科技期刊稿件在線處理系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊應(yīng)用探析

琚彤軍　楊繼濤

摘 要：本文針對不同期刊社的情況，有效利用期刊采編系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊。獨(dú)立法人期刊社可以直接應(yīng)用財(cái)務(wù)管理模塊，非獨(dú)立法人期刊社可以和上級(jí)主管部門做到采編系統(tǒng)和其財(cái)務(wù)系統(tǒng)的有效對接，提高編輯的工作效率。經(jīng)過整合采編系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊和上級(jí)主管部門的財(cái)務(wù)模塊，可以有效提高編輯的工作效率，把編輯從這些輔助的工作中解放出來。專心做好期刊的編輯審稿校對工作。最后分析了非獨(dú)立法人期刊社如何有效利用財(cái)務(wù)管理模塊存在的問題并提出自己的進(jìn)一步設(shè)想。能實(shí)現(xiàn)兩種財(cái)務(wù)模塊的有效整合，將會(huì)大大提高編輯部的工作效率。

關(guān)鍵詞：科技期刊；在線處理系統(tǒng)；財(cái)務(wù)模塊；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G213 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-8122（2017）12-0113-02

一、現(xiàn)狀分析

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)期刊組稿，審稿，編輯加工到發(fā)排全過程的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，已經(jīng)成為目前期刊編輯出版的發(fā)展潮流，也是我國目前科技期刊編輯出版的發(fā)展方向[1]。目前大部分期刊已經(jīng)采用稿件在線處理辦公系統(tǒng)，目前國內(nèi)主流采編系統(tǒng)有瑪格泰克（Magtech）遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)，三才期刊采編系統(tǒng)、勤云遠(yuǎn)程稿件采編系統(tǒng)、騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)、網(wǎng)刊通遠(yuǎn)程稿件采編系統(tǒng)。此外還有博科思網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（北京）公司開發(fā)的“期刊采編OA平臺(tái)”、北大方正公司的“文采四溢全媒體期刊采編系統(tǒng)”等[2]。國內(nèi)應(yīng)用瑪格泰克的系統(tǒng)在全國大概有1600多家雜志社、十幾家出版社[3]，騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)目前應(yīng)用已經(jīng)超過1500家[4]，勤云采編系統(tǒng)已經(jīng)超過800家[5]。

在目前的文獻(xiàn)中有不少文章針對采編系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題進(jìn)行了分析論述，曾婷[1]從國內(nèi)現(xiàn)有期刊采編系統(tǒng)出版全流程數(shù)字化和對稿件評審智能化方面的問題進(jìn)行分析，張瑞麟[2]分析了國內(nèi)外的采編系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀和采編系統(tǒng)的功能；楊琦[4]分析了國內(nèi)稿件采編系統(tǒng)的功能特點(diǎn)，楊浦[6]針對騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)優(yōu)劣勢進(jìn)行了分析，但也僅僅限于其投稿、審稿等功能的分析。從現(xiàn)有文獻(xiàn)分析的主要內(nèi)容來看，目前都全部集中在應(yīng)用采編系統(tǒng)的稿件的流程，稿件評審，學(xué)術(shù)不端檢測系統(tǒng)，智能編輯，智能校對等模塊方面，而對于對期刊在線采編系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行分析的文章幾乎少有。

目前在國內(nèi)期刊應(yīng)用的所有采編系統(tǒng)中都設(shè)置有期刊財(cái)務(wù)管理模塊。各個(gè)期刊編輯部的具體情況不同，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在各個(gè)編輯部的應(yīng)用也不相同，目前科技期刊的管理模式大致分為以下2類。具有獨(dú)立法人資格的期刊社，非獨(dú)立法人資格的期刊社，獨(dú)立法人資格期刊社的財(cái)務(wù)管理歸屬于期刊出版單位，所以財(cái)務(wù)系統(tǒng)和采編系統(tǒng)統(tǒng)一為一體。一般直接應(yīng)用采編系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊進(jìn)行日常期刊社的財(cái)務(wù)工作，比如審稿費(fèi)、稿費(fèi)的登記發(fā)放和作者版面費(fèi)的收取等等，而對于非獨(dú)立法人期刊社來說，在應(yīng)用采編系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)管理模塊基本是形同虛設(shè)，非獨(dú)立法人期刊社無獨(dú)立的財(cái)務(wù)管理權(quán)限，財(cái)務(wù)歸上級(jí)部門管理，但具體涉及到編輯部部分的財(cái)務(wù)工作則需要編輯部人員進(jìn)行審稿費(fèi)、稿費(fèi)、版面費(fèi)等費(fèi)用的登記，然后再去財(cái)務(wù)主管部門進(jìn)行再次登記，轉(zhuǎn)交給學(xué)校財(cái)務(wù)人員進(jìn)行下一步的后續(xù)工作，這樣不但耗費(fèi)編輯人員的精力，而且在轉(zhuǎn)接的過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)作者，審稿專家信息不全，缺失等問題，給非獨(dú)立法人編輯部和上級(jí)主管財(cái)務(wù)部門都帶來很多不必要的麻煩。因此對于非獨(dú)立法人期刊來說，如何進(jìn)行采編系統(tǒng)中財(cái)務(wù)管理模塊的進(jìn)一步探索應(yīng)用則是目前存在的一個(gè)問題。

