大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)采辦管理研究與探討

朱毅 劉星

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我們逐漸步入信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代，在石油行業(yè)，采辦管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。本文主要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下采辦信息化管理的意義以及手段做了簡(jiǎn)要分析，以供參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；采辦管理；研究與探討

在計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，人們依靠互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行工作、生活更加方便快捷，其給人類帶來了新的理念和思維，因此受到眾多領(lǐng)域的青睞。各個(gè)企業(yè)在實(shí)施管理時(shí)，信息化管理有助于加強(qiáng)企業(yè)的管理力度，提高管理效率，為企業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。

對(duì)于石油行業(yè)而言，其從開采到銷售涉及的產(chǎn)業(yè)鏈很多，擁有龐大的數(shù)據(jù)，石油企業(yè)要想運(yùn)行管理有序，就必須挖掘數(shù)據(jù)處理的潛在需求。在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，企業(yè)需要通過對(duì)風(fēng)險(xiǎn)以及成本效益等進(jìn)行分析，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)施信息化管理，使有用的數(shù)據(jù)信息能夠真正發(fā)揮其價(jià)值。根據(jù)實(shí)際情況，企業(yè)還可以適當(dāng)建立數(shù)據(jù)共享中心，各個(gè)部門可以通過數(shù)據(jù)共享中心提供的信息，采取針對(duì)性的對(duì)策，以此來改善企業(yè)的管理水平和效率，使企業(yè)的管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)的快速長(zhǎng)久發(fā)展。

一、采辦信息化管理的意義

企業(yè)實(shí)施采辦信息化管理不僅可以降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，提高工作效率，還可以使企業(yè)內(nèi)、企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)更公正、透明。

（一）增強(qiáng)采辦的透明度

在計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未得到普及與推廣的時(shí)候，采辦信息基本上都是通過手工記錄，這樣的采辦方式透明度不高，因此企業(yè)能夠輕易躲避上級(jí)檢查，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的自身利益。而實(shí)施信息化管理后，所有操作都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)外是公開的，因此采辦過程更加的透明。同時(shí)，相關(guān)的監(jiān)督部門還可以通過從網(wǎng)上查看采辦過程等信息來更好地制定管理策略，在一定程度上打擊了腐敗行為，使采辦流程更合理合法，企業(yè)管理更有序。另外，采辦信息化還可以有效避免傳統(tǒng)手工記錄字跡不清楚等漏洞，既節(jié)省了時(shí)間，又提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使企業(yè)采辦工作更加方便快捷。

（二）打破地域限制，增加有效供應(yīng)商，降低采辦成本

對(duì)于投招標(biāo)方面，企業(yè)通過實(shí)施采辦信息化管理，有效地打破了地域的局限性，擴(kuò)大到了企業(yè)的供應(yīng)商資源，也方便了企業(yè)了解更多的市場(chǎng)信息。企業(yè)通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行專業(yè)的信息化管理，可以將供應(yīng)商資源進(jìn)行規(guī)整，從而找出更合適的供應(yīng)商，增加有效供應(yīng)商。

在信息化采辦的管理下，各地區(qū)的供應(yīng)商擁有平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)，由此增加了有效供應(yīng)商的數(shù)量，也使競(jìng)爭(zhēng)更加充分和完全，有利于為公司創(chuàng)造客觀的效益。通過網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)，供應(yīng)商不必再親自跨地區(qū)進(jìn)行商談，大大節(jié)約了出差時(shí)間和費(fèi)用等成本，也避免了紙質(zhì)文件的繁雜，從而節(jié)省了企業(yè)與供應(yīng)商的交易成本，有利于雙方的合作與發(fā)展。

