高校檔案資源管理信息化建設(shè)的困境及其對(duì)策

楊蓉

隨著信息消費(fèi)熱度的不斷上升，社會(huì)對(duì)檔案信息這一戰(zhàn)略資源的開(kāi)發(fā)利用也越來(lái)越受到關(guān)注，在信息技術(shù)及應(yīng)用已滲透到社會(huì)經(jīng)濟(jì)各個(gè)領(lǐng)域這一大的時(shí)代背景下，高校如何利用成熟先進(jìn)的信息技術(shù)，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的信息化已成為檔案信息資源管理現(xiàn)代化的重要保證。

高校檔案管理信息化建設(shè)的困境

傳統(tǒng)檔案資源成為了信息孤島。過(guò)去由于種種原因，檔案工作蒙上了一層神秘的面紗，而檔案信息和數(shù)據(jù)成了孤立和封閉的信息孤島。從檔案管理工作的內(nèi)部視角來(lái)看，著錄、檢索、利用等環(huán)節(jié)銜接不順暢，從外部應(yīng)用來(lái)看，與圖情、情報(bào)及其他信息系統(tǒng)的互通很少。很多有用的信息處于閑置狀態(tài)，除了在狹小的范圍內(nèi)流動(dòng)外，很難沖破封閉之墻與外界進(jìn)行信息交流和交換，因而也很少產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。近年來(lái)，這種孤立和封閉式的堡壘雖慢慢有所突破，但仍有許多高校的檔案是分散保存、人工查閱，保管條件差，查找慢，利用效率低，使檔案信息供求矛盾突出。如何管理好高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和開(kāi)放直接決定著檔案信息資源能否得到最大限度的利用、檔案信息資源的價(jià)值能否得到有效轉(zhuǎn)化、學(xué)校治理對(duì)檔案的需求能否得到充分的滿足。

歷史檔案信息要素的電子化程度偏低。檔案信息要素也即源于檔案的已經(jīng)過(guò)加工處理有序化并大量積累起來(lái)的有用信息的集合是檔案資源價(jià)值的體現(xiàn)，而要進(jìn)行檔案資源的信息化建設(shè)首先要解決的問(wèn)題是檔案信息要素的電子化。多年來(lái)，高校中的檔案資源管理信息化建設(shè)一直處于信息化建設(shè)的邊緣地帶，其重視程度遠(yuǎn)不如教育信息化，利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行館藏資源的建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用更少。這也長(zhǎng)期使得高校檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能極其簡(jiǎn)單，歷史檔案信息要素的電子化程度比較低，檔案資源的檢索、查閱都還停留在手工階段。知識(shí)的管理離不開(kāi)電子化，高校檔案資源管理的信息化建設(shè)離不開(kāi)檔案信息要素的電子化，檔案管理工作的電子化、信息化是數(shù)字新時(shí)代發(fā)展的必然要求。

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用認(rèn)識(shí)不足，館藏覆蓋范圍窄、特色不明顯。目前，高校的檔案資源大部分是處于存貯的靜態(tài)之中，開(kāi)發(fā)和利用基本處于封閉和半封閉狀態(tài)，檔案信息資源基本沒(méi)能走出檔案室，被其他部門(mén)應(yīng)用的程度較低、流通渠道狹窄。再加上檔案管理分類(lèi)也不盡合理，科研檔案、教學(xué)檔案、管理檔案混為一談；文書(shū)檔案多，科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案較少。門(mén)類(lèi)也不是很齊全，館藏特色不明顯，一定程度上也障礙了信息資源的流通。從應(yīng)用上看高校的檔案信息資源在沉睡，沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)用的作用，成為了“過(guò)去”，沒(méi)有幫助“現(xiàn)在”，檔案資料信息沒(méi)能完成“靜態(tài)”到“動(dòng)態(tài)”的轉(zhuǎn)變。

檔案管理信息化建設(shè)需要著力處理好的幾個(gè)問(wèn)題

文書(shū)處理與檔案管理的有效銜接問(wèn)題。一份文檔從構(gòu)思、起草、修改直至最后的批準(zhǔn)發(fā)布和歸檔都是有嚴(yán)格的流程和要求的，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文件從一生成起，就可以納入檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行利用，文件轉(zhuǎn)化為檔案的周期也大大縮短，使文件工作和檔案工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，也使文檔一體化成為可能，即檔案的管理要樹(shù)立文檔全生命周期管理的理念。

