淺談協(xié)議庫(kù)存需求計(jì)劃科學(xué)化管理模式

陸平+江爍

摘 要：協(xié)議庫(kù)存需求計(jì)劃預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性直接影響招標(biāo)采購(gòu)以及合同簽訂、履約，加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)預(yù)測(cè)分析，提高需求計(jì)劃上報(bào)準(zhǔn)確率，采用科學(xué)合理的方法對(duì)實(shí)際需求計(jì)劃進(jìn)行匹配，有效整合采購(gòu)資源，提高電網(wǎng)投資效益。

關(guān)鍵詞：電力；物資；協(xié)議庫(kù)存；計(jì)劃

中圖分類號(hào)：F274 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：2095-2945（2018）01-0141-02

Abstract： The accuracy of the forecast of the agreement inventory demand plan directly affects the bidding purchase， the contract signing， the performance， strengthens the statistical forecast analysis， enhances the demand plan to report the accuracy. Scientific and reasonable methods are adopted to match the actual demand plan， to effectively integrate procurement resources， and to improve the efficiency of grid investment.

Keywords： electricity； material； agreement inventory； plan

1 概述

協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)是指根據(jù)未來(lái)一定時(shí)間內(nèi)物資采購(gòu)需求的預(yù)測(cè)，統(tǒng)一物資技術(shù)和商務(wù)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)招標(biāo)或者非招標(biāo)的方式，一次性確定一定時(shí)期內(nèi)的多個(gè)協(xié)議供應(yīng)商，并以協(xié)議形式將采購(gòu)數(shù)量、單價(jià)和有效期等內(nèi)容予以確認(rèn)。待實(shí)際項(xiàng)目物資需求提出后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)供貨單分批或者分期進(jìn)行供貨，并據(jù)此結(jié)算貨款。協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)有效整合采購(gòu)資源，減少重復(fù)采購(gòu)，提高采購(gòu)供應(yīng)效率和電網(wǎng)投資效益。

協(xié)議庫(kù)存物資一般要滿足以下四個(gè)條件：需求頻度高、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、響應(yīng)時(shí)間短、年度需求數(shù)量較大。協(xié)議庫(kù)存管理的理念是以需求為導(dǎo)向，以市場(chǎng)換庫(kù)存，充分利用供應(yīng)商循環(huán)生產(chǎn)的資源，通過(guò)“增量招標(biāo)、余量滾動(dòng)、即時(shí)供貨、全面履約”的運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)協(xié)議庫(kù)存物資集中招標(biāo)及其應(yīng)用結(jié)果的常態(tài)穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。

隨著協(xié)議庫(kù)存招標(biāo)規(guī)模逐年擴(kuò)大，其優(yōu)勢(shì)越來(lái)越顯著。因?yàn)閰f(xié)議庫(kù)存采購(gòu)存在多變性和不確定性，所以黑龍江省電力公司建立了一套符合我省實(shí)際情況的協(xié)議庫(kù)存需求計(jì)劃管理方法，為準(zhǔn)確及時(shí)提報(bào)協(xié)議庫(kù)存需求計(jì)劃，提供了科學(xué)有效地保障。

2 協(xié)議庫(kù)存需求計(jì)劃預(yù)測(cè)管理

物資計(jì)劃作為物資管理的龍頭，要求及時(shí)性和準(zhǔn)確性，并且確保物資供應(yīng)為工程項(xiàng)目服務(wù)，因此我們根據(jù)項(xiàng)目的里程碑進(jìn)度，結(jié)合國(guó)網(wǎng)公司、省公司年度協(xié)議庫(kù)存計(jì)劃安排時(shí)間節(jié)點(diǎn)，利用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)理論與預(yù)測(cè)方法，分析公司物資需求的歷史數(shù)據(jù)，分析影響物資需求的關(guān)鍵因素，預(yù)測(cè)物資未來(lái)的預(yù)測(cè)分布，建立一套符合自身實(shí)際的協(xié)議庫(kù)存需求計(jì)劃預(yù)測(cè)辦法，為協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)提供科學(xué)依據(jù)與數(shù)據(jù)支持，提升掌控物資需求的能力。

