辦公自動化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

摘 要

我國已經(jīng)進(jìn)入了全面的信息化時代，因此，一些先進(jìn)的信息技術(shù)也就被廣泛的應(yīng)用在了各行各業(yè)的發(fā)展當(dāng)中。目前，計(jì)算機(jī)在我國已經(jīng)得到了普及，而它也成了人們生活、工作中所必不可少的一項(xiàng)工具。而辦公自動化當(dāng)中也引入了很多的現(xiàn)代化技術(shù)，其中也包括計(jì)算機(jī)技術(shù)。辦公自動化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效的提高辦公的效率以及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。本篇文章中簡單闡述了辦公自動化的概念以及特征。詳細(xì)分析了辦公自動化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用價值。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化 計(jì)算機(jī)技術(shù) 應(yīng)用 研究

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展帶動了社會的發(fā)展，在這樣的背景下，辦公自動化就被派上了用場。而在辦公自動化中，最重要的一項(xiàng)技術(shù)就是計(jì)算機(jī)技術(shù)，這項(xiàng)技術(shù)在辦公自動化的發(fā)展中，做出了巨大的貢獻(xiàn)。近年來，隨著辦公自動化的逐步轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在進(jìn)行著革新。辦公自動化在工作中主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來完成工作的，他能夠在發(fā)出指令以后對相應(yīng)的文字、圖片、信息等進(jìn)行有效的操作處理。這樣一來，不但提高了辦公的效率，而且為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。所以，對辦公自動化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行詳細(xì)研究，有著非常重要的意義。

1 辦公自動化的概述

1.1 辦公自動化的概念

信息技術(shù)時代的到來，使辦公自動化得到了更多人的認(rèn)可。它是科學(xué)合理的應(yīng)用一系列的計(jì)算機(jī)技術(shù)，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建起一個具備辦公自動化屬性功能的信息處理系統(tǒng)，從而提高企業(yè)辦公的效率。工作人員可以借助一些計(jì)算機(jī)設(shè)備，進(jìn)行一些與處理信息相關(guān)的工作。比如說圖片、文字、信息的加工、處理、存儲等等。從本質(zhì)上來說，辦公自動化就是一個信息的傳遞過程，但是在它的構(gòu)成方面所包含的因素還是很多的。

1.2 辦公自動化的具體特點(diǎn)

辦公自動化就是對辦公中需要處理的信息進(jìn)行處理的自動化。它能夠利用一些新型的技術(shù)讓辦公人員完成一些需要人機(jī)系統(tǒng)共同存在的工作。那么如此說來，它的優(yōu)點(diǎn)可以總結(jié)為以下幾個方面：

1.2.1 滿足了工作中各種各樣的業(yè)務(wù)要求

在辦公自動化系統(tǒng)中，工作人員可以同時根據(jù)方案開展合作，還可以進(jìn)行在線交流，這樣能夠有效的提高辦公自動化系統(tǒng)的靈活性。另外，辦公自動化系統(tǒng)還能進(jìn)行在線會議，并且根據(jù)需要對會議的進(jìn)度進(jìn)行調(diào)節(jié)等。

1.2.2 能夠很好的實(shí)現(xiàn)靈活的即時通信

企業(yè)可以依托一些網(wǎng)上實(shí)時交流的系統(tǒng)，可以對即時得到的信息進(jìn)行處理，還可以應(yīng)用一些共享平臺，進(jìn)一步在網(wǎng)上進(jìn)行實(shí)時及交流。這樣一來，不但降低了工作需要通信交流的成本，而且提高了工作效率。

2 辦公自動化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用價值

2.1 降低企業(yè)的管理成本

當(dāng)前，我們國家的市場經(jīng)濟(jì)逐步深入，信息技術(shù)也在不斷地發(fā)展，在這個背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用在了辦公自動化當(dāng)中，這在一定程度上就減少了企業(yè)為了管理而投入的成本。因?yàn)閷⒂?jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在辦公自動化中，省去了很大一部分在辦公過程中需要投入的環(huán)節(jié)支出和所需要的材料，這樣不但減少了材料的支出成本，而且還將工作人員的工作效率提高了，從而使企業(yè)獲取了更多的經(jīng)濟(jì)效益。除此之外，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，大量的縮減了人員的使用量，過去有很多人一起才能夠完成的工作，如今只需要很少的幾個人就可以完成，也為企業(yè)縮減了勞務(wù)成本。

