計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

李萍

摘要：信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)早已在各個(gè)行業(yè)的辦公自動(dòng)化中普及和應(yīng)用，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，構(gòu)建辦公自動(dòng)化平臺(tái)，是提升辦公效率，推動(dòng)辦公現(xiàn)代建設(shè)的關(guān)鍵，也是當(dāng)前辦公室工作人員們所承擔(dān)的共同責(zé)任，本文就已計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的進(jìn)行幾點(diǎn)具體研究和分析。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息技術(shù)；現(xiàn)代辦公自動(dòng)化；應(yīng)用引言

計(jì)算機(jī)在各行各業(yè)的普及，徹底改變了人們的生產(chǎn)與生活方式，計(jì)算機(jī)技術(shù)為人類(lèi)提供了巨大的便利，顛覆了傳統(tǒng)的工作方式，大大提高了工作效率和質(zhì)量，人們更加依賴(lài)于計(jì)算機(jī)與計(jì)算機(jī)之間的交互，在現(xiàn)代辦公工作中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的作用是不容忽視的，它讓辦公室自動(dòng)化成為可能，在很多領(lǐng)域都解放了人們的雙手，實(shí)現(xiàn)人力資源與其他各種資源的優(yōu)化配置，真正實(shí)現(xiàn)了人盡其才，物盡其用。

1.將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到辦公自動(dòng)化中的意義

1.1有效提升辦公效率

在辦公室工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，最大的優(yōu)勢(shì)就是在保障工作質(zhì)量的前提下，大大提高了工作效率。傳統(tǒng)辦公室工作中涉及的書(shū)寫(xiě)、處理文字材料的部分，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備以及相關(guān)軟件，能夠更加方便、快速的完成，資料、信息的載體也從紙質(zhì)文件變成了電子文檔，傳輸、保存和應(yīng)用、修正都更加安全、便捷。另外，計(jì)算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代辦公室工作中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了每個(gè)部門(mén)、每個(gè)工作環(huán)節(jié)的交互、交流，孤島信息逐漸減少，部門(mén)之間的協(xié)作增強(qiáng)，接收、傳輸、使用信息的效率更高，部門(mén)之間的合作更加及時(shí)。

1.2優(yōu)化辦公室工作環(huán)境

與傳統(tǒng)的企業(yè)辦公相比，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)之后所實(shí)現(xiàn)的企業(yè)自動(dòng)化辦公方式給企業(yè)帶來(lái)很大的影響和變化。原本人們辦公只是在一間屋子里，現(xiàn)在人們雖然同樣是坐在一間屋子里，但是卻可以和世界相溝通聯(lián)系，人們不再是一個(gè)單獨(dú)的個(gè)體工作者，能夠借助網(wǎng)絡(luò)找到一些相同工作者進(jìn)行合作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人機(jī)一體化的辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使得企業(yè)管理從傳統(tǒng)的復(fù)雜變得簡(jiǎn)單，也使得企業(yè)的辦公環(huán)境有所改善和提高。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還能夠?yàn)楦鱾€(gè)行業(yè)搭建一個(gè)很好的交流溝通橋梁，進(jìn)而使得一些跨區(qū)域跨行業(yè)的企業(yè)能夠在一起進(jìn)行合作和交流。隨著社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)幫助很多的企業(yè)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公管理，進(jìn)而優(yōu)化企業(yè)的辦公環(huán)境。

1.3降低企業(yè)管理成本

計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)辦公自動(dòng)化中應(yīng)用，帶來(lái)很多信息和經(jīng)濟(jì)上的改革。企業(yè)在引入計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行企業(yè)管理，使得企業(yè)在辦公中能夠大大的節(jié)約所需要的一些材料，并且還能夠?qū)鹘y(tǒng)辦公中一些不具有重要意義的流程進(jìn)行刪減，最終不僅使得企業(yè)的辦公管理效率能夠有所提高，還能夠減小企業(yè)的成本支出。企業(yè)中利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化之后，還可以將企業(yè)中一些不必要的人力支出進(jìn)行降低，同時(shí)還能夠使得企業(yè)的效率和收益能夠大大的提高。在全球中有很多這樣的例子。

比如：微軟公司，在實(shí)現(xiàn)全面的辦公自動(dòng)化之后，與之前沒(méi)有引入計(jì)算機(jī)技術(shù)的相比，每年大概可以節(jié)約4000萬(wàn)美元，并且還能夠節(jié)約一定人際關(guān)系事務(wù)處理的時(shí)間。由此，可以看出來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，不僅能夠降低企業(yè)的成本，還能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

1.4激發(fā)個(gè)體能力

企業(yè)引入計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的相應(yīng)管理，使得企業(yè)的辦公能夠更加流暢順通，提高企業(yè)工作的自由化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的有序化，進(jìn)而使得一些員工不再被繁瑣的事務(wù)困擾，能夠從原本枯燥的工作環(huán)境中解脫出來(lái)，最終個(gè)人的創(chuàng)造能力能夠被充分的發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)個(gè)體的創(chuàng)新能力。

作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，不僅應(yīng)該重視企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向還應(yīng)該重視員工工作中所體現(xiàn)出來(lái)的創(chuàng)造力，使得員工的創(chuàng)造力能夠在工作中發(fā)揮良好的作用，提供工作效率。雖然企業(yè)利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，但是對(duì)于員工的專(zhuān)業(yè)知識(shí)還是具有很?chē)?yán)格的要求，所以每一個(gè)企業(yè)的工作人員都需要不斷的提高自身的素質(zhì)，進(jìn)而能夠在企業(yè)的辦公自動(dòng)化中發(fā)揮自己的創(chuàng)造力。

