事業(yè)單位檔案管理方法

郝靜

【摘 要】科學(xué)規(guī)范地管理檔案，是新時(shí)代新形勢的必然要求，是提高本部門、本單位各方面的方法質(zhì)量和效率的重要組成部分，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌、有效提供歷史鏡鑒的一項(xiàng)十分重要方法，是衡量一個(gè)部門或單位對(duì)全面方法整體管理水平和效果的重要標(biāo)尺之一。面對(duì)新的形勢、新的使命，扎實(shí)做好基層單位檔案管理方法是黨管檔案方法的必然要求。作者從基層單位檔案管理方法存在的問題入手，有針對(duì)性地提出了提高思想認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)機(jī)制建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)理念、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；方法

科學(xué)規(guī)范地管理檔案有重要現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)歷史意義，堅(jiān)持問題導(dǎo)向原則，進(jìn)一步加強(qiáng)黨對(duì)檔案方法的領(lǐng)導(dǎo)和強(qiáng)化對(duì)檔案管理方法的指導(dǎo)，通過深化檔案管理方法的突出困難和問題性研究，切實(shí)在軟硬件建設(shè)、政策資金等方面給予支持保障，確保事業(yè)單位檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

1.事業(yè)單位檔案管理方法中存在的主要問題

1.1領(lǐng)導(dǎo)層面重視不夠

檔案管理必須堅(jiān)持黨管檔案、領(lǐng)導(dǎo)主抓的方法方向。一方面，能夠保證正確的政治方向；另一方面，也能保證各項(xiàng)方法順利、有序、高效地推進(jìn)。當(dāng)前不論是機(jī)關(guān)事業(yè)單位還是企業(yè)、農(nóng)村、社區(qū)，部門和單位主要領(lǐng)導(dǎo)、班子成員以及分管領(lǐng)導(dǎo)很多都沒有把檔案的管理方法放在一項(xiàng)重要方法任務(wù)位置上去抓，沒有把檔案管理方法作為主責(zé)主業(yè)，在思想方面存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理方法只是收收發(fā)發(fā)、歸卷、存檔、待查等按部就班做就可以，沒有任何經(jīng)濟(jì)社會(huì)指標(biāo)約束，也不進(jìn)行評(píng)價(jià)考核，在單位所占的位置也是可有可無，無關(guān)緊要，因此，在重視程度上力度不夠，在規(guī)范管理上關(guān)注不夠，在物力方面投入不夠，直接導(dǎo)致的表現(xiàn)就是，檔案管理方法基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、配套設(shè)施建設(shè)不到位、人員落實(shí)不到位、機(jī)制建設(shè)不到位等，安全隱患嚴(yán)重，衍生的問題也特別突出。

1.2檔案移交收集不規(guī)范

目前， 事業(yè)單位檔案管理過程中普遍存在移交不及時(shí)、移交不全面和移交不規(guī)范的現(xiàn)象。部分事業(yè)單位檔案部門在收集檔案的過程中存在不規(guī)范的操作，比如只收集了紙質(zhì)檔案卻沒有收集電子檔案，只重視紙質(zhì)檔案的歸檔卻忽視了電子檔案的歸檔。對(duì)收集后的檔案沒有及時(shí)歸檔，造成查檔困難，直接影響檔案的利用。在收集過程中對(duì)檔案的安全性沒有得到應(yīng)有的重視，造成檔案的泄密事件頻發(fā)。

1.3檔案管理方法創(chuàng)新不夠

檔案方法的靈魂就是創(chuàng)新方法方法，既對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真編纂又要進(jìn)行認(rèn)真研究。以檔案館藏方法為例，對(duì)館藏的檔案進(jìn)行分類管理，是檔案信息資源有效開發(fā)利用的有效保障，是把館藏內(nèi)靜止的檔案資源轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、可供利用的信息資源的梳理制作過程。分類管理的主要目的，就是對(duì)收集來的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、建立科目、提供索引，使檔案管理更加科學(xué)高效，有效地發(fā)揮服務(wù)作用。由于對(duì)檔案方法缺乏應(yīng)有的重視，加之有些編研人員對(duì)檔案整理過程中創(chuàng)新不夠，方法只是按部就班，有板有眼，但是卻不考慮這項(xiàng)方法在實(shí)際應(yīng)用中的效率和效果，造成館藏過程中，編研檔案以史料為主、不考慮橫向因素；選材以本館館藏為主、不考慮橫向因素；編研形式以自編為主、沒有充分借鑒先進(jìn)做法。這樣也致使了館藏編輯方法周期長、效率低、可借鑒效果不明顯、社會(huì)效益低的弊端，沒有充分發(fā)揮創(chuàng)新對(duì)檔案管理方法的應(yīng)有作用。此外，由于各方面創(chuàng)新不夠，開拓精神不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)也存在諸多問題，有的檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化程度不夠，文化程度和專業(yè)素質(zhì)不能適應(yīng)新時(shí)期開展檔案方法的需要；有的身兼多職，不能專心投入方法，且沒有經(jīng)過專門專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、年齡老化、分身乏術(shù)，對(duì)檔案的一般性程序，如檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、按序排列、科學(xué)管理等都是知之不多，管理質(zhì)量低下，直接降低了部門或單位的整體管理方法水平。

