包頭市小學(xué)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)分析與設(shè)計

武浩然

摘要：國家的檔案資源是非常重要的資源之一，是國家的文化的重要的體現(xiàn)，其中的學(xué)生檔案也是國家檔案的一部分，但是卻沒有受到很大的重視，特別是小學(xué)學(xué)生的檔案管理存在漏洞，學(xué)生的檔案信息不明確，檔案的查詢市場存在著錯誤，學(xué)校對檔案的管理也不重視。該文就以包頭市小學(xué)學(xué)生檔案管理為例，對包頭市小學(xué)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)分析與設(shè)計進(jìn)行了研究，首先闡述了學(xué)生檔案系統(tǒng)需求分析設(shè)計，其次闡述了總體需求分析設(shè)計；接著闡述了系統(tǒng)的總體設(shè)計，最后闡述了系統(tǒng)實現(xiàn)與測試。

關(guān)鍵詞：包頭市小學(xué)；學(xué)生檔案管理系統(tǒng)；設(shè)計

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）35-0118-02

在新的時代背景下，國家的科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，相應(yīng)的各行業(yè)對人才的需求也就越來越高，隨著九年義務(wù)教育的普及，越來越多的學(xué)生受到了更好的教育，但是眾多的學(xué)生信息對學(xué)校的管理工作提出了更高的要求。學(xué)生的檔案是從入學(xué)就一直跟隨學(xué)生的一直到中學(xué)甚至大學(xué)，所以學(xué)生在小學(xué)時候的檔案管理工作至關(guān)重要，傳統(tǒng)的學(xué)生的檔案管理工作都是人工操作的，耗費大量的人力和物力，給檔案管理的工作人員帶來很大的工作壓力，同時也不能滿足學(xué)生檔案對精確性的要求，特別是在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時代，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用更為小學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)提供了更多的可能性。

各個地方的小學(xué)，應(yīng)該明確現(xiàn)在發(fā)展的趨勢，轉(zhuǎn)變工作人員管理學(xué)生檔案系統(tǒng)的時間，用最少的時間得到最好的工作效率，學(xué)生的檔案管理工作是一項復(fù)雜的工作，學(xué)生的信息要求準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)中進(jìn)行科學(xué)化的管理，適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)對人才的發(fā)展要求。

1 系統(tǒng)需求分析設(shè)計

1.1 總體需求分析設(shè)計

學(xué)生的檔案系統(tǒng)在之前都是要靠管理人員手動的錄入學(xué)生信息，工作量非常的大，而且對于工作人員來說，一直重復(fù)機械的錄入數(shù)據(jù)，對他們的工作心理也是很大的挑戰(zhàn)，工作人員再認(rèn)真，他們出錯的幾率還是很高，但是隨著計算機的普及和互聯(lián)網(wǎng)使用的提高，如果用計算機來完成學(xué)生檔案的管理工作，那么將會節(jié)省很多的人力物力資源。并且工作的準(zhǔn)確率高，也大大提高了工作人員的工作效率。

根據(jù)加強對學(xué)生檔案系統(tǒng)的管理的總體目標(biāo)的要求下，這個系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)該完全的體現(xiàn)計算機的發(fā)展優(yōu)勢，能利用計算機完全的對這個系統(tǒng)進(jìn)行管理，使系統(tǒng)對計算機完美的集合，解決工作人員手動操作所帶來的困境。學(xué)生的信息在檔案管理系統(tǒng)必須能進(jìn)行錄入、修改、查詢和打印。很多的學(xué)生在轉(zhuǎn)學(xué)甚至其他的一系列的活動時，有時候會需要打印自己的學(xué)生檔案，如果這個系統(tǒng)不能實現(xiàn)對學(xué)生檔案的打印，那么，將會是一個存在很大漏洞的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。小學(xué)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)每天要承擔(dān)大量的瀏覽量和任務(wù)，必須做好系統(tǒng)的維護(hù)，如果系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)癱瘓的情況，那么，這個系統(tǒng)的開發(fā)也就沒有意義。系統(tǒng)的界面應(yīng)該具備簡潔大方的特點，給用戶帶來好的使用體驗。

