電力檔案管理工作中常見的問題及措施

董雪軒++張媛

【摘要】：近年來，我國的用電量不斷增加，電力檔案數(shù)據(jù)越來越多。電力檔案在電力企業(yè)生產經(jīng)營中起著極為重要的作用，是電力工程建設和竣工驗收的必備條件，更是投入使用后管理、運行、檢修、改建和擴建的重要依據(jù)，做好檔案管理工極為重要。本文分析了電力檔案管理工作中常見的問題，并提出了幾點應對措施，以期實現(xiàn)電力檔案管理工作質量和效率的提高，進而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，促進我國經(jīng)濟發(fā)展。

【關鍵詞】：電力檔案管理；常見問題；應對措施

引言

電力工程檔案管理是企業(yè)管理的重要內容，供電不僅關系到人民群眾的生產生活，也關系到社會的穩(wěn)定與經(jīng)濟的發(fā)展，是一項事關我國根本利益的大事。伴隨著電力工程檔案管理研究的逐漸深入，越來越多的文獻資料被納入檔案管理的范疇。雖然經(jīng)過改制以后，電力企業(yè)對檔案管理進行了改進和完善，但是與國外先進企業(yè)檔案管理工作相比，還存在較大的差距，在管理中依然存在不少的問題。因此，做好電力工程檔案管理工作是十分重要而有意義的事，必須加以重視。

1、電力檔案管理工作中的常見問題

1.1電力企業(yè)基礎建設檔案的開發(fā)程度不高

基礎建設項目施工隊伍流動性較大，電力企業(yè)檔案管理人員不穩(wěn)定。很多檔案管理人員沒有精力和時間去顧及基礎建設檔案的編研與開發(fā)工作，從而造成了基礎建設檔案的實際作用無法得到有效發(fā)揮。

1.2檔案管理人員的素質偏低

電力企業(yè)在發(fā)展過程中會產生各種類型的信息，檔案管理工作就比較復雜繁瑣，在當前經(jīng)濟快速發(fā)展的社會環(huán)境中，其工作的難度逐漸增加，所以當前的管理人員就逐漸無法適應工作的需要。當前企業(yè)在檔案工作人員的招聘中，還沒有意識到管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要影響，對員工并沒有進行嚴格的挑選，管理工作就變成了很多投機者逃避工作量的好去處，電力企業(yè)要通過檔案管理實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的最優(yōu)化就成為空談。

1.3檔案管理方式落后

現(xiàn)階段，很多電力企業(yè)檔案管理工作方式陳舊，在具體實施中還沿用手工作業(yè)模式，效率低，對計算機網(wǎng)絡技術運用相對較少。具體工作中，檔案管理工作也局限與查找、調閱，管理工作十分被動，文件歸檔工作不夠及時，檔案資源開發(fā)利用率較低。一些電力企業(yè)檔案管理中，僅僅做到了對資源的收集、保管，對資源的分析、編研環(huán)節(jié)十分薄弱，降低了其使用價值。

1.4建設檔案管理意識不強

在電力企業(yè)基礎建設工程施工過程中，常常存在重建設、輕管理的問題，從主要負責人到檔案管理人員普遍缺乏檔案管理意識，不但影響了基礎建設項目的進度，同時也浪費了很多人力、物力和財力。

2、電力檔案管理應對措施

2.1提高對電力檔案工作的認識

檔案管理目前已經(jīng)成為各類企業(yè)著重發(fā)展的工作內容，是企業(yè)進行信息總結分析、查漏補缺和優(yōu)化企業(yè)發(fā)展的重要工作，所以企業(yè)一定對檔案相關工作進行深入的了解，加大對電力檔案的資金投入，優(yōu)化電力檔案工作的設備和技術；另外，還應該從宣傳入手，提高企業(yè)各部門和企業(yè)員工對電力檔案的認識，提升電力檔案工作在企業(yè)中的地位。

2.2加強與工程相關部門、單位溝通，提高檔案的完整度

電力建設工程從開始到位結束涉及部門、單位之多，建設工期長，形成的工程檔案數(shù)量大、內容寵雜，而且往往整套電力工程中涉及多項工程，各項工程建設時間不一，客觀上對工程檔案的收集帶來一定難度。因此，要加大對工程檔案的管理力度，一方面，要善于與工程項目管理、施工單位等加強溝通，了解工程具體情況，通過開會、現(xiàn)場指導等方式明確檔形成、收集、整理、交接等要求，指導相關部門、施工單位完善工程資料記錄和管理；另一方面，要在早期開始介入工程建設活動，確定相關聯(lián)系人或負責人，及時了解工程建設動態(tài)，積極參與工程建設項目的單項工程驗收，按檔案要求對工程中所產生的資料把好質量關，提出風險控制點，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改要求，并做好指導工作，積極主動地開展工程檔案收集工作，同時將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。

2.3提升檔案管理人員的素質

檔案管理逐漸受到了電力企業(yè)的重視，在推動電力企業(yè)的發(fā)展方面也表現(xiàn)出了明顯的優(yōu)勢，所以努力提升檔案管理人員的素質就顯得非常重要。首先，要提升電力檔案工作人員的素質，對其管理知識和管理經(jīng)驗進行嚴格的控制，保證管理人員具備超強的工作能力；然后，在企業(yè)管理部門建立起一支高素質、高能力、高效率的檔案管理團隊，為電力企業(yè)的發(fā)展進步提供強而有力的方向指導，為企業(yè)核心競爭力的提升提供堅實的理論支撐和智力支持。

2.4增強意識的開放性，創(chuàng)新服務機制

作為電力企業(yè)的領導層，必須加強對檔案管理工作的重視，同時要求檔案工作者樹立開放思想，采用多樣化的形式，調整開放度，為檔案使用者提供更加貼切的服務，為檔案利用者創(chuàng)造更加完善的環(huán)境，讓電力企業(yè)檔案成為企業(yè)、乃至于整個地區(qū)的電力行業(yè)的檔案信息中心。企業(yè)應該從創(chuàng)新管理體制，優(yōu)化管理團隊，提升管理服務質量入手，改變傳統(tǒng)的管理模式，采用全開放型的科學管理模式，促進企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)各項工作有序進行。

2.5完善企業(yè)的檔案管理制度

電力檔案工作在企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟效益的提升上發(fā)揮著關鍵性的作用，提高其工作的有效性和規(guī)范性刻不容緩。任何一家企業(yè)的發(fā)展過程中，規(guī)范的管理制度都是不可缺少的，完善的管理制度不僅會給相關的管理工作提供極大的便利，同時還能有效提升工作的效率，保證電力檔案工作的有序性、規(guī)范性和嚴謹性。完善的檔案管理制度還能把具體的工作細節(jié)化、責任化，能有效實現(xiàn)檔案管理工作的全程監(jiān)控，控制檔案管理工作的失誤，達到企業(yè)經(jīng)濟效益的有效提升。

結語

電力檔案工作已經(jīng)成為電力企業(yè)目前著重發(fā)展的部分，但當前的電力檔案工作中出現(xiàn)了較多的問題，本文通過對這些問題的深入分析，提出了提高對電力檔案工作的認識、提升工作人員的素質、完善企業(yè)的管理制度和優(yōu)化管理工作的技術和設備等方法和措施，希望能對電力檔案工作的發(fā)展有所幫助。

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