2.2 優(yōu)化企業(yè)的辦公區(qū)域和辦公環(huán)境

因?yàn)榧夹g(shù)條件的限制，企業(yè)在選擇辦公區(qū)域和辦公環(huán)境時，首先要考慮到的就是技術(shù)層面的水平，也就是所選擇的辦公區(qū)域和辦公環(huán)境是否會制約到辦公人員的一些行為。比如說，只能在某個地方才能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成辦公，如果不在這個區(qū)域，就沒有辦法完成需要的工作。而現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，將這種局面有效的改善過來了。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在辦公自動化中，徹底擺脫了辦公區(qū)域?qū)θ藛T的限制。工作人員可以在自己喜歡的地方去辦公。也就是說，各種條件也限制不了工作人員對辦公環(huán)境的選擇了。另外，在工作的過程中，辦公人員再也不是一個獨(dú)立的個體而存在了，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與其他工作人員達(dá)成協(xié)調(diào)，顯著的提高了工作效率。這種技術(shù)的應(yīng)用，還讓不同行業(yè)之間開展了不同的交流和合作，給不同行業(yè)之間的互相需要提供了基本保障。

2.3 調(diào)動企業(yè)個體的創(chuàng)造力，促進(jìn)企業(yè)繼續(xù)發(fā)展

將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在辦公自動化中，能夠讓企業(yè)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)自身規(guī)范化的管理模式，將辦公人員枯燥的辦公環(huán)境和繁雜的辦公事務(wù)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來解決，將每一位工作人員的創(chuàng)造力調(diào)動起來，能夠有效的推動企業(yè)的發(fā)展。然而，這項(xiàng)技術(shù)的引進(jìn)，也對辦公人員的整體素質(zhì)有了新的要求，員工在自動化的辦公中，必須將自身的創(chuàng)造力融合在工作中，以此能夠提高自身素質(zhì)，為企業(yè)更好的發(fā)展打好基礎(chǔ)。

3 辦公自動化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體應(yīng)用

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，將這種技術(shù)應(yīng)用在辦公自動化中，對企業(yè)的發(fā)展來說，具有非常重要的意義。因?yàn)樵谶@個競爭激烈的社會，企業(yè)要想走上可持續(xù)發(fā)展的道路，就必須順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，可以引進(jìn)一些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，借鑒一些成功的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，對辦公技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，將計(jì)算機(jī)技術(shù)科學(xué)合理的應(yīng)用在辦公自動化中。

3.1 能夠?qū)k公中需要的各種文件材料進(jìn)行處理

將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在辦公自動化中，能夠有效的提高工作的效率。比如，要對一些文字進(jìn)行處理，就可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將文字編輯在電腦上，從而讓辦公自動化系統(tǒng)更加順利的被應(yīng)用。Word軟件、WPS軟件等都能夠?qū)崿F(xiàn)文字的有效錄入，同時還能對文章進(jìn)行美化，達(dá)到客戶需要的效果。還能對文字進(jìn)行排版，通過編輯軟件中的一些功能根據(jù)需要對文章進(jìn)行調(diào)整。另外，工作人員還要會正確使用Excel軟件，這個軟件能夠?qū)σ恍┲匾畔⒆龀龇治?，從而得出企業(yè)需要的信息結(jié)果，尤其是它能夠保持?jǐn)?shù)據(jù)的簡潔性和持久性。還有，計(jì)算機(jī)技術(shù)中的多媒體技術(shù)，這項(xiàng)技術(shù)能通過一些圖片、文字等表達(dá)出想要表達(dá)的內(nèi)容，還能夠?qū)崿F(xiàn)人機(jī)交互。endprint

