對(duì)辦公室文員工作的思考

于越

【摘 要】辦公室作為決策參與執(zhí)行、負(fù)責(zé)上傳下達(dá)、部門協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)等職能的綜合管理部門，其工作質(zhì)量將會(huì)對(duì)單位運(yùn)轉(zhuǎn)起到?jīng)Q定性作用。作為辦公室一員，要加強(qiáng)日常安全管理，確保辦公室日常業(yè)務(wù)不發(fā)生安全事故，員工平安，才能做到對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)、對(duì)辦公室負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)。故而，提升辦公室人員個(gè)人的素養(yǎng)，分析新形勢下高校辦公室工作的屬性和特征，有助于提升管理水平，推動(dòng)高校的和諧發(fā)展。本文作者從辦公室本源定位、應(yīng)履行好的職責(zé)和如何提升辦公室工作水平等方面進(jìn)行了研究探討，可以更好地為公司發(fā)展謀福利。

【關(guān)鍵詞】辦公室；文員工作；思考

辦公室是溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、承上啟下的綜合性辦事部門，事務(wù)繁雜是其最大特點(diǎn)，事無巨細(xì)是其最低要求。但是不可否認(rèn)的是，在實(shí)際的辦公室行政管理工作中，仍然存在著很多問題，比如說缺乏健全的法律法規(guī)，相對(duì)突出的工作矛盾等等。辦公室能夠正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)，直接關(guān)系到一個(gè)單位的工作效能、效率、效果。為了能夠更好地完成辦公室文員的工作，就需要采取一些措施去解決在工作中遇到的問題。

一、企業(yè)辦公室對(duì)于企業(yè)的作用

1.辦公室是“橋梁紐帶”

辦公室行政管理工作的是傳達(dá)組織信息的重要樞紐，主要工作的內(nèi)容就是將事業(yè)單位上級(jí)部門的命令傳達(dá)給下級(jí)，以此來指導(dǎo)下級(jí)的工作。是企業(yè)最基礎(chǔ)，也是最重要的綜合管理部門，日常主要任務(wù)有：檔案管理、公文處理、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、決策參謀等，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行各項(xiàng)工作的重要部門，也是企業(yè)對(duì)外開放的一個(gè)窗口。對(duì)于決策中心來說，辦公室是綜合辦事機(jī)構(gòu)，對(duì)各執(zhí)行部門來說，辦公室是平衡協(xié)調(diào)的樞紐，對(duì)上下左右單位來說，辦公室是信息網(wǎng)絡(luò)中心。因此，辦公室要架好通向上級(jí)、橫貫同級(jí)部門、下達(dá)直屬單位以及員工的各類“橋梁”，做到要事上報(bào)、上情下達(dá)、下情集中、外情獲取，確保每一項(xiàng)工作、各個(gè)環(huán)節(jié)合理、準(zhǔn)確、及時(shí)地銜接。

2.辦公室是“調(diào)度樞紐”

辦公室具有“上傳下達(dá)”的樞紐作用以及對(duì)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的日常工作，對(duì)決策進(jìn)行參謀的作用。同時(shí)，辦公室也對(duì)企業(yè)的后勤管理有著重要的作用，管理企業(yè)材料整理、人事變動(dòng)、會(huì)議接待等。辦公室文員是現(xiàn)代化企業(yè)重要的人力資源，其工作雖然沒有太大的技術(shù)含量，但卻十分繁瑣、復(fù)雜，對(duì)企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要的影響。文員在工作中的任何疏漏，都會(huì)對(duì)企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)造成一定的影響。這就需要辦公室要立足高度，樹立強(qiáng)烈的全局觀念，跳出小圈子、立足大集體，從部門乃至公司大局出發(fā)去思考、籌劃、安排和處理問題，確保工作一盤棋；總而言之，辦公室的日常工作十分瑣碎且工作量大，對(duì)企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要的作用。

3.辦公室是“參謀助手”

為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀者、智囊團(tuán)，是辦公室一項(xiàng)重要職能。辦公室文員是對(duì)企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)基礎(chǔ)工作做的最多、對(duì)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)信息了解最全面的職位，當(dāng)企業(yè)管理層在對(duì)企業(yè)進(jìn)行一些決策和規(guī)劃前，通常都會(huì)要求辦公室文員整理出能夠給決策和規(guī)劃提供參考價(jià)值的文字材料和數(shù)據(jù)信息。辦公室必須對(duì)批示文件進(jìn)行匯總，督辦沒有做好的事情。要注重協(xié)調(diào)關(guān)系，確保信息傳遞能夠暢通，上下關(guān)系保持融洽，做到幫忙不幫亂、成事不誤事。同時(shí)，辦公室人員應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間作出精準(zhǔn)的反應(yīng)、特事特辦，切不可隨意地推諉。

二、加大對(duì)企業(yè)辦公室文員的管理力度

1.提高對(duì)辦公室文員入職的標(biāo)準(zhǔn)

辦公室承擔(dān)的實(shí)務(wù)很多，包括文書處理、調(diào)查研究、會(huì)務(wù)籌辦、對(duì)外交流、檔案管理、機(jī)要保密、信訪接待、后勤服務(wù)等。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和建設(shè)，企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作越來越多，辦公室的任務(wù)量也越來越大且重要，對(duì)辦公室文員的素質(zhì)和能力的要求也相應(yīng)提高。只有相關(guān)的員工有很強(qiáng)的整體素質(zhì)，辦公室行政管理工作才能夠更好地進(jìn)行。例如文員在收發(fā)文件時(shí)，不僅要求文員要完整無誤的接收文件并進(jìn)行及時(shí)移交，還要分清文件的類別和正確送達(dá)文件的各個(gè)環(huán)節(jié)。文員在工作中的任何疏漏，都會(huì)對(duì)企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)造成一定的影響。但是當(dāng)前我國辦公室文員沒有很強(qiáng)的專業(yè)水平，同時(shí)整體素質(zhì)也相對(duì)較低，容易給辦公室文員工作的開展有很大的困難。因此，在進(jìn)行辦公室文員的入職選拔中，應(yīng)提高入職標(biāo)準(zhǔn)，便于辦公室各項(xiàng)工作的開展，提高辦公室的整體素質(zhì)。

