談綜合能力在會展工作中的重要性

本人于2017年9月至2018年1月在杭州西博展覽公司掛職，現(xiàn)就掛職鍛煉的經(jīng)歷的兩個案例，來談會展學(xué)生綜合能力——側(cè)重審美與細(xì)節(jié)控制的培養(yǎng)問題。

一、案例1：2017韓美林日——審美能力

活動時間：2017年12月21日（周四）14：30-20：30

活動地點(diǎn)：杭州韓美林藝術(shù)館

主辦單位：韓美林藝術(shù)基金會

承辦單位：杭州市西博辦（市會展辦）、韓美林藝術(shù)館

支持單位：杭州市人民政府

1、案例簡評

為慶祝杭州韓美林藝術(shù)館成立十二周年，2017年12月21日，在杭州隆重舉行“新年新美？韓美林新作展”開幕式暨2017“韓美林日”主題活動，中央電視臺著名主持人白巖松主持了本次活動。

多位重量級嘉賓圍繞《美？好生活》這一主題，從文學(xué)、音樂、書畫、圍棋等角度，同臺共論發(fā)表了精彩演講。參加論壇的嘉賓分別是：著名藝術(shù)家韓美林，著名文化學(xué)者余秋雨，中國圍棋協(xié)會副主席聶衛(wèi)平，著名鋼琴家劉詩昆，著名漫畫家蔡志忠等。此外，在“韓美林藝術(shù)基金會捐贈儀式”上，韓美林藝術(shù)基金會繼續(xù)圍繞文化教育、文化藝術(shù)、文化遺產(chǎn)、文化培基等四個領(lǐng)域，對20位清華大學(xué)優(yōu)秀學(xué)子、韓美林全球巡展、優(yōu)秀青年陶藝家蔣馬祥以及杭州市新華試驗(yàn)小學(xué)進(jìn)行捐贈和成果回顧。

西博公司承接了本次活動的現(xiàn)場執(zhí)行，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的視覺呈現(xiàn)和開幕式啟動。

2 、實(shí)踐應(yīng)用

（1）設(shè)計(jì)能力

會展是創(chuàng)造藝術(shù)的盛會，而實(shí)施這一盛會的設(shè)計(jì)則是一門藝術(shù)，一門與會展緊密相關(guān)的藝術(shù)，可以說，策劃水平的高低直接影響著會展的視覺傳達(dá)、效果溝通以及審美價值和文化品位。

會展設(shè)計(jì)的立體策劃落實(shí)到具體的方案中包含總體以及局部設(shè)計(jì)方案等。

在總體設(shè)計(jì)方案中，首先是對展覽的環(huán)境、場地空間進(jìn)行規(guī)劃，在平面、立體規(guī)劃處理的基礎(chǔ)上，結(jié)合展示內(nèi)容和表現(xiàn)形式以及展出場地現(xiàn)存的建筑結(jié)構(gòu)、風(fēng)格，確定采光形式、整體空間的組織施工與，考慮協(xié)調(diào)空間的環(huán)境等。

其次，要確立展示的基調(diào)，主要包括展出形式的色彩基調(diào)、文風(fēng)基調(diào)和動勢基調(diào)。在色彩基調(diào)的策劃方面，要根據(jù)展出內(nèi)容的特性、展出場地的環(huán)境特色、展出的時間季節(jié)、采光效果及功能區(qū)域劃分等因素，分別選擇適宜的色彩基調(diào)，提出相關(guān)的色譜，畫出色彩效果圖；在展出形式的動勢基調(diào)方面，策劃者要注意對韻律、節(jié)奏起伏的控制，要盡量給人以舒適的動勢感。

會展設(shè)計(jì)的總體設(shè)計(jì)方案還包括設(shè)計(jì)實(shí)施進(jìn)度的安排，制作施工材料的計(jì)劃，設(shè)計(jì)實(shí)施的經(jīng)費(fèi)預(yù)算等，這些都必須由總體設(shè)計(jì)人員進(jìn)行精細(xì)的組織策劃。

