淺談企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理

近年來(lái)，隨著企業(yè)的做大做強(qiáng)和跨越式發(fā)展，各種建設(shè)工程項(xiàng)目急劇增多，給建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何科學(xué)系統(tǒng)地做好企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，真實(shí)記錄建設(shè)項(xiàng)目的準(zhǔn)確信息，完整規(guī)范的收集整理項(xiàng)目檔案，為檔案的管理和使用以及企業(yè)今后產(chǎn)業(yè)升級(jí)提供有力的保障， 實(shí)現(xiàn)“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的宗旨，就成為了本文探討的目的。

本文擬以金堆城鉬業(yè)集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）為例，通過(guò)分析該公司建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理現(xiàn)狀，探討提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化的途徑。

公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀分析

在實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的過(guò)程中，公司根據(jù)總體布局實(shí)施了一系列的產(chǎn)品升級(jí)換代的建設(shè)工程項(xiàng)目，相應(yīng)的檔案工作自然而然被推到了管理的第一線。在努力規(guī)范管理的同時(shí)，也出現(xiàn)了一些具有典型意義的現(xiàn)象，有些是共性的，有些是建設(shè)項(xiàng)目檔案獨(dú)有的。

為了方便分析，這里我們把建設(shè)項(xiàng)目檔案的工作環(huán)節(jié)可簡(jiǎn)化為 “收、存、用、管”4個(gè)字。

“收”，是指檔案的收集工作。價(jià)值體現(xiàn)在檔案收集第一線的工作人員大部分為兼職人員或臨時(shí)指派。這種兼職或臨時(shí)指派在技術(shù)角度上不可避免地存在著檔案概念模糊，視野狹窄，導(dǎo)致收集范圍有限，部分有價(jià)值的檔案在源頭被忽視或流失。表現(xiàn)有二：

一是重文件檔案輕非文件檔案。以文本檔案為例，受傳統(tǒng)錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)影響，現(xiàn)階段仍有部分人依然片面地認(rèn)為只有文件才是檔案，對(duì)其他各種有價(jià)值的材料檔案（指非文件形式出現(xiàn)的材料）處置隨意，不予重視、造成被忽視或流失。

二是重紙質(zhì)檔案輕其他新介質(zhì)檔案。現(xiàn)階段大量新材料新介質(zhì)的使用，特別是各種以音像、電子為載體的檔案。

“存”，是包括檔案的整理、保管和統(tǒng)計(jì)。主要是由傳統(tǒng)整理和保管向現(xiàn)代整理和保管轉(zhuǎn)變的問(wèn)題。有三個(gè)方面：

一是公司實(shí)行的OA辦公系統(tǒng)，勢(shì)必推動(dòng)公司檔案的電子化進(jìn)程。但無(wú)紙和紙質(zhì)如何對(duì)接的工作尚待研究，相關(guān)制度也須盡快制定出臺(tái)。

二是電子檔案沒(méi)有得到有效收集和保管。

三是檔案目錄檢索數(shù)字化的工作滯后，嚴(yán)重阻礙了建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的提升。

“用”，是指檔案的管理和使用。主要是提高檢索的效率和有關(guān)課題的開(kāi)發(fā)研究上，這方面的工作還很薄弱。

“管”，是指檔案機(jī)構(gòu)的管理功能。存在檔案的管理體系定位含糊，管理職能不能落到實(shí)處。表現(xiàn)有二：

一是做為檔案管理部門(mén)與各控股子公司之間的業(yè)務(wù)管理渠道不暢，弱化了對(duì)應(yīng)收檔案進(jìn)行有效監(jiān)控，造成被動(dòng)收檔或收集不全。

二是檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠，特別是有效指導(dǎo)培訓(xùn)缺乏，存在部分檔案工作人員檔案意識(shí)陳舊，方法落后，管理粗放。

由于以上問(wèn)題的存在，在建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理上瑕疵不少，在收集上或丟三落四，或東補(bǔ)西湊，或勉強(qiáng)成軍；在質(zhì)量上難免信息失真，記錄不全，差強(qiáng)人意。

做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化的實(shí)踐思考

1.提高重視程度，增強(qiáng)公司的檔案意識(shí)

首先，要積極主動(dòng)地通過(guò)公司網(wǎng)絡(luò)、廣播、報(bào)紙等媒體大力宣傳企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，引起對(duì)檔案的重視；其次，將檔案工作納入公司及各二級(jí)單位績(jī)效考核管理，可加大檔案工作的督導(dǎo)落實(shí)力度，對(duì)提高檔案資料的完整程度和工作管理水平發(fā)揮重要作用；再次，要在各部門(mén)明確1名檔案管理工作的對(duì)接人，對(duì)其實(shí)行培訓(xùn)，讓其全面了解建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔案范圍和收集動(dòng)向，以方便大家更好地為檔案管理工作服務(wù)；第四，各單位、部門(mén)要積極參與配合，把日常工作中接觸到的建設(shè)項(xiàng)目檔案要及時(shí)交給檔案管理人員讓及時(shí)歸檔。

