人力資源檔案管理問題與對策分析

趙曉艷

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，社會的不斷發(fā)展，在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，人才成為了企業(yè)競爭的重要所在。企業(yè)要想得到長遠(yuǎn)、穩(wěn)定的發(fā)展，就要做到人盡其用、才盡其用。所以，人力資源檔案管理受到了社會各界的廣泛關(guān)注。然而，人力資源檔案管理問題越來越突出，必須結(jié)合實際情況，提出有效的解決對策，從而提高管理水平與效率，為社會可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案管理；問題；對策

在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，人力資源指的就是一個國家或者地區(qū)處于勞動年齡、未到勞動年齡與超過勞動年齡但具勞動能力的人口。一般而言，人力資源數(shù)量就是具有勞動能力的人口數(shù)量，在社會生產(chǎn)發(fā)展中，具有一定的人力資源數(shù)量是十分必要的。隨著社會的快速發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，人力資源發(fā)揮的作用越來越重要。所以，為了提高人力資源質(zhì)量，加快人力資源流動，一定要重視人力資源檔案管理。

一、人力資源檔案管理中存在的問題

（一）缺乏完善的檔案管理制度體系

在人力資源檔案管理中，人力資源信息收集難度大是導(dǎo)致檔案管理制度體系不健全的重要原因。因為缺少明確的人力資源檔案歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)，造成很多人力資源信息未得到有效收集，并且對于不同行業(yè)歸檔標(biāo)準(zhǔn)而言，也缺少明確的規(guī)定，導(dǎo)致歸檔不正確。倘若只是按照不同行業(yè)的需求予以明確，這樣不僅具有很大的難度，還無法達(dá)到預(yù)期的工作效果。人力資源檔案形成途徑非常多，并且相對復(fù)雜，進(jìn)而為檔案管理工作帶來了很大的難度，加之各部門之間缺乏有效的協(xié)調(diào)合作，互相推卸責(zé)任，以此降低了工作效率，影響了人力資源檔案管理工作的全面落實。

（二）檔案管理方式滯后

檔案管理方式指的就是在檔案管理過程中檔案資料的形成方式以及檔案存放與調(diào)用的方式。現(xiàn)階段，依然沿用傳統(tǒng)管理方式對人力資源檔案進(jìn)行管理，并且檔案資料大部分均為紙質(zhì)，在整理這些檔案資料的時候，非常耗時，查閱難度也比較大。除此之外，在利用人力資源檔案資料的時候，經(jīng)常因為查閱慢而被忽視，從而也就降低了檔案利用效率，使得檔案管理工作未受到了高度重視，也就缺少對檔案管理方式的研究。

（三）檔案管理人員素質(zhì)較低

如果檔案管理人員熱愛檔案工作，那么就會積極學(xué)習(xí)與掌握更多的檔案管理方式，從而顯著提高了檔案管理工作的效率；同時，如果檔案管理人員可以充分認(rèn)識到工作的服務(wù)型，那么就會顯著提高檔案應(yīng)用性。然而，在實際工作中，大多數(shù)從事人力資源檔案管理工作的人員年齡都較大，其管理觀念還停留在“幫群眾管理檔案”、“為政府服務(wù)”等方面，缺乏對檔案管理工作服務(wù)性的認(rèn)識，掌握的信息技術(shù)有限，從而導(dǎo)致檔案管理工作的服務(wù)性較差，影響了檔案資料的有效利用。

二、人力資源檔案管理問題的解決對策

（一）完善檔案管理制度體系

在人力資源檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案管理制度體系的完善，對管理工作的順利展開有著十分重要的作用。首先，建立正確、合理的人力資源管理制度，確保檔案管理工作有效，以免在實際工作中出現(xiàn)不認(rèn)真、怠慢等現(xiàn)象，影響管理工作效率。其次，保證檔案管理制度簡明扼要，以此激發(fā)從業(yè)人員的積極性，提高管理工作質(zhì)量與效率。再次，保證檔案管理制度公平、全面，從而對從業(yè)人員的工作行為進(jìn)行規(guī)范，要求從業(yè)人員嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作能夠保質(zhì)保量的完成。最后，在檔案管理制度中明確獎懲，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性，從而確保檔案管理工作高效完成。

（二）采用信息化管理方式

在人力資源檔案管理工作中，因為檔案管理方式比較落后，造成檔案管理工作效率較低，為此，一定要對檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)，提高檔案管理信息化。在人力資源檔案管理中，信息化管理方式可以用較小的空間與較快的速度完成對檔案資料的系統(tǒng)、統(tǒng)一的管理，并且實現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料與電子音像檔案資料的結(jié)合，顯著提高了檔案管理工作效率。在人力資源檔案管理工作中，要想全面實現(xiàn)信息化管理，就要注意以下內(nèi)容的落實：其一，在人力資源檔案管理中加入資金投入，購置檔案管理工作所需的硬件設(shè)施與軟件設(shè)施，如電腦、掃描儀、打印機(jī)等；同時，檔案管理部門一定要對工作所需設(shè)備進(jìn)行了解，以此做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，保證檔案管理工作全面落實。其二，結(jié)合工作實際情況，制定適合的檔案管理信息化策略，并且予以全面落實。在開展相關(guān)工作的時候，必須設(shè)立專門的監(jiān)督部門，以此對工作全程進(jìn)行全面掌控，保證檔案管理信息化得以全面實施。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在人力資源檔案管理工作過程中，管理人員是最為核心的部分。事實上，在人力資源檔案管理工作中，因為管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真或?qū)I(yè)技術(shù)知識匱乏，致使檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，對人力資源檔案管理工作的全面展開造成了很大的影響。為此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)非常必要，是提高人力資源檔案管理工作效率的重要手段，必須予以高度重視。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)逐漸被淘汰，檔案管理人員一定要學(xué)習(xí)與掌握計算機(jī)技術(shù)，熟練利用計算機(jī)開展檔案管理工作，以此提高檔案管理水平，保證檔案管理工作全面落實，達(dá)到預(yù)期的工作效果。除此之外，引進(jìn)一些優(yōu)秀的專業(yè)人才，從而確保檔案管理先進(jìn)方式得以有效推行。

三、結(jié)束語

綜上所述，在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，人力資源檔案管理工作越來越重要，關(guān)系著社會的可持續(xù)發(fā)展。然而，在實際工作中，人力資源檔案管理工作還存在著一些不足，需要根據(jù)具體情況，提出切實可行的解決對策，以此保證人力資源檔案管理工作得以全面落實，并且有效提高檔案管理水平，為提高人力資源檔案的利用率打下堅實的基礎(chǔ)。

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