會展的局部設(shè)計(jì)方案包括：布展陳列中的會標(biāo)屏風(fēng)、展架、展臺、道具、欄桿、展品組合等；版面設(shè)計(jì)中的版式、圖片、燈箱、聲像、字體、色彩等；公關(guān)服務(wù)中的廣告、請柬、參觀券、會刊、紀(jì)念章、樣本等。這些都應(yīng)在總體設(shè)計(jì)思想的指導(dǎo)下設(shè)計(jì)完成。

（2）文字能力

做策劃的人，文字功底一定要好，因?yàn)檎箷顒由婕暗胶芏嗟奈陌?，比如廣告文案，邀請函，策劃案，實(shí)施方案，演講稿等等，因此沒有好的策劃寫作能力，至少也要懂行政公文寫作，再不濟(jì)文字編輯也要會，無論是基層還是領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該掌握。

因此，平時要注意閱讀積累，根據(jù)學(xué)生的多方面需求，定制一些公眾號給學(xué)生，不但注重專業(yè)知識的積累，也要通過閱讀提升審美和品位。

（3）審美能力

展會活動的審美其實(shí)很能在組織者身上體現(xiàn)出來，哪種VIS好點(diǎn)，哪種戶外廣告好點(diǎn)，哪種開幕式形式，甚至舞臺造型等等都需要具有較好審美的人去把關(guān)才顯得更專業(yè)， 這一點(diǎn)目前在國內(nèi)確實(shí)參差不齊，普遍來說國際展覽比區(qū)域展覽好，設(shè)計(jì)展示類的比機(jī)械貿(mào)易的好。

審美能力分兩項(xiàng)，一項(xiàng)是審美的展示設(shè)計(jì)，二項(xiàng)是展示活動中的審美意識。前者比較清楚，比較多屬于設(shè)計(jì)板塊，而后者較難界定，屬于人的總體品位和審美意識，體現(xiàn)在活動的人文性、藝術(shù)性和前衛(wèi)性上。

二、案例2：中國國際服務(wù)外包交易博覽會——細(xì)節(jié)控制

活動時間：2017年9月28-29日（周四）

活動地點(diǎn)： 黃龍飯店（杭州市西湖區(qū)曙光路120號）

主辦單位：中國商務(wù)部、杭州市人民政府

承辦單位：中國國際投資促進(jìn)會、浙江省商務(wù)廳、杭州市商務(wù)委員會

執(zhí)行單位：杭州市西博辦

1、案例簡評

中國國際服務(wù)外包交易博覽會（以下簡稱“服博會”）由中國商務(wù)部、杭州市人民政府主辦，中國國際投資促進(jìn)會、浙江省商務(wù)廳和杭州市商務(wù)委員會共同承辦。大會以“構(gòu)建服務(wù)新生態(tài)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)新發(fā)展”為主題，旨在探討新時期服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)如何搶抓數(shù)字化和智能化機(jī)遇，積極構(gòu)建服務(wù)合作生態(tài)圈，運(yùn)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、認(rèn)知計(jì)算等前沿技術(shù)，推動制造業(yè)及其他傳統(tǒng)行業(yè)轉(zhuǎn)型升級，引領(lǐng)新業(yè)態(tài)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新發(fā)展，開創(chuàng)合作共贏新局面。

會期，組織全國服務(wù)外包示范城市發(fā)展座談會，全球服務(wù)外包行業(yè)論壇，先進(jìn)制造業(yè)、金融創(chuàng)新、“一帶一路”與服務(wù)合作、“互聯(lián)網(wǎng)+客服”等熱門行業(yè)專題研討會，CIO生態(tài)社區(qū)等系列商務(wù)活動，分析師講座，企業(yè)推介活動以及展覽展示。

2、實(shí)踐應(yīng)用

（1）細(xì)節(jié)控制

會展的現(xiàn)場服務(wù)與管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是會展經(jīng)濟(jì)管理中非常重要的部分。在具體會展中，可從布展階段、開展階段及撤展階段的一些基本環(huán)節(jié)來了解會展現(xiàn)場服務(wù)與管理的主要內(nèi)容，通過具體細(xì)節(jié)的管理提高其現(xiàn)場管理的執(zhí)行能力。

