吳超
摘 要:目前,很多單位以及部門并沒有將電力檔案管理工作落實(shí)到位,往往在工程發(fā)生故障、事故時(shí),才會(huì)盲目地查找所謂的電力檔案。在各項(xiàng)電力工程迅速開展的今天,工程檔案的缺失或者管理上的失誤,都有可能為人民的人身財(cái)產(chǎn)安全帶來?yè)p失,人們應(yīng)該意識(shí)到以往的模糊控制與經(jīng)驗(yàn)主義不再適用于今天的工程管理,對(duì)于電力工程檔案的規(guī)范管理與創(chuàng)新探索刻不容緩。
關(guān)鍵詞:新形勢(shì);電力檔案管理;創(chuàng)新
電力檔案工作是電力工程中極為重要的實(shí)物參考依據(jù),其內(nèi)容的時(shí)間跨度覆蓋工程整個(gè)工期及后續(xù)養(yǎng)護(hù),包含整個(gè)工程所有的重要信息,如開工報(bào)告、施工日記、建筑原料信息以及施工、監(jiān)理、驗(yàn)收單位的簽字蓋章等等。
檔案不僅僅能夠向施工以及使用單位提供客觀的依據(jù)與證明,還是相關(guān)單位進(jìn)行后續(xù)使用維護(hù)時(shí)的重要指導(dǎo)。這些檔案在使用過程中通常反映出一些問題,如施工方的記錄檢查工作不到位、信息更新不及時(shí)、檔案管理缺乏條理等等都會(huì)直接影響電力工程的施工質(zhì)量以及后續(xù)維護(hù),嚴(yán)重的甚至?xí)l(fā)安全問題。因此,人們需給予電力檔案工作極大的重視。
電力檔案管理工作中存在的主要問題
檔案管理難被重視,管理效果較差
檔案管理在任何單位或者工程項(xiàng)目中都是極為重要的,但遺憾的是它并沒有得到人們的普遍重視,即便在一些后線部門,人們也并沒有將檔案管理的意義落到實(shí)處。在電力工程項(xiàng)目中,所有的有效信息都會(huì)被整理和歸檔,但它的形式并不僅局限于文字形式,圖片、錄像等等都需要被記錄和妥善保留起來。檔案管理難受重視的原因有很多,比如人員編制空缺、專職人員管理技能薄弱、各部門信息保留與傳達(dá)失誤、檔案后續(xù)管理缺失等等。在很多工程項(xiàng)目中,檔案如同擺設(shè),其內(nèi)含信息量有限,再加上更新不及時(shí),所以很難在有需要時(shí)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。在工程施工與維護(hù)過程中,這樣的漏洞會(huì)引發(fā)惡性循環(huán),最后導(dǎo)致工程檔案完全失去其價(jià)值,整個(gè)工程的信息依據(jù)缺乏,為工程安全帶來極大隱患。
另外,在個(gè)別的施工單位中,其日常工作流程中甚至并未設(shè)置專門的檔案管理崗位,整個(gè)工程的信息框架是復(fù)雜的、繁瑣的,如果一個(gè)人缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)與工程知識(shí)是很難制定和整理出系統(tǒng)、準(zhǔn)確的工程信息檔案的。所以,在實(shí)際的施工與維護(hù)過程中,人們需要轉(zhuǎn)變觀念,將檔案管理作為整個(gè)工程的信息中樞,對(duì)其給予必要的重視與支持。
電力檔案缺乏統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,難以發(fā)揮實(shí)際效用
電力工程檔案與絕大多數(shù)的工程檔案一樣,需要工作人員堅(jiān)持“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的三個(gè)基本要求。目前,國(guó)內(nèi)一部分工程項(xiàng)目的檔案管理工作仍然存在漏洞,盡管項(xiàng)目中有專人負(fù)責(zé)檔案整理,相應(yīng)的紙質(zhì)文檔也確實(shí)存在,但其質(zhì)量與應(yīng)用效果仍然并不理想。這主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面:其一,檔案內(nèi)容不完善、不系統(tǒng),歸檔辦法、范圍不符合國(guó)家規(guī)定,針對(duì)項(xiàng)目的個(gè)性特點(diǎn)未能在檔案管理工作中作出特殊處理等,這樣的檔案管理工作是不成熟的,其檔案使用效果也會(huì)相應(yīng)地大打折扣,有可能會(huì)對(duì)工程師的分析、判斷以及工人的實(shí)際施工造成負(fù)面影響;其二,由于地區(qū)條件限制與人為的管理疏忽,人們?cè)趯?shí)際操作中檔案保管不當(dāng),未能做到防火、防盜、防光、防潮、防紫外線等,或者由于打印機(jī)、檔案盒選擇不當(dāng),造成工程檔案損毀,類似的問題都會(huì)直接影響檔案的使用,甚至造成重要工程資料丟失。
