檔案管理工作的問題及解決措施

郝靜

摘要：在開展人力資源管理工作里，人事檔案管理工作扮演著重要的角色，其對人力資源的管理水平有重要的影響。伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場上的競爭越來越激烈，任何企業(yè)或單位要不斷提高自身綜合實力才能站穩(wěn)腳跟，所以必須進(jìn)一步開發(fā)人力資源，做好人事檔案管理工作，推動現(xiàn)代人事檔案管理工作發(fā)展。在現(xiàn)代人事檔案管理發(fā)展過程里，其中存在很多問題，筆者針對這些問題提出了相應(yīng)的解決措施，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人力資源；問題及解決措施

前言：時代走進(jìn)了高速發(fā)展的今天，開放、包容、共享已經(jīng)成為人類社會發(fā)展的主題，信息共享日益成為時代發(fā)展的要求，這當(dāng)中，人事管理信息的更新與共享，也為人們所關(guān)注。但是，在新舊管理模式轉(zhuǎn)換過程中，也產(chǎn)生了一些問題。為了保障事業(yè)單位健康有效可持續(xù)的發(fā)展，檔案管理有著舉足輕重的作用。

1.現(xiàn)代人事檔案管理存在的不足

在經(jīng)營中，人事檔案管理工作的主要作用包括如下的兩個方面：第一，人事檔案是工作人員信息的可靠載體，在招聘以及管理過程中，企業(yè)可以通過完善的人事檔案對于工作人員的工作經(jīng)歷以及實際能力等有充分的了解，幫助招聘人員和管理人員更高質(zhì)量地完成對員工的了解。在管理中合理使用人事檔案可以幫助企業(yè)管理人員完成對人才的選擇，可以根據(jù)員工能力選擇更合適的崗位，提升企業(yè)對優(yōu)秀員工的發(fā)掘力度，提升企業(yè)的管理質(zhì)量。第二，人事檔案也是企業(yè)在經(jīng)營管理中保證員工利益的法律性文件，工作人員在就職、離職以及退休過程中都需要依據(jù)人事檔案的記錄來進(jìn)行，其作為工作過程的原始性憑證，在實際使用過程中具備一定的法律效力[1]。

現(xiàn)在的人事檔案管理工作里存在很多的缺陷，不管是制度上還是員工上都存在很多不足，這些不足阻礙著單位人事檔案發(fā)揮其價值，具體來看主要有以下幾個方面：

1.1人事檔案管理制度不完善

伴隨著社會的發(fā)展，過去的人事管理工作很難和社會發(fā)展相適應(yīng)，還有的部門沿襲過去的檔案管理模式，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量越來越低，舉例來看，現(xiàn)在的員工們責(zé)任不明確，制度建設(shè)有問題，這些都是因為管理制度不健全導(dǎo)致的。在開展人力檔案管理過程里，要應(yīng)用好現(xiàn)代化的管理思想，通過制度建設(shè)來規(guī)范人事檔案管理工作才可以。

1.2人事檔案管理人員流動問題

我們都知道，人事檔案管理工作是一項復(fù)雜的任務(wù)，同時也是一項乏味的任務(wù)，所以很多人事檔案的管理人員流動比較頻繁，這樣一來，人事檔案管理工作會經(jīng)常面臨斷層的問題，在相關(guān)的管理人員突然離職以后，沒有和下一個管理者做好檔案的交接，導(dǎo)致整體的管理工作質(zhì)量不高，不利于提高認(rèn)識檔案管理工作的水平。

1.3人事檔案管理人員經(jīng)驗不足

正如前文里所提及的，人事檔案管理工作非常枯燥，所以相關(guān)的工作人員要足夠的耐心，但是，現(xiàn)在的人事檔案管理人員的平均年齡比較大，缺乏年輕新鮮的活力，與此同時，受到現(xiàn)代認(rèn)識檔案管理工作影響，工作人員具備的技能很難和實際管理需要相適應(yīng)，加上僅有的幾個年輕人沒有足夠的工作經(jīng)驗，導(dǎo)致人事檔案管理工作頻頻出現(xiàn)問題，管理人員的經(jīng)驗和專業(yè)技能直接影響了人事檔案管理的質(zhì)量。

2.現(xiàn)代人事檔案管理優(yōu)化的策略

通過上面的分析可以得知，現(xiàn)在的人事檔案管理工作存在很多不足，這些不足對各個單位可持續(xù)發(fā)展具有一定的阻礙作用，所以必須加大重視力度，有針對性的提出人事檔案管理優(yōu)化措施，具體分析如下所示。

