微權(quán)力下的校園信息化建設(shè)項(xiàng)目管理

摘 要：隨著國(guó)家教育信息化2.0行動(dòng)的開展，各省市高校信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入新的模式和階段。高校項(xiàng)目經(jīng)理人需在高校這一典型受控性項(xiàng)目組織中識(shí)別項(xiàng)目干系人利益，在有責(zé)無(wú)權(quán)的微權(quán)力項(xiàng)目環(huán)境中推進(jìn)項(xiàng)目開展，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目效益并形成最佳實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：微權(quán)力 信息化； 項(xiàng)目管理

隨著國(guó)家教育信息化2.0行動(dòng)的開展，為實(shí)現(xiàn)“三全兩高一大”發(fā)展目標(biāo)，各省市高校信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入新的模式和階段。高校信息化建設(shè)項(xiàng)目具有典型中國(guó)特色的項(xiàng)目管理場(chǎng)景，信息化建設(shè)部門負(fù)責(zé)教師往往會(huì)把自己定位為項(xiàng)目經(jīng)理或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，但實(shí)際卻總苦于事項(xiàng)多，任務(wù)重，責(zé)任大，時(shí)作間緊，權(quán)力小的項(xiàng)目困境。項(xiàng)目管理人如何以微權(quán)力視角去進(jìn)行項(xiàng)目管理是本文闡述的重點(diǎn)。

一、尷尬的現(xiàn)狀

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)級(jí)應(yīng)用產(chǎn)品用戶體驗(yàn)好、迭代快、終端用戶費(fèi)用低廉的優(yōu)點(diǎn)使得我們的生活越來越便捷與智能化。反觀教育行業(yè)的信息化產(chǎn)品，落后于時(shí)代的產(chǎn)品體驗(yàn)，對(duì)用戶意見的反應(yīng)滯后是不容否認(rèn)的事實(shí)?？梢哉f當(dāng)前校園信息化的主要矛盾已轉(zhuǎn)化為師生群眾日益增長(zhǎng)的互聯(lián)網(wǎng)級(jí)信息產(chǎn)品應(yīng)用體驗(yàn)需求與落后的教育行業(yè)信息化產(chǎn)品與服務(wù)之間的矛盾。

造成這個(gè)尷尬現(xiàn)狀的原因一是教育行業(yè)產(chǎn)品屬于傳統(tǒng)行業(yè)產(chǎn)品，開發(fā)思路與投入都不可與互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用產(chǎn)品同日而語(yǔ)；其次是各高校多為職能型組織架構(gòu)，雖大多已建立信息化建設(shè)小組等體制機(jī)制，但業(yè)務(wù)主管部門與信息化建設(shè)部門缺乏協(xié)作機(jī)制，管理與應(yīng)用兩張皮使得很多校園信息化應(yīng)用系統(tǒng)難于真正落地，取得滿意效益。

在各高校中，存在著各信息化業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)分散、產(chǎn)品質(zhì)量落后、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、數(shù)據(jù)接口不開放的情況；最終應(yīng)用系統(tǒng)形成煙囪效應(yīng)，數(shù)據(jù)形成孤島的無(wú)奈現(xiàn)狀，這多是緣于應(yīng)用系統(tǒng)使用部門作為業(yè)務(wù)使用部門，信息化建設(shè)部門作為技術(shù)專家部門，難于形成統(tǒng)一的項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)，保證產(chǎn)出符合項(xiàng)目發(fā)起人--學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)期望的項(xiàng)目效益，最終使得IT部門成為非效益產(chǎn)出部門，形成后勤化IT建設(shè)與管理的惡性循環(huán)。

二、校園信息化項(xiàng)目特點(diǎn)

美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)PMI將項(xiàng)目定義為“ 為了創(chuàng)造一個(gè)獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性的工作”， 具有獨(dú)特性、 臨時(shí)性和漸進(jìn)明細(xì)的特點(diǎn)， 項(xiàng)目的核心的詞是“ 工作”。英國(guó)內(nèi)閣辦公室項(xiàng)目股管理產(chǎn)品認(rèn)證PRINCE2中將項(xiàng)目定義為“ 按照一個(gè)被批準(zhǔn)的商業(yè)論證，為了交付 一個(gè)或多個(gè)商業(yè)產(chǎn)品而創(chuàng)建的一個(gè)臨時(shí)性的組織”，他們把項(xiàng)目看成一個(gè)“ 組織”。西方的管理流派和方法論在國(guó)內(nèi)的項(xiàng)目管理環(huán)境中往往被視為教條主義，形式主義，最后形成的項(xiàng)目文檔也流于形式，被束之高閣，無(wú)論對(duì)于項(xiàng)目質(zhì)量還是對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人提高，都沒有起到太多正面促進(jìn)作用。同時(shí)臨時(shí)性、唯一性、不確定性、跨智能性、變革性作為項(xiàng)目的典型特點(diǎn)決定了項(xiàng)目在國(guó)內(nèi)典型受控項(xiàng)目環(huán)節(jié)下障礙重重，如何在時(shí)間、范圍、成本三角約束下保證項(xiàng)目質(zhì)量實(shí)現(xiàn)是每個(gè)項(xiàng)目人都需面對(duì)的挑戰(zhàn)。