二、目前期刊管理模式所導(dǎo)致的財(cái)務(wù)管理模式

由于期刊管理模式不同，相應(yīng)的其財(cái)務(wù)管理模式也不同，獨(dú)立法人期刊直接應(yīng)用采編系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模塊進(jìn)行相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理就可以，目前應(yīng)用的采編系統(tǒng)都有財(cái)務(wù)中心模塊，其分為審理費(fèi)管理、版面費(fèi)管理、審稿費(fèi)管理、稿費(fèi)管理等等，對于獨(dú)立法人期刊來說，這幾個(gè)費(fèi)用的信息就可以直接從采編系統(tǒng)里提取直接向作者開具相應(yīng)的票據(jù)，向?qū)徃鍖＜摇⒆髡哌M(jìn)行審稿費(fèi)和稿費(fèi)的發(fā)放和郵寄工作。而非獨(dú)立法人往往是財(cái)務(wù)歸上級(jí)主管部門管理，但期刊具體的財(cái)務(wù)工作卻需要編輯部人員去完成，而編輯部人員又無財(cái)務(wù)權(quán)，所以很多相關(guān)財(cái)務(wù)的具體工作仍然采用人工的方式進(jìn)行，首先需要從系統(tǒng)中分次分批提取作者、審稿專家的相關(guān)信息，把相關(guān)信息通過優(yōu)盤或者存成word電子文檔，通過郵件的形式發(fā)送到上級(jí)主管部門財(cái)務(wù)處專門負(fù)責(zé)票據(jù)的專職人員那里，也有的直接把相關(guān)紙質(zhì)信息打印出來，送到上級(jí)主管財(cái)務(wù)部門，該部門專職財(cái)務(wù)人員對各編輯部送來的外審專家，作者的相關(guān)信息進(jìn)行整理，然后再分別對審稿費(fèi)，版面費(fèi)，稿費(fèi)等票據(jù)信息輸入到財(cái)務(wù)票據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，進(jìn)行版面費(fèi)的收取，審稿費(fèi)的發(fā)放，發(fā)票的開具。

三、非獨(dú)立法人的無獨(dú)立財(cái)務(wù)期刊管理中存在的問題

目前，非法人獨(dú)立單位期刊的這種財(cái)務(wù)管理狀況對編輯部和主管單位財(cái)務(wù)部門帶來了極大的不便。

非獨(dú)立法人期刊目前基本歸屬的上級(jí)主管部門主要有，大專院校，研究所，各個(gè)科研機(jī)構(gòu)，在這些主管單位中，期刊編輯部基本都屬于從屬輔助系列，由于種種現(xiàn)實(shí)存在的問題，各個(gè)編輯部基本屬于人員缺編現(xiàn)象嚴(yán)重，編輯不但要負(fù)責(zé)稿件的審閱和編輯校對工作，還得兼職做編務(wù)和相應(yīng)的財(cái)務(wù)工作，這樣無形之中給編輯工作增加了不必要的負(fù)擔(dān)，

另外。編輯部兼職財(cái)務(wù)人員每次都需要從采編系統(tǒng)里提取審稿專家，作者的相關(guān)信息，然后按財(cái)務(wù)要求進(jìn)行整理歸類，最后送交上級(jí)主管財(cái)務(wù)部門進(jìn)行后期的財(cái)務(wù)票據(jù)開具和審稿費(fèi)，稿費(fèi)等發(fā)放工作，在這個(gè)過程中增加了很多中間環(huán)節(jié)，審稿專家，作者的信息在提取轉(zhuǎn)存，整理排版的過程中難免會(huì)出現(xiàn)信息不完整或者錯(cuò)誤的情況，這樣就會(huì)給財(cái)務(wù)部門，審稿專家，作者等造成不必要的損失和麻煩，也增加了編輯部兼職財(cái)務(wù)和上級(jí)主管部門財(cái)務(wù)人員的工作量。

