)單位發(fā)展提供動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的弊端

檔案收集難度大

目前，事業(yè)單位在開展檔案管理工作，缺乏規(guī)范性，相關(guān)管理制度在材料收集過程中也沒有發(fā)揮實(shí)際作用。檔案材料收集考核不嚴(yán)格，檔案不上交、缺漏以及不完整的問題屢屢發(fā)生，但卻得不到有效遏制。相關(guān)部門紛紛各司其職，只負(fù)責(zé)管好自己負(fù)責(zé)的任務(wù)，彼此間缺乏有效的交流與溝通，嚴(yán)重限制了檔案管理收集工作的有效進(jìn)行。

管理人員缺乏較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)

近年來，事業(yè)單位發(fā)展迅猛，但人員配備的頹勢(shì)卻日益明顯，專業(yè)檔案管理人員極其缺乏，兼職人員也沒有跟進(jìn)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，嚴(yán)重限制了檔案管理規(guī)范性的提升，各種錯(cuò)誤或紕漏眾多。不少檔案管理人員濫用職權(quán)，自私借出檔案但不負(fù)責(zé)追回，一旦檔案發(fā)生丟失，為了逃避責(zé)任，往往選擇隱瞞不上報(bào)。很多檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，基礎(chǔ)知識(shí)缺乏，致使檔案出現(xiàn)胡亂涂抹和標(biāo)注的問題。

檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后

由于事業(yè)單位檔案管理相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備落后，導(dǎo)致檔案管理工作效率與質(zhì)量遲遲得不到有效改善。一方面，檔案管理技術(shù)落后。

盡管檔案法確立以來，經(jīng)過幾十年的發(fā)展，但是檔案管理技術(shù)因?yàn)橹匾暥群屯度胭Y金力度不足，幾乎處在原地徘徊的狀態(tài)。不少單位甚至都沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，沒有建立專門的檔案存放庫(kù)房，所有檔案材料均由職工個(gè)人經(jīng)手，很多檔案甚至被當(dāng)作廢紙?zhí)幚淼簟?/p>

另一方面，檔案管理設(shè)備得不到及時(shí)更新。目前，事業(yè)單位現(xiàn)有的用于檔案管理的設(shè)備大多老化陳舊，由于檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致設(shè)備投入水平一直較低，檔案管理多是通過手動(dòng)錄入的形式進(jìn)行，電腦配置缺乏保密性，根本無(wú)法保障材料的安全性。因?yàn)闄n案管理一直落后單一，嚴(yán)重限制了檔案開發(fā)利用率的提升，檔案資料的服務(wù)資源與參考價(jià)值均未得到有效開發(fā)，致使檔案管理陷入被動(dòng)。很多紙質(zhì)檔案材料因管理不善，發(fā)霉蟲蛀等現(xiàn)象比較常見，導(dǎo)致檔案資料的完整性受到嚴(yán)重破壞。

專業(yè)檔案管理人員嚴(yán)重缺乏

就目前的檔案管理隊(duì)伍而言，很多從事檔案管理工作的人員大多只是兼職人員，很少是專職檔案管理人員，他們經(jīng)常身兼數(shù)職，根本抽不出多余的精力和時(shí)間處理檔案管理事務(wù)，他們很多都沒有學(xué)習(xí)過專業(yè)的檔案管理知識(shí)與管理技能，導(dǎo)致檔案管理工作難以開展下去。由于身上的擔(dān)子較重，那么兼職檔案管理的人員根本就沒有時(shí)間參加檔案學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，所做的檔案管理工作僅限于為檔案貼標(biāo)簽，存放入檔案柜，致使檔案材料的劃分、整理等工作均出現(xiàn)嚴(yán)重失誤，檔案移交也無(wú)法快速進(jìn)行。

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思路分析

創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

一方面，加強(qiáng)約束條款的雙向性建設(shè)。從事檔案管理工作的人員不僅是檔案管理制度約束的對(duì)象，還是負(fù)責(zé)檔案管理具體執(zhí)行的主體。所以，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的約束，能夠確保檔案管理工作順利進(jìn)行下去。但是，當(dāng)前有不少事業(yè)單位，在執(zhí)行檔案管理機(jī)制的過程中，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)個(gè)人形象以及行為問題，導(dǎo)致檔案管理機(jī)制的執(zhí)行效果不盡如人意。因此，對(duì)于事業(yè)單位而言，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理機(jī)制創(chuàng)新，建立雙向性約束機(jī)制，不僅要對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行約束，同時(shí)還要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的制度建設(shè)行為提供有效約束，確保檔案工作質(zhì)量。