從服博會工作學(xué)習(xí)到的會展現(xiàn)場管理經(jīng)驗(yàn)是：

a）指定專人在專門時間負(fù)責(zé)專項(xiàng)工作，明確分工，分清職責(zé)，責(zé)任到人；

b）對于重點(diǎn)工作，實(shí)行雙重核查制度。從接待、交通、后勤、到現(xiàn)場，每一個階段的工作，都至少有一名同事專門負(fù)責(zé)。另再配備至少兩名同事跟進(jìn)。

c）對重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及早提出注意問題，實(shí)時監(jiān)督；

d）重視對臨時人員的短期培訓(xùn)

（2）任何項(xiàng)目必須事先彩排

無論是前述全球服務(wù)外包行業(yè)論壇開幕式，還是服博會的餐敘會，都進(jìn)行了彩排工作。彩排工作主要有：檢查屏幕素材（主畫面、PPT）、調(diào)音樂、調(diào)聲畫、人員走臺演練、主持人串場等，在彩排中出現(xiàn)問題應(yīng)及時補(bǔ)救，防止出現(xiàn)現(xiàn)場事故。論壇開幕式的彩排由于要湊齊北京和杭州兩方領(lǐng)導(dǎo)，彩排時間一再推遲到了晚上十點(diǎn)，我們西博的領(lǐng)導(dǎo)和員工包括部分我校會展專業(yè)的實(shí)習(xí)生均兢兢業(yè)業(yè)工作著，一直等到凌晨十二點(diǎn)多彩排結(jié)束。

（3）選好服務(wù)承包商

因?yàn)榉?guī)模和影響面較大，我們在較早時候就開始挑選優(yōu)質(zhì)的服務(wù)承包商。范圍包括：建筑設(shè)計(jì)師、展位搭建公司、貨物運(yùn)輸代理商、旅游公司、媒體合作伙伴、臨時雇員、印刷廠和其他服務(wù)提供商。

按照公司要求，在招標(biāo)進(jìn)行的前期篩選過程中，必須重點(diǎn)考察服務(wù)承包商的以下內(nèi)容：在指定時間內(nèi)是否有滿足會展規(guī)模服務(wù)的能力；是否有充足的工作經(jīng)驗(yàn)和積極的服務(wù)態(tài)度；是否有具備相關(guān)技能的人力資源；是否有足夠的高質(zhì)量材料等。

我為每一項(xiàng)所需服務(wù)選擇了3家以上的承包商，然后進(jìn)行招標(biāo)。通過實(shí)踐，收獲的經(jīng)驗(yàn)有：

（1）組織者應(yīng)向承包商提供關(guān)于會展的一般性信息、會展場所、參展商目錄、訂單的定期更新資料；

（2）定期進(jìn)行合作會談；

（3）所有承包商采取的任何措施都需征得組織者的同意，不得單方面行動；

（4）安排參展商和承包商之間的直接商談需征得組織者的同意；

（5）合作制定相應(yīng)的時間表；

（6）在會展開幕前應(yīng)對服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行最終的審查；

（7）費(fèi)用的支付應(yīng)在合同中標(biāo)明并嚴(yán)格履行。

三、小結(jié)

關(guān)于會展行業(yè)所需要人才的綜合能力，再就進(jìn)入這個行業(yè)的一些職業(yè)規(guī)劃和個人能力的問題，還有行業(yè)的一些發(fā)展，做一些總括。

（一）、最好有點(diǎn)理論基礎(chǔ)

首先目前在業(yè)內(nèi)比較成熟的主流從業(yè)人員基本不是科班出生，這個限制于當(dāng)時的一個行業(yè)發(fā)展的初級問題，比如大學(xué)學(xué)科設(shè)置的不足還有行業(yè)初出茅廬不被認(rèn)知等等。所以從業(yè)的主流人員也都鼓吹一種概念，就是會展行業(yè)無序?qū)I(yè)限制，門檻低人人可進(jìn)入，甚至于提到科班生并不比半路出家者有優(yōu)勢，這個提法其實(shí)很有問題。建議無論是否科班生有志于進(jìn)入該行業(yè)的人，需要懂一些會展理論的東西才更好。例如，一些基本的概念，行業(yè)發(fā)展的歷史，國內(nèi)外的觀點(diǎn)等等，不然在實(shí)際工作中，別人提到參展商、招展、招商、主辦、標(biāo)展、特裝等等你都不懂可不行。

