淺談事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理

孫威

摘要：隨著我國經濟的發(fā)展，事業(yè)單位對于文書檔案規(guī)范化管理的重視程度也得到了相應的提高。而隨著大數(shù)據的發(fā)展，這一發(fā)展不僅有利于事業(yè)單位的文書檔案的規(guī)范化管理，也有助于優(yōu)化事業(yè)單位的文書檔案環(huán)境，將事業(yè)單位的文書檔案的歸檔速度和流程進行大規(guī)模的簡化，從而加快事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理速度。但是目前來看，提高事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理過程中還存在著較多的問題，因此本篇文章深入研究了這些問題，并提出了相應的解決對策為進一步提高下的事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理水平提供了研究思路。

關鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案規(guī)范化管理；策略

一、事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理過程中存在的問題

1.1缺少準確連續(xù)的原始數(shù)據

事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的發(fā)展使得文書檔案規(guī)范化管理部門的工作人員能夠大幅度利用信息和計算機系統(tǒng)對檔案信息進行處理，然而大量的原始數(shù)據仍然依靠相關工作人員的手動記錄和輸入。因此，一旦原始數(shù)據出現(xiàn)了錯誤或紕漏就會使得事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的其他工作出現(xiàn)計算和其他重大錯誤。同時，事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的發(fā)展使得文書檔案規(guī)范化管理部門的工作越來越依賴于計算機系統(tǒng)，如果計算機系統(tǒng)在初始狀態(tài)就存在錯誤，就會導致內部控制存在著諸多不符合事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理發(fā)展的制度。另外，初始數(shù)據如果在錄入的時候未備份會很可能引起數(shù)據丟失，容易造成事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理事業(yè)單位的文書檔案信息不全面，對內部控制體系產生影響。

1.2事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的評價體系不夠完善

在目前的事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門中，文書檔案規(guī)范化管理并沒有充分考慮各種可能意外情況的發(fā)生，導致事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理不具有實際踐性，例如在財務支出方面，許多事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門將超出預算的成本支出歸于文書檔案規(guī)范化管理當中的直接人工費用和其他費用等，這些都導致了事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理體系的失真。同時由于相關工作人員對于事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的認識不夠全面，文書檔案規(guī)范化管理并未形成一個完善的評價體系，造成事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理不夠準確，在一定程度上影響了事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門的工作效率。

1.3對于事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理軟件的依賴性較高

計算機系統(tǒng)軟件的使用為大多數(shù)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理工作提供了極大的便捷條件，因此絕大多數(shù)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門的工作人員對于文書檔案規(guī)范化管理軟件的熟練程度越來越高，依賴性也越來越高。但是這些軟件并非完美無缺，目前來看還存在著一定的局限性或者限制性，比如不能分析出一些錯誤的文書檔案規(guī)范化管理信息，導致一些文書檔案規(guī)范化管理問題的出現(xiàn)，使得在出現(xiàn)意外情況如停電狀態(tài)下，沒有了這些軟件就會影響文書檔案規(guī)范化管理工作的正常進行。

二、事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理改善措施

2.1建立健全事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門的組織機構

完善健全的事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門組織機構是實現(xiàn)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的重要基礎，也是治理和控制事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的重要步驟，組織機構的健全有助于事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理效果的提高和進步。同時，層次明確的組織機構也能夠保證事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門充分發(fā)揮自身的職能，有助于事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的分級規(guī)范化管理。而且在事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的大環(huán)境下，我國的事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門之間需要更充分更有效的信息溝通，因此各級事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門職能人員在明確自身職能范圍的基礎上加強溝通，保證事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門的組織機構有效完整，從而加強事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理效率。

2.2提高事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理工作人員的職業(yè)能力控制

在信息化的環(huán)境下，計算機系統(tǒng)在程度的分析、設計及運營維護各個階段都需要進行深入的研究，這就需要明確事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門工作人員的職能范圍，最大程度地保證系統(tǒng)的正常工作。同時，事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的計算機系統(tǒng)應該仿照手工系統(tǒng)，每一項都應該交由相同的專業(yè)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理工作人員來進行記錄。通過這些崗位的明確分工，有助于保證事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理資料的獨立性、正確性和完整性，從而在各個方面為加強事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的科學化水平控制制度貢獻力量。

2.3加強事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門與內部和外部的溝通

事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門之間也要加強溝通，確保相關事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的指示和命令也能夠準確及時的在基層部門奏效。同時，應加強與外部單位的溝通聯(lián)系，加強過程控制，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時處理，建立規(guī)范合理的流程控制。事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門通過與內部和外部的綜合聯(lián)系，能夠確保信息傳遞和信息溝通的暢通，使事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門從整體上能夠加強事業(yè)單位的文書檔案科學化規(guī)范化管理的有效性。

三、結束語

一套良好有效的事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理內部控制制度不但有助于保證事業(yè)單位的文書檔案科學化規(guī)范化管理工作的順利開展，也能將繁多的事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理信息轉化為簡明易懂的結果，有助于事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門的正常工作及正確決策。同時，加強事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門各負責人和相關工作人員的專業(yè)技能，加強思想教育，專業(yè)能力培養(yǎng)，人員結構優(yōu)化，也能夠科學有效地促進事業(yè)單位的文書檔案科學化規(guī)范化管理水平的提高。

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