關(guān)于醫(yī)院檔案管理信息化的幾個(gè)問(wèn)題

王婷

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式和技術(shù)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，醫(yī)院檔案管理信息化已成為必然趨勢(shì)。醫(yī)院檔案管理信息化出現(xiàn)了很多問(wèn)題，必須對(duì)其存在的問(wèn)題進(jìn)行分析與解決，從而采取有效措施來(lái)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化工作。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；信息化；問(wèn)題；對(duì)策

在信息化技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理工作加快了自身信息化建設(shè)的步伐，提高了工作效率、實(shí)現(xiàn)信息共享、節(jié)約成本，為制定醫(yī)院工作質(zhì)量評(píng)價(jià)、醫(yī)療、護(hù)理、教學(xué)、科研等提供了堅(jiān)實(shí)平臺(tái)，有重要的現(xiàn)實(shí)意義。加速實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，既是時(shí)代發(fā)展的客觀要求，也是醫(yī)院管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。

一、醫(yī)院檔案管理信息化的重要性

1、醫(yī)院檔案管理信息化改變了傳統(tǒng)的檔案文件歸檔方式，節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)了檔案資源原件的永久儲(chǔ)存和保護(hù)。應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案原件進(jìn)行電子掃描和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，最終以電子文檔的形式存儲(chǔ)和保護(hù)，根據(jù)文檔性質(zhì)、內(nèi)容、形式和所屬關(guān)系進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和信息化檢索，改變了手工實(shí)物型的傳統(tǒng)歸檔方式，節(jié)省了空間，節(jié)約了成本，提高了效率，實(shí)現(xiàn)了檔案原件的永久保存。

2、醫(yī)院檔案管理信息化改變了傳統(tǒng)的檔案資源利用方式，打破了時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的快捷使用和安全利用。傳統(tǒng)條件下，醫(yī)院檔案資源的利用受到時(shí)空條件和諸多因素的限制，獲取和利用過(guò)程復(fù)雜，效率低下。信息化條件下，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通過(guò)信息查詢系統(tǒng)，就可以快速、便捷和安全地獲得內(nèi)容完整的檔案信息，效率高、范圍廣，不受時(shí)空限制，能夠最大限度地獲得檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的安全共享。

3、醫(yī)院檔案管理信息化提升了檔案資源的自身價(jià)值和效益，放大了固有價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的高效利用和應(yīng)有價(jià)值。由于檔案管理的信息化改變了檔案資源的利用方式，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的快捷使用和安全利用，因此，它真正彰顯了檔案資源的自身價(jià)值，使其對(duì)任何真正需要它的個(gè)人和單位都能隨時(shí)隨地發(fā)揮作用，顯示價(jià)值，因此，相對(duì)于傳統(tǒng)情況下檔案資源價(jià)值的利用受多種條件的限制和約束，檔案管理的信息化在事實(shí)上解除了一切限制和約束，放大了檔案資源的實(shí)用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的高效利用和應(yīng)有價(jià)值。

二、醫(yī)院檔案管理信息化的突出問(wèn)題

一是對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不足。受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，我國(guó)很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，觀念陳舊，不清楚信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的全新要求和重要作用。大多數(shù)醫(yī)院時(shí)至今日仍然習(xí)慣于手工檔案管理模式和工作方法，重收集輕整理、重保存輕統(tǒng)計(jì)、重使用輕編研的情況普遍存在，檔案管理信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋，專(zhuān)職人員缺乏，檔案利用率低下，直接影響到醫(yī)院自身的發(fā)展前景和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。

二是對(duì)檔案信息化管理人員把關(guān)不嚴(yán)、培訓(xùn)不夠，人員素質(zhì)技能普遍偏低。醫(yī)院檔案管理的信息化，不僅要求提高管理者的思想認(rèn)識(shí)，而且要求大幅度提升管理者的能力和素質(zhì)。由于傳統(tǒng)管理體制的原因和人們對(duì)檔案工作的普遍忽視，目前很多醫(yī)院檔案管理人員缺乏管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不少檔案管理人員要么是轉(zhuǎn)行做檔案管理工作的，要么是兼職做檔案管理工作的，檔案專(zhuān)業(yè)出身的人極少，在職人員大多數(shù)沒(méi)有在職培訓(xùn)或外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)與條件，不具備良好的信息技能和素質(zhì)，現(xiàn)實(shí)工作中既熟悉檔案業(yè)務(wù)又精通信息技術(shù)的人如鳳毛麟角。