1.1.1 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

在生產(chǎn)和生活的各個領(lǐng)域和行業(yè)內(nèi)都有與其相適應(yīng)的管理系統(tǒng)的存在，這些管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用無一例外的都要和這些行業(yè)的特點相適應(yīng)，是行業(yè)特點在系統(tǒng)上的體現(xiàn)，這個系統(tǒng)的設(shè)計必須滿足企業(yè)對公司各種業(yè)務(wù)的管理，小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的設(shè)計也必須的遵循這一原則，本小學(xué)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是在最新的功能強大的Windows2010操作系統(tǒng)的平臺下進(jìn)行設(shè)計與應(yīng)用的，與Windows 2000和Windows2007相比，優(yōu)越性明顯，并且它的特點也是非常的明顯的。

計算機的發(fā)展使計算機也生產(chǎn)出很多的不同的形式，但是小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)不關(guān)你是在筆記本還是臺式的電腦，只要是支持32位數(shù)字運算的電腦上都不會出現(xiàn)軟硬件不兼容的情況，進(jìn)行順暢的使用，方便用戶在不同的空間內(nèi)選擇方便的終端使用本系統(tǒng)。系統(tǒng)的實現(xiàn)最重要的就是它的信息性，本系統(tǒng)在信息輸入之后，能自動的完成所有數(shù)據(jù)的審核，存儲等功能，不需要人工進(jìn)行保存，甚至能進(jìn)行自動的備份，避免系統(tǒng)的管理者因為疏忽大意造成的數(shù)據(jù)的丟失。并且系統(tǒng)的初始界面會有幫助按鈕，里面收錄了各種使用本系統(tǒng)會出現(xiàn)的情況，并有完整的解決策略，用戶在不熟悉本系統(tǒng)操作的時候，也不用擔(dān)心不能解決實際問題。

1.1.2 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的功能主要是為了滿足學(xué)校對學(xué)生檔案的管理和調(diào)閱，為了使檔案的管理者能在使用本系統(tǒng)的過程中感受到本系統(tǒng)的層次性，因此本系統(tǒng)在設(shè)計的時候劃分了不同的功能區(qū)，每個功能區(qū)又包括相應(yīng)的幾個小的子功能區(qū)，這些小的子功能區(qū)在大功能區(qū)的管轄下提供服務(wù)，和大的功能區(qū)組成一個嚴(yán)密的系統(tǒng)，為學(xué)生的檔案管理工作提供服務(wù)。

系統(tǒng)的主要的功能模塊就是對學(xué)生信息的錄入、修改和刪除信息。學(xué)生在入學(xué)之后，對于學(xué)生的家庭住址、年齡、聯(lián)系電話、學(xué)校以及班級情況都要詳細(xì)的統(tǒng)計之后錄入學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)，但是在這個過程中，對系統(tǒng)的管理員來說這是一份非常繁重的工作，難免會發(fā)生錯誤，當(dāng)發(fā)生錯誤的時候就要催信息進(jìn)行刪除和修改，這都是系統(tǒng)的最主要的功能。詳情請見系統(tǒng)功能圖：

1.2 功能性需求分析設(shè)計

學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)對學(xué)校正常的工作進(jìn)行至關(guān)重要，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫運用的成熟，硬件的使用和軟件的開發(fā)都已經(jīng)不是問題，本文開發(fā)的這款系統(tǒng)，和原來的系統(tǒng)相比，并沒有增加太多的新的技術(shù)內(nèi)容，在經(jīng)濟(jì)上是完全可以承受的范圍。

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日新月異，互聯(lián)網(wǎng)人才也越來越多，現(xiàn)在的數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與應(yīng)用已經(jīng)不是幾十年前的時候， Visual Basic 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)經(jīng)過長時間的開發(fā)與應(yīng)用，界面清楚，操作簡單，因此，開發(fā)學(xué)生管理系統(tǒng)技術(shù)上可行。