2.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理方法對(duì)策研究

2.1加強(qiáng)檔案管理方法的組織領(lǐng)導(dǎo)

一個(gè)單位檔案管理方法的好壞，取決于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。一個(gè)部門或單位的主要領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視、認(rèn)真對(duì)待檔案管理方法，應(yīng)該從建設(shè)中國特色社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國，充分認(rèn)識(shí)做好檔案管理方法的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義，牢記檔案方法的政治屬性，充分發(fā)揮檔案方法在促進(jìn)本地區(qū)、本部門各項(xiàng)方法協(xié)調(diào)發(fā)展中的重要作用，自覺加強(qiáng)對(duì)習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神的學(xué)習(xí)，要有針對(duì)性地學(xué)習(xí)各項(xiàng)黨內(nèi)法規(guī)規(guī)章，包括中華人民共和國檔案法等，大張旗鼓宣傳檔案法，不斷增強(qiáng)單位全員的檔案意識(shí)。黨委要高度重視檔案管理方法，要把檔案管理方法作為本單位各項(xiàng)方法的重要方法內(nèi)容，納入日程、專門指定分管領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)具體責(zé)任人，形成上下聯(lián)動(dòng)、便捷高效、層層負(fù)責(zé)的檔案管理方法新格局。

2.2進(jìn)一步建立健全管理制度

健全規(guī)范的管理制度是檔案方法的基本保障，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)根據(jù)自身的方法實(shí)際，建立科學(xué)的檔案管理制度，如檔案收集與歸檔制度、檔案安全管理制度、檔案查詢利用制度等，使檔案方法有法可依，有章可循。同時(shí)，健全基層檔案方法的崗位責(zé)任制，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)主要負(fù)責(zé)，明確檔案收集、整理、歸檔和提供利用的負(fù)責(zé)人，此外，部門或單位要定期進(jìn)行檢查和考核，實(shí)行統(tǒng)一管理、科學(xué)管理、規(guī)范化管理。

2.3進(jìn)一步注重創(chuàng)新引領(lǐng)

檔案管理創(chuàng)新是伴隨社會(huì)發(fā)展而發(fā)展的永恒課題。一方面要做到理念創(chuàng)新。在管理過程中，要始終樹立創(chuàng)新思想，要把檔案方法當(dāng)做重要的業(yè)務(wù)方法，樹立檔案建設(shè)無小事的理念，高度重視檔案管理方法、積極面對(duì)檔案管理問題、認(rèn)真制定檔案管理措施。要將多媒體、信息化理念引入檔案管理實(shí)務(wù)，通過理念創(chuàng)新引領(lǐng)其他各方面的創(chuàng)新。通過樹立創(chuàng)新意識(shí)、精品意識(shí)、爭先意識(shí)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。另一方面，要做到管理方式創(chuàng)新，引入國際國內(nèi)各先進(jìn)地區(qū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和管理方式，可以依托服務(wù)外包，也可以采取信息化全程管理等手段，使檔案管理方法全方位優(yōu)化。

2.4推進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)和發(fā)展

新時(shí)代需要檔案管理方法實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案方法新的發(fā)展，造就一支對(duì)黨忠誠、樂于奉獻(xiàn)、敢于擔(dān)當(dāng)、服務(wù)高效的檔案管理者隊(duì)伍就成為了必然。第一，要加強(qiáng)政治引領(lǐng)，要引導(dǎo)廣大檔案方法者牢記檔案姓黨，牢記檔案方法的政治性、政策性和服務(wù)性的特點(diǎn)，堅(jiān)持對(duì)黨絕對(duì)忠誠，把對(duì)黨絕對(duì)忠誠體現(xiàn)到做好檔案方法的方方面面。第二，要堅(jiān)持無私奉獻(xiàn)，把默默奉獻(xiàn)作為我們?nèi)粘３缟械木窬辰缢疁?zhǔn)，為方法不計(jì)得失、不計(jì)代價(jià)，只求奉獻(xiàn)不求索取，在平凡的崗位上譜寫出絢爛的精彩華章。第三，要敢于擔(dān)當(dāng)善作為，一切以事業(yè)為重，一切以方法為要，凡是方法需要的，就勤勤懇懇去做，不因任何原因使方法受到影響。第四，要樹立嚴(yán)細(xì)作風(fēng)。把嚴(yán)和細(xì)的方法標(biāo)準(zhǔn)貫穿方法始終，制定制度、執(zhí)行制度都要嚴(yán)，落實(shí)方案、落實(shí)要求都要細(xì)，發(fā)揚(yáng)工匠精神，牢記“天下大事必作于細(xì)”的道理，堅(jiān)持精細(xì)中體現(xiàn)精彩，全面提高檔案方法隊(duì)伍綜合素質(zhì)和能力。

3.結(jié)語

總之，科學(xué)規(guī)范地管理檔案，是新時(shí)代新形勢對(duì)事業(yè)單位提出的必然要求，我們必須充分認(rèn)識(shí)檔案管理方法在新時(shí)代所處的重要地位和重要作用，切實(shí)加強(qiáng)黨對(duì)檔案方法的領(lǐng)導(dǎo)、科學(xué)實(shí)施檔案管理、努力建設(shè)符合新時(shí)代發(fā)展需要的一流檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，為開創(chuàng)事業(yè)單位檔案方法新局面做出積極的努力。

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