檔案管理模式陳舊,管理使用程序繁瑣
早期的工程檔案管理由于條件所限是比較原始的,紙質(zhì)材料是最常見的媒介。然而,單純的紙質(zhì)檔案留存具有一定風(fēng)險(xiǎn),受潮、日曬、被盜等等問題偶有發(fā)生。在實(shí)際的檔案創(chuàng)建、整理與取用的過程中,人為的違規(guī)操作、自然災(zāi)害等不可抗力因素也會(huì)對(duì)檔案造成威脅。例如,2008年汶川地震時(shí),處于震中的北川供電公司、映秀電廠等面臨著檔案室成為危房的處境,人們除了對(duì)人民的生命財(cái)產(chǎn)進(jìn)行搶救之外,也緊急對(duì)相關(guān)的電力檔案進(jìn)行了轉(zhuǎn)移。
針對(duì)此類問題,一方面,檔案管理人員以及工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在檔案的保管與取用流程上進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)化,檔案的保管、使用記錄都將與工程檔案一并留存,并在保管條件上進(jìn)一步優(yōu)化,以避免檔案的損毀與丟失;另一方面,人們也在不斷地將信息技術(shù)與智能辦公融入于市場(chǎng)的檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)對(duì)重要工程信息的保管、備份,以及對(duì)檔案狀態(tài)的實(shí)時(shí)監(jiān)控。
新形勢(shì)下電力檔案管理的創(chuàng)新途徑與發(fā)展方向
強(qiáng)化電力檔案管理工作,配置專業(yè)人員
對(duì)于大多數(shù)工程項(xiàng)目來說,配備專業(yè)的檔案管理人員是極為重要的,一些地區(qū)還要求資料員持證上崗,同時(shí)工程項(xiàng)目主管工程師應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性進(jìn)行檢查,以保證工程檔案在需要時(shí)發(fā)揮其效用。由于工程項(xiàng)目的特殊性,負(fù)責(zé)管理檔案的專職人員需要具備比較成熟的工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)、熟悉項(xiàng)目流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí),他們還應(yīng)該在實(shí)際工作中秉持細(xì)心負(fù)責(zé)的態(tài)度與良好的職業(yè)道德,從而保證為整個(gè)工程提供全面可靠的文本依據(jù)。隨著信息化技術(shù)設(shè)備的發(fā)展和演進(jìn),高效的工程檔案管理還要求人們將工作與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來,利用云空間對(duì)檔案進(jìn)行合理的分類與保存。從項(xiàng)目經(jīng)理角度看,定期地組織資料員以及各項(xiàng)目的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)技能與軟件的培訓(xùn)是非常必要的,這不僅能夠幫助他們盡快地接納新鮮事物、掌握更加高效的工作方法,還能讓他們時(shí)刻保持職業(yè)上的新鮮感,避免因消極懈怠而在工作中產(chǎn)生失誤。
規(guī)范檔案管理,強(qiáng)調(diào)實(shí)用性
