試論如何有效提高工程項目建設(shè)檔案管理成效

彭萍

摘要：工程項目建設(shè)檔案管理信息，是反應(yīng)整個工程項目建設(shè)的整體資料。工程項目建設(shè)檔案的管理，有利于后期工程驗收、評估等一系列工作的開展，也是反映整個工程項目建設(shè)的重要資料和內(nèi)容。本文筆者就當(dāng)前工程項目建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的問題，結(jié)合自身的工作經(jīng)驗和思考，談?wù)勑聲r期如何有效做好工程項目建設(shè)檔案管理工作，希望對當(dāng)前工程項目建設(shè)檔案管理的發(fā)展提供一些幫助和參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工程建設(shè)；項目；成效；發(fā)展

一、引言

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分，檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。

二、當(dāng)前工程項目建設(shè)檔案的管理現(xiàn)狀及其問題

1、相關(guān)工作人員積極性不高、主動性不夠

存在一部分工程項目建設(shè)檔案管理人員，其自身的檔案管理積極性不夠，主要表現(xiàn)在平時的一線施工檔案管理資料收集不及時、錄入系統(tǒng)較慢，降低了工程項目建設(shè)檔案管理的效率。此外，還有一部工程項目建設(shè)檔案管理工作人員主動性不夠，尤其是施工一線的檔案管理人員在實際的工作過程中，“得過且過”，甚至檔案資料都是后期補錄和填寫，制約了工程項目建設(shè)檔案管理成效的提高。

2、現(xiàn)場一線的檔案資料保存不到位

很多施工現(xiàn)場的檔案管理資料保存相對不到位，很多項目單位甚至都沒有為檔案資料配備專門的保存庫房，在項目部的辦公室中，隨處可以相關(guān)的檔案資料任意擺放，給工程項目建設(shè)檔案資料的損毀帶來了很大的不確定性，這也是制約工程項目建設(shè)檔案管理成效的一個重要因素。

3、現(xiàn)代化的檔案管理模式和思維還沒有形成

近年來，隨著科技信息的快速發(fā)展，給檔案管理的發(fā)展帶來了重要的推動力。然而，在工程項目建設(shè)檔案管理中，很多企事業(yè)單位還沒有配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)施，很多檔案管理的行為過于“紙上談兵”，現(xiàn)代化的檔案管理思維和模式還沒有形成，這對于當(dāng)前工程項目建設(shè)檔案管理成效的提高帶來了一定的阻礙。

4、專業(yè)的檔案管理隊伍亟待建設(shè)

21世紀(jì)是科技與人才的時代，可以說人才的使用對于一項事業(yè)的發(fā)展具有重要的作用和意義。在工程項目建設(shè)檔案管理工作中，很多檔案管理人員往往是由現(xiàn)場施工人員臨時兼職，幫助企業(yè)檔案管理部門完成相關(guān)的檔案資料填寫和錄入工作，導(dǎo)致了檔案資料內(nèi)容上往往出現(xiàn)一些偏差。專業(yè)的檔案管理隊伍亟待建設(shè)，相關(guān)崗位的人才需求依然較大。

三、新時期提高工程項目建設(shè)檔案管理的對策

1、狠抓思想建設(shè)，提高積極性和主動性

想要提高工程項目建設(shè)檔案管理的成效，最主要的就是從每一個檔案管理人員自身的思想認(rèn)識入手。相關(guān)的主管部門，可以充分的聯(lián)系企業(yè)黨建、工會等部門，定期的開展相關(guān)的檔案管理崗位專題教育，幫助每一個檔案管理人員轉(zhuǎn)變自身的工作思維和認(rèn)識，進一步提高自身的思想建設(shè)，為工程建設(shè)項目檔案管理工作的成效提高打下堅實的基礎(chǔ)。狠抓思想建設(shè)，有利于充分的調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和主動性，激發(fā)每一個檔案管理人員自身的主觀能動性，培養(yǎng)檔案管理人員良好的職業(yè)素養(yǎng)、樹立崇高的職業(yè)道德。

2、重視檔案管理制度的完善

第一，建立信息化檔案管理的歸檔制度和檔案分類保管制度，利用歸檔制度和檔案保管制度開發(fā)和使用的全套文檔資料和信息化軟件應(yīng)用程序，要提高人員對信息化檔案分類與管理的重視程度，在檔案的信息化數(shù)據(jù)錄入之前應(yīng)該妥善的進行數(shù)據(jù)的備份和保管，提高數(shù)據(jù)的使用性能和安全程度。第二建立信息化的檔案管理制度，信息化的檔案管理制度需要根據(jù)國家檔案局的國家標(biāo)準(zhǔn)制定，主要的標(biāo)準(zhǔn)為：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

3、科學(xué)的對檔案管理人員進行考核和評價

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的評價模式，就是實現(xiàn)崗位評價的量化過程，轉(zhuǎn)變過去粗狂、簡單的評價模式，把每一個檔案管理人員的工作思維、工作積極性、信息化能力、專業(yè)素養(yǎng)、工作創(chuàng)新、考勤、項目部門的評價等都納入到考核與評價的系統(tǒng)中，客觀、公正的進行考核和評價，并且把考核的結(jié)果與每一個檔案管理人員自身的福利待遇等相掛鉤，激勵更多的檔案管理人員積極投身到工程項目建設(shè)檔案管理工作中去。

4、檔案管理人員的再教育和培訓(xùn)

最后，企事業(yè)單位還要重視對檔案管理人員的再教育和培訓(xùn)工作。定期組織各類相關(guān)培訓(xùn)活動或者講座，幫助每一個檔案管理人員提高專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，為企業(yè)單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。在培訓(xùn)和教育的過程中，可以充分利用當(dāng)前豐富的在線教育平臺和資源，優(yōu)化培訓(xùn)和再教育的模式、過程，積極的從多方面，鼓勵和引導(dǎo)檔案管理人員強化自身的學(xué)習(xí)和再教育觀念。

四、結(jié)語

總之，全面的做好工程項目建設(shè)檔案管理至關(guān)重要。作為工程項目建設(shè)檔案管理人員，應(yīng)該積極的轉(zhuǎn)變自身的工作作風(fēng)和模式，利用新時期多樣化的檔案管理模式和便利，充分的做好工程項目建設(shè)的檔案管理工作，為企事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。此外，相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)該重視對檔案管理人員的考核和評價，創(chuàng)新考核模式和內(nèi)容，進一步提高檔案管理人員的工作積極性和主動性。

參考文獻：

[1]工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)在電網(wǎng)建設(shè)項目中的應(yīng)用[J].張強，王寧.電網(wǎng)技術(shù).2007（S2）

[2]對建筑工程項目管理創(chuàng)新的研究分析[J].余濤，高燕，錢武.科技信息（科學(xué)教研）.2007（23）

[3]高速公路工程資料過程控制及工程檔案管理信息化研究[J].郭文輝.中國交通信息產(chǎn)業(yè).2006（08）

[4]將工程檔案管理納入工程建設(shè)中及備案管理環(huán)節(jié)[J].汪洋，貢曉云.工程與建設(shè).2006（02）

[5]試論電子文件管理的“前端控制”與“全程管理”原則[J].嚴(yán)瑾.檔案時空（業(yè)務(wù)版）.2006（04）endprint