《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第六章 企業(yè)檔案工作制度建設(shè)

二、企業(yè)檔案管理制度建設(shè)

6.2.1文件歸檔制度。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。

歸檔制度是保證企業(yè)各種文件材料能夠完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔的一項(xiàng)重要制度。制度內(nèi)容包括：文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。

文件歸檔范圍應(yīng)以能夠準(zhǔn)確反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，滿足本企業(yè)各項(xiàng)工作查考利用需要為原則。

保管期限：凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家、社會(huì)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括：本單位制定的屬于法規(guī)政策性的文件，處理重要問(wèn)題形成的文件材料，召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料，重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)，綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表，機(jī)構(gòu)演變、領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料。

凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本企業(yè)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為30年保管。主要包括：本單位一般工作問(wèn)題文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直屬上級(jí)單位引發(fā)的屬于本企業(yè)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下屬企業(yè)報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本企業(yè)有參考利用價(jià)值的文件材料，列為10年保管。主要包括：本企業(yè)一般事務(wù)性的文件材料，上級(jí)單位和同級(jí)單位印發(fā)的非本企業(yè)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料，下屬企業(yè)報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

文件保管期限可長(zhǎng)可短時(shí)，一律從長(zhǎng)。

歸檔時(shí)間：是指根據(jù)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的程序和文件材料的形成特點(diǎn)，定出各種文件材料歸檔的具體時(shí)間。一般分為按年度歸檔、項(xiàng)目結(jié)束后歸檔、工作階段歸檔和隨時(shí)歸檔。

歸檔程序：收集、整理、審查、歸檔。其中審查程序是整個(gè)歸檔程序的核心，收集、整理則是審查前期的準(zhǔn)備階段。

歸檔質(zhì)量要求：歸檔文件應(yīng)為原件；歸檔文件材料齊全完整；歸檔文件制成材料具有耐久性；整理歸檔文件所使用的裝具、裝訂材料符合檔案保護(hù)和耐久性要求。

6.2.2檔案保管制度。應(yīng)明確各門(mén)類檔案保管條件、特殊在提檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對(duì)受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn)（出）庫(kù)要求和庫(kù)房管理員職責(zé)。

本條對(duì)企業(yè)建立健全檔案保管制度提出要求。檔案保管應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行。檔案庫(kù)房建設(shè)要納入企業(yè)建設(shè)、維護(hù)計(jì)劃，要具有“八防”功能和監(jiān)控、報(bào)警措施，以確保檔案的完整、安全。庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)控制在14-24°C之間，相對(duì)濕度在45%-60%之間。特殊載體檔案保管環(huán)境，按國(guó)家檔案局有關(guān)特殊載體保管標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。定期檢查各種設(shè)備設(shè)施，確保正常運(yùn)行。

6.2.3檔案鑒定銷毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時(shí)間等要求。

本條對(duì)企業(yè)建立檔案鑒定銷毀制度提出要求。

成立鑒定工作組織人員：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)、科技人員，檔案部門(mén)人員。

明確鑒定工作組織職責(zé)：編制和修訂企業(yè)文件歸檔范圍和保管期限表；確定鑒定的原則和方法；定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定；提出無(wú)保存價(jià)值檔案的目錄；寫(xiě)出鑒定報(bào)告報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

確定鑒定工作程序：制訂工作方案，組織鑒定工作實(shí)施，形成鑒定報(bào)告，經(jīng)審核批準(zhǔn)，組織監(jiān)督銷毀，銷毀目錄歸檔。

6.2.4檔案統(tǒng)計(jì)制度。應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。

統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容：檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，包括檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、實(shí)存等方面的情況；檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)，包括檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率等；檔案開(kāi)發(fā)利用工作情況的統(tǒng)計(jì)，包括借人次、借閱量、查全率查準(zhǔn)率、利用率、準(zhǔn)確率統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持目的性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性、全面性、系統(tǒng)性和及時(shí)性。同時(shí)檔案部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性分析，以掌握企業(yè)檔案工作的變化和規(guī)律。

6.2.5檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求。

本條對(duì)企業(yè)檔案利用制度提出要求。企業(yè)檔案部門(mén)要健全檔案檢索體系，建立檔案信息集中管理的開(kāi)發(fā)模式。企業(yè)在開(kāi)發(fā)檔案信息的過(guò)程中，要對(duì)企業(yè)核心技術(shù)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行審查。要處理好利用和保密的關(guān)系。

檔案信息開(kāi)發(fā)利用主要形式：從企業(yè)文化、企業(yè)產(chǎn)品宣傳等方面開(kāi)展檔案、情報(bào)、信息編輯、匯編專題資料等工作；利用檔案制作多媒體宣傳品；建立企業(yè)精品檔案展室；依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開(kāi)展檔案信息的網(wǎng)上服務(wù)。

企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與提供利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，在遵守保密制度和不損害國(guó)家、企業(yè)和個(gè)人利益的前提下，積極提供和開(kāi)發(fā)檔案信息，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。

（本部分未完待續(xù)）endprint