信息化時代背景下中職學(xué)校學(xué)生資助檔案管理工作的創(chuàng)新與實(shí)踐

傅雄英

【摘 要】信息化時代的到來，已經(jīng)從傳統(tǒng)的的互聯(lián)網(wǎng)變?yōu)橐苿踊ヂ?lián)網(wǎng)，因而中職學(xué)校可以利用此優(yōu)勢，將學(xué)校檔案管理由之前的單一的管理逐漸向檔案利用服務(wù)轉(zhuǎn)變。本文分析信息化背景下，學(xué)生檔案的使用將為配合做好學(xué)校學(xué)生資助育人工作及學(xué)生管理工作發(fā)揮積極作用，最后提出中職學(xué)校學(xué)生檔案及學(xué)生資助檔案服務(wù)于學(xué)校資助工作的有效措施。

【關(guān)鍵詞】貧困生認(rèn)定；資助；檔案管理；中職學(xué)校

中等職業(yè)教育學(xué)生資助政策是一項(xiàng)重要的民生工程，而資助檔案的保存和管理是中職資助工作開展的重要基礎(chǔ)。資助檔案作為執(zhí)行中職資助政策的真實(shí)記錄和直接憑證，是接受上級主管部門監(jiān)管和審計(jì)部門檢查的重要依據(jù)。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，建立齊全完整的資助檔案體系，是做好學(xué)校資助管理工作的標(biāo)準(zhǔn)之一，也是學(xué)校全面落實(shí)好國家中職資助政策的重要體現(xiàn)。新資助政策體系運(yùn)行的十年間，各中職學(xué)校積累了大量的在資助政策宣傳和管理方面的特色做法與典型經(jīng)驗(yàn)等寶貴的資助工作檔案財富。然而隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析等熱門技術(shù)的興起，學(xué)生資助檔案工作者將原有的檔案信息資源，基于智慧校園平臺，通過云計(jì)算、移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行開發(fā)并為資助工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案價值，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)效益最大化，將是未來資助工作突破瓶頸的重要途徑之一。

一、目前貧困學(xué)生資助檔案存在的問題

1、資助檔案無章可循

國家尚未出臺學(xué)生資助管理檔案標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，以至于各地在收集、整理檔案時無章可循。

2、資助檔案管理分散

貧困學(xué)生的資助工作由區(qū)資助管理中心組織實(shí)施，產(chǎn)生的資助檔案分別保管在不同的單位，使得同一轄區(qū)內(nèi)的貧困學(xué)生資助檔案管理分散。

3、資助檔案整理不規(guī)范

貧困學(xué)生資助工作政策性強(qiáng)，程序嚴(yán)格，檔案既要反映資助政策，更要反映資助程序和資助結(jié)果，這就要求貧困學(xué)生資助檔案要齊全完整，規(guī)范有序，保管安全。

4、資助檔案管理手段落后，方式單一

現(xiàn)在很多學(xué)校對學(xué)生資助檔案管理還是傳統(tǒng)的檔案室紙質(zhì)材料管理方式，但是這種方式的管理，無法隨時跟蹤學(xué)生的情況，統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)不夠全面，信息掌握和管理的效率比較低，無法及時分類管理資助學(xué)生的檔案。

二、學(xué)生資助檔案信息化管理的優(yōu)勢

原先的高校學(xué)生檔案管理工作量大、效率低的詬病在信息技術(shù)飛速發(fā)展的情況下將一一解決。

1、及時發(fā)現(xiàn)處理問題

學(xué)生資助檔案工作者可利用學(xué)生在校表現(xiàn)、受助后在校表現(xiàn)等檔案信息為中職學(xué)校資助工作者提供咨詢服務(wù)，學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活檔案可作為學(xué)生各項(xiàng)資助評定的依據(jù)之一，如若發(fā)現(xiàn)與證明材料不實(shí)，可視情況取消相關(guān)受助學(xué)生下一學(xué)年貧困生認(rèn)定資格等。

2、依托智慧校園平臺做大數(shù)據(jù)分析

有資金的中職學(xué)?？梢酝度虢?jīng)費(fèi)建設(shè)智慧校園平臺，該平臺包括了教學(xué)管理與服務(wù)、學(xué)生管理與服務(wù)、后勤管理與服務(wù)、校園公共安全、校園交通管理、校園生態(tài)管理與服務(wù)、校園物流供應(yīng)、校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)管理等，智慧校園將催生高校學(xué)生檔案從原有的單一化、基礎(chǔ)化躍升為立體化、全方位化的新型綜合式檔案。通過該平臺實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)分析，分析出貧困生的行為習(xí)慣、在校實(shí)際困難和專業(yè)培養(yǎng)方向等向貧困生定向提供獎助學(xué)金資助以外的生源地信用助學(xué)貸款、實(shí)習(xí)崗位補(bǔ)助、勤工助學(xué)助研崗、職業(yè)技能培訓(xùn)補(bǔ)貼等資助形式。

3、利用移動互聯(lián)網(wǎng)的便利做到資助檔案管理的高效化

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)和智能手機(jī)的廣泛使用，移動互聯(lián)網(wǎng)時代已經(jīng)逐漸淘汰互聯(lián)網(wǎng)時代，各種App漸漸取代了傳統(tǒng)網(wǎng)站。手機(jī)考勤、手機(jī)消費(fèi)、手機(jī)借書、手機(jī)課件等技術(shù)開始走進(jìn)學(xué)生群體。對于中職校學(xué)生資助工作來說，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定材料、助學(xué)金材料、資助育人成果相關(guān)材料等資助檔案將越來越多地以數(shù)碼照片、采訪錄音、視頻錄像等生成電子檔案并通過手機(jī)終端進(jìn)行上傳、管理、保護(hù)及使用。隨著信息化環(huán)境被越來越多的人群所能接受及使用，一系列資助工作可實(shí)現(xiàn)手機(jī)終端的線上完成。

