疾控檔案信息化建設(shè)問題與對(duì)策研究

瞿文

（江蘇省疾病預(yù)防控制中心 江蘇 南京 210009）

檔案是組織或個(gè)人完整記錄作用的固化信息，檔案既是工作的需要，也是社會(huì)的需要[1]。疾控檔案是為了防制疾病傳播流行，一系列的數(shù)據(jù)和材料被保存起來以備查考的記錄材料，如實(shí)地反映疾控中心的業(yè)務(wù)工作。疾控檔案具有種類繁多、內(nèi)容多、范圍廣等行業(yè)特點(diǎn)。隨著人們對(duì)健康程度的重視，疾控中心工作中所產(chǎn)生大量的文件資料，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的需求[2]。在信息化的背景下，如何有效地對(duì)這些資料進(jìn)行高效的管理，是擺在疾控檔案管理人員面前的一道難題，近年來隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，疾控檔案信息化建設(shè)取得了長足的進(jìn)步，這些數(shù)據(jù)為政府決策提供依據(jù)，為人民群眾服務(wù)，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)服務(wù)。但是由于主客觀原因，還存在一些問題，亟需解決。

1.疾控檔案管理內(nèi)涵

1.1 疾控檔案的概念

疾控檔案是指疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在相關(guān)活動(dòng)中對(duì)具有保存價(jià)值的文字、圖像等進(jìn)行記錄，是發(fā)展疾病預(yù)防控制事業(yè)的重要信息資源。疾控檔案主要形成于日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中，要按照檔案的屬性對(duì)檔案進(jìn)行劃分，以確保業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映業(yè)務(wù)工作水平[3]。從疾控檔案的特點(diǎn)來看，首先是科學(xué)研究價(jià)值高，這些材料不可缺少和無法替代，例如手足病的檔案記錄有利于為手足口病防控措施提供科學(xué)依據(jù)，檔案的內(nèi)容往往涉及到醫(yī)療衛(wèi)生前沿的知識(shí)，因此疾控檔案的科研價(jià)值很高[4]。其次是具有動(dòng)態(tài)性，動(dòng)態(tài)性決定了疾控檔案的時(shí)間的連續(xù)性很強(qiáng)。再次是形式多樣，覆蓋面廣，內(nèi)容范疇具有國際性，近年來疾控檔案信息已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了資源共享，我們必須加強(qiáng)國際間交流，互通有無，為人類生命延續(xù)做出貢獻(xiàn)。

1.2 疾控檔案信息化的概念

首先是信息化，什么是信息化？信息化就是運(yùn)用現(xiàn)代高科技技術(shù)，以及物理實(shí)體平臺(tái)，如現(xiàn)代電腦，云端技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)工作，場景的便利化；疾控檔案信息化就是在日常疾控組織中心內(nèi)部的傳統(tǒng)檔案工作，通過借助現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)等手段從而實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作所不能達(dá)到的信息存儲(chǔ)，信息分類，信息檢索，數(shù)據(jù)分析與加工的工作方法過程。在這一過程中，要采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門。檔案信息化的實(shí)質(zhì)上指的是“檔案信息資源”，我們要運(yùn)用一定的技術(shù)手段，加以開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息利用社會(huì)化[5]。檔案信息化與檔案信息化建設(shè)是相互關(guān)聯(lián)的兩個(gè)問題，在疾控檔案信息化搭建的過程中，我們需要準(zhǔn)備并完成如下幾個(gè)重點(diǎn)建設(shè)：

（1）結(jié)合疾控中心工作的實(shí)際需求，預(yù)設(shè)計(jì)和搭建整個(gè)信息化工作流程，凡是預(yù)則立不預(yù)則廢，只有充分了解實(shí)際工作需求，理清思路，預(yù)先規(guī)劃整個(gè)系統(tǒng)搭建流程，才能更好的為后期實(shí)際工作，打好基礎(chǔ)，做好引導(dǎo)。

（2）硬件建設(shè)，這里主要指與信息化工作相關(guān)的主要物理實(shí)體，亦即現(xiàn)代高科技設(shè)備，如電腦，存儲(chǔ)器，服務(wù)器等，優(yōu)質(zhì)穩(wěn)定的硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)整個(gè)信息化工作的基礎(chǔ)，是為后續(xù)工作服務(wù)提供骨骼支撐。

