事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略淺述

張寶新

摘要：改革開放以來，我國的綜合國力得到顯著提高。事業(yè)單位作為部分國家機構(gòu)的分支，其檔案管理工作較企業(yè)單位來講任務(wù)更加繁瑣，并且在整個事業(yè)單位中扮演者不可或缺的作用，傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的需求，且在一定程度上降低了事業(yè)單位檔案管理的效率，所以在事業(yè)單位的檔案管理工作中融入信息化，不僅順應(yīng)時代的發(fā)展達到與時俱進的目標(biāo)，同時還能提高檔案管理的工作效益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

引言

檔案記錄著每個人的隱私和機密，是要得到很大重視的。如果管理不當(dāng)，不僅會造成他人信息泄露，而且對單位造成巨大經(jīng)濟損失。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較，信息化檔案管理具有歸檔方便、容易查找和安全可靠等優(yōu)點，有利于從整體上提高事業(yè)單位的運作效率，減少管理成本，提高單位信息安全性。

一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

以前，傳統(tǒng)的檔案絕大多數(shù)都是紙質(zhì)檔案，管理效率很低，容易出現(xiàn)失誤。在新形勢下，事業(yè)單位加快信息化建設(shè)勢在必行，尤其是在應(yīng)用OA等先進系統(tǒng)以后，極大提升了事業(yè)單位辦公自動化水平。在事業(yè)單位檔案管理工作中，也要用好先進信息技術(shù)，讓各種珍貴的檔案資料得到有效保存，能夠為事業(yè)單位各項工作的開展提供全面、準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。同時，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也可以將檔案利用起來，確保制定的決策更加科學(xué)、合理，有力推動事業(yè)單位的發(fā)展。由此可見，事業(yè)單位加快檔案信息化建設(shè)意義重大，有利于對檔案資源的開發(fā)與利用，提升服務(wù)質(zhì)量，真正實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

（一）對檔案工作的重視程度不足

檔案管理信息化具有很多的優(yōu)勢，但凡事都有兩面性。雖然我國的信息化進程較快，電子信息技術(shù)在高速的發(fā)展，但相比較于歐美等發(fā)達國家，我國的信息化水平較低是不爭的事實。因此，一些單位對于信息化的手段不是很容易接受，存在一定的抵觸情緒。并且，某些單位對于自身的檔案管理工作的重視程度不足。隨著競爭的日益激烈，事業(yè)單位往往更加注重自身的發(fā)展?fàn)顩r，對于一些內(nèi)部的信息重視程度不足，尤其是與事業(yè)單位人員相關(guān)的檔案管理當(dāng)中，投入的力量更加稀少。必然會導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)不健全，在這種不健全的體系上，難以將檔案管理信息化進行有效的推廣，進一步阻礙事業(yè)單位檔案信息化的發(fā)展。因此，如何加強事業(yè)單位的重視程度，健全事業(yè)單位的檔案管理體系成為當(dāng)前諸多工作人員研究的重點所在。

（二）缺乏必要的資金投入

目前，我國的事業(yè)單位檔案信息化管理還處于剛開始發(fā)展階段。很多事業(yè)單位都向加快建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，但是又缺乏必要的資金投入，所以資金也成為很多事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設(shè)的瓶頸。這種情況嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，因此，只有有了穩(wěn)定的資金來源，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)才能夠獲得有力的支持，實現(xiàn)信息化的穩(wěn)定建設(shè)與發(fā)展。各事業(yè)單位要強化檔案管理信息化建設(shè)的資金保障，這樣才能夠促進檔案管理信息化系統(tǒng)的開發(fā)。

（三）信息化程度不夠深入

目前，我國大部分事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)了利用信息化軟件對檔案進行管理，然而，還有一些事業(yè)單位的信息化程度較低，相關(guān)軟件尚未完成升級和更新，致使檔案管理工作仍然停留在紙質(zhì)管理階段，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展。

三、我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）建立規(guī)范的信息化管理制度。

1.確定單位檔案信息化發(fā)展目標(biāo)

目前事業(yè)單位在檔案信息化管理建設(shè)時，發(fā)展目標(biāo)不夠統(tǒng)一，因此很容易出現(xiàn)分歧，導(dǎo)致出現(xiàn)各自為政的混亂情況，不利于事業(yè)單位管理工作的有序進行。因此，單位要結(jié)合戰(zhàn)略計劃，制定統(tǒng)一的管理目標(biāo)，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的集約化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。此外，對于重要文件進行備份，打印的紙質(zhì)資料，要求用統(tǒng)一的文件袋和紙張，實行規(guī)范化管理。

2.科學(xué)制定管理制度

信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理不同，信息被修改后無跡可尋，使用資料的時候才發(fā)現(xiàn)資料已經(jīng)被篡改，造成的后果不可估量。因此，要完善檔案信息化管理，就要制定一套完善的管理制度，從信息取得、歸檔、修改、查閱等各個過程進行認(rèn)證，不但可以保證信息的真實有效性，而且還明確了管理人員的責(zé)任，加強了信息的安全性。對單位重要機密的資料，要進行加密處理，對訪問人員設(shè)置閱讀權(quán)限，確保單位機密。

（二）加大資金投入，引進先進硬件設(shè)備

硬件設(shè)備是檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施，它的質(zhì)量直接影響到檔案管理的水平。在實際工作當(dāng)中，計算機容易受到自然原因和人為原因的干擾，造成數(shù)據(jù)的丟失。在計算機的使用中，尤其要注意防水、防火、防磁場干擾，這就要求單位加大資金投入，購買抗干擾性比較強的硬件設(shè)備，防止數(shù)據(jù)丟失。此外，事業(yè)單位信息內(nèi)容較多，為了保證信息的全面和詳細(xì)，要使用大存儲量的設(shè)備，保證有足夠的存儲空間容納單位信息，使信息化管理更加準(zhǔn)確可靠。

（三）檔案管理人員要不斷提高自身素質(zhì)

在信息飛速發(fā)展的時代，事業(yè)單位的檔案管理人員要充分認(rèn)識到提高自身素質(zhì)的重要性，不僅要積極參加事業(yè)單位開展的各種培訓(xùn)課程，還要利用業(yè)余時間“充電”，夯實專業(yè)基礎(chǔ)知識，努力提高計算機操作水平，確保自己的專業(yè)素質(zhì)能夠滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。此外，檔案管理人員還要積極轉(zhuǎn)變舊有的管理理念，與時俱進，開拓創(chuàng)新，努力適應(yīng)檔案管理新模式。檔案管理人員在日常工作中要端正工作態(tài)度，富有責(zé)任感和使命感，努力提高檔案信息化管理水平。

結(jié)語

總之，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可以有效的減少管理費用，并且還能夠提升檔案信息的可靠性和安全性。因此，事業(yè)單位必須要不斷的完善檔案管理制度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，加強建設(shè)檔案管理平臺，全面推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，提高管理質(zhì)量。

參考文獻：

[1]李玉艷.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對策分析[J].科技資訊，2016，14（12）：76-77

[2]戚科峰.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理中存在的問題分析及應(yīng)對策略探討[J].卷宗，2015，5（12）：549-550

[3]林（王瑩）.信息化背景下照片檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（1）：74