變被動(dòng)為主動(dòng)，與各項(xiàng)目單位及時(shí)溝通，對(duì)于基建、大修、技改、營(yíng)業(yè)等項(xiàng)目的實(shí)時(shí)變化能夠做好超前的分析。電網(wǎng)建設(shè)、設(shè)備大修、技改等具有季節(jié)性特點(diǎn)，比如“迎峰度夏”就區(qū)別與其他時(shí)期的物資需求。物資計(jì)劃專責(zé)與項(xiàng)目單位進(jìn)行季節(jié)性物資需求特性分析，提前進(jìn)行有針對(duì)性的物資需求儲(chǔ)備和計(jì)劃安排。隨著季節(jié)性變化，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性和連續(xù)性。

運(yùn)用采購(gòu)物料清單方法，在建設(shè)單位推行典型性設(shè)計(jì)、工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，推行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)物料清單表，做到“統(tǒng)一典型設(shè)計(jì)、統(tǒng)一物料編碼、統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范”。技術(shù)規(guī)范書(shū)采用固化ID。結(jié)合建設(shè)單位提供的項(xiàng)目前期物資需求信息，進(jìn)一步做好協(xié)議庫(kù)存物資需求預(yù)測(cè)信息儲(chǔ)備工作。

運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)需求預(yù)測(cè)的各種關(guān)聯(lián)因子進(jìn)行深入分析?；谛枨蟮奶匦苑治觯钔谛枨箢A(yù)測(cè)的關(guān)鍵因子，為構(gòu)建不同需求特性下的協(xié)議庫(kù)存需求預(yù)測(cè)方法體系打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

建立需求預(yù)測(cè)的標(biāo)準(zhǔn)工作流程。通過(guò)選擇科學(xué)的、適合自身實(shí)際情況的全面需求預(yù)測(cè)方法，以歷史需求、年度計(jì)劃、批次計(jì)劃等數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，開(kāi)展長(zhǎng)期、中期、短期等不同類型的協(xié)議庫(kù)存需求預(yù)測(cè)與管理，有效預(yù)測(cè)公司未來(lái)協(xié)議庫(kù)存物資需求及分布情況。不定期組織對(duì)復(fù)雜多樣的需求信息進(jìn)行分析研究，歸納總結(jié)找出共性，提高標(biāo)準(zhǔn)化水平。對(duì)地域差異大的物資需求，按地域分別制定相應(yīng)要求。重點(diǎn)工作包括收集預(yù)測(cè)基礎(chǔ)信息、分析需求側(cè)的需求規(guī)律和未來(lái)預(yù)測(cè)判斷等。根據(jù)選擇的預(yù)測(cè)方法，在收集的預(yù)測(cè)信息基礎(chǔ)上，測(cè)算預(yù)測(cè)結(jié)果，再分析預(yù)測(cè)結(jié)果并進(jìn)行輔助決策。

3 協(xié)議庫(kù)存實(shí)際需求計(jì)劃匹配

協(xié)議庫(kù)存物資實(shí)際需求計(jì)劃在匹配前，應(yīng)由地（市）物資供應(yīng)中心和省物資公司進(jìn)行兩級(jí)庫(kù)存物資平衡利庫(kù)后方可進(jìn)行匹配。制定協(xié)議匹配適用原則和操作流程。對(duì)不同類別的物資需求，分別明確了區(qū)域設(shè)備一致性、技術(shù)優(yōu)先、交貨期優(yōu)先等適用原則和相應(yīng)的操作流程。