1.3 非功能性需求分析設(shè)計

學(xué)生檔案的管理系統(tǒng)的設(shè)計主要是為學(xué)校的教務(wù)處和管理處提供服務(wù)的，學(xué)校的教務(wù)處和管理處每年都需要都學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)中抽調(diào)學(xué)生的信息來支撐本部門的工作，同時也會對學(xué)生的檔案管理處有新數(shù)據(jù)的反饋，而這些數(shù)據(jù)的反饋最終都是要錄入學(xué)生檔案的管理系統(tǒng)中去的，每年針對學(xué)生管理處和教務(wù)處的各種不同格式的數(shù)據(jù)，本系統(tǒng)都能進(jìn)行自行的轉(zhuǎn)換，

數(shù)據(jù)獲取部分的模塊必須保證可擴展性。這個系統(tǒng)面向所有的學(xué)生檔案工作的管理人員，系統(tǒng)的界面必須是簡單操作的，不能太過于復(fù)雜，增加工作人員的工作，應(yīng)當(dāng)盡可能為他們提供友好的用戶界面，保證操作易用、簡單。

2 系統(tǒng)的總體設(shè)計

2.1 系統(tǒng)總體設(shè)計

學(xué)生檔案的管理系統(tǒng)的總體設(shè)計是面向?qū)W校檔案的管理人員來進(jìn)行的，但是包頭市小學(xué)學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了創(chuàng)新，因為這個系統(tǒng)大都是學(xué)校內(nèi)部的管理人員才能看到，但是這個系統(tǒng)對于家長和學(xué)生也都能看到，家長可以根據(jù)學(xué)生的學(xué)好查詢到自己家孩子的信息，進(jìn)行核對，如果出現(xiàn)信息錯誤的情況，可以及時的向工作人員進(jìn)行反映，在工作人員的幫助下，修改信息，但是為了系統(tǒng)不出現(xiàn)混亂的情況，除了學(xué)校的管理人員，其他的人就算進(jìn)入系統(tǒng)也不具備修改信息的資格，這可以說是創(chuàng)新了學(xué)生檔案的管理系統(tǒng)的設(shè)計。

2.2 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計

Visual Basic6.0 并不是目前最快捷的數(shù)據(jù)庫的技術(shù)，但是卻是目前最簡單的易于操作的系統(tǒng)，為了彌補這個系統(tǒng)可能出現(xiàn)的漏洞，選用了 Access 表，在系統(tǒng)的設(shè)計中，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計是一個重點內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計師運用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的存儲和管理，甚至進(jìn)行智能的分析的步驟，達(dá)到對系統(tǒng)的的設(shè)計支出對數(shù)據(jù)處理的要求，

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的學(xué)生的信息庫在數(shù)據(jù)庫的支撐下，保持高度的一致性，從邏輯結(jié)構(gòu)到物理結(jié)構(gòu)，減少了空間的浪費。為實現(xiàn)本系統(tǒng)的通用性，學(xué)生信息庫被視為是可變的，用戶可根據(jù)實際情況進(jìn)行修改。系統(tǒng)中的各功能如修改、查詢等都是針對該表進(jìn)行的操作。

2.2.1 數(shù)據(jù)存儲架構(gòu)設(shè)計

小學(xué)生的檔案管理對學(xué)校是一項繁重的工作，隨著電子計算機的發(fā)展，設(shè)計一款小學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)很有必要，本系統(tǒng)經(jīng)過系統(tǒng)的分析和設(shè)計以及實驗等過程，逐步地完善其功能，并且因為操作簡單等優(yōu)點，具有很高的應(yīng)用性，隨著本系統(tǒng)還是存在著缺憾，但是對以后小學(xué)生的檔案管理的設(shè)計還是有很高的借鑒價值。

數(shù)據(jù)的存儲主要主要是包括系統(tǒng)中的用戶、權(quán)限以及角色的不同建立不同的數(shù)據(jù)表，但是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫并不像我們想的那樣，還要負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)以外的數(shù)據(jù)的整理和存儲，檔案信息的部分不僅包括學(xué)生的的主體的基本信息，比如學(xué)生的年齡，性別，班級以及聯(lián)系方式等，還包括每個學(xué)期老師對學(xué)生的的評語和學(xué)生成績的統(tǒng)計，數(shù)據(jù)庫對數(shù)據(jù)的存儲體現(xiàn)在數(shù)據(jù)被錄入系統(tǒng)之后的各個環(huán)節(jié)內(nèi)，比如數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、打印和數(shù)據(jù)的匯總等等，當(dāng)檔案信息更新完成后，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫會自動的保存以備打印，查看。