2.建立檔案機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作圍繞“三納入、四參加、四同步”的思路，明確項(xiàng)目檔案管理體制、模式的設(shè)置及其管理職能，成立文檔管理部門(mén)，實(shí)施文檔一體化管理，配備專、兼職檔案工作人員，建全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)項(xiàng)目檔案工作的組織保證體系，這是企業(yè)做好建設(shè)項(xiàng)目文檔管理工作的前提。例如在公司金堆城郭杜小區(qū)、鉬都長(zhǎng)安大廈等項(xiàng)目建設(shè)之初，公司就在基地建設(shè)項(xiàng)目指揮部,綜合科設(shè)置了專職檔案管理崗，負(fù)責(zé)項(xiàng)目部所有檔案管理工作，并在設(shè)計(jì)和工程管理科配備了兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)產(chǎn)生的文件材料的收集、整理工作；另外總包、監(jiān)理、各分包單位的資料員，具體負(fù)責(zé)本單位產(chǎn)生的文件材料的編制、收集、整理工作，由此建立起了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

做好項(xiàng)目文件前端控制，實(shí)施文檔一體化管理。檔案人員在項(xiàng)目文件的形成階段即開(kāi)始介入管理，將檔案管理工作前移，將檔案管理的方法、理念融入文件過(guò)程控制中，把對(duì)檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的控制要求提前到文件管理階段，并從源頭上控制項(xiàng)目文件的形成與流向。

通過(guò)這些方式實(shí)現(xiàn)了對(duì)項(xiàng)目文件的前端控制及文件和檔案的“無(wú)縫”銜接。

3.制定管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化制度執(zhí)行

建立健全企業(yè)項(xiàng)目文檔規(guī)章制度，明確文檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是確保企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要前提，是做好企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的重要保障。公司金堆城郭杜小區(qū)建設(shè)項(xiàng)目在三年的建設(shè)過(guò)程中，不僅產(chǎn)生大量的項(xiàng)目文件，管理人員也不斷發(fā)生變動(dòng)，因此管好這些項(xiàng)目文件僅靠人員保證是不夠的，必須要有一套比較完備的管理程序和規(guī)范才能持續(xù)地做好此項(xiàng)工作。我們依照國(guó)檔局第10令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，公司制定的《金堆城鉬業(yè)集團(tuán)有限公司檔案制度匯編》《金堆城鉬業(yè)集團(tuán)有限公司建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案管理制度》等對(duì)各方提出了具體要求，通過(guò)各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)將檔案工作滲透于項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段、每個(gè)工作環(huán)節(jié)之中，使項(xiàng)目建設(shè)中形成的每一份文件都處于受控狀態(tài)。保證了建設(shè)指揮部各部門(mén)及各參建單位在文件的形成、積累、整理、歸檔過(guò)程中有據(jù)可依、有章可循。

4.嚴(yán)格合同約束，綁定各方責(zé)任

在項(xiàng)目建設(shè)中，合同是甲方約束、管理項(xiàng)目參建各方行為與工作的有力手段，約束參建單位按照條款履行各自責(zé)任，完成各項(xiàng)內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施。將檔案管理納入合同管理，通過(guò)合同條款形成工程項(xiàng)目文件責(zé)任約束機(jī)制，是加強(qiáng)企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作控制與管理的重要保障。

我們作為公司的檔案管理部門(mén)，嚴(yán)格按照公司項(xiàng)目建設(shè)檔案管理制度要求，主動(dòng)與合同管理部門(mén)溝通，合同管理部門(mén)非常支持工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，建議我們將工程建設(shè)檔案管理的具體要求作為工程類(lèi)合同的附件，成為合同文本的組成部分，明確規(guī)定各參建單位對(duì)項(xiàng)目文件的責(zé)任、要求和完成標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)這一舉措收集項(xiàng)目文件既有了法律上的保障，又取得了檔案工作的主動(dòng)權(quán)。

合同是約束整個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵，也是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中各方面實(shí)施控制的龍頭，控制住了每份合同執(zhí)行完畢應(yīng)提交的文件，也就收齊了所有的工程項(xiàng)目文件。

結(jié)束語(yǔ)

做好檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要，也是企業(yè)管理工作的一部分，科學(xué)規(guī)范管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于有關(guān)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。