3.2 創(chuàng)建一個健全的信息發(fā)布平臺

企業(yè)的發(fā)展離不開技術(shù)的創(chuàng)新。企業(yè)可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)所具備的網(wǎng)絡(luò)通信功能，構(gòu)建起一個屬于企業(yè)自己的網(wǎng)絡(luò)信息平臺。而將計(jì)算機(jī)技術(shù)中的網(wǎng)絡(luò)通信功能應(yīng)用在辦公自動化中，可以和對方達(dá)成實(shí)時互動交流。這種互動交流除了人與人之間的交流外，還包括信息與信息之間的交流。工作人員可以通多網(wǎng)絡(luò)通信功能與其他人進(jìn)行資源共享。而且，需要說明的是，在這種交流和共享中，只需要非常低的成本就能夠?qū)崿F(xiàn)。還可以通過這種功能解決一些溝通障礙的問題。所以在辦公自動化中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠辦公信息化的數(shù)據(jù)信息被充分的利用，從而能夠更好的為企業(yè)、為用戶、為社會構(gòu)建起一個自動化的交流平臺，這樣才能促進(jìn)企業(yè)健康、有序的發(fā)展。

3.3 推進(jìn)遠(yuǎn)距離的信息傳輸

要在辦公自動化中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時，要在辦公自動化系統(tǒng)裝置一個BWV軟件，這個軟件能夠幫助工作人員對遠(yuǎn)距離的信息進(jìn)行傳輸。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)辦公的實(shí)際需要可以在辦公室安裝傳真機(jī)，進(jìn)一步對即時需要的文字、圖片、表格等以傳真的形式接收進(jìn)來或者發(fā)送出去，從而有效的完成遠(yuǎn)距離的傳輸工作。而這在辦公自動化應(yīng)用中節(jié)省了大量的時間，對企業(yè)來說，所收獲的效益也是非常可觀的。這項(xiàng)遠(yuǎn)距離信息傳輸技術(shù)具體有以下幾個步驟：

（1）在收發(fā)傳真時，要借助計(jì)算機(jī)上的Windows程序讓傳真機(jī)實(shí)施發(fā)傳真或者收傳真的指令，還可以把文件以傳真的形式存儲在傳真機(jī)上，當(dāng)有需要的時候可以隨時打印。

（2）把傳真機(jī)調(diào)節(jié)成接收信號的狀態(tài)，可以自動接收，也可以手動接收。

（3）在一些網(wǎng)絡(luò)環(huán)境欠佳的環(huán)境下，借助于這種軟件功能還是可以實(shí)現(xiàn)文件的傳輸工作，這也就為辦公室的工作能夠繼續(xù)進(jìn)行下去做好了保障。這項(xiàng)計(jì)算機(jī)技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)之間無網(wǎng)絡(luò)信息的傳輸，所以它的操作優(yōu)點(diǎn)還是比較多的。比如：傳輸速度快、操作簡單等。

3.4 完成更多的辦公自動化工作

計(jì)算機(jī)技術(shù)中的功能是非常多的，所以各種計(jì)算機(jī)功能可以在不同的層面上給辦公自動化帶來一定的方便，這樣一來，辦公效率就高了。就比如說，對于一些規(guī)模比較大的企業(yè)，當(dāng)相關(guān)的工作人員不能夠到場進(jìn)行參加會議時，計(jì)算機(jī)技術(shù)還能有利于幫助企業(yè)開展一些緊急的電話會議和視頻會議，這樣能夠確保企業(yè)的管理者將一些新的思想、理念等及時的傳達(dá)給下屬員工，從而及時的進(jìn)行實(shí)施，以此保證會議的順利召開。

4 結(jié)束語

總之，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)?，F(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)有效的提高了企業(yè)的辦公效率，使企業(yè)之間實(shí)現(xiàn)了沒有距離的信息化交流，在提高了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的同時，也提高了社會的經(jīng)濟(jì)效益。所以，相關(guān)的工作人員必須要全面認(rèn)識到辦公自動化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的意義，從多方面完成辦公自動化工作，為促進(jìn)企業(yè)以及社會的發(fā)展做好擋箭牌。

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作者簡介

劉海梅（1982-），女，河南省人，碩士學(xué)位?，F(xiàn)為江西應(yīng)用科技學(xué)院講師。研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)工程。

作者單位

江西應(yīng)用科技學(xué)院 江西省南昌市 330100endprint