文件形成、文件管理和檔案管理互聯(lián)互通是實(shí)施高校檔案資源網(wǎng)絡(luò)化管理的有效措施，其目的主要在于通過(guò)文書(shū)處理與檔案管理工作流程的有效銜接，提高信息處理的效率，提高檔案資源收集、整理、歸檔的能力和效率，實(shí)現(xiàn)辦公信息傳遞、存儲(chǔ)、查閱、利用、收集的信息化。也就是通過(guò)文檔信息生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化，最終實(shí)現(xiàn)文檔和檔案一體化管理。

檔案、圖書(shū)、情報(bào)各自分立的問(wèn)題。檔案、圖書(shū)和情報(bào)都是信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要信源，“圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化”雖經(jīng)常被提及和倡導(dǎo)，但現(xiàn)狀是許多高校三者的管理部門(mén)仍分屬不同的行政主體和運(yùn)作環(huán)境，不僅使得文獻(xiàn)資源出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)置現(xiàn)象，也使得計(jì)算機(jī)等信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備重復(fù)投資。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用工作，要與圖書(shū)、情報(bào)建立互聯(lián)通道，使檔案、文獻(xiàn)的管理和信息管理由單一、分散向綜合、系統(tǒng)化發(fā)展，一體化管理的制度和一體化信息服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建都是需要跨越的重大屏障。

從信息資源的特性來(lái)看，“檔案以原始性見(jiàn)長(zhǎng)、圖書(shū)以系統(tǒng)化見(jiàn)長(zhǎng)，而情報(bào)以及時(shí)性見(jiàn)長(zhǎng)”，雖然各有特色和優(yōu)勢(shì)，但從信息資源的利用和共享來(lái)看，三者確又都從屬信息范疇。一體化的建設(shè)不僅能優(yōu)化人、財(cái)、物的配置，提高資源的利用率，更能提高檔案等信息資源的深度開(kāi)發(fā)和服務(wù)能力，為發(fā)揮檔案價(jià)值、用活檔案奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

檔案資源的開(kāi)發(fā)利用與安全性要求的問(wèn)題。為了保證檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)、持久、可持續(xù)地發(fā)展，必須保證檔案信息資源處于良好的保存和利用狀態(tài)，從而使檔案事業(yè)既服務(wù)于當(dāng)前，又能夠適應(yīng)未來(lái)的發(fā)展，這需要處理好開(kāi)發(fā)與保密的關(guān)系。

要做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，需要在學(xué)校各部門(mén)給予高度重視和大力支持的基礎(chǔ)上，持續(xù)有效地進(jìn)行。既需要檔案管理人員主動(dòng)出擊，實(shí)行多渠道，全方位，多層次歸檔檔案信息資源，還要保持開(kāi)放的心態(tài)，做好檔案信息的開(kāi)發(fā)和共享工作，讓其他有需要的部門(mén)能方便、快捷的訪問(wèn)歷史信息資源，突出檔案的價(jià)值。只重收集檔案資源而忽視利用的問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用發(fā)展的不平衡。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案資源開(kāi)發(fā)利用的安全性問(wèn)題既有承載檔案信息資源媒介保存使用的安全性，也包括涉密信息的訪問(wèn)安全性。作為珍貴的歷史文化財(cái)富，檔案一旦受損，將是不可再生和難以彌補(bǔ)的，今天的混亂和低質(zhì)也會(huì)影響到明日的管理和利用。計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用到檔案工作后，檔案資源的電子化、數(shù)字化，以及網(wǎng)絡(luò)集中存儲(chǔ)、集約檔案資源管理一定程度上可提高安全管理水平，但存儲(chǔ)磁盤(pán)的損壞、網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵等都為利用帶來(lái)安全的風(fēng)險(xiǎn)。再加上涉密信息的可控訪問(wèn)要求也為網(wǎng)絡(luò)信息安全的建設(shè)提出了更高的要求。

檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策分析

提高廣大教職工檔案管理的認(rèn)知以及獲取領(lǐng)導(dǎo)的重視是前提。高校檔案資源集教育、科研和學(xué)校管理于一體，是學(xué)校各項(xiàng)管理、決策工作的重要參考，也是學(xué)校宣傳工作的重要素材和資源，同時(shí)還是單位領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)政理念的記錄和單位歷史的傳承，是高等教育事業(yè)的重要組成部分。加強(qiáng)高校檔案管理的信息化建設(shè)，首先要取得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，清晰傳遞檔案資源對(duì)學(xué)校改革發(fā)展起到的重要作用，明晰檔案資源信息化建設(shè)的戰(zhàn)略取向；其次，要在單位中宣傳和普及檔案知識(shí)，樹(shù)立檔案保存意識(shí)，及時(shí)歸檔日常工作中的文件材料。最后，檔案管理人員要了解學(xué)校工作、特別是年度重點(diǎn)工作、專(zhuān)項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，及時(shí)督促和催繳存檔資料，確保檔案信息資源處于受控狀態(tài)。endprint