（3）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息搭建，主要指日常檔案工作中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息收集，這包括歷史信息和未來可能發(fā)生的信息，準(zhǔn)確全面的數(shù)據(jù)庫信息，是確保信息化工作準(zhǔn)確高效的基礎(chǔ)。

（4）信息化系統(tǒng)建設(shè)，現(xiàn)代企業(yè)中，我們經(jīng)?？吹紼RP建設(shè)，實(shí)際上，疾控檔案信息化工作也如同現(xiàn)代企業(yè)管理一樣，本質(zhì)上也是一種ERP建設(shè)，它主要包括整個(gè)信息流的采集，存儲(chǔ)，分析，歸檔，安全等關(guān)于信息資源的各個(gè)方面，它提供了整個(gè)信息化工作的血液，使各種冰冷的硬件設(shè)施聯(lián)系起來，具備了溫度。

（5）工作方式方法標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化是指導(dǎo)我們正確工作強(qiáng)有力的保障，我們需要根據(jù)實(shí)際工作，制定各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，以確保工作不會(huì)出現(xiàn)偏差。

（6）專門的人力資源建設(shè)，在檔案信息化建設(shè)過程中，尤其是疾控工作，這種相對(duì)專業(yè)的單位組織中，專業(yè)的IT人才復(fù)合疾控專家人才，才是我們最寶貴的財(cái)富，既要懂疾控專業(yè)工作，也要懂現(xiàn)代高科技技術(shù)，同時(shí)也要具備較強(qiáng)的動(dòng)手能力，人是一切工作的發(fā)動(dòng)源泉，疾控檔案信息化建設(shè)就是需要如上人才，才能確保信息化工作的順利穩(wěn)定可持續(xù)開展。

總結(jié)以上需要我們著重關(guān)注的幾點(diǎn)，就是要我們在整個(gè)疾控檔案信息化工作建設(shè)過程中，堅(jiān)持如下原則：優(yōu)先規(guī)劃，有序試點(diǎn)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)突擊，安全保密，及時(shí)反饋。

2.疾控檔案信息化建設(shè)的主要工作

首先，在官方發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中明確了什么是檔案信息化建設(shè)的主要工作內(nèi)容以及工作目標(biāo)，結(jié)合疾控中心檔案工作的實(shí)際需求和特點(diǎn)，疾控檔案信息化建設(shè)工作重點(diǎn)在如下幾個(gè)方面著力：一是業(yè)務(wù)流程再造，要打破傳統(tǒng)檔案工作的慣性思維，提出改革的建議，報(bào)備相關(guān)職能管理部門，轉(zhuǎn)變工作只能，協(xié)同處理；二是疾控中心檔案管理信息化工作的數(shù)據(jù)開發(fā)與分享，數(shù)據(jù)就是信息，我們尤其要主要?dú)v史數(shù)據(jù)的保護(hù)與利用，確保數(shù)據(jù)及時(shí)有效的上線，保證數(shù)據(jù)交換的暢通與安全，做好日常數(shù)據(jù)信息的收集與分析，這樣才能讓整個(gè)疾控中心的檔案管理工作準(zhǔn)確高效運(yùn)轉(zhuǎn)起來；三是基于疾控中心實(shí)際工作內(nèi)容，創(chuàng)建檔案信息化管理的軟硬件等基礎(chǔ)建設(shè)，這其中最重要的就是結(jié)合疾控之心工作進(jìn)行相應(yīng)開發(fā)系組織單位應(yīng)用軟件及系統(tǒng)集成軟件，例如存儲(chǔ)、安全管理和操作系統(tǒng)等，在建設(shè)過程中要注意以下幾點(diǎn)：首先是統(tǒng)籌規(guī)劃的建設(shè)方法，要理解和把握上級(jí)檔案部門和信息化要求，認(rèn)真考慮本地其他部門所采取的軟件系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其次是循序漸進(jìn)的建設(shè)方法，按照進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化中心機(jī)房建設(shè)→進(jìn)行基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)→根據(jù)當(dāng)期建設(shè)重點(diǎn)配備相應(yīng)設(shè)備→根據(jù)實(shí)際情況開發(fā)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)和信息發(fā)布系統(tǒng)→建設(shè)內(nèi)外網(wǎng)聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)。再次是以人為本的建設(shè)方法，要通過人性化的系統(tǒng)開發(fā)，使他們在思想上易于接受[8]。最后是規(guī)范運(yùn)作的建設(shè)方法，要強(qiáng)調(diào)主體責(zé)任、要明確運(yùn)行效力、要強(qiáng)化技術(shù)支撐；四是疾控中心檔案信息化建設(shè)工作的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)關(guān)系到日常工作的效率以及質(zhì)量的的有限保障，首先根據(jù)疾控中心實(shí)際工作需求，定崗定責(zé)，設(shè)立檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)流程，其次與信息化建設(shè)單位溝通，設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)的信息化工作技術(shù)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)，再次要根據(jù)實(shí)際軟硬件的配備情況，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)設(shè)備的監(jiān)督維護(hù)標(biāo)磚，再其次要充分完善檔案信息的錄入，收集標(biāo)準(zhǔn)流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全，有效，便捷，最后要實(shí)現(xiàn)清晰明了的獎(jiǎng)懲機(jī)制，完善疾控檔案信息化工作的制度建設(shè)，確保相關(guān)工作人員能夠克職盡守，律己律人，保證信息化工作有序開展。

