淺談新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

徐 鑫

（青島市市立醫(yī)院，山東 青島 266000）

檔案管理是醫(yī)院管理工作中一項(xiàng)重要板塊，其有效性、規(guī)范性以及科學(xué)性直接關(guān)系著醫(yī)院各部門的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展、醫(yī)療機(jī)構(gòu)的市場競爭力日益增強(qiáng)以及醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，新技術(shù)、新理念不斷沖擊著傳統(tǒng)的醫(yī)療管理服務(wù)模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)很難滿足醫(yī)療市場需求，同時(shí)也對醫(yī)院的檔案管理工作也提出了新的要求，改進(jìn)范圍做出了更加詳細(xì)和嚴(yán)格的規(guī)定[1]。因此醫(yī)院要致力于建設(shè)完善成熟的信息化檔案管理，簡化就醫(yī)流程，提高工作效率，進(jìn)而更好的服務(wù)于患者及其家屬。本文就新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施進(jìn)行探討，進(jìn)而提高醫(yī)院醫(yī)療管理服務(wù)水平。

1 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案主要是記載圍繞醫(yī)療行為展開的日常工作、臨床實(shí)踐成果、人事調(diào)配、后勤部署以及醫(yī)院發(fā)展史等內(nèi)容，是醫(yī)院開展醫(yī)療工作的重要參考，為醫(yī)學(xué)研究提供有價(jià)值的材料，保障醫(yī)院高效有序的運(yùn)轉(zhuǎn)[2]。我國的醫(yī)療水平逐步提升，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的數(shù)量和規(guī)模日趨增多，但存在發(fā)展不均衡的問題，有很大一部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)，特別是中小型、偏遠(yuǎn)地區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，其醫(yī)院管理水平良莠不齊，其中在檔案管理建設(shè)方面尤為突出。

首先目前國內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理層普遍缺乏檔案管理意識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作并不能為醫(yī)院的經(jīng)營管理創(chuàng)造效益，并且一些中小型醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理建設(shè)過程中缺乏經(jīng)驗(yàn)，又急于求成，導(dǎo)致了醫(yī)院的檔案管理工作缺乏上層建設(shè)的支撐，相關(guān)規(guī)章制度不健全，管理脫節(jié)，寸步難行[3]。

其次，檔案管理技術(shù)不規(guī)范，檔案的存儲(chǔ)、提取以及更新過程繁瑣。醫(yī)院每天承接的患者量很多，由此產(chǎn)生的相關(guān)檔案，如醫(yī)療檔案、人事檔案等的工作量就非常繁重，管理起來很難做到有條不紊，在整理、存放、查詢過程中，不僅工作效率低下，且非常容易出現(xiàn)差錯(cuò)，埋下醫(yī)療糾紛的隱患，這是醫(yī)院檔案管理工作中亟待解決的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

最后，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平比較低下，缺乏責(zé)任感，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)的整理、歸檔，甚至丟失、損壞，致使檔案管理工作停滯不前。另外檔案利用率也相對較低，國內(nèi)大部分醫(yī)院的檔案都只是存放在管理室，其中一些檔案儲(chǔ)存期限一到，就會(huì)立刻被清理或者銷毀，很大程度上造成了檔案資源的浪費(fèi)。

2 醫(yī)院檔案管理工作改進(jìn)的必要性

醫(yī)院檔案管理工作主要是通過書面記錄、電子文檔、視頻、音頻等多種媒介刊載醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過程，記錄工作運(yùn)行情況以及醫(yī)療實(shí)踐成果。主要分為醫(yī)療檔案管理和后勤檔案管理，其中醫(yī)療檔案即與醫(yī)療行為相關(guān)的檔案資料，而后勤檔案包含著醫(yī)院的內(nèi)部建設(shè)、施工招標(biāo)與投標(biāo)管理、環(huán)境綠化、水電設(shè)施、醫(yī)療設(shè)備、食堂、清潔等內(nèi)容[4]。計(jì)算機(jī)技術(shù)在轉(zhuǎn)變工作方式、提高工作效率、確保工作安全方面有著顯著的優(yōu)勢，醫(yī)院的檔案管理改進(jìn)工作也應(yīng)圍繞著信息化建設(shè)來開展。醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)性、有效性以及規(guī)范性是保證醫(yī)院高效運(yùn)行、科學(xué)經(jīng)營的重要前提，是提高醫(yī)療服務(wù)水平和實(shí)現(xiàn)醫(yī)院規(guī)范化管理的有效保障。