四、對 策

1.期刊采編系統(tǒng)和主管部門財(cái)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)單位就編輯部采編系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊和上級(jí)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)如何對接進(jìn)行技術(shù)交流，在這2種系統(tǒng)中分別開發(fā)集成一種模塊，該模塊可同時(shí)兼容采編系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)所需要的一切相關(guān)信息，主管部門財(cái)務(wù)系統(tǒng)各根據(jù)出版單位的工作需要隨時(shí)隨地從采編系統(tǒng)提取相關(guān)信息。各期刊主管部門采用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)也不盡相同，編輯部采用的采編系統(tǒng)也有幾種類型，因此，對于不同的采編系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，雙方開發(fā)人員有針對性的研制出各個(gè)應(yīng)用單位的兼容模塊。雖然，這種方式需要雙方采編系統(tǒng)開發(fā)人員投入大量的人力物力，但一旦開發(fā)成功，對非獨(dú)立法人單位采用該系統(tǒng)的單位會(huì)大大增加，無形也增加了開發(fā)單位的收益，屬于一勞永逸的事情，對于非獨(dú)立法人期刊和其上級(jí)主管部門來說也極大的減少了工作中很多不必要的環(huán)節(jié)。

2.在這2種系統(tǒng)之間可以嘗試設(shè)置采編系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模塊與主管單位的期刊管理相關(guān)模塊進(jìn)行部門資源共享，在這種共享環(huán)境下，主管單位財(cái)務(wù)部門也可以很方便的提取作者，審稿專家的相關(guān)信息，進(jìn)行費(fèi)用的發(fā)放和票據(jù)的開具等工作。這樣就完全減少了出版單位通過優(yōu)盤，郵件形式單個(gè)提取信息，然后再發(fā)送的現(xiàn)狀。

五、實(shí)現(xiàn)這兩種模式的前提條件

1.投稿作者必須在系統(tǒng)進(jìn)行稿件投稿注冊的時(shí)候，需要完善所有的相關(guān)資料信息，如作者的單位系統(tǒng)、單位財(cái)務(wù)賬戶、身份證號(hào)，納稅人識(shí)別號(hào)，電話，務(wù)必要求準(zhǔn)確無誤，審稿專家在采編系統(tǒng)注冊時(shí)也同樣要求提供資料完整準(zhǔn)確。

2.科技期刊應(yīng)用的采編系統(tǒng)和上級(jí)主管部門的財(cái)務(wù)系統(tǒng)2家的研發(fā)人員首先得協(xié)作共同開發(fā)一種通用的模塊，然后再根據(jù)不同出版單位的特殊要求進(jìn)行小部門微調(diào)。這樣才能最大限度降低開發(fā)成本，是實(shí)現(xiàn)這一模塊的應(yīng)用成為可能。

3.非獨(dú)立法人期刊上級(jí)主管部門必須要有熟悉采編系統(tǒng)的專職財(cái)務(wù)人員進(jìn)行此項(xiàng)工作?？梢酝ㄟ^專門的培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)采編系統(tǒng)財(cái)務(wù)應(yīng)用模塊。

參考文獻(xiàn)：

[1] 曾婷.期刊稿件采編系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀及展望[J].江漢大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2012，40（4）：101-104.

[2] 張瑞麟，吳益?zhèn)?，袁醉?國內(nèi)外期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的應(yīng)用分析[J].科技通報(bào)，2016，32（8）：247-250.

[3] http：//www.magtech.com.cn/CN/model/index.shtml.

[4] 楊琦，劉曉莉.國內(nèi)外期刊稿件采編系統(tǒng)功能特點(diǎn)[J].長安大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2015，17（2）：99-103.

[5] http：//www.e-tiller.com/ch/index.aspx.

[6] 楊浦.騰云采編系統(tǒng)使用問題及應(yīng)對策略——以《河南師范大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》為例[J].新聞研究導(dǎo)刊，2016，7（1）：205-206.

[責(zé)任編輯：傳馨]endprint