（三）提高采辦數(shù)據(jù)分析能力，增強(qiáng)采辦管理的科學(xué)性

通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，所有的數(shù)據(jù)都被整合到數(shù)據(jù)庫(kù)里，采辦人員不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的丟失，能夠隨時(shí)進(jìn)行查詢，了解物資的具體信息，挑選出合適的供應(yīng)商。這對(duì)采辦部門來說，也是評(píng)估制度的一種方式。另一方面，將數(shù)據(jù)匯入數(shù)據(jù)庫(kù)，可以實(shí)現(xiàn)指標(biāo)的量化，有利于采辦人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算和分析，提高了采辦數(shù)據(jù)分析的能力，便于制定更加合理的采辦決策，增強(qiáng)了采辦管理的科學(xué)性。

數(shù)據(jù)被整合到數(shù)據(jù)庫(kù)后，所有信息都將展示在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，信息更加公開透明，人們可以隨時(shí)查看想要的數(shù)據(jù)和信息。企業(yè)各部門之間交流了解物資情況不必進(jìn)行逐級(jí)傳達(dá)，減少了信息傳達(dá)時(shí)間，節(jié)約了時(shí)間成本，利于企業(yè)的效益最大化。另外，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還可以通過平臺(tái)直接查詢物資狀況，進(jìn)一步做出采辦決策，制定相應(yīng)的工作計(jì)劃。

二、傳統(tǒng)采辦的弊端

傳統(tǒng)采辦的各個(gè)環(huán)節(jié)基本上都是人工進(jìn)行，為避免人為錯(cuò)誤，采辦的要求常常較為嚴(yán)格，分工過細(xì)，物資信息要逐級(jí)傳達(dá)，這在一定程度上延長(zhǎng)了信息獲取的時(shí)間，耗費(fèi)了大量的時(shí)間成本。另外，人員的逐級(jí)傳達(dá)難免會(huì)出現(xiàn)一定的漏洞，信息的準(zhǔn)確性與各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的責(zé)任感以及對(duì)信息的理解程度有關(guān)，如果負(fù)責(zé)人的理解出現(xiàn)偏差，物資信息的準(zhǔn)確性就得不到保障，不利于采辦的管理，影響了采辦工作的質(zhì)量。另外，由于對(duì)物資的庫(kù)存及需求量等信息了解不及時(shí)，使得采辦數(shù)量缺乏科學(xué)性和合理性，極易導(dǎo)致庫(kù)存積壓或者缺貨斷貨，嚴(yán)重阻礙了工作的進(jìn)展，給施工帶來一定的麻煩，不利于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

物資采辦不是由單一部門獨(dú)立完成的，它涉及多個(gè)部門，而物資的數(shù)據(jù)信息的傳達(dá)又是人工記錄和傳送的，這增加了采辦人員的工作量，其需要耗費(fèi)過多的精力，既不利于調(diào)動(dòng)采辦人員的積極性，又降低了其工作效率。另外，由于紙質(zhì)信息不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，這給各個(gè)部門獲取信息帶來了不便，信息利用率不高，同時(shí)各個(gè)部門的要想利用物資信息常常需要重新整理，造成了重復(fù)勞動(dòng)，也降低了工作效率。再者，傳統(tǒng)的采辦方式難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)督管理，沒有科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商資源的充分利用，增加了管理供應(yīng)商的難度。

三、采辦流程的信息化

（一）物資需求信息化

物資管理人員在獲取需求信息后，可以隨時(shí)查看物資的庫(kù)存情況，倘若物資剩余充足，則直接申請(qǐng)物資出庫(kù)即可；倘若物資余量不足，則在相應(yīng)系統(tǒng)中填寫物資請(qǐng)購(gòu)單，上報(bào)經(jīng)理，待審批后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門，若申請(qǐng)量合理，則通過審批并由總經(jīng)理審核簽字，若申請(qǐng)量超過了預(yù)算，則財(cái)務(wù)部門的工作人員應(yīng)該標(biāo)注清楚預(yù)算外的需求并將其返回給經(jīng)理，由經(jīng)理填寫需求說明并上報(bào)總經(jīng)理，總經(jīng)理審核后作出決定。