協(xié)議庫(kù)存框架協(xié)議簽訂以后，按照協(xié)議內(nèi)容將物資實(shí)際需求計(jì)劃優(yōu)先匹配給該協(xié)議中本地區(qū)供應(yīng)商。至少當(dāng)匹配金額達(dá)到該框架協(xié)議承諾采購(gòu)總金額下限時(shí)，在確保整體指標(biāo)的完成或避免以往供應(yīng)商的投訴的情況下，才考慮將部分物資需求匹配給該批次其他地區(qū)供應(yīng)商或以往批次的中標(biāo)供應(yīng)商。

各物資需求單位所申報(bào)實(shí)際需求計(jì)劃中的物料應(yīng)與之前協(xié)議庫(kù)存計(jì)劃中所申報(bào)的物料完全一致，保證后期賬、卡、物的一致性。同時(shí)減少供應(yīng)商投訴風(fēng)險(xiǎn)。如遇特殊情況急需匹配不符合中標(biāo)結(jié)果的物料，需與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商后嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)審批手續(xù)。

在每批次協(xié)議有效期截止前兩個(gè)月，對(duì)全省各單位通報(bào)相關(guān)框架協(xié)議執(zhí)行情況，對(duì)于執(zhí)行情況不符合國(guó)網(wǎng)公司要求的框架協(xié)議，督促各單位盡快上報(bào)實(shí)際物資需求計(jì)劃。在協(xié)議有效期到達(dá)之前，相關(guān)地區(qū)必須完成實(shí)際需求計(jì)劃的申報(bào)。endprint

物資需求單位根據(jù)預(yù)測(cè)階段的各物資種類和數(shù)量，通過(guò)SAP系統(tǒng)創(chuàng)建預(yù)留（暫不創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)）；物資部門(mén)線下匯總項(xiàng)目部門(mén)物資需求計(jì)劃，通過(guò)備品備件創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)（交貨時(shí)間為最后一批貨物的最晚交貨日期）；省物資公司在ERP系統(tǒng)內(nèi)匯總?cè)f(xié)議庫(kù)存采購(gòu)申請(qǐng)，比對(duì)各單位預(yù)測(cè)總量，通過(guò)SAP匹配模塊完成各單位需求計(jì)劃的協(xié)議庫(kù)存匹配。

4 分批供貨

以市場(chǎng)換庫(kù)存，一方面建立了供應(yīng)商定期反饋生產(chǎn)庫(kù)存信息制度，收集的信息作為協(xié)議匹配時(shí)的庫(kù)存現(xiàn)貨資源，另一方面充分利用協(xié)議庫(kù)存合同80%-120%區(qū)間浮動(dòng)比例，對(duì)積極配合，供應(yīng)服務(wù)優(yōu)秀的供應(yīng)商，提高匹配份額，達(dá)到以市場(chǎng)換庫(kù)存的目的。

省公司下達(dá)匹配結(jié)果后，省市公司訂單由省物資公司統(tǒng)一在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建需求總量的采購(gòu)訂單，合同由省物資公司統(tǒng)一組織簽訂。地市公司按照項(xiàng)目安排及進(jìn)度要求，確定分批收貨的供應(yīng)計(jì)劃，明確每批物資數(shù)量和最晚交貨時(shí)間。按照供應(yīng)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)，分批進(jìn)行收貨，暫收供應(yīng)商代保管庫(kù)，減少實(shí)物庫(kù)存資金額。在工程項(xiàng)目需要時(shí)，按項(xiàng)目需求，并通知供應(yīng)商供貨至指定交貨地點(diǎn)。物資到貨后，物資部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)收貨操作。

5 專業(yè)管理的指標(biāo)體系及目標(biāo)值

為了提高協(xié)議庫(kù)存需求計(jì)劃管理質(zhì)量與效率，公司協(xié)議庫(kù)存涉及的指標(biāo)有協(xié)議庫(kù)存需求預(yù)測(cè)準(zhǔn)確率、需求計(jì)劃上報(bào)及時(shí)率、協(xié)議庫(kù)存物資采購(gòu)計(jì)劃完成率。