2.1完善人事檔案管理制度

俗話說的好，沒有規(guī)矩是不成方圓的，我們的社會需要規(guī)矩，我們的人事檔案管理工作也需要“規(guī)矩”。只有完善相關(guān)的人事檔案管理制度才可以提高人事檔案管理的質(zhì)量，而在制度建設(shè)時要按照國家的相關(guān)制度開展，提高人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和法制化，相關(guān)的單位必須以管理活動程序為基礎(chǔ)，讓每一個管理人員都能明確自己的責(zé)任義務(wù)，通過責(zé)任連帶讓管理者之間進(jìn)行監(jiān)督，進(jìn)一步提高管理者的思想水平。如果發(fā)現(xiàn)了問題就要針對具體員工施加懲罰，追究他們的法律責(zé)任[2]。通過做好檔案管理制度可以形成良好的人事檔案管理環(huán)境。在建設(shè)人事檔案管理制度時，要和單位的實際情況結(jié)合起來，完善現(xiàn)有的人事檔案管理系統(tǒng)，讓檔案能夠?qū)崿F(xiàn)自己的價值。

2.2降低人事檔案管理人員流動

除了檔案的存儲，檔案的交接轉(zhuǎn)移中也存在一些問題，人員流動中，除了在編人員的檔案，其他非在編人員的檔案得不到及時有效的轉(zhuǎn)移，造成人事檔案不連續(xù)、環(huán)節(jié)脫檔，致使后來單位無法及時對人員的檔案進(jìn)行補(bǔ)充，造成棄檔、空檔。也有不少企業(yè)單位在招聘人才時，沒有把人事檔案交由職能部門保存，很容易出現(xiàn)管理盲區(qū)。

正如上文分析所提到的，人事檔案管理人員的流動性非常大，這直接的導(dǎo)致了檔案管理存在很多問題。所以，必須要做好對人事檔案管理者的管理，讓每一個人事檔案管理者都能明確自己的責(zé)任，明確自己工作的價值。與此同時，有關(guān)的單位和部門要滿足人事檔案管理人員的薪資要求，關(guān)心其生活質(zhì)量，這樣可以有效的控制人事檔案管理人員的流動。通過引進(jìn)一些負(fù)責(zé)的管理者可以更好的做好人事檔案管理工作，有利于防止出現(xiàn)工作斷層，對于發(fā)揮人事檔案管理價值具有重要意義。

2.3加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)并提高領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的重視力度

通過上面的分析可以得知，現(xiàn)在的人事檔案管理人員缺乏工作經(jīng)驗，所以有關(guān)的單位必須重視對管理人員的培訓(xùn)，讓每一位員工都能夠參與到培訓(xùn)過程里，在提高其業(yè)務(wù)能力的同時提高綜合素養(yǎng)。與此同時，各個單位要重視更新現(xiàn)在的管理設(shè)備資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息管理設(shè)備以供使用，除此之外，要通過老員工代工新員工的制度，讓老員工可以傳授自己的人事檔案管理經(jīng)驗，讓新上任的人事檔案管理者也能夠獨當(dāng)一面，對于提高各個單位的人事檔案管理質(zhì)量具有重要意義。

必須要求管理人員對工作有正確的認(rèn)識，還要求他們拓展知識面，加強(qiáng)多方面知識的學(xué)習(xí)，所以需要部門領(lǐng)導(dǎo)對管理團(tuán)隊重視并著重培養(yǎng)，給他們提供一個多學(xué)習(xí)、多交流的機(jī)會，定期安排專業(yè)的知識課，借鑒別國優(yōu)秀的方面，來補(bǔ)足自身的不足之處，不斷積累經(jīng)驗，不斷更新陳舊的管理方式，并與時代接軌，熟練運用現(xiàn)代化手段，將紙張的文書檔案用電子的方式來制作，把需要的視頻、音頻都錄入其中去使用和保護(hù)，從而建立一個適合我們的歸檔策略，為我們建立一個高質(zhì)量、高素質(zhì)的管理工作團(tuán)隊。

伴隨著現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)們對于檔案的重視力度越來越高，但是依然不乏有一些領(lǐng)導(dǎo)者忽視人事檔案管理工作的價值，所以會出現(xiàn)資金投入不足、人事檔案管理員工散漫的問題[3]。所以，必須要從思想上端正對人事檔案管理工作的態(tài)度，提高領(lǐng)導(dǎo)者的重視力度，讓員工們得到重視，這樣才可以提高現(xiàn)代認(rèn)識檔案管理工作的質(zhì)量。

3.結(jié)束語

伴隨著時代發(fā)展進(jìn)步，必須拋棄過去的人事檔案管理理念，優(yōu)化現(xiàn)在的人事檔案管理制度，加大對人事檔案管理員工們的培訓(xùn)，完善具體的人事檔案管理制度，盡最大可能控制管理人員的流動，有利于提高人事檔案管理工作水平。文章通過結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)驗，分析了現(xiàn)代人事檔案管理存在的不足，有針對性的提出了現(xiàn)代人事檔案管理優(yōu)化的策略，為相關(guān)的人事檔案管理工作者提供參考和借鑒。

參考文獻(xiàn)：

[1]尹慧.現(xiàn)代流動人員人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].經(jīng)營管理者，2016（03）：279.

[2]邊秀春.當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技資訊，2016，14（21）：63+65.

[3]于勇，鄭志輝.淺談新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策[J].建材與裝飾，2016（34）：169-170.