如何做好文書檔案管理工作

趙艷

摘 要：隨著近幾年我國市場經濟發(fā)展速度的不斷加快，人們對文件檔案信息的需求也在不斷提升，因此企業(yè)必須要不斷加大對檔案管理的重視度，提高檔案管理的科學性，這樣企業(yè)財務活動和業(yè)務活動的質量才能得到提升，企業(yè)檔案管理工作的效率才能得到提高。本文就如何做好文書檔案管理工作進行研究，希望能夠在一定程度上提高企業(yè)發(fā)展的速度。

關鍵詞：文書檔案管理；管理工作措施

在企業(yè)發(fā)展的過程中，相關人員要不斷對企業(yè)檔案管理模式進行優(yōu)化，對企業(yè)檔案管理制度進行完善，這樣企業(yè)文書檔案的管理質量才能得到提升?，F在我國很多企業(yè)的文書檔案仍舊存在著人工操作出現紕漏，以及相關管理流程固定化的現象，這種現象在一定程度上降低了我國文書檔案管理的效率。檔案管理人員在進行回復檔案管理的過程中，必須要找到其存在的問題，這樣企業(yè)文書檔案管理工作的水平才能得到提升。

1 文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏對文書檔案管理的重視

文書檔案管理的管理流程是很復雜的，文檔管理是需要耗費很多的時間、人力以及物力，企業(yè)的領導者對文書檔案管理的工作缺乏深入的認識。在整個檔案管理流程中，企業(yè)領導者只要求管理人員對文件進行簡單的保管或存放，并沒有科學性處理相關的業(yè)務文件資料。由于企業(yè)領導者對文書檔案管理缺乏重視，導致企業(yè)各部門對檔案管理工作也不太重視的情況，造成文書文件整理以及收集的低效率的現象。

1.2 文檔管理制度滯后

隨著我國市場經濟發(fā)展速度的不斷加快，企業(yè)的競爭力壓力也在不斷提高，這種現象在一定程度上提高了企業(yè)對檔案管理的要求?，F在我國很多企業(yè)仍舊存在著檔案管理混亂的現象，甚至很多檔案管理人員在對檔案進行管理的過程中身兼數職，這種現象導致檔案管理人員在進行文書檔案管理的過程中，無法及時對檔案進行調整和歸檔，給企業(yè)檔案管理的發(fā)展造成了非常大的影響。很多企業(yè)在進行檔案管理的過程中，仍舊存在著高素質檔案管理人才缺失、檔案管理人員嚴重缺乏檔案管理意識的問題，這些問題給企業(yè)檔案的發(fā)展造成了非常大的阻礙。

1.3 文書檔案管理方法不規(guī)范

現在我國很多企業(yè)在檔案管理的過程中，仍舊存在著文書檔案管理方法不夠科學的問題，這一問題嚴重降低了企業(yè)經營管理的效率，導致企業(yè)文書管理系統(tǒng)出現老人嚴重的不規(guī)范、不完善現象，甚至很多企業(yè)的檔案管理，還存在著文件嚴重混亂、案卷目錄殘缺不全的現象，這些現象給企業(yè)正常業(yè)務活動造成了非常大的影響。

2 如何做好文書檔案管理工作

2.1 加大文書檔案管理力度

企業(yè)管理者在進行文書檔案管理的過程中，要不斷加大對人力資源管理的重視度，提升自身的思想意識，不斷加大對文書檔案管理的重視度，對各個部門之間的檔案管理職責進行明確的劃分，這樣文書檔案管理的水平才能得到提升。企業(yè)要不斷加大對文書檔案管理宣傳的重視度，這樣企業(yè)員工才能真正的意識到文書檔案管理的重要性，企業(yè)員工對檔案資料的收集才能持有支持和理解的態(tài)度。

企業(yè)可以召開文書檔案的學習講座和相關培訓，邀請專業(yè)的人才對企業(yè)員工對檔案的作用進行普及，這樣文書檔案管理工作的開展才能變得更加順利，企業(yè)文書檔案的管理水平才能得到提升。企業(yè)在進行文書檔案管理的過程中，要不斷提高管理工作的預見性，這樣企業(yè)文書檔案管理工作才能為企業(yè)業(yè)務的開展提供更多有用的信息。

