辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用

周廷軒

摘 要目前，辦公業(yè)務(wù)已進入了辦公自動化模式，不僅極大的提升了辦公效率和便捷性，還增強了信息的精準性和安全性。本文主要對辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用做了分析，分別從獨立性、完整性、安全性、并發(fā)控制性、加密管理、用戶訪問認證六個方面對辦公自動化的特點做了闡述，并從文字處理技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)三個方面分析了計算機技術(shù)在辦公自動化中的具體應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化 計算機技術(shù) 應(yīng)用

目前，計算機技術(shù)已融入了人們的生產(chǎn)、生活中，涉及各個領(lǐng)域，無論是企業(yè)單位、政府機構(gòu)、交通工程、學(xué)校教學(xué)、物流行業(yè)等都離不開計算機技術(shù)。在現(xiàn)代辦公自動化中，計算機技術(shù)已應(yīng)用到各環(huán)節(jié)中，讓辦公自動化的運作更為高效和便捷。但仍有許多企業(yè)沒有充分認識到辦公自動化，而且有的人員對計算機技術(shù)的操作和掌握存在不足的情況，這些都不利于計算機技術(shù)的優(yōu)越性在辦公自動化中得到體現(xiàn)，所以，加強對辦公室自動化中計算機應(yīng)用的分析和研究有著深遠的意義。

1 辦公自動化的特點

1.1 獨立性

計算機用戶在運用計算機數(shù)據(jù)庫或者程序過程中，數(shù)據(jù)庫和程序間的邏輯結(jié)構(gòu)具有獨立的特點，兩者互不干擾。辦公自動化用戶在登錄數(shù)據(jù)庫并對數(shù)據(jù)進行查詢中，以及使用計算機應(yīng)用程序的過程中，都能獨立完成，這兩者間的操作行為也是互不影響，相互獨立的，所以，計算機數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用程序之間具備物理獨立的特性。

1.2 完整性

在辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用具有三個子特征，體現(xiàn)在信息的完整性和準確度以及數(shù)據(jù)程序在處理中的一致性。不同用戶運用相同的辦公軟件和數(shù)據(jù)庫，登錄相同的辦公賬號等，都體現(xiàn)出數(shù)據(jù)是具有一致性的。而在使用數(shù)據(jù)庫過程中，所輸入的數(shù)據(jù)值同數(shù)據(jù)表中的類型是相同的，體現(xiàn)出信息的正確性。用戶把數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)運用于辦公室的實際運作中，其數(shù)值在約束上是一致的，體現(xiàn)出信息的完整性。

1.3 安全性

為了能夠讓辦公自動化信息更為安全，通常會運用多種安全防護手段對信息進行防護，例如，對辦公中的重要數(shù)據(jù)進行重點文件保護，并將其與辦公數(shù)據(jù)庫中其它數(shù)據(jù)進行區(qū)分，此外，在辦公自動化常用軟件中，可通過數(shù)據(jù)授權(quán)對登錄權(quán)限和賬號等在后臺進行監(jiān)控，同樣的對辦公數(shù)據(jù)庫中的有關(guān)數(shù)據(jù)，必須在進行隱藏和加密后再傳送到服務(wù)器云端。

1.4 并發(fā)控制性

如果辦公計算機數(shù)據(jù)庫中同一個數(shù)據(jù)被多個用戶調(diào)取，就容易導(dǎo)致同一數(shù)據(jù)和相同時間中，數(shù)據(jù)被多個辦公用戶存儲和下載的情況發(fā)生。若辦公用戶中某個用戶修改了數(shù)據(jù)后再進行存儲，這就很難確保辦公數(shù)據(jù)的準確性和科學(xué)性，因此，就需要采取措施來應(yīng)對并發(fā)事件，從而避免辦公數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤。