三是對(duì)檔案管理工作要求不高，檔案管理信息化制度尚未建立。醫(yī)院檔案管理工作，由于歷史原因，長(zhǎng)期以來(lái)一直處于政出多門(mén)、多頭管理的狀態(tài)，既缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有科學(xué)化的管理制度。盡管醫(yī)院檔案資料始終由綜合檔案室負(fù)責(zé)，但事實(shí)上，綜合檔案室只對(duì)部分文書(shū)資料、科技檔案和音像檔案進(jìn)行管理，而醫(yī)院各部門(mén)、各科室和行政機(jī)關(guān)的病理切片檔案、病歷檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案等分別由各個(gè)科室管理，這就造成了醫(yī)院檔案管理上機(jī)構(gòu)繁多、標(biāo)準(zhǔn)不一、要求不同、水平各異的狀況，真正科學(xué)的、規(guī)范的和統(tǒng)一的管理制度根本沒(méi)有建立起來(lái)。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化的有效途徑

針對(duì)以上存在的問(wèn)題，為加速醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程，必須采取以下措施：

1、牢固樹(shù)立信息時(shí)代的檔案管理科學(xué)理念。首先必須轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，牢固樹(shù)立信息時(shí)代的檔案管理科學(xué)理念。一要充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的巨大價(jià)值及其信息化管理的重大意義。醫(yī)院檔案資料作為醫(yī)院歷史發(fā)展的原始記錄和權(quán)威憑證，不僅是醫(yī)院以往管理工作和計(jì)劃決策的重要依據(jù)，而且是醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的可靠依據(jù)和寶貴財(cái)富，不僅關(guān)系到醫(yī)院自身的聲譽(yù)和發(fā)展，而且關(guān)系到人民群眾的身體健康，關(guān)系到醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展，關(guān)系到國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。二要把檔案管理信息化納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃之中，科學(xué)規(guī)劃好醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，使其與醫(yī)院其他方面和部門(mén)的建設(shè)整體規(guī)劃、共同部署、協(xié)調(diào)發(fā)展、同步推進(jìn)。三要樹(shù)立醫(yī)院檔案資源快速流動(dòng)、信息共享和安全使用的全新理念，加速實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化改造和信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案資源的依據(jù)、財(cái)富、服務(wù)和保障功能，盡早實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中管控、無(wú)縫鏈接、無(wú)障流動(dòng)、授權(quán)服務(wù)和安全共享。四要提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，樹(shù)立科學(xué)管理的理念，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分層管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，切實(shí)提高檔案管理工作在醫(yī)院工作中的地位，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、管理嚴(yán)格、部門(mén)協(xié)作、職工支持的良好工作環(huán)境和氛圍。

2、加速培養(yǎng)檔案管理信息化專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。一要大力引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生，有計(jì)劃有步驟地吸納管理專(zhuān)業(yè)優(yōu)秀人才，按照信息時(shí)代的要求加快實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的輸液換血，不斷優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，加速實(shí)現(xiàn)管理人才的結(jié)構(gòu)調(diào)整和技能升級(jí)。二要加強(qiáng)在職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)崗位培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)進(jìn)修、繼續(xù)教育等多種形式，全面提高在職人員的崗位技能和綜合素質(zhì)，努力使在職人員都具有管理信息化的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和能力。三要加強(qiáng)考核，建立健全檔案管理獎(jiǎng)勵(lì)與淘汰制度。要根據(jù)工作需要和崗位要求，整頓隊(duì)伍，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，對(duì)確實(shí)不勝任工作的人員實(shí)行轉(zhuǎn)崗或下崗，逐步淘汰專(zhuān)業(yè)素質(zhì)差、工作不負(fù)責(zé)任的管理人員，鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀員工，充分調(diào)動(dòng)每一位員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，全面提高檔案管理工作的整體效能和水平。

3、建立健全規(guī)范化的檔案信息化管理制度。具體地說(shuō)，一要形成權(quán)威統(tǒng)一、開(kāi)放動(dòng)態(tài)的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。醫(yī)院檔案部門(mén)首先要明確檔案信息化建設(shè)的一系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并在建設(shè)發(fā)展的同時(shí)不斷實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的升級(jí)換代和與時(shí)俱進(jìn)。只有這樣，檔案信息化建設(shè)才能方向明、路子正，工作才能積極主動(dòng)、事半功倍。二要形成科學(xué)規(guī)范、銜接配套的檔案管理制度體系。要著眼信息化發(fā)展要求，依據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，制定一整套科學(xué)有效的檔案管理制度，包括檔案信息資源的集中管控制度、授權(quán)共享制度、分級(jí)管理制度、崗位責(zé)任制度、檢查評(píng)估制度、審查監(jiān)督制度、獎(jiǎng)懲問(wèn)責(zé)制度等，并使其相互配套、互動(dòng)銜接、相互支持。三要形成順暢高效、協(xié)調(diào)互動(dòng)的檔案管理運(yùn)行機(jī)制和模式。立足上述一系列標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立由主要領(lǐng)導(dǎo)主抓、各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)、檔案業(yè)務(wù)人員具體管理的運(yùn)行機(jī)制和模式，努力使其上下一致，相互配合，運(yùn)行高效，良性互動(dòng)，以此全面提升檔案管理信息化的水平和層次。

【參考文獻(xiàn)】

[1]對(duì)檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位研究[J]. 潘嘯.才智.2015（33）