談基層醫(yī)院檔案管理工作的體會

王士偉

摘要：醫(yī)院檔案對醫(yī)院各項工作開展具有重要意義。做好醫(yī)院的檔案管理工作，能有效發(fā)揮檔案的社會功能，促進醫(yī)務人員道德素質(zhì)的提高，更好地為醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學服務。當前，醫(yī)院管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，新形勢下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務，是當前亟待解決的問題。

關鍵詞：基層醫(yī)院；檔案管理；管理制度

一、醫(yī)院基礎檔案的重要性

醫(yī)院檔案包括文書、人事、基建、會計、科研、設備和病歷檔案等七大類，是醫(yī)院在日常行政工作、醫(yī)治病患、進行教學和科研等各項事務中形成的原始信息記錄。醫(yī)院的基礎檔案雖不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益，但對推動醫(yī)院經(jīng)濟效益的發(fā)展卻十分重要。醫(yī)院基礎檔案是醫(yī)院日常運行活動中形成的第一手材料，其目的是記載醫(yī)院的建設、運行、業(yè)務開展等情況。檔案管理的關鍵是及時收集相關資料，為醫(yī)院以后的發(fā)展提供有效的文字資料，有利于提高醫(yī)務人員的醫(yī)療水平，提高醫(yī)院在社會上的知名度和在老百姓中的知曉度，從而推動醫(yī)院經(jīng)濟效益的提升。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

1.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。目前，從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，流動性大。檔案管理人員多是從行政、護理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著專業(yè)知識老化、知識面較窄、知識結(jié)構(gòu)不合理、學歷偏低、思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時代發(fā)展的要求懸殊較大，難以適應新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.管理制度不健全，檔案收集效率不高。目前，絕大多數(shù)醫(yī)院制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統(tǒng)一、規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。由于管理制度不完善，一些文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學管理。

3.硬件投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高。有些醫(yī)院業(yè)務用房緊張，尤其檔案用房更顯狹小，不符合檔案保管的標準，檔案管理設備陳舊。雖然近年來計算機及網(wǎng)絡技術在醫(yī)院管理中被廣泛運用，但運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的較少，甚至還停留在手工收集、檢索上，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發(fā)。

三、加強醫(yī)院檔案管理的措施及對策

1.組建高水平的檔案管理團隊，注重管理方法的科學化。高水平的檔案管理團隊是提高管理效率和質(zhì)量的最重要的保障，在電子信息檔案管理工作的未來發(fā)展中，始終堅持“以人才為本”的管理理念，注重人才管理的價值，是注重管理方法的科學化，讓管理工作更高效、更便捷、更安全、更人性化的重要保障。新時期，電子信息檔案管理工作要有新面貌，組建高水平的檔案管理團隊，從而發(fā)揮檔案管理方法、設備、過程的最大作用，是電子信息檔案管理重要的創(chuàng)新路徑。

2.健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴肅、條理性強的工作。建立完善的規(guī)章制度，可降低檔案管理的隨意性。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。

3.推進檔案信息化進程。醫(yī)院的檔案管理工作是為全醫(yī)院的各部門和科室提供便利的，要參與到各種工作和教學研究等活動中。之前的醫(yī)院檔案工作復雜、繁重且多為人工處理，這就讓工作出現(xiàn)問題的風險大大增加，比如資料收集不完整、資料缺乏可追溯性、有效的部分偏少等，嚴重影響檔案在工作中發(fā)揮的作用，導致檔案的利用率不高。運用云計算技術，可以很大程度上避免這些問題，提高醫(yī)院檔案管理的信息化程度，提高相應檔案資料的有效性和安全性。遵照國家有關標準和要求，建立相關的規(guī)章制度，使各種操作標準化、分類規(guī)范化、醫(yī)院資源接軌化。同時，把工作人員從繁重的工作中解脫出來，用優(yōu)異的人機互動界面，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全、可靠。同時也能幫助傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理提升效率。此外，對于檔案管理要有一個全盤的考慮，制定出基本的系統(tǒng)骨架，然后根據(jù)系統(tǒng)的骨架大綱逐漸完善檔案內(nèi)容，比如一些有用的資料及相關的文獻等。這樣才能有效地提高檔案管理的水平。在檔案管理工作當中，需要科學地按照其完整性、準確性、安全性對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造、完善和再提煉，以保障檔案資料的全面完整。在對檔案信息化建設方面需要投入資金和技術的支持，培養(yǎng)專業(yè)型發(fā)展人才，不斷推動高校整體發(fā)展。

四、結(jié)束語

在醫(yī)院管理人員制定各項決策時，檔案是非常重要的參考依據(jù)，對于提高醫(yī)院經(jīng)濟活動有效性有著極大影響。檔案管理工作做好了，一方面為醫(yī)院高層管理人員及時了解醫(yī)院整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整管理策略提供準確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定醫(yī)院經(jīng)營成果，為醫(yī)院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。因此，在醫(yī)療體制改革這個新環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作必須注重現(xiàn)代化發(fā)展，才能全面提高醫(yī)院的核心競爭力

參考文獻：

[1]趙玉玲.檔案管理在基層醫(yī)院中的問題和對策[J].辦公室業(yè)務，2017（10）：93.

[2]衣英強，王楠楠.淺談提升基層醫(yī)院檔案管理水平的對策[J].管理觀察，2017（11）：154-155.

[3]楊非嬌.淺談檔案管理在檔案管理現(xiàn)代化中的應用[J].黑龍江科技信息，2016，20（18）：160.