淺談?dòng)?jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公室工作的應(yīng)用

姜曉風(fēng)

【摘 要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用得到了廣泛的應(yīng)用，辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，作為信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，完全就是對(duì)多學(xué)科綜合技術(shù)的融合。本文介紹計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，在企業(yè)辦公室工作應(yīng)用中存在的問題與劣勢(shì)，闡述了計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室的具體應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)軟件；企業(yè)；辦公室工作；應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)辦公管理模式難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新要求，辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì)已成必然。只有各單位認(rèn)清辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并致力推動(dòng)相關(guān)技術(shù)水平不斷提升，才能有效促進(jìn)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化管理水平進(jìn)一步提升，促進(jìn)企事業(yè)單位效益增長(zhǎng)。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，縮短了人于人之間的距離，也使全世界的人都能進(jìn)行更加快捷、方便的交流。同時(shí)計(jì)算機(jī)作為一種新的產(chǎn)業(yè)，也推動(dòng)了整個(gè)世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加快人類進(jìn)入數(shù)字化的步伐。目前計(jì)算機(jī)已經(jīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域的理論、方法、技術(shù)和系統(tǒng)中，包括了所有的行業(yè)和各種工作。如工廠自動(dòng)化、辦公室自動(dòng)化、機(jī)器翻譯、信息系統(tǒng)、數(shù)字通信等等。計(jì)算機(jī)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，最顯著的提高了經(jīng)濟(jì)效率和社會(huì)效率。現(xiàn)在無論是在企業(yè)還是在公司，都需要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序，計(jì)算機(jī)操作已經(jīng)成為一個(gè)現(xiàn)代人的最基本技能之一。近些年來，由于計(jì)算機(jī)在辦公軟件的廣泛應(yīng)用，也逐漸成為了人們關(guān)注的焦點(diǎn)，計(jì)算機(jī)的辦公軟件也從早期的簡(jiǎn)單的管理、文件輸入、文檔的簡(jiǎn)單查詢，轉(zhuǎn)變成為數(shù)據(jù)的分析、信息交換平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫的相互結(jié)合、信息網(wǎng)絡(luò)化等等，涵蓋了日常辦公管理所需的所有要求，真正達(dá)到了辦公自動(dòng)化。

一、計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（一）控制辦公成本

對(duì)于企業(yè)來說，其經(jīng)營(yíng)的目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化，因此控制成本對(duì)于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要作用。采用計(jì)算機(jī)軟件辦公，雖然前期需要投入計(jì)算機(jī)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)線路等資金，但其代替了原來的辦公材料，很多信息的傳遞和消息的發(fā)布通過郵件的形式實(shí)現(xiàn)，大大節(jié)約了紙張成本。另外，采用計(jì)算機(jī)辦公使信息傳遞更加便捷，減少了中間的很多環(huán)節(jié)和過程，企業(yè)提升了信息的交互，增加了企業(yè)的很多隱性經(jīng)濟(jì)效益。長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，計(jì)算機(jī)辦公軟件辦公有效節(jié)約辦公成本。

（二）優(yōu)化辦公流程

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際辦公中，可優(yōu)化辦公流程。以往的辦公，很多信息的傳遞、收集和整理對(duì)人的依賴性非常大，需要人們手工完成，這個(gè)過程會(huì)消耗大量的人力和時(shí)間。采用計(jì)算機(jī)辦公軟件，很多復(fù)雜的信息處理和加工，都可由軟件完成，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，企業(yè)不同部門和不同人員間的溝通不受地點(diǎn)限制，促進(jìn)了各部門間的合作和交流。因此計(jì)算機(jī)辦公軟件有效的優(yōu)化了辦公流程。

二、計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公室應(yīng)用中存在的問題與劣勢(shì)

（一）存在問題

隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的普及，現(xiàn)代辦公軟件應(yīng)用逐步趨向多元化，也日益凸顯其重要作用，同時(shí)由于我國(guó)計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件的應(yīng)用起步比較慢。在加上我國(guó)信息化總體水平偏低，與發(fā)達(dá)國(guó)家相比還有很大的差距，許多信息產(chǎn)業(yè)尚不能完全滿足信息化發(fā)展與計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件應(yīng)用產(chǎn)品的需求，在加上科技成果轉(zhuǎn)化慢，缺少高素質(zhì)人才，人員文化素質(zhì)低，操作不規(guī)范等都使得我國(guó)在計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件上的應(yīng)用沒有發(fā)揮其重要作用。這時(shí)候就需要我們，來提高現(xiàn)代辦公軟件的應(yīng)用。一方面需要對(duì)軟件應(yīng)用性能有深刻理解，一方面需要對(duì)軟件內(nèi)容有較為細(xì)致深入研究，這樣才能從根本上解決軟件應(yīng)用系統(tǒng)的問題，從而提高我國(guó)計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件應(yīng)用水平。