3 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)措施

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念

如今信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活、工作、學(xué)習(xí)的各個(gè)角落，醫(yī)院上到管理層，下到檔案管理的具體工作人員都應(yīng)該積極主動(dòng)地了解先進(jìn)的管理理念，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引進(jìn)檔案管理工作中，使得整理、存檔、調(diào)取和傳遞等操作更加方便快捷的同時(shí)，也提高了檔案的利用率。另外，人們不僅只在乎疾病是否得到有效治療，還對整個(gè)醫(yī)療服務(wù)過程給予關(guān)注，檔案管理作為醫(yī)院醫(yī)療管理服務(wù)質(zhì)量的重要指標(biāo)，要給予充分重視。

3.2 完善健全檔案管理規(guī)章制度

確立檔案管理責(zé)任制，明確檔案管理工作的權(quán)責(zé)范圍，健全完善培訓(xùn)和考核制度，使工作人員做到自律、自警，提高工作積極性和責(zé)任感，確保工作人員能夠高效規(guī)范地完成管理工作。同時(shí)檔案管理部門要加強(qiáng)同醫(yī)院其他部門、科室之間的聯(lián)系，做到及時(shí)、有效的收集處理相關(guān)信息數(shù)據(jù)。要適應(yīng)新醫(yī)改提出的要求，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，高效及時(shí)的收集更新各項(xiàng)相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)而提升工作工作效率，確保工作質(zhì)量。只有這樣才能有效避免檔案查閱困難、丟失損壞等現(xiàn)象，且原始數(shù)據(jù)能夠得以保存。

3.3 有效控制病歷質(zhì)量

病歷資料是醫(yī)院檔案中的重要組成部分，是記錄患者住院期間的診斷、檢查、治療、用藥等醫(yī)療信息的載體，能夠間接反映臨床診療的規(guī)范性和服務(wù)質(zhì)量[5]。電子病歷能夠最大程度上集成各臨床信息，不僅能夠查看患者的基本信息和醫(yī)囑信息，還能夠?qū)z驗(yàn)結(jié)果直接錄入到電子病歷中，減少了就醫(yī)的中間環(huán)節(jié)，提高工作效率。

3.4 引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是醫(yī)院檔案管理工作改進(jìn)中重要的一環(huán)，信息化的電子檔案一方面能節(jié)約檔案管理的場地和其他相關(guān)醫(yī)療資源，另一方面方便整理、存儲(chǔ)、檢索，有效避免工作紕漏。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，視頻、音頻等電子資料將更加普及，這是檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)，因此醫(yī)院管理層要保持高度的敏銳性，緊跟時(shí)代發(fā)展，時(shí)刻準(zhǔn)備著吸納新的技術(shù)成果并應(yīng)用到實(shí)際工作中[6]。

3.5 加強(qiáng)培訓(xùn)力度，培養(yǎng)綜合性管理人才

首先要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，不僅是檔案管理的工作人員，醫(yī)院的管理層也要提高對檔案管理工作的重視，加大檔案管理建設(shè)的投入和培訓(xùn)力度，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是確保醫(yī)院其他各項(xiàng)工作開展的重要保障，是醫(yī)院發(fā)展的潛在驅(qū)動(dòng)劑。檔案管理的工作人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率，因此醫(yī)院要提高準(zhǔn)入門檻，盡量減少不對口人員的聘用，還要定期開展培訓(xùn)工作，完善考核規(guī)定和獎(jiǎng)懲制度，改善理論知識(shí)水平，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，促使其轉(zhuǎn)變工作方式，提高工作效率，借此契機(jī)提高醫(yī)院的整體管理能力。

4 小 結(jié)

醫(yī)院需要抓住醫(yī)療體制改革的關(guān)鍵時(shí)期，提高對檔案管理的重視，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，致力于完善和規(guī)范信息化檔案管理系統(tǒng)，只有這樣才能優(yōu)化醫(yī)院的醫(yī)療管理服務(wù)質(zhì)量，保障醫(yī)院長足的發(fā)展。醫(yī)院要重視醫(yī)院的頂層管理設(shè)計(jì)，積極引進(jìn)適用于本院的醫(yī)療服務(wù)信息化集成平臺(tái)，將檔案數(shù)據(jù)信息的采集、整理、處理、處理和儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，有意識(shí)地強(qiáng)化工作人員的創(chuàng)新管理意識(shí)和素質(zhì)，進(jìn)而簡化醫(yī)療服務(wù)流程，將檔案管理工作的重點(diǎn)與社會(huì)需求緊密結(jié)合，進(jìn)而真正發(fā)揮作用，最終惠及病患及其家屬。

[1] 馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].黑河學(xué)刊,2016(5):20-21.

[2] 李 燕.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國社區(qū)醫(yī)師, 2016(5):195-195.

[3] 凌仁海.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案, 2015(4).

[4] 徐 睿.大數(shù)據(jù)背景下對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響分析[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘,2017(30).

[5] 韓春曉.探析新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路[J].經(jīng)營管理者,2016(16).

[6] 高曉燕,劉曉華,張金燕.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施探討[J].卷宗,2017(11).