企業(yè)在進行文書檔案管理的過程中，要不斷提高數據資料和相關信息的可靠性，不斷加大對檔案管理人員培訓的重視度，提高文書檔案信息的豐富性，這樣企業(yè)決策的科學性才能得到提高，企業(yè)的發(fā)展目標才能變得更加科學。

2.2 創(chuàng)新文書檔案管理制度

要想提高企業(yè)文書檔案工作開展的水平，就要不斷加大對回復檔案管理工作制度創(chuàng)新的重視度，充分借鑒國內外文書檔案先進的管理經驗和管理策略，不斷提高文書檔案管理制度的先進性、科學性和有效性，結合企業(yè)檔案管理的實際情況，對文書檔案管理制度進行調整。這樣企業(yè)檔案管理的制度才能發(fā)揮出更大的作用。在創(chuàng)新制度中應緊跟時代的發(fā)展步伐，取其精華并去其糟粕，對現有的管理制度進行改革創(chuàng)新，同時，確保文書檔案管理制度和工作責任分配與工作單位領導體制能協(xié)調及適應，從而使質量監(jiān)督體系得到不斷完善，提高文書檔案管理的效率和質量。

2.3 推動文書檔案管理工作規(guī)范化

根據目前文書檔案管理工作的需求，我們必須要確保管理環(huán)節(jié)的有效性、以及規(guī)范化。這個時候可以對檔案相關的文件資料類型、處理文件時的程序的差別進行深入的了解，根據企業(yè)的內部情況，建立健全的文檔管理系統(tǒng)。隨著網絡社會的不斷發(fā)展與深入，檔案電子信息化管理模式不斷的發(fā)展，為了滿足現階段企業(yè)發(fā)展的要求，就必須采取規(guī)范化管理方式，對文書檔案進行有效的管理。同時還要做好文件歸檔工作中的每一道程序，使文書管理與檔案處理環(huán)節(jié)可以得到很好的協(xié)調，要讓管理模式得到很好協(xié)調的發(fā)展，就必須要做好對文件的歸檔以及分類的工作。在文件管理的過程中，需要對案卷進行普查，并且刪除一些沒有用的文件，以免出現工作低效率的情況，使案卷得到高效率的整合以及應用，還需要對一些內容雜亂的資料進行規(guī)整，提高文件資料規(guī)整的利用效率，也提高了工作中檢查與搜尋資料的效率。

2.4 提高文書檔案管理工作人員的素質

文書檔案管理對管理人員的能力具有很嚴格的要求，這種工作需要具備很強的實踐與技術性。文書檔案管理人員的專業(yè)素質是文書工作完成的關鍵，同時也是單位文書檔案管理工作最直接的質量影響因素，因此，各單位應當重視文書檔案管理工作的人才隊伍建設，一方面要定期舉辦多層次的專業(yè)培訓，幫助從業(yè)人員多了解相關的法律法規(guī)，注重檔案管理人員多角度的提升。另一方面，要注意吸納一些具備較高職業(yè)素養(yǎng)，以及政治信仰的專業(yè)化檔案管理人員，單位招聘時一定要嚴把人才質量關。在當前信息化的時代背景下，還要將文書檔案管理工作同計算機結合起來，提高工作人員管理電子檔案的水平，創(chuàng)新工作理念，讓文書檔案管理人員能夠積極學習信息化技術，打造復合型的高素質人才。

3 結束語

通過上述文章，我們可以知道現在我國文書檔案仍舊存在著人員管理素質低下的情況，因此相關部門必須要對現有的管理制度進行優(yōu)化，不斷對文書檔案進行創(chuàng)新，結合先進的科學技術提高其的管理技術，這樣文書檔案的使用率才能得到提升，企業(yè)的發(fā)展速度才能得到加快。在企業(yè)進行經濟活動和決策過程中，文書檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用，因此檔案管理人員要不斷提高文書檔案的真實性和質量，這樣文書檔案的價值才能得到提升。

參考文獻

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