建立適應(yīng)學(xué)校檔案資源管理的制度體系是基礎(chǔ)。信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要各個(gè)工作環(huán)節(jié)的相互配合和有效運(yùn)轉(zhuǎn)，各項(xiàng)工作“有章可循”是保證流程有效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。

要調(diào)整和修訂現(xiàn)行與信息化建設(shè)不適應(yīng)的規(guī)章制度，科學(xué)設(shè)置檔案信息資源收集、管理的要求和控制措施，明確歸檔范圍、歸檔要求和各部門(mén)職責(zé)要求。在制度設(shè)計(jì)上堅(jiān)持方便保管、便于使用的原則，一方面確保檔案資源門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理、特色突出，以保證檔案的齊全、完整和安全；另一方面以信息化為基礎(chǔ)，拓展服務(wù)方式的，減少檔案信息資源的流通障礙，助力檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和轉(zhuǎn)化。最終使得檔案工作以服務(wù)促發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校檔案信息資源的開(kāi)放、共建和共享。

檔案資源管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是關(guān)鍵。現(xiàn)今，隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高校公共IT基礎(chǔ)設(shè)施越來(lái)越完備，檔案資源管理信息化建設(shè)的硬件和網(wǎng)絡(luò)條件不需要太大的投入就能滿足建設(shè)需要。同時(shí)，新技術(shù)的出現(xiàn)也為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等檔案文檔的存儲(chǔ)、檢索和分析利用奠定了扎實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。

檔案資源管理的信息化基礎(chǔ)建設(shè)，一是要注重軟硬件平臺(tái)的低成本、高效率建設(shè)?？梢圆捎迷品?wù)架構(gòu)進(jìn)一步降低硬件成本，通過(guò)租用、分批應(yīng)用、邊建邊用等方式快速上線管理軟件系統(tǒng)，加快信息化建設(shè)步伐；二是要注重信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。包括錄入的檔案資源信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)的交換標(biāo)準(zhǔn)以及操作程序的標(biāo)準(zhǔn)等；三是要注重系統(tǒng)安全建設(shè)。包括電子檔案的交換傳遞過(guò)程中對(duì)病毒、木馬的防范，網(wǎng)絡(luò)入侵，以及非授權(quán)的電子檔案閱讀等。

檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)是保障。檔案工作本身是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的工作，學(xué)校中的檔案工作人員大多非科班出身，再加上檔案信息化的建設(shè)要求，對(duì)檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力提出了更高的要求，檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新迫在眉睫。一方面要加強(qiáng)檔案工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)、基本技術(shù)的熟悉和熟練運(yùn)用，以適應(yīng)數(shù)字檔案館的建設(shè)和正常運(yùn)行的需要。另一方面要以開(kāi)放的心態(tài)、學(xué)習(xí)的心態(tài)引進(jìn)、消化和吸收信息化建設(shè)的成果，提升檔案工作人員信息分析和研究的能力，促進(jìn)檔案信息分析和挖掘工作；借助成熟的信息技術(shù)手段和工具，借鑒知識(shí)管理理論，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用力度，提高檔案工作對(duì)學(xué)校其他工作的服務(wù)和支持能力。此外，還要加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作，多途徑、多層次培養(yǎng)人才。

總之，在互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代大背景下，高校要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源管理的信息化建設(shè)，一方面要從“人”人手，更新觀念、提高認(rèn)識(shí)，特別是檔案管理人員要有正確的管理觀和服務(wù)觀；另一方面要從“物”人手，加大對(duì)檔案資源管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，特別是軟件的建設(shè)，同時(shí)做好協(xié)調(diào)和管理，加大對(duì)檔案資源的深層次開(kāi)發(fā)力度，促進(jìn)信息資源的廣泛利用，發(fā)揮檔案館作為信息前沿陣地的先鋒作用。

（作者單位：湖南稅務(wù)高等專(zhuān)科學(xué)校）endprint