規(guī)范化一直是各部門機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中所追求的重要指標(biāo),因?yàn)闄n案工作所涉及的信息量大、留存周期長(zhǎng)、個(gè)體共性明顯,規(guī)范化的檔案管理能夠幫助人們根據(jù)自己的需求對(duì)個(gè)體進(jìn)行分類、篩選,同時(shí)還能夠在定期檢查中保證檔案的完整性與準(zhǔn)確性,實(shí)現(xiàn)工作中的自查自糾。對(duì)于不同的項(xiàng)目工程以及不同地區(qū)對(duì)工程檔案的要求,檔案管理同樣能夠在分類、歸檔以及檔案信息化環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)個(gè)性管理。江蘇電力作為國(guó)網(wǎng)辦公廳檔案智能編研項(xiàng)目試點(diǎn),針對(duì)下屬22個(gè)基層單位進(jìn)行檔案管理模式評(píng)比,他們分享和展示了眾多電力工程檔案管理的新模式、新思路,將實(shí)用性與電子信息化特點(diǎn)發(fā)揮得淋漓盡致。
人們對(duì)檔案管理的深入研究和探索是為了更加便捷、有效地為工程施工建造以及維護(hù)保養(yǎng)提供信息支持,因此,檔案的使用體驗(yàn)是否理想也是評(píng)價(jià)檔案管理創(chuàng)新成果的重要指標(biāo)之一。人們通過將檔案信息同步于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新與快速搜索,不僅為工程師的信息查詢提供了便利,也為檔案的管理和留存開辟了新的渠道,工程相關(guān)信息的價(jià)值在網(wǎng)絡(luò)的支持下實(shí)現(xiàn)了最大化的發(fā)揮。
引入信息化手段,提升檔案利用價(jià)值
信息技術(shù)的進(jìn)步為人們的日常工作帶來了極大的便利,同時(shí)也為人們帶來了挑戰(zhàn),全新檔案管理模式的引入;新系統(tǒng)、新平臺(tái)的操作以及全新的工作流程等都是需要人們不斷接納和適應(yīng)的。相較于傳統(tǒng)的工程檔案管理,新的技術(shù)平臺(tái)讓多元信息處理和儲(chǔ)存成為可能,工程施工信息、驗(yàn)收轉(zhuǎn)移記錄等等能夠以圖像、文字、視頻等形式得以保存,同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索與傳遞,這對(duì)于跨區(qū)域較大的電力工程項(xiàng)目來說是極為有利的。另外,在信息公開化、透明化的今天,很多工程信息是能夠公開于網(wǎng)絡(luò)的,人們能夠自主地通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)制定工程項(xiàng)目信息進(jìn)行查詢,這也是提升工程檔案利用價(jià)值的途徑之一。信息化時(shí)代為工程檔案管理工作帶來的好處體現(xiàn)在實(shí)際工作的方方面面,與此同時(shí),其所輻射的領(lǐng)域還在不斷擴(kuò)大,因此工程檔案管理人員也需要做到與時(shí)俱進(jìn),積極地參與相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn),不斷優(yōu)化電力工程檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)智能化、信息化的管理。
結(jié)語(yǔ)
檔案管理看似在工程項(xiàng)目中是一個(gè)獨(dú)立的個(gè)體,但實(shí)際上它與工程施工建設(shè)、管理權(quán)限移交以及整個(gè)工程的安全有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。完善和規(guī)范檔案管理工作,并將其融入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是在新形勢(shì)下工程管理工作的重要課題。它不僅反映了高質(zhì)量項(xiàng)目工程對(duì)信息數(shù)據(jù)的需求,還體現(xiàn)了目前工程類檔案管理的發(fā)展方向。信息化時(shí)代的到來為人們帶來的是更為便捷的信息服務(wù),同時(shí),也帶來了更加科學(xué)可靠的工程安全保證與完善的工程管理機(jī)制。
(作者單位:國(guó)網(wǎng)常德供電公司)
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