（二）計(jì)算機(jī)辦公軟件的劣勢(shì)分析

1.軟件個(gè)性化需求無法滿足

計(jì)算機(jī)辦公軟件無法滿足軟件個(gè)性化使用的需求。計(jì)算機(jī)辦公軟件提供了固定的使用流程和模塊，統(tǒng)一文檔格式，以便于信息的交流和存儲(chǔ)，但這也成為限制個(gè)性化使用的弊端。例如，計(jì)算機(jī)辦公軟件語言多以英文為主，不是以英語為母語的人群在使用時(shí)會(huì)存在困難，甚至出現(xiàn)對(duì)詞義的理解錯(cuò)誤而造成錯(cuò)誤操作的狀況；數(shù)據(jù)分析軟件以基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)方式為主，計(jì)算公式主要是常用的求和、求差、求平均值等，無法滿足對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的需求，只能通過人工在常用公式的基礎(chǔ)上自行編輯計(jì)算公式來實(shí)現(xiàn)。個(gè)性化計(jì)算機(jī)辦公軟件的開發(fā)可以有效地解決這個(gè)問題，根據(jù)個(gè)性化的需求在現(xiàn)有辦公軟件的基礎(chǔ)上進(jìn)行加工，設(shè)計(jì)出適合使用的個(gè)性化軟件，以滿足使用者的需要。

2.資料安全性易受到威脅

資料的安全性是使用計(jì)算機(jī)辦公軟件辦公的最主要風(fēng)險(xiǎn)，利用計(jì)算機(jī)辦公軟件編輯和處理文字信息時(shí)，計(jì)算機(jī)設(shè)備問題或軟件運(yùn)行問題會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失或出錯(cuò)，網(wǎng)絡(luò)安全問題會(huì)導(dǎo)致信息的無意泄露或被他人竊取。企業(yè)重要數(shù)據(jù)信息的丟失，特別是涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密信息的丟失，會(huì)對(duì)國(guó)家安全造成較大的威脅，給企業(yè)造成巨額的經(jīng)濟(jì)損失。為了提高資料的安全性，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件的維護(hù)及管理工作，定期、不定期地對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行查毒、殺毒，檢查網(wǎng)絡(luò)的安全性和計(jì)算機(jī)的運(yùn)行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維護(hù)、修理。對(duì)信息資料及時(shí)備份和保存、辦公數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件的開發(fā)和使用也是保障資料安全性的有效方法。

三、計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室的應(yīng)用

（一）應(yīng)用于文字處理

常見的文字處理軟件為Office系列辦公軟件、基于Web客戶端文字處理軟件。強(qiáng)大的Office系列辦公軟件，特別是Word、Excel、PPT等軟件的應(yīng)用越來越廣泛，它們的應(yīng)用為辦公室人員提供了一個(gè)小型的數(shù)據(jù)庫訪問，也提供了許多方便的辦公自動(dòng)化管理平臺(tái)，由于Office與Windows操作系統(tǒng)都是由微軟公司研發(fā)出品的，因此具有良好的兼容性和可擴(kuò)展性。

（二）應(yīng)用于數(shù)據(jù)處理

對(duì)計(jì)算機(jī)在辦公環(huán)境中的應(yīng)用，通常操作不當(dāng)或計(jì)算機(jī)故障就會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)數(shù)據(jù)誤刪除的情況，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)備份是用于自動(dòng)化辦公環(huán)境的一種補(bǔ)救措施，對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理功能的實(shí)現(xiàn)有著很高的價(jià)值，也有效防止了數(shù)據(jù)意外刪除或因技術(shù)造成的安全損失問題的出現(xiàn)。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫可以進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，在發(fā)生故障或計(jì)算機(jī)生成錯(cuò)誤后就能恢復(fù)數(shù)據(jù)，可以使用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行還原，返回到數(shù)據(jù)備份，這是保證數(shù)據(jù)正確完整性和一致性的最佳方法。當(dāng)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存器發(fā)生故障之后，數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)就會(huì)出現(xiàn)一定程度的丟失或混亂，相關(guān)的存儲(chǔ)管理可用于數(shù)據(jù)恢復(fù)，以保證數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)的有效性。

（三）應(yīng)用于圖像處理

通常情況下，圖像處理辦公軟件的應(yīng)用范圍包括平面設(shè)計(jì)、廣告與圖形處理等行業(yè)。隨著社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，提出了新的要求，工業(yè)設(shè)計(jì)為了迎合社會(huì)日益多元化的審美需求，其視覺發(fā)展的趨勢(shì)越來越明顯，因此，辦公室的計(jì)算機(jī)圖像處理軟件顯得非常重要。常用的主要有PS圖象處理軟件，該軟件功能成熟，相對(duì)完善，能夠進(jìn)行或簡(jiǎn)單或復(fù)雜的圖像處理，可以滿足顧客的多樣化需求，充分滿足現(xiàn)代工業(yè)設(shè)計(jì)的實(shí)際需要。

（四）應(yīng)用于視頻處理

視頻軟件應(yīng)用是將視頻和音頻文件進(jìn)行綜合集成，通過技術(shù)處理，轉(zhuǎn)換所需信息，直接成為可觀看的視頻。視頻處理軟件技術(shù)通常應(yīng)用于一些法律權(quán)威單位的調(diào)查和取證等。此外，視頻軟件還可以實(shí)現(xiàn)視頻信息的二次處理，從而進(jìn)一步提升視頻信息的價(jià)值。因此，應(yīng)用視頻處理辦公軟件可以有效簡(jiǎn)化視頻信息，保證視頻信息更好地滿足辦公需要，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

四、結(jié)束語

計(jì)算機(jī)辦公軟件主要是加強(qiáng)企業(yè)信息化辦公室的建設(shè)、辦公樓與計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)的結(jié)合，有效地發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，提高企業(yè)工作人員的辦公效率。

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