三、利用學(xué)生資助檔案服務(wù)于學(xué)校資助工作的有效措施

1、可有效通過大數(shù)據(jù)分析明確貧困學(xué)生資助檔案材料的真實(shí)性

通過大數(shù)據(jù)分析可以有效減少困難認(rèn)定難度。在認(rèn)定過程中需要民政部門積極配合，對家庭收入情況進(jìn)行嚴(yán)格的核實(shí)。盡可能的保證學(xué)生困難證明材料的真實(shí)和有效，并嚴(yán)格通過電話、實(shí)地走訪等方式進(jìn)行核實(shí)，如果發(fā)現(xiàn)證明材料有偽造的成分應(yīng)該駁回處理。因?yàn)檫@些失真的證明材料進(jìn)入到資助檔案中，將影響到資助金發(fā)放的公平性和公正性，使得很多真正貧困的學(xué)生無法獲得應(yīng)有的資金資助，也會給資助工作帶來嚴(yán)重的負(fù)面影響。

2、利用信息化檔案服務(wù)于學(xué)校的感恩教育

利用資助學(xué)生信息化管理的檔案，建立受助學(xué)生參加義務(wù)勞動和公益活動信息庫，建立學(xué)生志愿服務(wù)檔案。增強(qiáng)對受助學(xué)生的教育管理，鼓勵和支持學(xué)生參加社會實(shí)踐活動，充分發(fā)揮學(xué)生資助工作對學(xué)生的正面激勵作用，其參加對象應(yīng)當(dāng)為受到政府、學(xué)校或社會無償資助且有勞動服務(wù)能力的在校學(xué)生，通過信息化的管理做好感恩教育的組織管理。

3、隨時跟蹤學(xué)生情況，進(jìn)行資助檔案變更

利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定進(jìn)行校對，以原始家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案庫為基礎(chǔ)，建立生源省份貧困學(xué)生模型，結(jié)合信息管理平臺生成的學(xué)生在校手機(jī)支付信息數(shù)據(jù)庫、學(xué)生手機(jī)考勤數(shù)據(jù)可以追蹤學(xué)生在校期間的真實(shí)學(xué)習(xí)生活情況及消費(fèi)情況，從而判定學(xué)生經(jīng)濟(jì)和學(xué)習(xí)情況變化，追蹤變化產(chǎn)生的原因，有針對性的進(jìn)行資助工作。電子檔案是一種較為靈活的載體，其在使用和管理中能夠發(fā)揮出自身的優(yōu)勢，其在應(yīng)用中最大的特點(diǎn)就是能夠考慮到學(xué)生檔案信息變動處理的特殊性，對學(xué)生信息的更改變動處理靈活方便，對學(xué)生各種情況調(diào)用簡單快捷，所以經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理可通過數(shù)據(jù)平臺做好實(shí)時更改。

4、利用學(xué)生資助檔案信息化管理的優(yōu)勢教育學(xué)生立志成才

通過大數(shù)據(jù)分析和信息化管理平臺提供的學(xué)生在校各方面表現(xiàn)的海量數(shù)據(jù)信息，對資助學(xué)生進(jìn)行立志成長激勵教育工作。提倡應(yīng)該做一個具有良好的思想政治素質(zhì)，品行端正，積極進(jìn)取，樂觀向上；勇于克服在生活、學(xué)習(xí)等方面的困難，勤奮努力，學(xué)業(yè)成績優(yōu)異，或在工作崗位上、在自主創(chuàng)業(yè)方面奮發(fā)有為的好學(xué)生。

5、可及時整理和分析貧困學(xué)生資助檔案信息資料

在貧困學(xué)生檔案管理過程中，要及時對檔案信息進(jìn)行分類管理，比如家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案系統(tǒng)保存了大量的學(xué)生家庭信息證明材料，在管理過程中要對這些證明材料進(jìn)行分類，區(qū)別管理，如果利用信息化平臺和大數(shù)據(jù)分析的優(yōu)勢，就可以有效進(jìn)行管理，更好地服務(wù)于資助工作。

6、提高管理人員的信息化工作水平

貧困學(xué)生資助工作者要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)；要經(jīng)常參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷擴(kuò)展自己的知識，努力提高自身的專業(yè)水平，更好的勝任資助檔案管理工作。使貧困學(xué)生檔案做到系統(tǒng)規(guī)范，為開展學(xué)生資助工作提供保證，便于管理者根據(jù)貧困學(xué)生檔案，對學(xué)生家庭情況做全面的了解和掌握，有針對性地管理好用好學(xué)生資助資

四、結(jié)語

貧困學(xué)生資助工作成為社會的焦點(diǎn)，貧困學(xué)生檔案管理也同樣受到學(xué)校重視。為提高貧困學(xué)生檔案工作效率，合理地分配資源，解決貧困學(xué)生檔案歸檔的難點(diǎn)。應(yīng)該把收集貧困學(xué)生原始檔案，利用信息化的優(yōu)勢建立貧困學(xué)生數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用信息管理的方法，采用分門別類的方式，配置先進(jìn)辦公用品，配備檔案專業(yè)人員，保護(hù)貧困學(xué)生隱私等方面有機(jī)地結(jié)合起來，才能做好貧困學(xué)生資助檔案歸檔工作。

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