（二）招投標(biāo)過程信息化

企業(yè)在進(jìn)行招標(biāo)時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立信息化招標(biāo)平臺(tái)，通過將招標(biāo)文件和公告等一系列相關(guān)資料、信息發(fā)布到官網(wǎng)平臺(tái)，使信息流管理更加規(guī)范和安全。只有構(gòu)建相應(yīng)的平臺(tái)，才能保證招標(biāo)的信息化建設(shè)與發(fā)展。在我國(guó)現(xiàn)階段，已經(jīng)出現(xiàn)了專門的電子招標(biāo)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，這對(duì)企業(yè)來說是一大福利。倘若企業(yè)有足夠的人才與能力，也可以建立自己的招標(biāo)平臺(tái)，便于使用和管理。

物資的采辦只有經(jīng)過總經(jīng)理審批后才可以實(shí)行，一般總經(jīng)理通過辦公系統(tǒng)即可對(duì)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行審核，采辦部通過需求量和相應(yīng)的分析決策出采購(gòu)的方式。如果條件允許，也可以將標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置在辦公系統(tǒng)里，通過系統(tǒng)決策出采購(gòu)方式。倘若需要進(jìn)行招標(biāo)采辦，則按照相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)制作招標(biāo)書，會(huì)同其他部門協(xié)調(diào)完成。如果招標(biāo)規(guī)模較大，企業(yè)在能力范圍內(nèi)無(wú)法制作出完整的招標(biāo)書，則可以委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行制作。

對(duì)于大型招標(biāo)，在招標(biāo)書制作完畢前，相關(guān)部門就應(yīng)該著手聯(lián)系相應(yīng)的網(wǎng)站，洽談?wù)袠?biāo)廣告的具體內(nèi)容，從而將采辦的信息公布于眾。需要注意的是，招標(biāo)廣告中應(yīng)該展示出電子招標(biāo)平臺(tái)的網(wǎng)址，以確保招標(biāo)涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)都在同一招標(biāo)平臺(tái)進(jìn)行，相關(guān)供應(yīng)商應(yīng)該在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行注冊(cè)，避免影響后期的投標(biāo)。負(fù)責(zé)招標(biāo)的部門應(yīng)該將招標(biāo)書放置在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，如果有供應(yīng)商需要，其完成注冊(cè)后可以通過購(gòu)買來自行下載招標(biāo)書。

決定投標(biāo)的供應(yīng)商應(yīng)該在指定的時(shí)間內(nèi)將投標(biāo)文件上傳到招標(biāo)平臺(tái)，其文件應(yīng)該加密，確保文件的保密性。待開標(biāo)當(dāng)天，投標(biāo)供應(yīng)商再同時(shí)將文件解密，一同參與唱標(biāo)等活動(dòng)。解密的文件會(huì)發(fā)送給企業(yè)的相關(guān)負(fù)責(zé)人，由其進(jìn)行評(píng)標(biāo)，招標(biāo)委員會(huì)在商議后將評(píng)標(biāo)意見及結(jié)果發(fā)布在平臺(tái)上，由此確定合作的供應(yīng)商，招投標(biāo)過程全部結(jié)束。

整個(gè)招投標(biāo)過程全部在電子招標(biāo)平臺(tái)上完成。因此電子招標(biāo)平臺(tái)的選取或建設(shè)維護(hù)至關(guān)重要。

（三）合同簽署及執(zhí)行過程信息化

授標(biāo)工作完成后，采購(gòu)部或者招標(biāo)委員制作合同，制作合同的過程中將供應(yīng)商信息（名稱、銀行信息等）、貨物信息（清單、數(shù)量、單價(jià)等）由內(nèi)部辦公系統(tǒng)自動(dòng)提取并與財(cái)務(wù)、庫(kù)房管理等部門共享。合同文本在內(nèi)部辦公系統(tǒng)會(huì)簽后，發(fā)送給供應(yīng)商簽署。合同簽署完成后，進(jìn)入合同執(zhí)行階段。