或者理論知識的匱乏導(dǎo)致的結(jié)果可能還有就是你只是一個點(diǎn)上的工作者，并非這個展會項(xiàng)目中的全局者，這個全局并非是領(lǐng)導(dǎo)，而是你的判斷事物，開展工作的思路和方法的具體問題。理論基礎(chǔ)可以讓你有一個清晰、持久、全面的認(rèn)識這個行業(yè)的眼光，注定以后會走的更遠(yuǎn)，另外也是鍛煉自己學(xué)習(xí)能力的一個途徑。

二、綜合性軟實(shí)力很重要

歸根結(jié)底會展行業(yè)的人才，并非是某一個技能的專才，而是一個非常需要綜合能力的全才。而且這些綜合能力以軟實(shí)力為主，也最為核心。

大概列出來基本的軟實(shí)力有：溝通協(xié)調(diào)能力、處理突發(fā)事件能力、管理組織能力、執(zhí)行力、超強(qiáng)的心理素質(zhì)、人力資源、項(xiàng)目實(shí)施、團(tuán)隊(duì)領(lǐng)、還有前文所述的審美和品位能力等等。

只要經(jīng)歷過幾場展覽項(xiàng)目，就會覺得這些能力其實(shí)現(xiàn)實(shí)中更加緊要。例如之前參與的一個展會，需要在展覽中加入每一天會期的主體活動，在活動前幾天你要協(xié)調(diào)服務(wù)搭建商的搭建時間，確保工期，同時與展館談判爭取最大的方便保證搭建順利，水電供應(yīng)良好，展品桁架等安全問題，也要溝通活動當(dāng)天藝人的檔期，彩排梳理流程。如果戶外還要考慮惡劣天氣應(yīng)急，音響設(shè)備，觀眾邀請，安保等等，這些東西一項(xiàng)一項(xiàng)開會梳理了，當(dāng)天不見得就會順利，記得有一次一個技能比賽的當(dāng)天由于現(xiàn)場用電量大，導(dǎo)致短路停電，比賽中止，后面各種維修，找備用發(fā)電機(jī)等等，這些在應(yīng)急預(yù)案總都要可操作可實(shí)施。在諸多繁雜的工作中，這些軟實(shí)力太重要了，決定了你的議價能力，成本費(fèi)用，展會的成功等等。

三、也要有點(diǎn)硬功夫

軟實(shí)力的積累不是一朝一夕的事情，是你在精心籌備，不斷預(yù)演中不斷出錯，臨時處理中舉一反三出來的。而這里說的硬功夫可以說是展會之外的能力，但能使得展會工作更加順手。

一是懂點(diǎn)設(shè)計(jì)，你不用像真正展覽設(shè)計(jì)師那樣很懂，但是偶爾改個文字，調(diào)和個顏色自己可以搞定的話，效率好很多，上司也很認(rèn)可你。

二是文字功底一定要好，因?yàn)檎箷顒由婕暗胶芏嗟奈陌?，比如廣告文案，邀請函，策劃案，實(shí)施方案，演講稿等等，因此沒有好的策劃寫作能力，至少也要懂行政公文寫作。

三是懂點(diǎn)語言，比如英語。特別是目前很多展會號稱國際化，邀請函，名片，展會主題都要雙語，所以不論是和國際公司合辦展覽進(jìn)行溝通，還是國際化邁入，英語還是很重要。

四是財(cái)務(wù)知識也很必要，例如整個項(xiàng)目可行性分析涉及到的成本費(fèi)用核算，盈利點(diǎn)都要懂得，具體招展過程中一些毛利、財(cái)稅，費(fèi)用成本把握都要懂。

作者簡介：

胡棟，出生年月：1981-08，性別：男，民族：漢，籍貫（精確到市）：浙江上虞當(dāng)前職務(wù)：教師，當(dāng)前職稱：講師，學(xué)歷：碩士，研究方向：會展策劃.