協(xié)議庫(kù)存需求預(yù)測(cè)準(zhǔn)確率的目標(biāo)值是90%，需求計(jì)劃上報(bào)及時(shí)率的目標(biāo)值是100%，協(xié)議庫(kù)存物資采購(gòu)計(jì)劃完成率的目標(biāo)值為100%。

6 專業(yè)管理的績(jī)效考核與控制

為了促進(jìn)協(xié)議庫(kù)存工作不斷改進(jìn)提升，提高協(xié)議庫(kù)存需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性和工作效率，激發(fā)員工潛能，營(yíng)造積極向上的氛圍，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，制訂協(xié)議庫(kù)存需求計(jì)劃管理KPI考核體系。

通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)協(xié)議庫(kù)存需求計(jì)劃工作目前面臨的主要問(wèn)題：前端工程需求不確定，造成預(yù)測(cè)難度大。執(zhí)行過(guò)程中，需求波動(dòng)、設(shè)備市場(chǎng)變化、技術(shù)改進(jìn)等帶來(lái)影響，造成執(zhí)行偏差，影響預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性，直接影響了物資采購(gòu)的效率和效益。具體體現(xiàn)在地市公司框架協(xié)議預(yù)估量超過(guò)實(shí)際匹配允許波動(dòng)范圍；申報(bào)實(shí)際需求計(jì)劃的物料與框架協(xié)議預(yù)報(bào)計(jì)劃不符；存在供應(yīng)商投訴的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

針對(duì)上述問(wèn)題，設(shè)置相應(yīng)的KPI指標(biāo)。主要指標(biāo)有：協(xié)議庫(kù)存需求預(yù)測(cè)準(zhǔn)確率、需求計(jì)劃上報(bào)及時(shí)率、協(xié)議庫(kù)存物資采購(gòu)計(jì)劃完成率。其中協(xié)議庫(kù)存需求預(yù)測(cè)準(zhǔn)確率、需求計(jì)劃上報(bào)及時(shí)率同時(shí)考核物資公司及各需求單位，協(xié)議庫(kù)存物資采購(gòu)計(jì)劃完成率考核物資公司。在考核的同時(shí)，建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)協(xié)議庫(kù)存需求計(jì)劃工作業(yè)績(jī)突出的單位進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。

電力物資采用協(xié)議庫(kù)存模式采購(gòu)后，通過(guò)集中申報(bào)，減輕了每月申報(bào)計(jì)劃、簽訂合同、訂單處理等繁重的工作量。在完成上述流程后，物資收入供應(yīng)商代保管庫(kù)。在保證公司倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存金額合理的前提下，充分利用供應(yīng)商庫(kù)存，將供貨周期縮短至1個(gè)月左右。由于在一定時(shí)期內(nèi)保證物資供應(yīng)商一致，便于物資材料的組織供應(yīng)與配送。物資部門(mén)匯總各部門(mén)需求，因集中匯總量較大，由供應(yīng)商直接“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”配送至施工現(xiàn)場(chǎng)，即減少了倉(cāng)儲(chǔ)、二次運(yùn)輸費(fèi)用，又簡(jiǎn)化了物資管理成本。公司通過(guò)物資集中計(jì)劃管理，大部分物資保管在供應(yīng)商倉(cāng)庫(kù)，物資到貨后進(jìn)行付款，減少占用流動(dòng)資金。針對(duì)運(yùn)行維護(hù)和應(yīng)急搶修物資，實(shí)行科學(xué)測(cè)算、定額儲(chǔ)備，結(jié)合倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存量合理補(bǔ)庫(kù)，保障搶修和生產(chǎn)維護(hù)周轉(zhuǎn)的需要。有效利用供應(yīng)商儲(chǔ)備模式，緩解流動(dòng)資金壓力，降低庫(kù)存，提高公司經(jīng)營(yíng)效益。

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