SAP信息化在DCS采購(gòu)管理中的應(yīng)用

苑一方++李華杰

【摘要】：采購(gòu)管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，無論是大規(guī)模的企業(yè)還是小規(guī)模的公司，企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)，離不開原材料和設(shè)備的采購(gòu)，做好采購(gòu)管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)成本的有效控制，節(jié)約成本，獲取最大化企業(yè)效益。SAP信息化技術(shù)在企業(yè)采購(gòu)管理中的應(yīng)用，極大地提升了采購(gòu)管理的效率，同時(shí)提升采購(gòu)管理的系統(tǒng)性和科學(xué)性，本文主要探討SAP信息化技術(shù)在DCS采購(gòu)管理中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】：SAP信息化； DCS采購(gòu)管理

SAP軟件是企業(yè)運(yùn)用十分廣泛的軟件系統(tǒng)，在信息化的今天，依靠SAP軟件，企業(yè)實(shí)現(xiàn)了對(duì)自身資源的有效管理，例如，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、成本控制、采購(gòu)管理、生產(chǎn)和銷售管理等，都可以利用SAP軟件實(shí)現(xiàn)。SAP軟件的應(yīng)用，提升了工作的效率，優(yōu)化工作流程，方便企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)的查看和監(jiān)督。采購(gòu)管理是SAP軟件中的一個(gè)重要模塊，依靠SAP軟件進(jìn)行采購(gòu)管理，包括采購(gòu)計(jì)劃的制定、采購(gòu)需求的申請(qǐng)和審批、采購(gòu)執(zhí)行等進(jìn)行控制，提升企業(yè)采購(gòu)管理水平，有效控制企業(yè)采購(gòu)成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

1、SAP軟件概述

SAP軟件是SAP公司的產(chǎn)品，用來幫助企業(yè)進(jìn)行管理，是世界排名第一的ERP軟件，經(jīng)過多年的發(fā)展，SAP軟件可以為不同行業(yè)、不同規(guī)模的企業(yè)提供管理服務(wù)。SAP軟件包含的模塊比較全面，涉及企業(yè)管理的方方面面，主要系統(tǒng)模塊有：系統(tǒng)管理、財(cái)務(wù)管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、生產(chǎn)加工管理、銷售管理等。SAP軟件的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的信息化管理，為企業(yè)管理者進(jìn)行經(jīng)營(yíng)和決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持，信息化實(shí)現(xiàn)資源共享，方便對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和監(jiān)督，優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程，降低執(zhí)行成本。

2、SPA信息化對(duì)采購(gòu)管理的影響

采購(gòu)管理實(shí)現(xiàn)信息化，對(duì)企業(yè)而言有著重要意義，將被動(dòng)的接受，轉(zhuǎn)為主動(dòng)的管理。相較于傳統(tǒng)的采購(gòu)模式，采購(gòu)的信息化管理，可以使企業(yè)在采購(gòu)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位，可以降低采購(gòu)的成本，提升采購(gòu)工作的透明度，優(yōu)化采購(gòu)工作的流程。首先，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的影響。傳統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)部門去市場(chǎng)尋找供應(yīng)商，查看供應(yīng)商資質(zhì)和物品的質(zhì)量，根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，來選擇最終的合作單位。SAP信息化的應(yīng)用，采購(gòu)管理實(shí)現(xiàn)了信息化，利用計(jì)算機(jī)在SAP系統(tǒng)中，進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)，上報(bào)采購(gòu)需求，供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，屬于供應(yīng)商主動(dòng)型的采購(gòu)模式。其次，提升工作效率。傳統(tǒng)的采購(gòu)模式，需求單位根據(jù)自己的需求，去采購(gòu)物品，最后找財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)賬，這種采購(gòu)模式弊端較大，一方面，采購(gòu)過程缺乏透明化，不利于管理。另一方面，采購(gòu)物品可能不符合要求，墊資購(gòu)買的物品，不予報(bào)銷或者延期報(bào)銷的情況，報(bào)銷步驟較為繁瑣。采購(gòu)管理的信息化，在SAP系統(tǒng)中，提交采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)申請(qǐng)逐級(jí)審批，采購(gòu)項(xiàng)目信息（數(shù)量、單價(jià)、金額等）一目了然，領(lǐng)導(dǎo)審批后，避免后期財(cái)務(wù)報(bào)賬的麻煩。規(guī)模較大的企業(yè)，對(duì)于采購(gòu)管理，采用集中采購(gòu)的形式，子單位提交采購(gòu)需求，匯總之后進(jìn)行集中采購(gòu)，采購(gòu)數(shù)量大，價(jià)格也相對(duì)便宜，可以有效的降低采購(gòu)成本。最后，方便企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)的管理和監(jiān)督。SAP系統(tǒng)中，采購(gòu)工作實(shí)現(xiàn)信息化，使采購(gòu)工作更加的透明，有利于企業(yè)對(duì)采購(gòu)部門進(jìn)行管理和監(jiān)督。例如，在采購(gòu)模塊中，有供應(yīng)商信息、采購(gòu)物品的價(jià)格、數(shù)量、單價(jià)等，這些內(nèi)容都是可以去核實(shí)的，而且依靠電子報(bào)表，可以對(duì)采購(gòu)物品的審批、使用、庫(kù)存等信息做到實(shí)時(shí)的管理和監(jiān)督。