作為項(xiàng)目的實(shí)際負(fù)責(zé)人員，首先要識(shí)別項(xiàng)目的相關(guān)干系人及其期望，在高校項(xiàng)目環(huán)境中，高校項(xiàng)目經(jīng)理人更多地是從事項(xiàng)目助理式工作，為完成項(xiàng)目目標(biāo)更要善于借力，以仆人式領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行項(xiàng)目管理工作，以真情、分享、服務(wù)的態(tài)度去推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展，謀求項(xiàng)目?jī)r(jià)值實(shí)現(xiàn)；其次要識(shí)別所在學(xué)校的建設(shè)發(fā)展階段和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)偏好，國(guó)內(nèi)高校目前多處于從職能化管理演化至規(guī)范化管理，進(jìn)而至標(biāo)準(zhǔn)化管理的階段，其項(xiàng)目管理的生存環(huán)境并不太好，項(xiàng)目管理的流程化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化都有所欠缺，且學(xué)校組織多傾向于風(fēng)險(xiǎn)厭惡型組織。作為項(xiàng)目經(jīng)理人需要更全面的規(guī)范項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，切莫沿襲組織的以往不規(guī)范做法，盡可能做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)期管理，同時(shí)在項(xiàng)目管理中力爭(zhēng)做到規(guī)范管理，如項(xiàng)目變更管理制度的切實(shí)執(zhí)行；再次要有以終為始的項(xiàng)目意識(shí)，發(fā)揮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的主觀能動(dòng)性，注意項(xiàng)目質(zhì)量管理，在項(xiàng)目產(chǎn)出中做好項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目過程、項(xiàng)目成果的評(píng)價(jià)，使項(xiàng)目收益符合組織戰(zhàn)略目標(biāo)，使項(xiàng)目利益相關(guān)方滿意，進(jìn)而使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、項(xiàng)目經(jīng)理得到共同提高的理想目標(biāo)。

三、微權(quán)力下的校園信息項(xiàng)目管理路徑

3.1項(xiàng)目前期工作

作為典型的受控型項(xiàng)目組織，高校多屬于典型職能型組織架構(gòu)，各機(jī)構(gòu)間組織壁壘難于打破，使得跨組織的項(xiàng)目難于推動(dòng)。故高校項(xiàng)目人需要首先認(rèn)真學(xué)習(xí)所在學(xué)校的項(xiàng)目管理制度文件，同時(shí)認(rèn)真研究相關(guān)政策性文件，如政府招標(biāo)采購(gòu)制度與流程，學(xué)校項(xiàng)目管理與項(xiàng)目驗(yàn)收、評(píng)審制度等。其次在項(xiàng)目需求調(diào)研與可行性分析調(diào)研工作中，一定要注意識(shí)別項(xiàng)目干系人及其項(xiàng)目期望，預(yù)判識(shí)別項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)并做好相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃；同時(shí)由于信息化項(xiàng)目的變更性更大，高校項(xiàng)目人需要做好項(xiàng)目管理與技術(shù)咨詢的工作，與業(yè)務(wù)部門專家共同分析具體業(yè)務(wù)信息化需求，做好項(xiàng)目變更制度與計(jì)劃，以“日拱一卒，功不唐捐”的精神推動(dòng)所在學(xué)校項(xiàng)目制度文化建設(shè)。