另一方面，采取分卷立冊(cè)的檔案管理模式。之所以實(shí)行這種管理模式，主要是受到干部人事檔案管理的啟發(fā)。在這種檔案管理模式下，將檔案材料劃分為以下六個(gè)欄目，分別是設(shè)立登記時(shí)、變更登記、注銷登記的材料、年檢材料、新聞公告材料以及其他有參考價(jià)值的材料，需要針對(duì)所有材料打印統(tǒng)一目錄，并分裝成不同冊(cè)，每個(gè)單位均設(shè)置一個(gè)檔案盒進(jìn)行分類管理，這樣就能夠避免檔案登記錯(cuò)亂、單位不符等問題的出現(xiàn)。

加快檔案管理重點(diǎn)轉(zhuǎn)型

由檔案管理向檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型。一直以來，事業(yè)單位的檔案管理只是單純的管理活動(dòng)，而進(jìn)入信息化時(shí)代后，這種僅局限于管理的檔案管理已經(jīng)難以滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求了，無(wú)論是檔案資料的可利用性，還是便捷程序，人們都提出了越來越高的要求。因此，就需要事業(yè)單位立足于自身實(shí)際情況，摒棄陳舊的管理思想，樹立正確的服務(wù)觀念，可以借助于信息化手段，將豐富完善的資料呈現(xiàn)給檔案使用者，提供優(yōu)質(zhì)的檔案資料服務(wù)。還可以通過電子檔案的建立，實(shí)行分類設(shè)置，為檔案使用者進(jìn)行資料查詢和使用提供便利。

由被動(dòng)管理向主動(dòng)管理轉(zhuǎn)型。當(dāng)前，我們正處于信息化時(shí)代，人們對(duì)于檔案資料也提出了越來越高的要求，由于紙質(zhì)檔案資料笨重且易毀損，人們往往傾向于選擇電子檔案材料，所以，對(duì)于事業(yè)單位而言，為了提高檔案管理質(zhì)量，就需要實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)管理向主動(dòng)管理的轉(zhuǎn)變。比如說，檔案管理人員在對(duì)檔案信息進(jìn)行更新處理后，應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)中主動(dòng)進(jìn)行展示，這樣檔案使用者就能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢與使用。由實(shí)體資料向虛體資料轉(zhuǎn)型。進(jìn)入信息時(shí)代后，紙質(zhì)材料已經(jīng)越來越不適合做檔案資料的載體了，在這種情況下，電子檔案就成為了檔案發(fā)展的必由之勢(shì)。因此，在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化構(gòu)建工作，盡可能地將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樘擉w檔案，即電子檔案。檔案管理人員要在電子檔案的收集、管理、保存與調(diào)用等環(huán)節(jié)加強(qiáng)控制，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

加快檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制創(chuàng)新

一名合格的檔案管理人員除了要有強(qiáng)烈的責(zé)任心外，還要有為人民服務(wù)的工作意識(shí)、為工作甘于奉獻(xiàn)的精神，愛崗敬業(yè)。為了加快檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制的創(chuàng)新，首先，采取引進(jìn)與培訓(xùn)并舉的策略。為了滿足當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，身為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)，引進(jìn)專業(yè)化水平高、懂技術(shù)的檔案管理人員，為整個(gè)檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液，提高檔案管理的整體水平。不斷加大培訓(xùn)力度，組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，建立信息化知識(shí)平臺(tái)，并融入科學(xué)化和數(shù)字化技術(shù)不斷加以完善，提高檔案管理的智能化水平。

其次，營(yíng)造良好的環(huán)境。在事業(yè)單位內(nèi)營(yíng)造一種良好的學(xué)習(xí)氛圍，在學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，適當(dāng)?shù)卣莆諗?shù)字化與智能化技術(shù)，讓每個(gè)檔案管理人員能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義。同時(shí)，還要完善硬件設(shè)施，及時(shí)根據(jù)實(shí)際需要購(gòu)入相關(guān)軟硬件設(shè)備，提高檔案管理水平。

最后，強(qiáng)化溝通與學(xué)習(xí)。年輕檔案管理人員要虛心向經(jīng)驗(yàn)豐富的老檔案管理人員學(xué)習(xí)和求教，加強(qiáng)實(shí)踐，不斷發(fā)現(xiàn)自身問題，及時(shí)予以糾正，并對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，保證規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，通過以老帶新、傳幫帶等有效機(jī)制，使每位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到有效提升，以便更好地融入到檔案管理創(chuàng)新中去。

結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位極其重要。因此，在當(dāng)今這個(gè)知識(shí)信息時(shí)代，必須不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，可以從創(chuàng)新檔案管理機(jī)制、檔案管理重點(diǎn)轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新檔案管理人才培訓(xùn)機(jī)制等方面入手加以創(chuàng)新和完善，使得檔案管理中的各種弊端得以消除，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理水平的提升，推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展。

（作者單位：昭通市天麻特產(chǎn)局）

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