3.疾控中心檔案管理信息化建設(shè)中的矛盾沖突

3.1 體制機(jī)制瓶頸問題

市場經(jīng)濟(jì)條件下行政管理體制改革相對(duì)滯后，因此疾控檔案信息化建設(shè)受到了體制機(jī)制的阻撓，但是也要看到信息化對(duì)政府工作體制機(jī)制改革的促進(jìn)作用。

目前主要問題包括以下幾點(diǎn)：一是檔案信息化工作體系尚需完善，從國家到地方的體系還沒有完整地建立起來，地區(qū)之間不平衡的現(xiàn)象非常突出。致使檔案信息化建設(shè)條塊交織，規(guī)劃計(jì)劃過于宏觀。二是檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)體系有待統(tǒng)一，受建設(shè)資金來源等因素制約，缺乏頂層協(xié)調(diào)，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不同成為普遍現(xiàn)象，

檔案信息網(wǎng)絡(luò)只能實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)互聯(lián)，省際網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)一時(shí)難以被人接受，不同部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)均設(shè)置了存檔環(huán)節(jié)，但卻無法統(tǒng)一，加大了檔案信息化建設(shè)的難度。

三是檔案遠(yuǎn)程利用中檔案館的互相認(rèn)證體系需逐步建立，不同地區(qū)檔案館之間的檔案遠(yuǎn)程認(rèn)證協(xié)議還沒有建立起來，在基層單位實(shí)施則有更長的路要走，另外檔案遠(yuǎn)程利用的技術(shù)舉措也沒有公認(rèn)的方法，很多采用傳真方式傳輸?shù)膹?fù)制品。

3.2 信息資源整合瓶頸問題

在打造服務(wù)型政府的國家戰(zhàn)略指導(dǎo)下，目前個(gè)政府部門主題間的數(shù)據(jù)信息交流交換正在有序推動(dòng)，但是整體上還比較緩慢，尤其是檔案管理資源，由于單位性質(zhì)，部門界限，技術(shù)壁壘等，檔案信息化的建設(shè)還需要進(jìn)一步推動(dòng)和加強(qiáng)。重點(diǎn)可以概括為幾下三點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)信息雜亂無序，尤其是基層信息缺失混亂，無法有限轉(zhuǎn)換實(shí)際工作價(jià)值，同時(shí)帶來的各檔案管理人員深陷于檔案管理的最基礎(chǔ)工作上，精力渙散，無法有效開展創(chuàng)新型工作；二是沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范以及平臺(tái)接口進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的有限收集和整合，現(xiàn)實(shí)工作中經(jīng)常出現(xiàn)的是，各部門各自一套標(biāo)準(zhǔn)一套流程，各自一個(gè)系統(tǒng)，無法有效實(shí)現(xiàn)協(xié)同作戰(zhàn)，同時(shí)，由于部門間的工作界限，也會(huì)帶來各種推諉，為難，等實(shí)際情況，消磨工作動(dòng)力；三是檔案信息資源附加價(jià)值開發(fā)低，讓數(shù)據(jù)發(fā)揮更大的工作指導(dǎo)價(jià)值，是我們一直以來常談的話題，但檔案管理實(shí)際工作中，并沒有有效發(fā)揮價(jià)值，造成了數(shù)據(jù)信息的浪費(fèi)。