2.提升辦公室文員的素質(zhì)和能力

在社會(huì)不斷進(jìn)步下，辦公室文員的素質(zhì)和能力應(yīng)該也要相應(yīng)的提高。辦公室文員是對(duì)企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)基礎(chǔ)工作做的最多、對(duì)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)信息了解最全面的職位，當(dāng)企業(yè)管理層在對(duì)企業(yè)進(jìn)行一些決策和規(guī)劃前，通常都會(huì)要求辦公室文員整理出能夠給決策和規(guī)劃提供參考價(jià)值的文字材料和數(shù)據(jù)信息。無論是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營的總結(jié)，還是對(duì)外的報(bào)告性文件，都需要辦公室文員來進(jìn)行文件書寫，就要求辦公室文員有較好的文案功底、總結(jié)能力等。甚至?xí)筠k公室文員對(duì)企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行發(fā)表見解為決策者提供參謀，在季度、年度的總結(jié)會(huì)議中也會(huì)要求辦公室文員出席為管理人員提供企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)情況最直接、實(shí)際的相關(guān)信息。若打印出現(xiàn)紕漏，就會(huì)直接對(duì)企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響，影響會(huì)議、活動(dòng)開展的進(jìn)度。并且在書寫過程中，文件書寫的格式都有著嚴(yán)格的要求，文件的內(nèi)容要簡潔、明了、精煉。傳送文件包括傳真、郵箱、郵件、直接送文件等方式，這就要求辦公室文員能夠熟練地使用傳真機(jī)、熟悉通過郵箱發(fā)送文件的流程、使用快遞傳送文件的流程、對(duì)各部門、領(lǐng)導(dǎo)所在地、電話等信息的了解等，才能迅速、準(zhǔn)確的傳送文件，提高企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)的效益。同時(shí)，公司應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)員工的安全意識(shí)培養(yǎng)，全部貫徹落實(shí)這一點(diǎn)，大家一起努力，彼此鼓勵(lì)和提醒，形成一種良好的安全意識(shí)范圍，更好地培育員工的安全意識(shí)。

3.完善辦公室文員的待遇制度

相對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)人員、銷售人員等，辦公室文員對(duì)企業(yè)產(chǎn)生的直接利益體現(xiàn)并不明顯，得不到企業(yè)的重視，辦公室文員的待遇制度不夠完善。同時(shí)，時(shí)代在不斷地發(fā)展，辦公室作風(fēng)建設(shè)也出現(xiàn)了新的問題，特別是在學(xué)風(fēng)方面的作風(fēng)建設(shè)，有少部分辦公室人員在學(xué)習(xí)的時(shí)候往往有消極情緒。這就導(dǎo)致辦公室行政管理工作的開展十分困難。企業(yè)不僅要對(duì)辦公室文員的日常工作有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，也要相應(yīng)的完善辦公室文員的待遇制度，事業(yè)單位為了能夠更好更快地發(fā)展，那么發(fā)展過程中必不可少的一個(gè)方面就是辦公室作風(fēng)的建設(shè)。企業(yè)應(yīng)認(rèn)清辦公室文員對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重大意義，重視辦公室的發(fā)展和建設(shè)，加大對(duì)企業(yè)辦公室文員的管理力度，提高辦公室文員的整體素質(zhì)和能力，為企業(yè)的快速發(fā)展打好基礎(chǔ)。對(duì)處理特殊任務(wù)的辦公室文員給予津貼，在季末或年末對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的文員給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，提高辦公室文員工作的積極性和熱情。公司不能忽視的一點(diǎn)是要多多激勵(lì)員工去學(xué)習(xí)，自主培養(yǎng)辦公室安全管理工作方面的意識(shí)，只有這樣，才能戰(zhàn)勝惰性，幫助公司更好地向員工貫徹辦公室安全管理工作思想，也能更好地為公司發(fā)展謀福利。

三、結(jié)語

總之，辦公室是綜合辦事機(jī)構(gòu)，在形勢發(fā)展一日千里的今天，協(xié)調(diào)服務(wù)越來越顯得重要。辦公室工作人員應(yīng)該在實(shí)踐中汲取更多的新知識(shí)，了解新業(yè)務(wù)和新形勢，增強(qiáng)個(gè)人素養(yǎng)，堅(jiān)持自主創(chuàng)新和提升執(zhí)行力，努力適應(yīng)新型辦公室工作的變化和需求。充分發(fā)揮各自的積極性，善于對(duì)上加強(qiáng)聯(lián)系，對(duì)內(nèi)加強(qiáng)管理，對(duì)外搞好協(xié)調(diào)，對(duì)下做好服務(wù)，增強(qiáng)辦公室的整體合力，樹立良好的整體形象。企業(yè)應(yīng)認(rèn)清辦公室文員對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重大意義，重視辦公室的發(fā)展和建設(shè)，加大對(duì)企業(yè)辦公室文員的管理力度，提高辦公室文員的整體素質(zhì)和能力，為企業(yè)的快速發(fā)展打好基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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