2.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的綜合應(yīng)用

2.1計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公室中的應(yīng)用應(yīng)用要素

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用要素總結(jié)起來(lái)，可以分為五個(gè)部分：第一部分是辦公人員。雖然是自動(dòng)化辦公，但是還是需要相應(yīng)的人員來(lái)作為載體實(shí)現(xiàn)，所以辦公人員是辦公自動(dòng)化中的一個(gè)最主要因素，辦公人員又可以根據(jù)其工作性質(zhì)不同分為四種，分別是專(zhuān)業(yè)人員、決策人員、管理人員和輔助人員。這四類(lèi)人具有一個(gè)相同點(diǎn)，就是都需要對(duì)辦公自動(dòng)化的設(shè)備和功能都有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)。第二部分是組織機(jī)構(gòu)，企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)會(huì)對(duì)企業(yè)的辦公模式產(chǎn)生很大的影響，所以，辦公機(jī)構(gòu)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，也變的很靈活。第三部分是企業(yè)的辦公制度。辦公制度是對(duì)企業(yè)所進(jìn)行的一些工作行為的管理機(jī)制，這是企業(yè)中每一個(gè)部門(mén)都需要遵守的規(guī)則，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)能夠在計(jì)算機(jī)的作用下，使得辦公制度能夠更加全面科學(xué)的實(shí)施。第四部分是技術(shù)工具。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，進(jìn)而使得企業(yè)的辦公效率被大大的提高。第五部分是辦公信息通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)辦公信息進(jìn)行處理，最終使得企業(yè)的綜合管理水平能夠有所提高。

2.2計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公室中的應(yīng)用類(lèi)型

2.2.1辦公自動(dòng)化中的文字與數(shù)據(jù)處理技術(shù)

在企業(yè)中實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公管理的標(biāo)志就是企業(yè)能夠不斷的加強(qiáng)定量分析能力，又因?yàn)閿?shù)據(jù)作為定量分析的基礎(chǔ)，所以數(shù)據(jù)分析處理是自動(dòng)化辦公所必備的一項(xiàng)基本功能，在一般情況下，企業(yè)中所進(jìn)行的行政辦公就是進(jìn)行一些信息的處理工作，只要通過(guò)計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)這些信息的處理工作，利用這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)就可以將信息進(jìn)行細(xì)致的分類(lèi)和過(guò)濾，最終使得數(shù)據(jù)保持著獨(dú)立性，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供準(zhǔn)確的信息。

企業(yè)傳統(tǒng)的辦公中，工作人員記錄一些信息只能夠依靠手寫(xiě)，這種手寫(xiě)的紙質(zhì)版信息保存起來(lái)不容易，并且存在很高的信息丟失風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)企業(yè)中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)之后，企業(yè)中信息記錄的方式增加了，工作人員可以利用Word、Excel等工具來(lái)將信息進(jìn)行記錄和存儲(chǔ)，并且這些信息工具能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行相應(yīng)的版式設(shè)計(jì)，將信息變得更加清晰明了，在提高辦公效率的同時(shí)還能夠使得加強(qiáng)信息的保護(hù)作用。企業(yè)中的員工們可以利用網(wǎng)絡(luò)在內(nèi)部進(jìn)行各部門(mén)之間的溝通和聯(lián)系，使得信息在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行順暢的流通，既保護(hù)了企業(yè)信息的安全又提高工作人員的工作效率。

2.2.2辦公自動(dòng)化中的多媒體技術(shù)

多媒體技術(shù)展現(xiàn)形式多樣，這項(xiàng)技術(shù)將文字、聲音和圖像進(jìn)行組合表現(xiàn)；人們借助計(jì)算機(jī)設(shè)備，將文字、聲音、視頻和圖片等組多媒體信息進(jìn)行組合并展示就是所謂的多媒體技術(shù)。將多媒體技術(shù)與應(yīng)用于辦公系統(tǒng)中，可以豐富信言、的表現(xiàn)形式，使其更加直觀生動(dòng)；還可以簡(jiǎn)化信言。多媒體技術(shù)的應(yīng)用顛覆了傳統(tǒng)的辦公模式，豐富了整體的辦公系統(tǒng)，提高而整體的辦公效率。在進(jìn)行工作匯報(bào)時(shí)，充分利用多媒體技術(shù)，將展示內(nèi)容以聲音、視頻、圖片等多種形式匯報(bào)出來(lái)，靈活生動(dòng)，方便快捷，易于理解。

2.2.3辦公自動(dòng)化中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

電子郵件溝通的廣泛應(yīng)用。各公司各部門(mén)都是獨(dú)立而互相關(guān)聯(lián)的，需要進(jìn)行信言、間的傳遞交流，而電子郵件的應(yīng)用正方便了這項(xiàng)需要。另外，電視會(huì)議的廣泛應(yīng)用。隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，全球化也在不斷地深入。

以前開(kāi)一個(gè)會(huì)議都需要提前做好準(zhǔn)備，防止人員不能全部到場(chǎng)和出現(xiàn)一些問(wèn)題；但是電視會(huì)議的應(yīng)用就沒(méi)有這么復(fù)雜，不需要長(zhǎng)途跋涉，不需要花費(fèi)大量地費(fèi)用和精力，只要有臺(tái)計(jì)算機(jī)，就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將會(huì)議涉及的所有人員聯(lián)系起來(lái)，進(jìn)行討論。

結(jié)束語(yǔ)

本文從兩個(gè)部分對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公室工作中的應(yīng)用進(jìn)行了分析，通過(guò)本文的研究希望能夠?yàn)楫?dāng)代辦公室工作人員以及辦公自動(dòng)化的構(gòu)建提供一些建議和參考。