在合同執(zhí)行中，負(fù)責(zé)催交催運(yùn)的是采購(gòu)方。如果供應(yīng)商是企業(yè)長(zhǎng)期的合作伙伴，則可以與之構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)連接，由此實(shí)現(xiàn)信息共享，便于以后的合作和溝通。倘若構(gòu)建了網(wǎng)絡(luò)連接，系統(tǒng)應(yīng)包含供應(yīng)商的計(jì)劃表和企業(yè)的采購(gòu)訂單，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送，供應(yīng)商根據(jù)訂單需求進(jìn)行供貨。除此之外，企業(yè)財(cái)務(wù)部門還可以通過該系統(tǒng)了解物資信息和資金使用情況，便于后期物資的儲(chǔ)備工作。構(gòu)建這樣的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)既可以方便雙方進(jìn)行信息交流，減少信息傳遞時(shí)間，也可以節(jié)省大量的勞動(dòng)力，提高工作效率，而且通過系統(tǒng)了物資情況，也有效避免了庫(kù)存堆積或者庫(kù)存不足等現(xiàn)象，降低了企業(yè)管理成本，提高了企業(yè)的運(yùn)行效率。

如果供應(yīng)商不是企業(yè)長(zhǎng)期的合作伙伴，則雙方溝通的主要途徑是合同中約定的方式，一般是通過電子郵件進(jìn)行。供應(yīng)商通過電子郵件將物資的情況發(fā)送給企業(yè)，企業(yè)由此得知備貨情況。合同中都會(huì)有供貨時(shí)間限定，如果企業(yè)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的供貨速度太慢，可以按照合同進(jìn)行催交催運(yùn)，也可以對(duì)供應(yīng)商提出進(jìn)度整改的要求，防止供貨商供貨不及時(shí)給企業(yè)造成不必要的損失。

供應(yīng)商如期將物資交付給承運(yùn)人后，承運(yùn)人將訂船（航班）信息、船期（航班時(shí)間）、集裝箱信息等傳輸給采辦部門，采辦部門便可根據(jù)上述信息跟蹤貨輪、飛機(jī)甚至某個(gè)集裝箱的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)，從而了解貨物的方位及到港時(shí)間。目前，這些信息可以隨時(shí)通過互聯(lián)網(wǎng)獲得，僅需要承運(yùn)人告知準(zhǔn)確的信息并將互聯(lián)網(wǎng)信息納入公司的采辦信息化管理系統(tǒng)即可。

四、采辦數(shù)據(jù)的信息化

（一）供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理是以供應(yīng)商選擇和分析為前提，建立供應(yīng)商庫(kù)和供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建企業(yè)和供應(yīng)商之間的戰(zhàn)略合作關(guān)系而實(shí)施的管理活動(dòng)。大數(shù)據(jù)在供應(yīng)商管理中最核心和有價(jià)值的應(yīng)用是建立和完善供應(yīng)商管理數(shù)據(jù)庫(kù)。