3.3 資金投入和遠(yuǎn)程利用瓶頸問題

檔案信息化建設(shè)是高投入的過程，部分疾控單位由于財(cái)力有限，開發(fā)信息化檔案管理系統(tǒng)步伐緩慢，等系統(tǒng)開發(fā)出來的時(shí)候，面臨著被淘汰的尷尬局面，使檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用積極性受到打擊?？傮w來說檔案數(shù)字化進(jìn)程有待加快，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入力度有待加大。從遠(yuǎn)程利用來看，檔案信息公開與保密分辨難度大，檔案信息公開明顯處于保守狀態(tài)，檔案信息遠(yuǎn)程可查量非常有限。還有就是檔案信息遠(yuǎn)程利用的信用體系建設(shè)滯后和檔案信息遠(yuǎn)程利用能力有待提升。

4.疾控中心檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)措施

4.1 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一語言，統(tǒng)一體系

標(biāo)準(zhǔn)化是保證，體系化是保障，統(tǒng)一語言能夠有效實(shí)現(xiàn)部門間信息流，數(shù)據(jù)流的對(duì)接，根據(jù)目前疾控中心檔案工作的實(shí)際需要，我們主要從兩方面講解，一是理順管理流程，協(xié)同工作機(jī)制，檔案管理主管部門要設(shè)立網(wǎng)上工作流程機(jī)制，推動(dòng)檔案管理部門在信息化工作流程中，承擔(dān)更重要的角色，具體到疾控中心須知內(nèi)部，首先要將檔案信息化建設(shè)上升到單位戰(zhàn)略管理層面，實(shí)現(xiàn)“一票否決制，首長負(fù)責(zé)制”；二是明確規(guī)章制度，規(guī)范工作行為，制定檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃，確保在其志謀其職，一方面使人的價(jià)值發(fā)揮到最大，同時(shí)，也要立好規(guī)矩，明確方向，加強(qiáng)監(jiān)督，問計(jì)問責(zé)，讓檔案管理信息化建設(shè)真正幫助到提高疾控中心工作效率的任務(wù)上來；最后，要有序推動(dòng)利用內(nèi)部項(xiàng)目制，開展針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的研究，全民動(dòng)員，人人參與，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)人人共建的良好局面。

4.2 建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息資源共享體系及云端共享中心

疾控中心檔案信息化建設(shè)中，很重要的一項(xiàng)就是如何確保檔案數(shù)據(jù)信息資源的基礎(chǔ)建設(shè)。如上文所述，要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一語言，所謂統(tǒng)一語言，就是要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)共享，根據(jù)疾控中心實(shí)際需求，重點(diǎn)如下：一是推動(dòng)整個(gè)中心無紙化辦公，電子化辦公，形成慣性，減少行為阻力，二是要加快推動(dòng)檔案的數(shù)字化管理，如利用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種手段，線上線下同時(shí)建設(shè)檔案目錄，檢索，三是共享資源，資源既包括實(shí)體資源，如軟件，硬件等，也包括數(shù)據(jù)流，信息流等虛擬資源，要通過專業(yè)人才，開發(fā)共同平臺(tái)，打破現(xiàn)代技藝障礙，實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，全程線上登記，收集，采錄，歸類，定向等傳統(tǒng)檔案管理工作的環(huán)節(jié)，同時(shí)在后臺(tái)，設(shè)立云端數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)信息安全穩(wěn)定，加強(qiáng)資源共享。

4.3 建設(shè)獨(dú)立的后援保障機(jī)制

疾控中心工作關(guān)系到人民生活的起居安全，工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，對(duì)于信息化建設(shè)的投入要求很高，要建立獨(dú)立的后援保障機(jī)制，如獨(dú)立的資金支持，專業(yè)的人力資源支持等，信息化建設(shè)需要投入及更新大量的軟硬件設(shè)備，往往要求時(shí)效性很高，檔案信息化工作的整體推進(jìn)，這需求我們做決策要快速準(zhǔn)確，人力資源要具備日常的監(jiān)督維護(hù)等現(xiàn)場解決問題能力等

5.結(jié)語

疾控中心工作事關(guān)人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全，事關(guān)國家的穩(wěn)定團(tuán)結(jié)發(fā)展，疾控中心檔案管理工作，更關(guān)系著疾控中心工作能否順利有效開展的重中之重，通過實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案管理信息化建設(shè)的改革，一定能夠讓中心檔案管理更加完善，更加準(zhǔn)確，也一定能夠?yàn)榧部刂行墓ぷ魈峁└訌?qiáng)有力的保障，更好的踐行為人民服務(wù)的莊嚴(yán)承諾。