1.5 加密管理

在計算機中對自動化辦公運行數(shù)據(jù)進行存儲，其數(shù)據(jù)量是十分龐大的，而且這當中有的數(shù)據(jù)是高機密性的。為確保高機密性數(shù)據(jù)的安全，計算機數(shù)據(jù)庫的管理人員就必須對數(shù)據(jù)庫進行加密，這就需要運用計算機中的數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)來完成。比如，運用辦公軟件和加密程序等對機密數(shù)據(jù)文件進行密碼設(shè)置，再將設(shè)置好是文件存儲到數(shù)據(jù)庫中，從而防范因數(shù)據(jù)庫遭破壞而造成機密數(shù)據(jù)丟失或被盜取的情況發(fā)生。

1.6 用戶訪問認證

在計算機管理技術(shù)中，辦公自動化用戶訪問認證是非常普遍的外圍技術(shù)。此技術(shù)用于限制非法用戶的訪問，通過方式則是對用戶身份進行驗證。當辦公用戶進入到計算機數(shù)據(jù)程序后，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)將會對用戶進行自動提問，而用戶只有輸入正確的認證信息后才能進入到計算機辦公程序中。用戶身份認證技術(shù)是將用戶在計算機中已存儲的身份信息與登錄的信息進行效驗核對，當信息一致后就可以通過驗證達到登錄。

2 辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用

2.1 文字處理技術(shù)的應(yīng)用

文字的處理在人類發(fā)展中經(jīng)歷了漫長的歷程，從最初的手寫發(fā)展到調(diào)版印刷，再到現(xiàn)在的計算機文字處理技術(shù)。運用計算機對文字進行處理，在進行編輯中，錄入效率高且輸出更便捷，從而形成了運用計算機進行文字處理的現(xiàn)代辦公系統(tǒng)。在辦公系統(tǒng)中文字處理是基礎(chǔ)內(nèi)容和根本。運用WPS、Word等軟件進行文字處理，能夠?qū)崿F(xiàn)文字的錄入、編輯、文字域排版、文章美化、設(shè)置頁眉頁腳、信息標注等。此外，在這些軟件中，僅開發(fā)的文字“域”功能，就能調(diào)整文章日期，更何況還有新推出的功能，有利于職工的書寫工作，提高辦公效率。

2.2 數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用

對數(shù)據(jù)進行收集、分析、整理等是數(shù)據(jù)處理技術(shù)的主要功能，目前應(yīng)用最廣泛的數(shù)據(jù)處理軟件是Excel。運用Excel中的數(shù)據(jù)處理技術(shù)不僅能夠讓數(shù)據(jù)更為清楚直觀的展現(xiàn)出來，確保數(shù)據(jù)的簡潔性，還有利于保留數(shù)據(jù)的獨特性和持久性。對于辦公自動化職員而言，需要清楚Excel具有的功能和具體的操作，再根據(jù)軟件中的技術(shù)功能，對所得信息數(shù)據(jù)做分析并做進一步處理，然后對處理后的數(shù)據(jù)結(jié)果進行多角度的分析，最終獲得辦公所需信息。

2.3 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用

目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已涉及到人們生活的方方面面，得到了廣泛應(yīng)用，主要表現(xiàn)在下面兩個方面：

（1）運用電子郵件進行網(wǎng)上溝通，各公司各部門之間是獨立且具有關(guān)聯(lián)的，因此需要信息進行相互交流，運用電子郵件有利于促進信息的交流，且更為安全和便捷。在這個信息傳遞過程中，能有效避免錯誤的出現(xiàn)以及延時等情況，增強了辦公自動化的準確性和整體效率。

（2）運用電視會議進行開會，經(jīng)濟的不斷發(fā)展促進了全球化的發(fā)展，以往工作人員要開會必須要提前做出安排，而且并非所有人都能到場。但電視會議的應(yīng)用就沒有時間和地域的限制，隨時都能參加會議，并能在線探討工作事務(wù)，有利于辦公人員提高工作能力和工作效率。

3 結(jié)語

計算機技術(shù)在各領(lǐng)域中已得到廣泛應(yīng)用，尤其是在辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用得到極大地重視，所以，需不斷增強辦公自動化中計算機數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)的研發(fā)力度和完善程度，提高辦公人員計算機水平和信息安全管理意識，從而實現(xiàn)提高整體工作效率。

參考文獻

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作者單位

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