通常供應(yīng)商管理數(shù)據(jù)庫(kù)包含供應(yīng)商的各類信息，具體來說包括以下幾點(diǎn)：第一，供應(yīng)商的注冊(cè)資金、組織結(jié)構(gòu)等，這些信息都屬于基本信息，同時(shí)還含有產(chǎn)品的質(zhì)量、公司的服務(wù)水平等內(nèi)容，通過對(duì)這些信息進(jìn)行整合，根據(jù)產(chǎn)品屬性對(duì)其進(jìn)行分類，一般對(duì)這些數(shù)據(jù)信息掌握的越多，越有利于采辦的管理；第二，包括供應(yīng)商的信譽(yù)度以及企業(yè)對(duì)供應(yīng)商履約情況的評(píng)估信息，供應(yīng)商履約情況評(píng)價(jià)的主要指標(biāo)有業(yè)績(jī)情況、管理能力、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、質(zhì)量安全環(huán)保管理體系、交付能力、服務(wù)能力、技術(shù)和工藝方案、戰(zhàn)略合作意愿、信息化和創(chuàng)新管理水平等。中標(biāo)的供應(yīng)商，其與招標(biāo)方簽訂的合同內(nèi)容會(huì)被錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，另外，以上提到的所有信息，也必須通過互聯(lián)網(wǎng)從相關(guān)部門提供的平臺(tái)中獲取，還需要實(shí)現(xiàn)和電子招標(biāo)平臺(tái)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)“一地受罰、處處受制”的招投標(biāo)信用管理機(jī)制，依托電子招投標(biāo)平臺(tái)，建立統(tǒng)一的招投標(biāo)違法違規(guī)行為記錄公告平臺(tái)，形成互聯(lián)網(wǎng)信用共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的企業(yè)準(zhǔn)入和禁入機(jī)制，從而充分發(fā)揮激勵(lì)守信和懲戒失信的作用。

倘若招標(biāo)方與供應(yīng)商能夠達(dá)成共識(shí)，最好能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的誠(chéng)信履約信息與業(yè)績(jī)信息的互通，這樣不僅為評(píng)估系統(tǒng)的建立提供了有力的保障，還使評(píng)估方案更具有權(quán)威性與說服力。供應(yīng)商為了避免承擔(dān)較大的違約成本，通常會(huì)主動(dòng)遵守承諾，使雙方交易合作更加順利。

（二）采辦計(jì)劃管理

準(zhǔn)確把握采辦目標(biāo)，科學(xué)分析各項(xiàng)因素需求是采辦計(jì)劃中的一項(xiàng)重要工作。采辦需求一般包括功能、價(jià)格以及其他需求等。需求分析是采辦計(jì)劃管理中的重要環(huán)節(jié)。尋找潛在投標(biāo)人是需求分析的一項(xiàng)工作內(nèi)容，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以幫助更高效地獲取潛在商品信息，有助于降低交易成本，可以進(jìn)行深入的數(shù)據(jù)挖掘和精細(xì)化管理，建立采辦需求計(jì)劃管理數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一各個(gè)參數(shù)的定義，整合市場(chǎng)上千差萬(wàn)別的采辦信息化平臺(tái)。隨著市場(chǎng)的發(fā)展，各個(gè)體系開發(fā)公司之間的競(jìng)爭(zhēng)增大，為了擴(kuò)大市場(chǎng)，各開發(fā)公司必須考慮自己的系統(tǒng)與其它公司的兼容對(duì)接問題。在開發(fā)自己系統(tǒng)的同時(shí)，完成與其它公司相關(guān)體系的銜接，促進(jìn)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展。

體系平臺(tái)的整合是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，本身受到各種因素和環(huán)境的影響和制約。但可以肯定的的一點(diǎn)就是在規(guī)劃階段就必須開始考慮各方面的整合問題。在基礎(chǔ)信息的數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)整合過程中，必須考慮到采辦信息化平臺(tái)的數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通。只要盡早進(jìn)行科學(xué)的整合，其調(diào)整的成本就會(huì)大大降低。

只有做好了體系的對(duì)接以及平臺(tái)的整合，才能將數(shù)據(jù)的價(jià)值最大化，才能使采辦信息化落到實(shí)處，使其為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)要對(duì)未來發(fā)展做出合理的決策，離不開數(shù)據(jù)的支撐，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)采辦管理必須建立信息化系統(tǒng)，以便采辦人員通過數(shù)據(jù)庫(kù)了解更多的物資信息。企業(yè)管理人員用該擁有大數(shù)據(jù)理念和思維，通過不斷創(chuàng)新以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的步伐，充分利用采辦數(shù)據(jù)庫(kù)里的信息，使其發(fā)揮最大價(jià)值，為企業(yè)采辦管理工作提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展，提高企業(yè)效益。

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