3、SAP信息化在DCS采購(gòu)管理中的應(yīng)用

3.1采購(gòu)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

SAP信息化在DCS采購(gòu)管理中的應(yīng)用，需要建立起完善的采購(gòu)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，其中包括供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)、物料數(shù)據(jù)庫(kù)、采購(gòu)目錄、物資編碼、設(shè)備選型標(biāo)準(zhǔn)等。企業(yè)需要將相關(guān)采購(gòu)信息進(jìn)行系統(tǒng)錄入，完善采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)供應(yīng)商的管理和采購(gòu)信息的管理。

3.2供應(yīng)商管理

將供應(yīng)商的相關(guān)信息進(jìn)行系統(tǒng)錄入，對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行管理，包括供應(yīng)商的資質(zhì)，對(duì)供應(yīng)商的考評(píng)，供應(yīng)商的地址、聯(lián)系方式、物品類型、價(jià)格等信息的管理。

3.3采購(gòu)需求計(jì)劃管理

定期進(jìn)行采購(gòu)需求計(jì)劃的收集，將采購(gòu)計(jì)劃按照月度、季度、半年度、年度計(jì)劃進(jìn)行劃分，各部門對(duì)自己的需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，提交采購(gòu)需求計(jì)劃，在系統(tǒng)中對(duì)需求計(jì)劃進(jìn)行審批和匯總，實(shí)現(xiàn)企業(yè)統(tǒng)一采購(gòu)，降低采購(gòu)成本。

3.4采購(gòu)招投標(biāo)管理

利用在線招投標(biāo)的方式，在采購(gòu)時(shí)，同供應(yīng)商進(jìn)行溝通，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的招投標(biāo)，減少招投標(biāo)雙方的成本。招標(biāo)人員將招標(biāo)方案發(fā)布在電子平臺(tái)，采用公開招標(biāo)或者邀請(qǐng)供應(yīng)商招標(biāo)的形式，供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)，招投標(biāo)工作完成后，將招標(biāo)結(jié)果公示。首先，招標(biāo)使用專門的模板或招標(biāo)方案。其次，招標(biāo)方發(fā)送邀請(qǐng)，投標(biāo)方相應(yīng)邀請(qǐng)，填寫報(bào)價(jià)信息。最后，對(duì)投標(biāo)方的信息進(jìn)行對(duì)比，可以是手動(dòng)對(duì)比，也可以是系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)比。

3.5采購(gòu)合同管理

SAP信息化的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)合同管理的電子化。首先，擬定采購(gòu)電子合同，將其做為標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，并進(jìn)行審批。其次，對(duì)合同條款進(jìn)行審批，審批完成后，打印紙質(zhì)合同，雙方簽訂合同。最后，紙質(zhì)版合同和電子版合同的保存，將合同的相關(guān)信息（物料信息、數(shù)目、價(jià)格、編碼、合同有效期等）進(jìn)行錄入，方便對(duì)合同進(jìn)行管理。

結(jié)束語

綜上所述，采購(gòu)管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，利用SAP軟件進(jìn)行采購(gòu)管理，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)的信息化管理，提升采購(gòu)的透明度，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本。SAP信息化在DCS采購(gòu)管理中的應(yīng)用，需要從以下幾點(diǎn)入手：首先，建立采購(gòu)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，將供應(yīng)商信息、物資信息進(jìn)行錄入。其次，采購(gòu)計(jì)劃管理。制定采購(gòu)計(jì)劃，優(yōu)化采購(gòu)流程，實(shí)現(xiàn)有計(jì)劃的集中采購(gòu)。最后，采購(gòu)的招投標(biāo)和合同管理。在線進(jìn)行招投標(biāo)工作，根據(jù)投標(biāo)方的報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)比；在系統(tǒng)中進(jìn)行合同管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的擬定、審批、變更等操作。

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