2.2.2 數(shù)據(jù)分布設(shè)計

作為門戶網(wǎng)站的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)中定義了一些第一時間就要處理的程序，這些程序為系統(tǒng)提供好的應(yīng)用程序環(huán)境，比如有增加系統(tǒng)的文章，取消系統(tǒng)的文章，還有自動更新滾動模塊等，這個系統(tǒng)的設(shè)計的使用用戶主要還是學(xué)校對學(xué)生檔案的管理人員，但是也針對學(xué)校以外的人開放，良好的應(yīng)用程序是系統(tǒng)運行的先決條件，本系統(tǒng)經(jīng)過測試，應(yīng)用程序運行的環(huán)境沒有異常。

學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)自動地將數(shù)據(jù)分散到數(shù)據(jù)庫中，然后再根據(jù)用戶對系統(tǒng)的指令調(diào)出所需要的數(shù)據(jù)，但是這些數(shù)據(jù)的保存并不是雜亂無章的，而是根據(jù)不同的數(shù)據(jù)庫列表進(jìn)行劃分，比如系統(tǒng)的管理人員的中心列表，學(xué)生的檔案表、用戶的基本信息統(tǒng)計表等，這些都是數(shù)據(jù)庫建立的最基本的要求，所有的數(shù)據(jù)庫的設(shè)計并完善也應(yīng)該嚴(yán)格的遵循提供數(shù)據(jù)的任務(wù)，否則數(shù)據(jù)庫的設(shè)立就沒有了意義。

2.3 系統(tǒng)詳細(xì)功能模塊設(shè)計

小學(xué)生檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過分析和設(shè)計正式投入使用，在使用之前，對系統(tǒng)進(jìn)行了詳細(xì)的測試，系統(tǒng)能夠完全進(jìn)行信息的

錄入、修改和刪除等步驟，當(dāng)家長或者學(xué)生發(fā)現(xiàn)自己的檔案信息發(fā)生錯誤之后，用系統(tǒng)聯(lián)系管理人員之后，也都能很快的收到反饋，解決問題，Visual Basic6.0為了方便用戶的查詢，該系統(tǒng)設(shè)置了新建用戶功能，因此，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)情況迅速建立所需用戶檔案，及時了解每一個注冊學(xué)生的情況。另外，該系統(tǒng)采用 Visual Basic6.0 界面即可視化界面，使用戶使用起來更加簡捷、迅速。

包頭市小學(xué)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計分為瀏覽功能、數(shù)據(jù)處理功能、查詢功能、用戶管理功能和系統(tǒng)功能五大管理模塊。其中的瀏覽功能包括自然功能瀏覽和學(xué)生的社會關(guān)系瀏覽；數(shù)據(jù)處理功能包括錄入、修改、刪除，其中的錄入功能又包括對自然信息的錄入核對社會關(guān)系信息的錄入，查詢功能包括自然信息的查詢和社會關(guān)系信息的查詢，自然信息的查詢有按學(xué)號查詢、按姓名查詢、按班級查詢等不同的方式，社會信息的查詢包括按學(xué)號查詢和按姓名查詢兩種不同的查詢方式，用戶管理功能分為用戶的維護(hù)、修改密碼等，系統(tǒng)的功能包括關(guān)于和退出兩大模塊。

3 總結(jié)與展望

小學(xué)生的檔案管理對學(xué)校是一項繁重的工作，隨著電子計算機的發(fā)展，設(shè)計一款小學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)很有必要，本系統(tǒng)經(jīng)過系統(tǒng)的分析和設(shè)計以及實驗等過程，逐步地完善其功能，并且因為操作簡單等優(yōu)點，具有很高的應(yīng)用性，隨著本系統(tǒng)還是存在著缺憾，但是對以后小學(xué)生的檔案管理的設(shè)計還是有很高的借鑒價值。

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