3.2項(xiàng)目建設(shè)中工作

國(guó)內(nèi)高校在以往項(xiàng)目建設(shè)中存在“重申報(bào)、輕建設(shè)、重驗(yàn)收”兩重一輕的特點(diǎn)，故高校項(xiàng)目人在項(xiàng)目建設(shè)中一定要以終為始，科學(xué)可行的的規(guī)劃項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施路徑。對(duì)于高校中存在的項(xiàng)目評(píng)審職權(quán)受益不清的情況，需要高校項(xiàng)目人善于借力，善于充分發(fā)揮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)個(gè)人員的力量與主觀能動(dòng)性共同推動(dòng)項(xiàng)目建設(shè)。其次在項(xiàng)目建設(shè)中，一定要注意溝通管理和多方協(xié)同工作，注意分析各項(xiàng)目干系人的痛點(diǎn)，如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)往往苦于項(xiàng)目建設(shè)過程不透明、項(xiàng)目進(jìn)度拖沓、項(xiàng)目投入超支等；同時(shí)高校項(xiàng)目人對(duì)項(xiàng)目乙方則要進(jìn)行規(guī)范項(xiàng)目外包管理控制，保證項(xiàng)目建設(shè)中的項(xiàng)目階段性報(bào)告制度落實(shí)；對(duì)于跨職能部門難于溝通的痼疾，需要高校項(xiàng)目人充分發(fā)揮智慧，通過多種溝通形式使得各項(xiàng)目干系人統(tǒng)一項(xiàng)目目標(biāo)認(rèn)識(shí)，共同推進(jìn)項(xiàng)目。再次高校項(xiàng)目人需要借助組織質(zhì)量體系制度與工作，如本科院校質(zhì)量工程，高職院校教學(xué)質(zhì)量診改工作等，進(jìn)行適度的項(xiàng)目治理控制，確保項(xiàng)目質(zhì)量在項(xiàng)目時(shí)間、范圍、成本鐵三角的限制下符合預(yù)期。最后在項(xiàng)目建設(shè)過程中要確保項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃的切實(shí)實(shí)施，當(dāng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，高校項(xiàng)目人需要做好項(xiàng)目溝通與風(fēng)險(xiǎn)管理，如需項(xiàng)目變更嚴(yán)格按相應(yīng)變更制度實(shí)施。

3.3項(xiàng)目驗(yàn)收期工作

作為高校項(xiàng)目人在組織項(xiàng)目建設(shè)過程中往往擔(dān)任項(xiàng)目甲方的角色，如純粹以項(xiàng)目完成驗(yàn)收為目標(biāo)則是項(xiàng)目驗(yàn)收期的最低要求。項(xiàng)目經(jīng)理人首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家、學(xué)校相關(guān)項(xiàng)目管理制度與文件，研究相關(guān)評(píng)價(jià)指標(biāo)，確保項(xiàng)目交付物--項(xiàng)目產(chǎn)品與項(xiàng)目管理文檔符合制度、規(guī)章制度要求；同時(shí)需要項(xiàng)目業(yè)務(wù)使用方進(jìn)行項(xiàng)目業(yè)務(wù)評(píng)審，學(xué)校資產(chǎn)、項(xiàng)目管理部門進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審與項(xiàng)目合規(guī)性評(píng)審。最后在項(xiàng)目資金使用評(píng)審中，切實(shí)按照國(guó)家、學(xué)校相關(guān)財(cái)政管理制度，確保項(xiàng)目資金使用合法合規(guī)，符合項(xiàng)目計(jì)劃與預(yù)算，項(xiàng)目相關(guān)干系人自身也要確保相關(guān)廉潔制度的落實(shí)與自查。

3.4項(xiàng)目驗(yàn)收后工作

當(dāng)項(xiàng)目交付物--項(xiàng)目產(chǎn)品通過驗(yàn)收后，項(xiàng)目建設(shè)過程告一段落，但項(xiàng)目并未真正結(jié)束，項(xiàng)目產(chǎn)品還需交付項(xiàng)目真實(shí)使用方落地使用。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員還需做好后續(xù)技術(shù)咨詢工作，通過扶上馬、送一程的理念確保項(xiàng)目實(shí)際用戶真正將項(xiàng)目產(chǎn)品落到實(shí)處，才能真正產(chǎn)出項(xiàng)目效益；并且還需驗(yàn)證項(xiàng)目效益是否符合學(xué)校組織戰(zhàn)略目標(biāo)，達(dá)到三者一致受益一致的理想目標(biāo)。

在高校這一典型職能型組織中，如何確保學(xué)校組織、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、項(xiàng)目經(jīng)理人利益一致是每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理人都需要考慮的終極目標(biāo)，需要針對(duì)相關(guān)項(xiàng)目評(píng)價(jià)設(shè)計(jì)項(xiàng)目具體實(shí)施路徑。由于信息項(xiàng)目的特殊性，項(xiàng)目經(jīng)理人需要同時(shí)擔(dān)負(fù)項(xiàng)目管理者，技術(shù)咨詢師，應(yīng)用培訓(xùn)師等多種角色，通過理論知識(shí)學(xué)習(xí)、項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行達(dá)到真正的知行合一，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目效益、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)收益、個(gè)人成長(zhǎng)的多極統(tǒng)一。

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[2]田秀云.仆人式領(lǐng)導(dǎo)理論研究[D].南京：南京師范大學(xué)，2012.

作者簡(jiǎn)介：

倪葉青（1978.1-），男，漢，浙江海寧人，碩士，就職于浙江經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，高級(jí)工程師，研究方向：教育信息化，項(xiàng)目管理。